คู่มือการซื้อ DingTalk สำหรับธุรกิจในฮ่องกง

พูดถึงเครื่องมือสื่อสารในองค์กรแล้ว DingTalk นี่เรียกได้ว่าเป็น "ผู้ช่วยชีวิตมนุษย์เงินเดือน" และ "ของรักของใจเจ้านาย" เลยก็ว่าได้ แต่คุณคิดว่ามันแค่เครื่องมือลงเวลาทำงานเหรอ? ผิดมหันต์! เจ้า "ผู้จัดการสำนักงานดิจิทัล" ตัวนี้เก่งรอบด้าน: ส่งข้อความทันที, ประชุมออนไลน์, รายการสิ่งที่ต้องทำ, ร่วมกันทำงานกับเอกสาร, ระบบอนุมัติงานครบครัน แถมยังรวมไปถึงการสั่งอาหารในโรงอาหารได้อีกด้วย ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ฟีเจอร์ “อ่านแล้ว/ยังไม่อ่าน” ที่ทำให้คุณเห็นในพริบตาเดียวว่าใครแกล้งยุ่ง ใครแอบเล่น ถือว่าเป็นกระจกเวทแห่งโลกการทำงานเลยทีเดียว

อย่าคิดว่าเป็นเพียงความสามารถผิวเผิน เพราะตอนนี้บริษัทหลายแห่งในฮ่องกงได้ปรับโหมด "ศึกจริงกับ DingTalk" กันไปแล้ว มีบริษัทออกแบบแห่งหนึ่งที่เคยประชุมกันเหมือนพูดคุยทางโทรศัพท์ไร้โครงสร้าง พอเปลี่ยนมาใช้ DingTalk โปรเจกต์ก็โปร่งใสขึ้น เป้าหมาย (deadlines) ก็ไม่ใช่แค่คำพูดลอยๆ อีกต่อไป หรือบริษัทการค้ารายหนึ่งที่ใช้ระบบอนุมัติงานของ DingTalk ทำให้กระบวนการขอเบิกเงินที่เคยใช้เวลาสามวัน ลดเหลือเพียงสามชั่วโมง จนพนักงานฝ่ายการเงินแทบร้องไห้ด้วยความดีใจ

ที่สำคัญกว่านั้นคือ DingTalk รองรับหลายภาษาและการทำงานร่วมกันข้ามเขตเวลา ซึ่งเหมาะกับสภาพแวดล้อมธุรกิจแบบผสมผสานตะวันตกและจีนของฮ่องกงอย่างยิ่ง ไม่ว่าคุณจะอยากหลุดพ้นจากตาราง Excel หรือเบื่อสายอีเมลที่ยาวไม่รู้จบ DingTalk จะทำให้ทีมของคุณเปลี่ยนจาก "แยกย้ายทำงานคนละทิศ" เป็น "สามัคคีแข็งแกร่งเหมือนก้อนเหล็ก" ต่อไปนี้ เราจะมาเจาะลึกทีละขั้นตอนว่า บริษัทในฮ่องกงซื้อเครื่องมือเทพชิ้นนี้กันอย่างไร!

พูดถึงการซื้อ DingTalk สำหรับบริษัทในฮ่องกง หลายคนอาจตอบทันทีว่า "หา? ดาวน์โหลดแอปฯ ไม่ใช่เสร็จแล้วเหรอ?" อย่าไร้เดียงสาไปเลยนะ~ หากต้องการใช้พลังระดับองค์กรของ DingTalk อย่างเต็มประสิทธิภาพ จำเป็นต้องผ่าน "ขั้นตอนการซื้อแบบทางการ" เท่านั้น!

ขั้นตอนแรก อย่ากด "ซื้อทันที" เองเด็ดขาด เพราะนั่นเป็นแค่เวอร์ชันทดลองใช้งานเท่านั้น วิธีที่ถูกต้องคือเข้าไปที่เว็บไซต์อย่างเป็นทางการ แล้วคลิกปุ่ม "ติดต่อฝ่ายขาย" เพื่อกรอกข้อมูลบริษัท ผมเคยลองใช้ตำแหน่ง "CEO" ในการลงทะเบียน ปรากฏว่าฝ่ายขายติดต่อกลับมาเร็วกว่าเจ้านายตรวจสอบงานเสียอีก แสดงให้เห็นว่าบางครั้งตำแหน่งก็ช่วยเร่งกระบวนการได้จริงๆ!

ขั้นต่อมาคือการแสดงละครเรื่อง "เลือกแพ็กเกจ" — แผนการของ DingTalk มีให้เลือกมากมายราวกับเมนูในร้านอาหารสไตล์ฮ่องกง เวอร์ชันฟรีเหมาะกับสตาร์ทอัพ แต่ถ้าคุณต้องการระบบลงเวลาทำงาน ระบบอนุมัติงาน หรือบริการลูกค้าเฉพาะตัว ก็ต้องอัปเกรดเป็นเวอร์ชัน Pro หรือเวอร์ชันเรือธง แนะนำให้ทดลองใช้เวอร์ชันฟังก์ชันครบ 14 วันก่อน เพื่อทดสอบด้วยตนเองว่าแพ็กเกจไหนเหมาะกับจังหวะการทำงานของบริษัทคุณที่สุด

เมื่อถึงขั้นตอนการเซ็นสัญญา อย่าลืมขอสัญญาฉบับอิเล็กทรอนิกส์ เพราะบริษัทในฮ่องกงไม่จำเป็นต้องประทับตรากับเอกสารแล้วส่งทางไปรษณีย์ ประหยัดทั้งเวลาและเป็นมิตรกับสิ่งแวดล้อม ครั้งหนึ่งเพื่อนผมทำงานด่วนมาก ตัวแทนฝ่ายขายยังคงแก้ไขข้อกำหนดในสัญญาอยู่ตอนเที่ยงคืน ทำเอาประทับใจจนอยากส่งนมชาให้เขาเลยทีเดียว!

ท้ายที่สุด ขอเตือนไว้สักหน่อย: การชำระเงินรองรับทั้งบัตรเครดิตสกุลเงินดอลลาร์ฮ่องกงและโอนผ่านธนาคาร ใบแจ้งหนี้ก็สามารถออกเป็นภาษาอังกฤษได้ ตรงตามความต้องการขององค์กรในพื้นที่อย่างสมบูรณ์ เมื่อทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว ขั้นต่อไปคือการลงทะเบียนบัญชีผู้ใช้ — อย่าใจร้อน เพราะเทคนิคมีเพียบ เดี๋ยวเราจะมาเจาะลึกให้ฟัง!

เทคนิคการลงทะเบียนบัญชีผู้ใช้ นี่ถือเป็น "ศิลปะ" จริงๆ ไม่ใช่แค่กรอกชื่อแล้วตั้งรหัสผ่านว่า 123456 แล้วจบ ขั้นแรก การตั้งชื่อบัญชีผู้ใช้ห้ามเล่นสนุก อย่าใช้ชื่อแนววัยรุ่นอย่าง "อาติงหล่อสุด" หรือ "เจ้านายมาสายอีกแล้ว" เป็นต้น ควรใช้ชื่อบริษัทเต็มหรือชื่อย่อพร้อมแผนก เช่น "บริษัทเฉิงเสวี่ยเทคโนโลยี_HR" ทั้งดูเป็นมืออาชีพและสะดวกต่อการค้นหาของเพื่อนร่วมงาน ไม่ทำให้พนักงานใหม่เผล่แอดบัญชีส่วนตัวของเจ้านายโดยไม่รู้ตัว

การตั้งรหัสผ่านก็ห้ามละเลย อย่าใช้ "password123" อีกเลย เพราะแมวของคุณก็ยังเดาออก! แนะนำให้ใช้รหัสผ่านที่ผสม "ตัวพิมพ์ใหญ่-เล็ก ตัวเลข และสัญลักษณ์" เช่น D!ngTalk@HK2024 จำไม่ได้เหรอ? ใช้เครื่องมือจัดการรหัสผ่านสิ อย่าแปะโน้ตไว้ข้างจอคอมพิวเตอร์ เพราะนั่นก็เหมือนกับการแขวนกุญแจไว้หน้าประตู!

เมื่อผูกเบอร์โทรศัพท์ ควรใช้เบอร์ติดต่ออย่างเป็นทางการของบริษัท ไม่ใช่เบอร์ส่วนตัวของพนักงานคนใดคนหนึ่ง มิฉะนั้นเมื่อพนักงานคนนั้นลาออก บัญชีผู้ใช้อาจ "หายติดต่อ" ทันที ผลลัพธ์ก็จะรุนแรงพอๆ กับการตัดอินเทอร์เน็ตหนึ่งชั่วโมง — ทั้งบริษัทจะวุ่นวายวายวอด กรณีทั่วไปเช่น ไม่ได้รับรหัสยืนยัน ให้ตรวจสอบก่อนว่าไปอยู่ในโฟลเดอร์ขยะหรือไม่ หรือลองสลับระหว่าง Wi-Fi กับข้อมูลมือถือ ถ้ายังไม่ได้ผล ให้โทรติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าของ DingTalk โดยตรง พวกเขาตอบไวขนาดที่เจ้านายของคุณเห็นใบแจ้งหนี้ขอเบิกเงินยังต้องอาย!

คำแนะนำการใช้งานที่ผ่านการทดสอบแล้ว นี่ไม่ใช่เคล็ดลับที่คัดลอกมาจากอินเทอร์เน็ต แต่เป็นประสบการณ์ที่แลกมาด้วยน้ำตาและกาแฟ หลังจากที่ผมนอนดึกติดต่อกันสามคืน และโดนเจ้านายตามทวงว่า "ทำไมยังไม่อัปโหลดรายงานการประชุม?" ก่อนอื่นเลย อย่ากลายเป็น "ผู้เชี่ยวชาญอ่านแล้วไม่ตอบ" การใช้ฟีเจอร์ "Ding ทันที" ของ DingTalk นั้นยอดเยี่ยมมาก แต่ถ้าใช้บ่อยเกินไปจะกลายเป็นศัตรูของเพื่อนร่วมงาน — แนะนำให้แบ่งระดับความเร่งด่วน: เรื่องธรรมดาใช้ข้อความธรรมดา ส่วนกรณีที่ "ฟ้าถล่มดินทลาย" ถึงจะใช้ Ding มิฉะนั้นทุกครั้งที่ชื่อคุณโผล่ขึ้นมา คนอื่นจะสั่นมือเวลาเลื่อนโทรศัพท์

ในเรื่องการแชร์ไฟล์ อย่าส่งไฟล์กันวุ่นวายอย่าง "เวอร์ชันล่าสุด_ฉบับสุดท้าย_v3_จริงๆ แล้ว. docx" อีกต่อไป! ใช้ "DingDisk" โดยตรง สร้างโครงสร้างโฟลเดอร์ที่ชัดเจน เช่น "โครงการA > รายงานการประชุม > ไตรมาส3_2024" และใช้ฟีเจอร์ร่วมกันแก้ไขเอกสาร หลาย ๆ คนสามารถแก้ไข Excel ไฟล์เดียวกันพร้อมกันได้ โดยไม่ต้องปวดหัวเปรียบเทียบว่าไฟล์ไหนคือ "ฉบับสุดท้ายที่แท้จริง" ส่วนการประชุมออนไลน์ อย่าลืมกด "เริ่มการประชุมวิดีโอ" สองนาทีก่อนเริ่มประชุม ระบบจะสร้างลิงก์ให้อัตโนมัติและแจ้งเตือนทุกคนในคลิกเดียว ช่วยหลีกเลี่ยงสถานการณ์วุ่นวายในกลุ่มที่มีคนพิมพ์ซ้ำๆ ว่า "ห้องประชุมอยู่ที่ไหน?"

สุดท้ายนี้ขอแนะนำปลั๊กอินสามตัวที่ผมชอบสุด: รายการสิ่งที่ต้องทำ (ช่วยชีวิตเมื่อใกล้ถึง deadline), แบบฟอร์มอัจฉริยะ (ฮิตในหมู่ HR), และบอทรายงานรายสัปดาห์ — จะเตือนอัตโนมัติทุกวันศุกร์ให้เขียนรายงาน ตรงเวลาเหมือนแม่บ้านที่คอยทวงงาน ใช้เครื่องมือให้เป็น คุณก็จะก้าวพ้นจากการเป็นมือใหม่ใน DingTalk กลายเป็นผู้เชี่ยวชาญการดำรงชีวิตในสำนักงานได้สำเร็จ

ใช้ DingTalk คล่องปรืด แต่จู่ๆ กลับรู้สึกเหมือนตัวเองเป็น "คนตาบอดด้าน Ding"? อย่ากลัว คุณไม่ได้ต่อสู้ลำพัง! ลืมรหัสผ่าน นี่ถือเป็นบาดแผลร่วมของคนทำงานยุคใหม่ แต่จริงๆ แล้วแค่คลิก "ลืมรหัสผ่าน" สองที กรอกเบอร์โทรศัพท์หรืออีเมล พอได้รหัสยืนยันมาก็สามารถตั้งใหม่ได้ทันที เร็วกว่าดื่มชาถุงไหม่เสิร์ฟร้อนๆ เสียอีก ถ้าไม่แน่ใจว่าเคยลงทะเบียนบัญชีไว้หรือยัง ให้ลองล็อกอินด้วยอีเมลบริษัท DingTalk จะตรวจจับอัตโนมัติว่ามีบัญชีอยู่แล้วหรือไม่ ป้องกันการลงทะเบียนซ้ำจนกลายเป็น "บัญชีฝาแฝด"

อยากชวนเพื่อนร่วมงานเข้าทีมแต่กลัวถูกมองว่า "รบกวนส่วนตัว"? เทคนิคการเชิญชวน คือต้อง "มีเหตุผล" — เริ่มจากการทักในแชทก่อนว่า "เฮ้ บริษัทเราเพิ่งเปิดใช้ DingTalk นะ เข้ามาเลย!" จากนั้นไปที่ "รายชื่อผู้ติดต่อ" → "การจัดการทีม" → "เชิญสมาชิก" เพื่อส่งลิงก์อย่างเป็นทางการ ฝ่ายตรงข้ามจะได้รับการแจ้งเตือนโดยไม่ตกใจ อย่าลืมตั้งค่าแผนกและตำแหน่งให้ชัดเจน มิฉะนั้นทุกคนจะเรียกกันว่า "คุณจาง" "คุณหลี่" การเรียกชื่อตอนประชุมจะเหมือนการจับรางวัล

ใช้เวอร์ชันฟรีแล้วถูกจำกัดฟีเจอร์? อัปเกรดแพ็กเกจ นี่ไม่ได้ "เจ็บตัว" เลย ให้เข้าไปที่ "แผงจัดการ" → "ศูนย์สมัครสมาชิก" เปรียบเทียบความแตกต่างของแต่ละเวอร์ชัน โดยเฉพาะฟีเจอร์เทพแฝงอย่าง "บุคลากรอัจฉริยะ" และ "บริการลูกค้าเฉพาะตัว" จากประสบการณ์จริง การจ่ายรายปีจะประหยัดกว่ารายเดือนถึง 30% และยังได้พื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์เพิ่ม — เงินที่ประหยัดได้นี่พอเลี้ยงกาแฟทั้งทีมได้หนึ่งเดือนเลยทีเดียว!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!