Chiến dịch xóa nhóm doanh nghiệp DingTalk: Dễ dàng xử lý, không còn phiền não

Group doanh nghiệp DingTalk là gì?

Bạn có nghĩ group doanh nghiệp giống như những chiếc tất cũ trong nhà, vứt thì tiếc mà giữ lại thì chiếm diện tích? Trong thế giới DingTalk, hoàn toàn không phải như vậy! Xóa nhóm doanh nghiệp thực ra là một nghệ thuật, cũng chính là một quá trình "tối giản kỹ thuật số". Hãy tưởng tượng giao diện DingTalk của bạn như một tủ quần áo chất đầy, trong 20 nhóm có đến tám nhóm là "Nhóm chuẩn bị tiệc cuối năm năm ngoái", "Nhóm thử nghiệm dự án tạm thời", thậm chí còn có cả "Ai muốn đặt trà chiều cùng không?" — những "nhóm ma" này không chỉ khiến bạn lướt điện thoại đến mức hoài nghi nhân sinh, mà còn có thể chôn vùi tin nhắn quan trọng dưới những bản ghi lịch sử trò chuyện, khó tìm hơn cả kim tự tháp Ai Cập.

Đừng coi nhẹ thao tác xóa, nó không phải là "kết thúc", mà là "tái sinh". Khi một nhóm đã hoàn thành sứ mệnh lịch sử của mình, thay vì để nó làm phông nền trong danh sách, chi bằng dứt khoát nhấn nút xóa, giúp tập trung lại năng lượng giao tiếp của đội nhóm. Hơn nữa, các thành viên trong nhóm sau khi xóa sẽ không kêu gào khắp nơi, ngược lại còn cảm kích bạn vì đã cứu họ khỏi "hội chứng lo âu quá tải thông tin". Thú vị hơn nữa, cơ chế phân quyền của DingTalk trao cho quản trị viên "quyền sinh quyền sát với nhóm", chỉ cần thiết lập đúng cách, dữ liệu sau khi xóa vẫn có thể được sao lưu hoặc lưu trữ theo chiến lược doanh nghiệp, tuyệt đối không đơn giản là xóa đi một cách mù quáng.

Vì vậy, thay vì để các nhóm trở thành rác kỹ thuật số, hãy coi chúng như một khu vườn – cần tỉa tót định kỳ, thì khu vườn giao tiếp mới có thể tươi tốt.

Tại sao cần xóa nhóm doanh nghiệp?

Bạn đã từng thử mở DingTalk, phát hiện các nhóm doanh nghiệp đông đúc như một khu chợ, lướt suốt ba phút mà vẫn không tìm được nhóm cần dùng chưa? Lúc này, thay vì để những "nhóm ma" này tiếp tục chiếm chỗ trên màn hình của bạn, chi bằng hãy mạnh dạn tiến hành một chiến dịch xóa nhóm doanh nghiệp!

Tại sao phải xóa nhóm? Việc để chúng yên lặng nằm đó chẳng được sao? Tất nhiên là không được! Hãy tưởng tượng một nhóm "tăng tốc ra mắt sản phẩm mới" đã kết thúc dự án được nửa năm, mỗi ngày vẫn âm thầm gửi lại bản ghi cuộc họp từ hai năm trước, các thành viên thì đã chuyển phòng ban hoặc nghỉ việc, những "nhóm xác sống" kiểu này chỉ khiến thông tin hỗn loạn nhân đôi. Chưa kể nhân viên mới vào nhìn thấy hàng đống tin nhắn "đã đọc nhưng không trả lời" từ mấy năm trước, cảm giác như lạc vào căn nhà ma.

Xóa các nhóm không còn hoạt động không chỉ đơn thuần là dọn dẹp mặt bàn, mà còn giúp nâng cao hiệu suất làm việc, giảm thiểu sự xao nhãng bởi tin nhắn, đồng thời tránh rò rỉ dữ liệu mật. Khi nhân sự thay đổi, nếu các nhóm cũ không được xử lý kịp thời, tức là đang để lại một lỗ hổng an toàn thông tin. Thay vì để nhóm trở thành "kho dữ liệu kỹ thuật số", chi bằng hành động dứt khoát, để DingTalk quay trở lại bản chất giao tiếp gọn gàng, hiệu quả và tập trung. Dù sao thì, ít một nhóm là ít một phần mệt mỏi, có gì mà không làm?

Công việc chuẩn bị trước khi xóa nhóm doanh nghiệp

Ôi trời, xóa nhóm doanh nghiệp đâu phải chỉ cần nhấn nút xóa rồi phủi mông bỏ đi đơn giản vậy! Nếu không cẩn thận, có thể khiến đồng nghiệp kêu gào "Tài liệu của tôi biến mất rồi!" hoặc các thành viên trong nhóm cùng nhau sốc: "Chúng ta chẳng phải vẫn đang làm báo cáo Q3 sao?!" "Công việc chuẩn bị trước khi xóa" giống như danh sách đóng gói hành lý trước khi đi du lịch, thiếu một thứ cũng không được, nếu không sẽ hối hận khôn nguôi!

Trước tiên, sao lưu dữ liệu quan trọng là việc hàng đầu. Các tài liệu, bản ghi trò chuyện, danh sách nhiệm vụ trong nhóm, biết đâu lại chứa file hợp đồng có chữ ký trực tiếp của sếp. Khuyên bạn nên tạo một thư mục tạm thời, chuyển toàn bộ tài liệu quan trọng vào đó, thậm chí có thể xuất bản ghi trò chuyện (DingTalk hỗ trợ chức năng xuất), an toàn là trên hết, thể diện xếp sau!

Tiếp theo, thông báo cho các thành viên liên quan là điều không thể thiếu. Hãy đăng một thông báo: "Các đồng đội thân mến, nhóm này sẽ chính thức ngừng hoạt động sau 3 ngày, vui lòng nhanh tay tải về các tài liệu cần thiết!" vừa chuyên nghiệp vừa ấm áp, tránh để ai đó sau này truy sát bạn.

Cuối cùng, xác nhận quyền quản lý – bạn thực sự có quyền xóa không? Chỉ có người tạo nhóm hoặc quản trị viên doanh nghiệp mới có thể thực hiện thao tác xóa. Nếu bạn chỉ là thành viên bình thường, hãy nhanh chóng nhắn tin riêng cho người tạo nhóm, dùng giọng điệu ngọt ngào nhất nói: "Hình như nhóm này đã hoàn thành sứ mệnh rồi, có nên cân nhắc giải tán không nhỉ?"

Chuẩn bị đầy đủ, mới có thể thanh thoát nhấn nút xóa, không để lại hậu họa!

Hướng dẫn từng bước cách xóa nhóm doanh nghiệp

Bây giờ, phần quan trọng nhất đã đến! Hãy chuẩn bị điện thoại hoặc máy tính của bạn, chúng ta sẽ chính thức bước vào phần thực chiến của "chiến dịch xóa nhóm doanh nghiệp"! Đừng lo lắng, đây không phải là gỡ bom, không cần cắt dây đỏ dây xanh, chỉ cần làm theo các bước, ba giây là xong. Đầu tiên, mở ứng dụng DingTalk, đăng nhập tài khoản doanh nghiệp của bạn. Nhấn vào mục "Danh bạ" ở dưới cùng, tìm đến "nhóm doanh nghiệp" mà bạn muốn xóa. Sau khi vào nhóm chat, ở góc trên bên phải có biểu tượng "…" (thêm tùy chọn), nhấn vào như thể đang mở chiếc hộp Pandora – nhưng lần này bên trong không phải tai họa, mà là quyền lực! Sau đó chọn "Quản lý nhóm", rồi nhấn "Giải tán nhóm". Khoan đã! Đừng nhấn vội! Hệ thống sẽ hiện cảnh báo: "Thao tác này không thể hoàn tác", như thể đang hỏi bạn: "Ngươi đã suy nghĩ kỹ chưa, dũng sĩ?" Nếu xác nhận không sai, nhấn "Xác nhận", Boom! Nhóm lập tức tan biến, sạch sẽ như thể chưa từng tồn tại. Lưu ý rằng, chỉ có người tạo nhóm hoặc quản trị viên doanh nghiệp mới có "quyền sinh quyền sát" này, thành viên bình thường chỉ có thể lặng lẽ rời đi, không thể giải tán nhóm. Vì vậy, nếu bạn không thấy tùy chọn "giải tán nhóm", đừng nghi ngờ cuộc đời, hãy kiểm tra xem mình có thực sự là "sếp" hay không. Sau khi xóa, tất cả thành viên sẽ nhận được thông báo hệ thống rằng nhóm đã bị giải tán. Đây không phải là bi kịch, mà là khởi đầu của một trật tự mới – tiếp theo, hãy cùng xem cách xử lý hậu sự như thế nào nhé!

Lưu ý sau khi xóa nhóm

Sau khi xóa nhóm doanh nghiệp, đừng vội tắt DingTalk và phủi mông bỏ đi! Việc này giống như sau khi nấu ăn xong phải tắt bếp, nếu không cẩn thận, "đầu bếp doanh nghiệp" sẽ biến thành "tội phạm phóng hỏa văn phòng". Trước tiên, kiểm tra các công việc chưa xử lý là điều quan trọng nhất – có nhiệm vụ dự án nào đang chạy dở không? Có tài liệu chờ duyệt hay thông báo chờ phát không? Những thứ này sẽ không tự biến mất chỉ vì nhóm bị xóa, chúng sẽ như những bóng ma bay vào danh sách việc cần làm của bạn, chờ lúc nào đó dọa bạn giật mình. Tiếp theo, thông báo cho thành viên cũng không thể bỏ qua. Dù DingTalk sẽ tự động gửi thông báo giải tán nhóm, nhưng không phải ai cũng xem ngay lập tức. Bạn nên chủ động nhắc nhở các thành viên then chốt qua nhóm liên quan hoặc tin nhắn riêng: "Này, nhóm đó đã dọn dẹp và thiêu rụi rồi nhé, tài liệu tìm ở tầng 13 hốc số 5 trong ổ cứng đám mây!" để tránh tình trạng ai đó vẫn gửi "thông báo họp khẩn cấp", kết quả là thông tin chìm vào quên lãng. Nếu chẳng may xóa nhầm? Đừng sụp đổ! Dù DingTalk không giống cỗ máy thời gian, nhưng quản trị viên có thể trong thời gian ngắn liên hệ bộ phận hỗ trợ hoặc kiểm tra xem có cơ chế khôi phục nào từ nền tảng hay không. Dù không thể đảm bảo thành công, nhưng ít nhất vẫn có thể thử, giống như nhặt điện thoại rơi xuống cống, lau khô rồi thử bật nguồn. Tóm lại, xóa không phải là điểm kết thúc, xử lý hậu sự mới là công phu thực sự!

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp tư vấn với bộ phận hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc liên hệ qua điện thoại (852)4443-3144 hoặc email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ DingTalk chuyên nghiệp!