ปฏิบัติการลบกลุ่มธุรกิจ DingTalk: ทำได้ง่าย ไม่ต้องกังวล

กลุ่มองค์กรของ DingTalk คืออะไร?

คุณคิดว่ากลุ่มองค์กรก็เหมือนถุงเท้าเก่าในบ้าน ทิ้งก็เสียดาย เก็บไว้ก็เปลืองพื้นที่? ในโลกของ DingTalk ไม่ใช่เลย! การลบกลุ่มองค์กร ที่แท้จริงคือศิลปะอย่างหนึ่ง และยังเป็นการฝึกฝน "การปล่อยวางแบบดิจิทัล" อีกด้วย ลองนึกภาพว่าอินเตอร์เฟซ DingTalk ของคุณเหมือนตู้เสื้อผ้าที่แน่นเกินพอดี มีกลุ่มถึงยี่สิบกลุ่ม แต่มีถึงแปดกลุ่มที่เป็น "กลุ่มเตรียมงานเลี้ยงปีที่แล้ว" "กลุ่มทดสอบโปรเจกต์ชั่วคราว" หรือแม้แต่ "ใครจะรวมกันซื้อของว่างบ่ายนี้?" — กลุ่ม "ผีดิบ" เหล่านี้ไม่เพียงแต่ทำให้คุณเลื่อนมือถือจนเริ่มสงสัยชีวิต แต่ยังอาจทำให้ข้อความสำคัญถูกฝังกลบอยู่ในประวัติการพูดคุย ยากต่อการค้นหามากกว่าการขุดพีระมิดอียิปต์อีก

อย่าดูถูกการกระทำเล็กๆ อย่างการลบ เพราะมันไม่ใช่ "จุดจบ" แต่คือ "การเกิดใหม่" เมื่อกลุ่มหนึ่งทำหน้าที่ของมันเสร็จสิ้นแล้ว การปล่อยให้มันอยู่เฉยๆ ในรายการไม่ต่างจากการปล่อยให้มันเป็นแค่ฉากหลัง ดังนั้นควรลบอย่างเด็ดขาด เพื่อให้ทีมกลับมาโฟกัสกับงานได้อย่างเต็มที่ และที่น่าแปลกคือ สมาชิกในกลุ่มจะไม่ร้องไห้โหยหา แต่จะรู้สึกขอบคุณที่คุณช่วยพวกเขาพ้นจาก "ภาวะวิตกกังวลจากข้อความล้นมือ" ยิ่งไปกว่านั้น กลไกสิทธิ์การใช้งานของ DingTalk ให้อำนาจผู้ดูแลระบบมี "สิทธิ์ชีวิตและตาย" ของกลุ่ม ตราบใดที่ตั้งค่าอย่างเหมาะสม ข้อมูลหลังการลบยังสามารถสำรองหรือจัดเก็บตามนโยบายองค์กรได้ ไม่ใช่แค่ลบแล้วจบง่ายๆ

ดังนั้น แทนที่จะปล่อยให้กลุ่มกลายเป็นขยะดิจิทัล ควรมองว่ามันเหมือนการดูแลสวน — ตัดแต่งเป็นประจำ จึงจะทำให้สวนแห่งการสื่อสารเติบโตอย่างงดงาม

ทำไมต้องลบกลุ่มองค์กร?

คุณเคยลองเปิด DingTalk แล้วพบว่ากลุ่มองค์กรมีมากจนเหมือนตลาดสด ใช้เวลาเลื่อนถึงสามนาทีก็ยังหาไม่เจอว่ากลุ่มไหนที่ต้องการใช้จริงๆ ไหม? ถึงเวลาแล้วที่จะไม่ปล่อยให้ "กลุ่มผีดิบ" เหล่านี้ยึดพื้นที่หน้าจอของคุณต่อไป แต่ควรจัดการอย่างเด็ดขาดกับปฏิบัติการล้างกลุ่มองค์กร!

ทำไมต้องลบกลุ่ม? ปล่อยให้มันอยู่เฉยๆ ไม่ได้เหรอ? ไม่ได้เลย! ลองนึกภาพดู กลุ่ม "ทีมเร่งด่วนเปิดตัวสินค้าใหม่" ที่โครงการจบไปครึ่งปีแล้ว แต่ยังคงส่งข้อความประชุมเมื่อสองปีก่อนทุกวัน สมาชิกส่วนใหญ่ย้ายแผนกหรือลาออกไปแล้ว กลุ่ม "ซอมบี้" แบบนี้จะยิ่งทำให้ข้อมูลสับสนซับซ้อน ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานใหม่ที่เพิ่งเข้ามาอาจเห็นข้อความเก่าที่ "อ่านแล้วไม่ตอบ" เต็มไปหมด รู้สึกเหมือนเดินหลงเข้าไปในบ้านผีสิง

การลบกลุ่มที่ไม่ค่อยมีกิจกรรมอีกต่อไป ไม่ใช่แค่การจัดโต๊ะทำงาน ธรรมดาๆ เท่านั้น แต่ยังช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน ลดสิ่งรบกวนจากข้อความ และป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลสำคัญได้อีกด้วย หากมีการเปลี่ยนแปลงพนักงานแล้วไม่จัดการกลุ่มเก่าทันที ก็เท่ากับทิ้งช่องโหว่ด้านความปลอดภัยไว้ แทนที่จะปล่อยให้กลุ่มกลายเป็น "คลังข้อมูลดิจิทัล" ควรตัดสินใจอย่างเด็ดขาด เพื่อให้ DingTalk กลับมาเป็นเครื่องมือสื่อสารที่สะอาด มีประสิทธิภาพ และเน้นการสื่อสารที่มีจุดมุ่งหมาย ยิ่งลดจำนวนกลุ่ม ก็ยิ่งลดความเครียด แล้วจะรออะไรล่ะ?

การเตรียมการก่อนลบกลุ่มองค์กร

โอ๊ะ อย่าคิดว่าการลบกลุ่มองค์กรคือแค่กดปุ่มลบแล้วก็เดินจากไปได้เลย! ไม่งั้นอาจทำให้เพื่อนร่วมงานร้องโวยวายว่า "ไฟล์ของฉันหายไป!" หรือสมาชิกในกลุ่มตกใจพร้อมกันว่า "เราไม่ได้ทำรายงานไตรมาส 3 กันอยู่เหรอ?!" การ เตรียมการก่อนลบ จึงเหมือนรายการตรวจสอบก่อนเดินทางท่องเที่ยว ขาดไม่ได้ ไม่อย่างนั้นจะต้องเสียใจภายหลัง!

ขั้นตอนแรก สำรองข้อมูลสำคัญ คือสิ่งสำคัญที่สุด ไฟล์ต่างๆ ภายในกลุ่ม ประวัติการพูดคุย หรือรายการงาน อาจมีไฟล์สแกนสัญญาที่เจ้านายเซ็นเองด้วยมือ แนะนำให้สร้างโฟลเดอร์ชั่วคราว ย้ายไฟล์สำคัญทั้งหมดไปเก็บไว้ หรือแม้แต่ส่งออกประวัติการพูดคุย (DingTalk รองรับการส่งออก) ความปลอดภัยมาก่อน ศักดิ์ศรีมากันทีหลัง!

ขั้นต่อมา แจ้งสมาชิกที่เกี่ยวข้อง ห้ามลืม เขียนประกาศสักข้อความว่า "เพื่อนร่วมงานที่รัก กลุ่มนี้จะถูกยุบภายใน 3 วัน กรุณาดาวน์โหลดข้อมูลที่ต้องการโดยเร็ว!" ทั้งเป็นมืออาชีพและอบอุ่นใจ ป้องกันไม่ให้มีใครตามมาทวงแค้นคุณภายหลัง

สุดท้าย ยืนยันสิทธิ์การจัดการ — คุณมีสิทธิ์ลบจริงหรือเปล่า? มีเพียงผู้สร้างกลุ่มหรือผู้ดูแลระบบองค์กรเท่านั้นที่สามารถลบได้ หากคุณเป็นเพียงสมาชิกธรรมดา รีบส่งข้อความส่วนตัวถึงผู้สร้างกลุ่ม ด้วยน้ำเสียงหวานที่สุดว่า "ดูเหมือนกลุ่มนี้จะเสร็จภารกิจแล้วนะคะ ควรพิจารณาปลดปล่อยมันไหมคะ?"

เตรียมการให้ครบถ้วน แล้วค่อยกดลบอย่างสง่างาม ไม่เหลือปัญหาตามมา!

ขั้นตอนการลบกลุ่มองค์กรอย่างละเอียด

มาถึงช่วงสำคัญแล้ว! เตรียมมือถือหรือคอมพิวเตอร์ของคุณให้พร้อม เราจะเริ่มปฏิบัติการ "ล้างกลุ่มองค์กร" อย่างเป็นรูปธรรมกันแล้ว! อย่าตื่นเต้น นี่ไม่ใช่การปลดระเบิด ไม่ต้องตัดสายสีแดงหรือสีน้ำเงิน เพียงทำตามขั้นตอน แค่สามวินาทีก็เสร็จเรียบร้อย เริ่มต้น เปิดแอปพลิเคชัน DingTalk แล้วเข้าสู่ระบบบัญชีองค์กรของคุณ จากนั้นแตะที่ "สมุดที่อยู่" ด้านล่าง ค้นหากลุ่มองค์กรที่ต้องการลบ จากนั้นเข้าไปในกลุ่มแชท ที่มุมขวาบนจะมีปุ่ม "…" ตัวเลือกเพิ่มเติม แตะลงไปเหมือนเปิดกล่องแพนโดร่า — แต่ครั้งนี้ไม่ใช่ภัยพิบัติ แต่คืออำนาจ! เลือก "การจัดการกลุ่ม" แล้วแตะ "ยุบกลุ่ม" เดี๋ยวก่อน! อย่าเพิ่งรีบร้อน! ระบบจะแสดงหน้าต่างเตือนว่า "การดำเนินการนี้ไม่สามารถย้อนกลับได้" เหมือนกำลังถามว่า "แน่ใจแล้วใช่ไหม นักรบ?" เมื่อยืนยันทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว ให้กด "ตกลง" ปุ๊บ! กลุ่มจะหายวับไปในพริบตา เรียบร้อยสะอาดตา เหมือนไม่เคยมีอยู่มาก่อน ทั้งนี้ ขอเน้นย้ำว่า มีเพียงผู้สร้างกลุ่มหรือผู้ดูแลระบบองค์กรเท่านั้นที่มี "สิทธิ์ชีวิตและตาย" นี้ ส่วนสมาชิกธรรมดาสามารถออกจากกลุ่มได้เท่านั้น แต่ไม่สามารถยุบกลุ่มได้ ดังนั้นหากคุณไม่เห็นปุ่ม "ยุบกลุ่ม" อย่าเพิ่งสงสัยชีวิต ให้ตรวจสอบก่อนว่าคุณคือ "ผู้นำที่แท้จริง" หรือไม่ ทันทีที่ลบเสร็จ สมาชิกทุกคนจะได้รับการแจ้งเตือนจากระบบว่ากลุ่มถูกยุบไปแล้ว นี่ไม่ใช่โศกนาฏกรรม แต่คือจุดเริ่มต้นของระเบียบใหม่ — ต่อไปเรามาดูกันว่าควรจัดการอะไรต่อหลังจากนี้บ้าง!

สิ่งที่ควรระวังหลังการลบกลุ่ม

หลังจากลบกลุ่มองค์กรแล้ว อย่าเพิ่งรีบปิด DingTalk แล้วเดินจากไป! เหมือนกับการผัดอาหารเสร็จแล้วแต่ยังไม่ได้ปิดเตา ระวังจะกลายจาก "เชฟองค์กร" เป็น "ผู้ก่อเหตุเพลิงไหม้ในสำนักงาน" ก่อนอื่น ตรวจสอบสิ่งที่ยังค้างอยู่ คือสิ่งสำคัญที่สุด — มีงานโครงการที่ยังดำเนินอยู่ไหม? มีเอกสารที่รอการอนุมัติหรือประกาศที่ยังไม่ส่งไหม? สิ่งเหล่านี้จะไม่หายไปเพียงเพราะกลุ่มถูกลบ มันจะลอยเหมือนผีเข้าไปในรายการงานของคุณ เพื่อเตรียมมาหลอกให้คุณตกใจ ต่อมา การแจ้งสมาชิก ก็ห้ามละเลย แม้ DingTalk จะส่งการแจ้งเตือนยุบกลุ่มอัตโนมัติ แต่ไม่ใช่ทุกคนที่จะเห็นทันที แนะนำให้คุณส่งข้อความแจ้งสมาชิกหลักด้วยตัวเองในกลุ่มที่เกี่ยวข้องหรือข้อความส่วนตัวว่า "เฮ้ กลุ่มนั้นถูกย้ายและเผาทิ้งแล้วนะ ข้อมูลไปดูที่ชั้น 13 รูที่ 5 ในคลาวด์ไดรฟ์ได้เลย!" เพื่อป้องกันไม่ให้มีใครยังคงส่ง "แจ้งเตือนประชุมด่วน" แล้วไม่มีใครตอบสนอง ถ้าเกิดลบผิดล่ะ? อย่าเพิ่งหมดหวัง! DingTalk อาจไม่ใช่เครื่องย้อนเวลา แต่ผู้ดูแลระบบสามารถติดต่อฝ่ายบริการลูกค้า หรือตรวจสอบผ่านระบบหลังบ้านเพื่อดูว่ามีวิธีกู้คืนหรือไม่ แม้ไม่สามารถรับประกันความสำเร็จได้ แต่อย่างน้อยก็ยังมีหวัง คล้ายกับการหยิบโทรศัพท์ที่ตกลงไปในร่องน้ำ พอเช็ดให้แห้งแล้วก็ยังลองเปิดดูได้ สรุปคือ การลบไม่ใช่จุดจบ การจัดการหลังการลบต่างหากที่สำคัญที่สุด!

DomTech เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง โดยให้บริการ DingTalk แก่ลูกค้าจำนวนมาก หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานแพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อพนักงานบริการลูกค้าออนไลน์ของเราได้โดยตรง หรือติดต่อผ่านทางโทรศัพท์ (852)4443-3144 หรืออีเมล This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เรามีทีมพัฒนาและทีมปฏิบัติการที่มีคุณภาพ พร้อมประสบการณ์การให้บริการในตลาดที่หลากหลาย สามารถนำเสนอโซลูชันและบริการ DingTalk ระดับมืออาชีพให้กับคุณได้!