สงครามการจัดการสิทธิ์ใน DingTalk: ทำให้สิทธิ์การเข้าถึงไม่ยุ่งเหยิงอีกต่อไป

ลองนึกภาพตามดูว่า พนักงานแผนกการตลาดชื่อเสี่ยวหลี่ ต้องการค้นหาเอกสารกิจกรรมเลยลบโฟลเดอร์ที่ดูเหมือนซ้ำไปหนึ่งอัน แต่ผลลัพธ์กลับทำให้รายงานทางการเงินของบริษัทไตรมาสก่อนหายเกลี้ยง หรือฝึกงานชื่อเสี่ยวเหม่ย อยากปรับเวลาลงเวลาทำงานของตัวเอง แต่เผลอกด "ใช้งานทั่วทั้งระบบ" เข้า กลายเป็นว่าทุกคนในบริษัทเริ่มลงเวลาเข้างานตอนตีหกทุกวัน หรือฝ่ายบริการลูกค้าชื่ออากัง ขณะซ่อมคอมพิวเตอร์กลับเปิดเจอตารางเงินเดือนผู้บริหารโดยบังเอิญ กลายเป็นคนที่อึดอัดที่สุดในห้องพักน้ำชา สถานการณ์เหล่านี้ไม่ใช่ฉากตลกในละคร แต่คือภาพจริงขององค์กรที่ควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงไม่ได้

เมื่อทุกคนสามารถเข้าถึงฟังก์ชันและข้อมูลทุกอย่าง ระบบก็จะกลายเป็นหม้อต้มรวมสารพัดส่วนผสม—ใครๆ ก็คนได้ แต่ไม่มีใครกินอย่างสบายใจ และยิ่งแย่ไปอีกเมื่อเกิดปัญหา แล้วต้องไล่ตามความรับผิดชอบ ราวกับเล่นเกมตาบอดคลำช้าง องค์กรไม่ได้ไม่ต้องการการแชร์ข้อมูล แต่ต้องการ "การแชร์อย่างชาญฉลาด" นี่จึงเป็นจุดที่การจัดการสิทธิ์แบบแบ่งชั้น (Fenquan) ของ DingTalk เข้ามาทำหน้าที่: มันไม่ได้แค่ถามว่า "ใครมองเห็นอะไร" แต่ตอบได้อย่างแม่นยำว่า "ใครสามารถดำเนินการใด บนข้อมูลใด ในขอบเขตใด"

DingTalk Fenquan คืออะไร? มากกว่าแค่ “ใครมองเห็น” ลองนึกภาพร้านอาหาร หากพนักงานล้างจานสามารถแก้ไขเมนูได้ตามใจ หรือพ่อครัวช่วยงานมีสิทธิ์ตัดสินใจเงินเดือนเจ้าของร้าน ร้านนั้นคงไหม้โชนจนลามถึงห้องรับแขกไปนานแล้ว สิทธิ์การเข้าถึงแบบดั้งเดิมก็เหมือนกับการแขวนกุญแจทุกดอกไว้ที่ประตู ใครผ่านมาก็หยิบไปใช้ได้ แต่ระบบ Fenquan ของ DingTalk กลับเหมือนระบบแบ่งงานในครัวที่ละเอียด—เชฟใหญ่ (ผู้ดูแลระบบระดับสูง), เชฟรอง (หัวหน้าแผนก), พนักงานเสิร์ฟ (พนักงานทั่วไป) ต่างทำหน้าที่เฉพาะของตนเอง แม้แต่ใครสามารถเข้าห้องเย็น ใครทำได้แค่เช็ดโต๊ะ ก็กำหนดไว้อย่างชัดเจน

หัวใจหลักของระบบนี้มีสี่เสาหลัก ได้แก่ บทบาท (Role) ที่บอกว่าคุณคือใคร, ชุดสิทธิ์ (Permission Set) ที่กำหนดว่าคุณทำอะไรได้บ้าง, ขอบเขตข้อมูล (Data Scope) ที่จำกัดว่าคุณเห็นข้อมูลได้มากแค่ไหน และ ขอบเขตการจัดการ (Management Scope) ที่วางกรอบว่าคุณสามารถจัดการใครได้บ้าง โดยอาศัย "การแบ่งชั้นผู้ดูแลระบบ" สำนักงานใหญ่สามารถอนุญาตให้หัวหน้าสาขาจัดการทีมในพื้นที่ของตนได้ โดยไม่เสียการควบคุม แต่ก็ไม่ต้องมัดมือมัดเท้าเกินไป ไม่ใช่แค่เปิด-ปิดสิทธิ์ง่ายๆ แต่เหมือนต่อเลโก้ ชิ้นต่อชิ้น เพื่อสร้างแผนผังอำนาจเฉพาะองค์กรของคุณ

เฮ้ อย่าปล่อยให้สิทธิ์การเข้าถึงติดไปทุกที่เหมือนสติกเกอร์เหนียวเลย! มาตั้งค่ากลยุทธ์การแบ่งสิทธิ์ของ DingTalk เป็นครั้งแรกกันทีละขั้นตอน จัดความยุ่งเหยิงให้เป็นระเบียบเรียบร้อย สะอาดตาเหมือนจัดตู้เสื้อผ้า เริ่มจากเข้าสู่ระบบหลังบ้านของ DingTalk แล้วกดที่ «หลังบ้านการจัดการ > การจัดการสิทธิ์ > การจัดการบทบาท» จากนั้นกด «เพิ่มบทบาทแบบกำหนดเอง» ตั้งชื่อเท่ๆ สักชื่อ เช่น «นักรบฝ่ายขาย-เวอร์ชันจำกัดพื้นที่»

ต่อไปให้เลือกสิทธิ์การใช้งานแอปพลิเคชัน—อยากให้เขาใช้งานการอนุมัติหรือเปล่า? ติ๊ก! เขียนบันทึกงานได้ไหม? ติ๊กอีกที! แต่อย่าลืมช่วงข้อมูลที่มองเห็นได้ ตั้งค่าเป็น «เฉพาะแผนกตนเองและแผนกย่อย» มิฉะนั้นผู้จัดการหวังอาจเผลอเห็นใบเสนอราคาลูกค้าของเสี่ยวหลี่โดยไม่ได้ตั้งใจ ก็จะอึดอัดเอาการ ยังมีฟังก์ชันที่ซ่อนลึกกว่านั้นคือ «ซ่อนฟิลด์» เช่น เบอร์โทรศัพท์ลูกค้าหรือยอดการซื้อขาย ต้องปิดการมองเห็นด้วยตนเอง มิฉะนั้นก็เหมือนแขวนกุญแจตู้นิรภัยไว้ที่ประตู

สุดท้ายอย่าลืมทดสอบ! ใช้บัญชีทดสอบสลับบทบาท เพื่อยืนยันว่าเขา "มองเห็นพอดี และไม่สามารถแตะสิ่งที่ไม่ควรแตะ" เมื่อตั้งค่าเสร็จเพียงครั้งเดียว ต่อไปหากมีการเลื่อนตำแหน่งหรือย้ายแผนก ก็ไม่ต้องกังวล อีกหนึ่งบทเราจะมาดูกันกับ «สิทธิ์แบบไดนามิก» ที่สามารถปรับเปลี่ยนอัตโนมัติ!

เทคนิคขั้นสูง: สิทธิ์แบบไดนามิกและการอนุญาตตามสถานการณ์—เมื่อบริษัทของคุณก้าวพ้นจากการจัดการว่า "ใครมองเห็นบันทึกการลงเวลาของใคร" ที่เป็นเรื่องเล็กๆ แล้วก้าวสู่การบริหารจัดการอย่างชาญฉลาด DingTalk ก็มีฟีเจอร์การแบ่งสิทธิ์ขั้นสูงราวกับไอเท็มลับ ที่ยกระดับคุณจาก "จัดการได้" ไปสู่ "จัดการอย่างฉลาด"

ลองนึกภาพตามดู: เสี่ยวเหม่ย ย้ายจากแผนกการตลาดไปทำงานที่โครงการใหม่ ระบบจะถอดสิทธิ์การแก้ไขตารางประมาณการรายจ่ายของแผนกการตลาดออกโดยอัตโนมัติ และพร้อมกันนั้นก็มอบสิทธิ์การเข้าถึงโฟลเดอร์ข้อมูลโครงการใหม่ให้ทันที—นี่ไม่ใช่ความฝัน แต่คือความสามารถของการอัปเดตสิทธิ์ตามโครงสร้างองค์กร ขออีกหนึ่งฟีเจอร์ที่เจ๋งกว่านั้น: การให้สิทธิ์ชั่วคราว เช่น วิศวกรอากัง ต้องช่วยบำรุงระบบรายงานทางการเงิน? ผ่านกระบวนการอนุมัติ ระบบจะเปิดสิทธิ์การเข้าถึงฐานข้อมูลให้สามวัน เมื่อครบกำหนดสิทธิ์จะถูกเพิกถอนอัตโนมัติ ปลอดภัยกว่าการยืมกุญแจอีก

ยังมีเคล็ดลับอย่างการสืบทอดสิทธิ์ แผนกย่อยจะสืบทอดกฎจากแผนกแม่โดยอัตโนมัติ ตั้งค่าเพียงครั้งเดียว นำไปใช้ซ้ำได้ไม่จำกัด ป้องกันไม่ให้สิบคนตั้งค่าออกมาสิบแบบ ตอนประชุมข้ามแผนก ทุกคนจะเห็นข้อมูลที่ "พอดี" ไม่มากไม่น้อยเกินไป ประสิทธิภาพการทำงานพุ่งสูงสุด ไม่ต้องกังวลว่าฝ่ายกฎหมายจะเห็นรหัสลับของทีมพัฒนาอีกต่อไป

ขณะที่ทุกคนยังกำลังดีใจกับสิทธิ์แบบไดนามิก อย่าลืมว่าคุณอาจกำลังเต้นแทปปิ้งอยู่บนระเบิดห้าลูก! ลูกแรก: เริ่มต้นด้วยการแบ่งสิทธิ์ละเอียดเกินไป ผลคือการจัดการยากกว่าการเขียนวิทยานิพนธ์ แค่ย้ายแผนกหนึ่งที ต้องแก้ไขบทบาทยี่สิบรายการ ต้นทุนการดูแลพุ่งทะยาน แนะนำให้เริ่มแบบ "หยาบแต่มีรายละเอียดบางจุด" ใช้กลุ่มและลำดับชั้นสร้างโครงร่าง แล้วค่อยปรับแต่งเฉพาะจุด

สอง ไม่ใส่ใจการตรวจสอบ = ปล่อยให้สิทธิ์เติบโตเหมือนเห็ด บุคลากรเก่าลาออกไปแล้ว แต่สิทธิ์ยังใช้งานได้อยู่? ระวังจะกลายเป็นแหล่งบ่มเพาะสายลับภายใน! ควรมีการ«ตรวจสุขภาพสิทธิ์» ทุกไตรมาส ตัดทิ้งสิ่งที่ไม่ใช้ ทำเครื่องหมายสิ่งที่น่าสงสัย สาม ไม่สื่อสารก่อนเปลี่ยนสิทธิ์ นั่นเท่ากับแอบเปลี่ยนรหัสผ่านมือถือคนอื่น—พนักงานไม่ด่าคุณก็แปลก! ประกาศก่อนเปลี่ยน ชี้แจงหลังเปลี่ยน ความไว้วางใจจะไม่พัง

กับดักข้อสี่: คิดว่า "มองเห็น" = "จัดการได้" ผลคือมีคนจำนวนมากที่มองเห็นตารางเงินเดือนได้ แต่แก้ไม่ได้ แต่ก็ยังเสี่ยงต่อการรั่วไหลข้อมูล ต้องแยกให้ชัดระหว่าง "การดู" กับ "การดำเนินการ" สุดท้าย ไม่เคยสำรองข้อมูลการตั้งค่าสิทธิ์ พอเผลอลบไปทีเดียว ทุกคนต้องวิ่งวุ่นกันทั้งองค์กร ควรส่งออกภาพรวมสิทธิ์เป็นระยะ ถ้าเกิดภัยพิบัติจะได้มีทางกู้คืน จำไว้: สิทธิ์ขั้นต่ำที่จำเป็น + การตรวจสอบสม่ำเสมอ = การแบ่งสิทธิ์ที่ไม่กลายเป็นภาระ!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!