5 กลยุทธ์การตั้งค่า DingTalk ที่บริษัทฮ่องกงควรเรียนรู้ เพื่อสร้างระบบนิเวศการทำงานร่วมกันอย่างมีประสิทธิภาพและเป็นไปตามข้อกำหนด

สร้างโครงสร้างองค์กร DingTalk ที่สอดคล้องกับลักษณะเฉพาะของบริษัทฮ่องกง

หลังบ้านการจัดการ DingTalk มีโครงสร้างพื้นฐานประกอบด้วยต้นไม้โครงสร้างองค์กร โมเดลบทบาท-สิทธิ์ และกลุ่มแผนก ซึ่งสนับสนุนตรรกะการทำงานร่วมกันและการควบคุมข้อมูลขององค์กร โดยเฉพาะอย่างยิ่งเหมาะสำหรับบริษัทฮ่องกงที่ดำเนินงานข้ามพรมแดน

• รูปแบบหลายบริษัทย่อย：เหมาะสำหรับบริษัทฮ่องกงที่ดำเนินงานในรูปแบบเครือข่าย โดยแต่ละบริษัทย่อยจะถูกเพิ่มเป็นโหนดอิสระภายใต้ตัวอย่าง DingTalk เดียวกัน ตามเอกสารทางการของ DingTalk ระบุว่า องค์กรเดียวรองรับได้สูงสุดถึง 100,000 พนักงาน ซึ่งเพียงพอต่อความต้องการขององค์กรขนาดใหญ่
• โครงสร้างสำนักงานข้ามภูมิภาค：สำหรับบริษัทที่มีสำนักงานทั้งในฮ่องกงและเขตทะเลสาบใหญ่ สามารถสร้างกลุ่มแผนกขนานตามตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ และใช้ฟังก์ชัน "องค์กรเสมือน" เพื่อเชื่อมโยงทีมโครงการข้ามภูมิภาค ทำให้การทำงานร่วมกันมีความยืดหยุ่นมากขึ้น
• การแบ่งชั้นตามตำแหน่งงาน：ออกแบบโมเดลบทบาท-สิทธิ์ตามระดับการบริหาร เช่น ผู้บริหารระดับสูง ระดับกลาง และระดับปฏิบัติการ พร้อมปรับให้เข้ากับโครงสร้างการกำกับดูแลแบบครอบครัวที่พบได้บ่อยในฮ่องกง เพื่อเสริมกลไกการตรวจสอบภายในและการแยกข้อมูล

ตัวอย่างเช่น บริษัทการค้าทุนฮ่องกงแห่งหนึ่งที่มีพนักงาน 500 คน ใช้ "โครงสร้างสำนักงานคู่" โดยตั้งโหนดแผนกหลักทั้งที่สำนักงานใหญ่ฮ่องกงและสาขาตงกวน จากนั้นใช้บทบาท "ผู้ดูแลร่วมระหว่างแผนก" เพื่อประสานกระบวนการทางการเงินและห่วงโซ่อุปทาน โหนดทั้งหมดอยู่ภายใต้ตัวอย่างองค์กรเดียวกัน ทำให้มั่นใจได้ว่ารายชื่อติดต่อและลำดับการอนุมัติจะรวมศูนย์และสอดคล้องกัน ขณะเดียวกันก็ปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านข้อมูลทั้งสองพื้นที่

การตั้งค่านี้วางรากฐานสำหรับการแบ่งสิทธิ์อย่างละเอียดในขั้นตอนถัดไป โดยเฉพาะเมื่อกำหนด "การผูกสิทธิ์อนุมัติแผนก" และ "การควบคุมการเข้าถึงข้อมูลอ่อนไหว" ซึ่งจำเป็นต้องอาศัยต้นไม้โครงสร้างที่ชัดเจนเพื่อการแจกแจงอย่างแม่นยำ

การจัดสรรบทบาทและสิทธิ์อย่างแม่นยำ

หลังบ้านการจัดการ DingTalk ใช้โมเดล RBAC (Role-Based Access Control) เพื่อควบคุมการเข้าถึงฟังก์ชัน ทำให้มั่นใจว่าผู้ดูแลระบบแต่ละคนมีเพียงสิทธิ์ขั้นต่ำที่จำเป็นต่อหน้าที่ของตน ลดความเสี่ยงจากการรั่วไหลของข้อมูลเนื่องจากสิทธิ์เกินจำเป็น

ตามรายงานขาว DingTalk ปี 2024 พบว่า 83% ของเหตุการณ์รั่วไหลของข้อมูลเกิดจากการให้สิทธิ์เกินขอบเขต ซึ่งแสดงให้เห็นถึงความสำคัญของการจัดสรรอย่างแม่นยำ บริษัทฮ่องกงควรพิจารณาสภาพแวดล้อมกฎระเบียบภายใต้ กฎหมายคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPO) และใช้กลไกการอนุมัติขั้นที่สองสำหรับการดำเนินการที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลส่วนบุคคล

• ผู้ดูแลระบบสูงสุด：มีสิทธิ์สูงสุด เช่น การลบสมาชิก การส่งออกบันทึกการสนทนา และการเปลี่ยนนโยบายความปลอดภัย ต้องเปิดใช้งานการยืนยันตัวตนสองชั้นและกระบวนการอนุมัติ
• ผู้ดูแลระบบย่อย：สามารถจัดการสมาชิกในแผนกที่กำหนดเท่านั้น ไม่สามารถส่งออกข้อมูลรายชื่อติดต่อ ลดความเสี่ยงจากการนำข้อมูลไปใช้ผิดวัตถุประสงค์
• หัวหน้าแผนก：สามารถดูข้อมูลลงเวลาทำงานและโครงสร้างองค์กรของแผนกตนเองเท่านั้น
• ผู้ตรวจสอบความปลอดภัย：มีเพียงสิทธิ์ในการดูบันทึก (log) โดยไม่สามารถเปลี่ยนแปลงการดำเนินการใด ๆ ได้ เพื่อรักษาความเป็นอิสระของการตรวจสอบ
• ผู้ดูแลแอปพลิเคชัน：สามารถตั้งค่าแอปพลิเคชันบุคคลที่สามได้ แต่จำกัดอยู่ในแม่แบบสิทธิ์ที่กำหนดไว้ล่วงหน้า เพื่อป้องกันการดำเนินการเกินสิทธิ์

แนะนำให้องค์กรดำเนินการการตรวจสอบและทบทวนสิทธิ์เป็นประจำ และใช้ฟังก์ชัน "แผนผังสิทธิ์" ของ DingTalk เพื่อแสดงขอบเขตการดำเนินการของแต่ละบทบาทอย่างชัดเจน สำหรับบทบาทที่ต้องเข้าถึงข้อมูลอ่อนไหว (เช่น HR หรือการเงิน) ควรตั้งสิทธิ์ชั่วคราวที่จำกัดระยะเวลา เพื่อเพิ่มความปลอดภัย

เปิดใช้งานฟังก์ชันความปลอดภัยของข้อมูลและการตรวจสอบตามกฎหมายฮ่องกง

หลังบ้านการจัดการ DingTalk สามารถช่วยบริษัทปฏิบัติตามข้อกำหนดของสำนักงานผู้คุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลฮ่องกง (PCPD) ผ่านโมดูล "บันทึกการตรวจสอบ" และ "การป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล (DLP)" การเปิดใช้งานการแจ้งเตือนเมื่อล็อกอินผิดปกติ การติดตามการดาวน์โหลดไฟล์ และการอนุมัติก่อนถอนข้อความ จะช่วยให้บรรลุมาตรฐานการติดตามได้ ลดความเสี่ยงด้านการเงินและชื่อเสียง

• ไปที่ 【ความปลอดภัยและความสอดคล้อง】>【บันทึกการตรวจสอบ】 เปิดใช้งานการแจ้งเตือนกรณี จำนวนการล็อกอินล้มเหลวเกินขีดจำกัด และ ล็อกอินจากอุปกรณ์ที่ไม่คุ้นเคย ระบบจะส่งการแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติไปยังผู้ดูแลที่กำหนด
• ตั้งค่าคำและประเภทไฟล์ที่อ่อนไหวในศูนย์นโยบาย DLP เมื่อพนักงานดาวน์โหลดไฟล์ที่มีข้อมูลลูกค้า ระบบจะบันทึกการกระทำและส่ง การแจ้งเตือนทางอีเมลทันที พร้อมระบุบัญชีผู้ใช้และตำแหน่ง IP เพื่อการติดตาม

ตามข้อ 6.4 ในแนวทางความเป็นส่วนตัวสำหรับบริการคลาวด์ที่เผยแพร่โดย PCPD บริษัทต้องเก็บบันทึกการดำเนินการของผู้ใช้อย่างน้อย 180 วัน เพื่อใช้ในการสอบสวนเหตุการณ์รั่วไหลของข้อมูลส่วนบุคคล DingTalk เก็บบันทึกไว้โดยค่าเริ่มต้น 180 วัน และผู้ดูแลสามารถส่งออกบันทึกที่เข้ารหัสได้จากเมนู 【การจัดเก็บบันทึก】 เพื่อให้แน่ใจว่าเป็นไปตามระยะเวลาการเก็บรักษาตามกฎหมาย

ในปี 2023 มีสถาบันการเงินในประเทศถูก PCPD ตัดสินว่าฝ่าฝืนหลักการคุ้มครองข้อมูลข้อที่ 4 เพราะไม่ได้เปิดใช้งานฟังก์ชันการตรวจสอบ จนไม่สามารถแสดงหลักฐานการเข้าถึงข้อมูลภายในได้ ส่งผลให้ถูกปรับ 450,000 ดอลลาร์ฮ่องกง กรณีนี้แสดงให้เห็นว่าการเปิดใช้งานการตรวจสอบบันทึกไม่ใช่แค่การตั้งค่าด้านเทคนิค แต่ยังเป็นความรับผิดชอบทางกฎหมาย

ผสานระบบในประเทศที่ใช้บ่อยเข้ากับหลังบ้านการจัดการ

หลังบ้านการจัดการ DingTalk รองรับการผสานระบบ ERP ซอฟต์แวร์บัญชี และระบบ HR ภายในประเทศผ่าน API หรือคอนเนคเตอร์ที่เตรียมไว้ล่วงหน้า สำหรับบริษัทฮ่องกง การเชื่อมต่ออย่างราบรื่นกับระบบธุรกิจที่ใช้บ่อยเป็นก้าวสำคัญในการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันและความถูกต้องของข้อมูล

• Sunsky ERP：ใช้การรับรอง OAuth 2.0 เปิดใช้งานคอนเนคเตอร์ที่เตรียมไว้ใน "ศูนย์แอปพลิเคชัน" เพื่อซิงค์สถานะสต็อกและคำสั่งซื้อไปยังแดชบอร์ด DingTalk
• iSmart HR：ตั้งค่า SSO แบบ SAML-based เพื่อให้แน่ใจว่าการเข้า-ออกงานและการเปลี่ยนตำแหน่งของพนักงานสะท้อนในโครงสร้างองค์กร DingTalk ทันที
• Xero：ใช้การอนุญาต OAuth 2.0 เชื่อมต่อบัญชีการเงิน กระบวนการอนุมัติสามารถฝังตรงเข้ากับโมดูลการอนุมัติของ DingTalk เพื่อให้การเงินโปร่งใส

เมื่อเพิ่มระบบบุคคลที่สามใน "หลังบ้าน" → "เวิร์กเบนช์" → "แอปพลิเคชันที่กำหนดเอง" ให้อัปโหลดใบรับรองและเลือกโหมด SSO ที่เหมาะสม เมื่อเสร็จสิ้น ผู้ใช้สามารถเข้าสู่ระบบได้ในคลิกเดียวจากมือถือหรือเดสก์ท็อป โดยไม่ต้องยืนยันตัวตนซ้ำ ตามรายงาน ระบบนิเวศ DingTalk 2024 กว่า 70% ของบริษัทฮ่องกงใช้ระบบบุคคลที่สามอย่างน้อยสองระบบ แสดงให้เห็นว่าสภาพแวดล้อมระบบผสมกลายเป็นเรื่องปกติ

การผสานระบบเหล่านี้สานต่อแนวคิดการสอดคล้องด้านข้อมูลที่เน้นมาก่อนหน้า—ผ่านบันทึกการตรวจสอบแบบรวมศูนย์เพื่อติดตามพฤติกรรมการใช้งานข้ามระบบ และวางรากฐานสำหรับการเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานระยะไกล

เพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันของทีมระยะไกล

หลังบ้านการจัดการ DingTalk สามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันระยะไกลได้อย่างมากผ่านกระบวนการทำงานอัตโนมัติและเลย์เอาต์เวิร์กเบนช์อัจฉริยะ โดยเฉพาะอย่างยิ่งแก้ไขปัญหาการสื่อสารข้ามเขตเวลาและการกระจายเอกสารที่พบบ่อยในบริษัทฮ่องกง ระบบสามารถลดการดำเนินการซ้ำซ้อนผ่านเครื่องมือควบคุมกฎและการรวมศูนย์งาน พร้อมเพิ่มความโปร่งใสในการติดตาม

• ส่งรายการอบรมอัตโนมัติเมื่อมีพนักงานใหม่：ตั้งค่าให้ระบบบุคคลเริ่มต้นทำงานอัตโนมัติ เพื่อแจกจ่ายคำแนะนำการเข้าทำงาน เอกสารความสอดคล้อง และวิดีโอแนะนำแผนก
• สร้างกลุ่มและการจัดเก็บไฟล์อัตโนมัติเมื่อเริ่มโครงการ：เมื่อมีการเพิ่มงาน "อยู่ระหว่างดำเนินการ" ในกระดานโครงการ ระบบจะสร้างกลุ่มสนทนาและโฟลเดอร์คลาวด์โดยอัตโนมัติ
• รวบรวมงานที่ต้องทำของแผนกโดยอัตโนมัติทุกวันเวลา 10:00 น.：ใช้บอทส่งสรุปความคืบหน้ารายบุคคลและทีม ลดความถี่ของการประชุมยามเช้า
• แจ้งสมาชิกที่เกี่ยวข้องทันทีเมื่อมีการอัปเดตเอกสาร：ตั้งค่าให้ @ บทบาทที่กำหนดโดยอัตโนมัติเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงสัญญาสำคัญหรือใบเสนอราคา
• ยกระดับงานที่ค้างเกินกำหนดให้หัวหน้าโดยอัตโนมัติ：งานที่ไม่ได้รับการจัดการเกิน 24 ชั่วโมง จะถูกทำเครื่องหมายและส่งต่อให้ผู้บังคับบัญชาตรวจสอบ

การผสาน "ศูนย์งานที่ต้องทำ" กับ "กระดานโครงการ" ช่วยให้จัดการงานได้ตลอดวงจร งานทั้งหมดที่เกิดจากกระบวนการทำงานอัตโนมัติจะซิงค์ไปยังงานส่วนตัว และอัปเดตสถานะได้ด้วยการลาก-วางในกระดาน ทำให้สมาชิกทีมระยะไกลไม่ต้องตรวจสอบความคืบหน้าซ้ำๆ ตามข้อมูลสำรวจภายใน บริษัทที่ปรับแต่งหลังบ้านแล้ว มีเวลาประชุมลดลงเฉลี่ย 27% ส่วนใหญ่มาจากข้อมูลที่ซิงค์ทันทีและการกำหนดความรับผิดชอบอย่างชัดเจน

สำหรับสภาพแวดล้อมหลายภาษาในฮ่องกง ฟังก์ชัน แปลงเสียงเป็นข้อความ ในตัวของ DingTalk รองรับการบันทึกการประชุมแบบเรียลไทม์ และมีความสามารถ รู้จำภาษาแต้จิ๋ว ที่แม่นยำสูง ช่วยลดอุปสรรคการมีส่วนร่วมของผู้ใช้ที่ไม่พูดภาษาแมนดาริน โดยเฉพาะในภาคการเงินและบริการมืออาชีพ

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!