5 เทคนิคสำหรับผู้ใช้ฮ่องกง ปลดล็อกฟีเจอร์ทั้งหมดของ DingTalk เวอร์ชันเว็บแบบฟรี ยกระดับประสิทธิภาพการทำงานเป็นทีมโดยไม่ต้องใช้ต้นทุน

ดิงทัลคืออะไร และมันช่วยสนับสนุนการดำเนินงานของธุรกิจในฮ่องกงอย่างไร

ดิงทัล (DingTalk) เวอร์ชันเว็บไซต์เป็นแพลตฟอร์มสื่อสารและทำงานร่วมกันสำหรับองค์กรที่พัฒนาโดยกลุ่มบริษัทอาลีบาบา รองรับการสื่อสารแบบเรียลไทม์ข้ามอุปกรณ์ การเช็คอินระยะไกล การอนุมัติกระบวนการทำงาน และการจัดการกำหนดการ มีการใช้งานอย่างแพร่หลายในกลุ่มวิสาหกิจขนาดกลาง ขนาดย่อม และทีมข้ามชาติในฮ่องกง โดยสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านความเป็นส่วนตัวในท้องถิ่น ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการดำเนินงาน

ในฐานะเครื่องมือซอฟต์แวร์แบบ SaaS ที่ผสานการสื่อสารและการทำงานอัตโนมัติ ดิงทัลรุ่นเว็บให้บริการผ่านเบราว์เซอร์โดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลด ทำให้ผู้ใช้ในฮ่องกงสามารถสลับระหว่างอุปกรณ์ต่างๆ ได้อย่างไร้รอยต่อ ฟังก์ชันหลักประกอบด้วย การเช็คอินอัจฉริยะ, ระบบอนุมัติเอกสารแบบอิเล็กทรอนิกส์ และ การซิงค์กำหนดการ ซึ่งรองรับการทำงานร่วมกันของหลายแผนก เหมาะเป็นพิเศษสำหรับอุตสาหกรรมการเงิน ค้าปลีก และบริการเฉพาะทาง

เมื่อเทียบกับ Microsoft Teams หรือ Slack ดิงทัลมุ่งเน้นไปที่ การทำงานอัตโนมัติ และ การรวมโครงสร้างองค์กร มากกว่า ตามข้อมูลจาก Statista ปี 2024 ดิงทัลมีผู้ใช้งานรายเดือนทั่วโลกถึง 640 ล้านคน โดยอัตราการเติบโตของผู้ใช้ในภูมิภาคฮ่องกงและมาเก๊าเพิ่มขึ้น 18% ต่อปี สะท้อนให้เห็นว่ายอดนิยมในตลาดท้องถิ่นยังคงเพิ่มขึ้นอย่างต่อเนื่อง

เพื่อให้สอดคล้องกับพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของฮ่องกง (PDPO) ดิงทัลให้การสนับสนุนด้านความสอดคล้องสามประการสำคัญ ได้แก่

• การจัดเก็บข้อมูลในประเทศ: ผู้ใช้สามารถเลือกเก็บข้อมูลไว้ที่โหนดฮ่องกงของ Alibaba Cloud เพื่อให้มั่นใจว่าการถ่ายโอนข้ามพรมแดนสอดคล้องกับกฎหมาย
• การจัดการสิทธิ์แบบชั้น: ผู้ดูแลระบบองค์กรสามารถตั้งค่าสิทธิ์การเข้าถึงอย่างละเอียด เพื่อป้องกันการเข้าถึงข้อมูลพนักงานโดยไม่ได้รับอนุญาต
• บันทึกประวัติการตรวจสอบ: ทุกกิจกรรมที่สำคัญ เช่น การลบไฟล์หรือการเปลี่ยนแปลงการอนุมัติ จะถูกบันทึกไว้ เพื่ออำนวยความสะดวกในการตรวจสอบภายใน

จากการที่รูปแบบการทำงานผสมผสานได้รับความนิยมมากขึ้น ดิงทัลเวอร์ชันเว็บจึงกลายเป็นโครงสร้างพื้นฐานสำคัญสำหรับการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลขององค์กรในฮ่องกง บทต่อไปจะแนะนำวิธีการเปิดใช้งานฟังก์ชันพื้นฐานทั้งหมดได้ฟรี โดยไม่ต้องชำระเงินก็สามารถใช้เครื่องมือความร่วมมือระดับสูงได้

วิธีเปิดใช้งานฟังก์ชันพื้นฐานทั้งหมดของดิงทัลเวอร์ชันเว็บได้ฟรี

ผู้ใช้ทุกคนในฮ่องกงสามารถลงทะเบียนและใช้งานฟังก์ชันหลักส่วนใหญ่ของดิงทัลเวอร์ชันเว็บได้ฟรี รวมถึง ข้อความกลุ่ม, การแบ่งปันไฟล์ และ การประชุมวิดีโอจำกัดเวลา 30 นาที (รองรับผู้เข้าร่วมสูงสุด 30 คน) โดยไม่ต้องใช้บัตรเครดิตในการเปิดใช้งาน เหมาะสำหรับวิสาหกิจขนาดย่อมและผู้ใช้ส่วนบุคคลที่ต้องการเริ่มต้นใช้งานอย่างรวดเร็ว

ในการเปิดใช้งานบัญชีฟรี ให้ทำตามขั้นตอนต่อไปนี้:

1. ไปที่เว็บไซต์ทางการของดิงทัล (dingtalk.com) แล้วคลิก "ทดลองใช้งานทันที"
2. เลือก "เข้าสู่ระบบ/ลงทะเบียนด้วยหมายเลขโทรศัพท์" แล้วใส่หมายเลขโทรศัพท์ฮ่องกง
3. รับรหัสยืนยันผ่านข้อความ SMS และทำการยืนยัน
4. หลังจากเข้าสู่ระบบ คุณจะถูกนำเข้าสู่หน้าหลักของเวอร์ชันเว็บโดยอัตโนมัติ และสามารถเริ่มใช้งานฟังก์ชันความร่วมมือพื้นฐานได้ทันที

เวอร์ชันฟรีรองรับโมดูลสำคัญหลายประการ ได้แก่ การสื่อสารทันที (รองรับข้อความเสียง ข้อความ และการส่งไฟล์), การแจ้งเตือนอีเมลดิง, พื้นที่จัดเก็บบนคลาวด์พื้นฐาน (พื้นที่ใช้งานร่วมกัน 1TB) รวมถึงการผสานรวมแบบจำกัดกับเครื่องมือในระบบนิเวศอาลีบาบา เช่น Alibaba Cloud และ Gaode Map แม้ว่าการประชุมวิดีโอจะจำกัดไว้ที่ 30 นาที แต่ก็เพียงพอสำหรับการประชุมสั้น ๆ ในชีวิตประจำวัน

ตารางด้านล่างแสดงความแตกต่างหลักระหว่างเวอร์ชันฟรีและเวอร์ชันมืออาชีพ (Pro):

ด้วยการที่ดิงทัลเพิ่มการสนับสนุนองค์กรข้ามชาติในปี 2024 คาดว่าในปี 2025 จะมีการเปิดตัวแผนความร่วมมือด้าน API ที่ปรับให้เหมาะกับตลาดฮ่องกง ซึ่งแม้ผู้ใช้ฟรีก็อาจสามารถใช้ฟังก์ชันขั้นสูงบางประการผ่านเครื่องมือของพันธมิตรได้โดยอ้อม ควรติดตามอย่างใกล้ชิดถึง 5 เครื่องมือเสริมที่ต้องติดตั้ง ที่จะแนะนำในบทต่อไป ซึ่งจะช่วยลดข้อจำกัดปัจจุบัน

แนะนำ 5 เครื่องมือเสริมที่ควรติดตั้งสำหรับดิงทัลเวอร์ชันเว็บ

เครื่องมือบุคคลที่สาม 5 ตัวต่อไปนี้ — WPS Office, Trello, Google Calendar, Zapier และ DocuSign — สามารถผสานรวมผ่านแอปพลิเคชันมาร์เก็ตของดิงทัลเวอร์ชันเว็บ เพื่อยกระดับประสิทธิภาพด้านการร่วมมือจัดทำเอกสาร การจัดการโครงการ และกระบวนการทำงานอัตโนมัติ โดยเฉลี่ยช่วยประหยัดเวลาผู้ใช้ได้ 3 ชั่วโมง/สัปดาห์

• WPS Office: เพิ่มแอป "WPS Cloud Documents" จากแดชบอร์ดดิงทัล คุณสามารถร่วมกันแก้ไขไฟล์ Word และ Excel แบบเรียลไทม์ กลไกการซิงค์ใช้การจัดเก็บบนคลาวด์ทันที เหมาะสำหรับทีมที่เขียนข้อเสนอ ตามคะแนนจาก Capterra เครื่องมือนี้ได้รับ 4.7/5 ดาว ช่วยลดปัญหาเวอร์ชันเอกสารสับสนได้อย่างมาก
• Trello: ติดตั้งตัวเชื่อม Trello ผ่าน "แพลตฟอร์มเปิด" ของดิงทัล เพื่อส่งงานจากบอร์ดไปยังแชทกลุ่ม เมื่อสถานะโครงการเปลี่ยนแปลง จะมีการแจ้งเตือนอัตโนมัติ เหมาะสำหรับการติดตามความคืบหน้าของแผนโฆษณา ทำให้มั่นใจว่าแผนกต่าง ๆ ทำงานสอดคล้องกัน
• Google Calendar: หลังจากผูกบัญชีแล้ว การเชิญประชุมสามารถแปลงเป็นกำหนดการในดิงทัลได้ทันที และสามารถฝังเครื่องมือปฏิทินลงในหน้าต่างแชท เหมาะสำหรับทีมที่ทำงานหลายแห่งในฮ่องกง เพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าที่เกิดจากความผิดพลาดด้านเขตเวลา
• Zapier: สร้างลำดับการทำงานที่ทริกเกอร์บนเว็บไซต์ Zapier (เช่น ไฟล์แนบอีเมลใหม่) เพื่ออัปโหลดไปยังคลาวด์ดิงทัลโดยอัตโนมัติและแจ้งผู้จัดการ ไม่ต้องเขียนโค้ด ทำให้ข้อมูลไหลข้ามแพลตฟอร์มได้อย่างราบรื่น เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการจัดการเอกสารการค้าขาเข้า-ขาออก
• DocuSign: เปิดใช้งานผ่านศูนย์แอปพลิเคชันดิงทัล ทำให้สามารถส่งสัญญาเพื่อลงนามอิเล็กทรอนิกส์ได้ด้วยคลิกเดียว และสถานะจะถูกส่งกลับแบบเรียลไทม์ เหมาะสำหรับข้อตกลงการเช่าหรือสัญญาจ้างงาน โดยเฉลี่ยแล้วสามารถลดระยะเวลาการอนุมัติลงได้ 2.5 วัน

เครื่องมือเหล่านี้ขยายโอกาสในการปรับปรุงขั้นสูงต่อจากฟังก์ชันพื้นฐานที่เปิดใช้งานฟรี วางรากฐานด้านข้อมูลสำหรับการเข้า-ออกงานจากระยะไกลและการอนุมัติอัตโนมัติ ผลักดันให้การทำงานไร้กระดาษกลายเป็นบรรทัดฐาน

วิธีตั้งค่าการเข้า-ออกงานและการอนุมัติอัตโนมัติสำหรับทีมระยะไกล

ผ่านโมดูล "HR อัจฉริยะ" ของดิงทัล ธุรกิจในฮ่องกงสามารถดำเนินการ การเช็คอินอัตโนมัติ และ กระบวนการอนุมัติการลา สำหรับทีมระยะไกลได้ ระบบรองรับการเช็คอินด้วยพื้นที่จำกัดทางภูมิศาสตร์ การตั้งค่าชั่วโมงทำงานแบบยืดหยุ่น และการผสานรวมข้อมูลเงินเดือน ช่วยลดงานที่ต้องทำด้วยตนเองของเจ้าหน้าที่ HR อย่างมาก เพิ่มความสอดคล้องและความมีประสิทธิภาพ

ในการตั้งค่าการเช็คอินด้วยพิกัดตำแหน่ง ผู้ดูแลระบบต้องเข้าไปที่ "HR อัจฉริยะ" → "ตั้งค่าการเช็คอิน" → "สถานที่ทำงาน" ใส่พิกัดสำนักงานและตั้งค่ารัศมี 500 เมตร พนักงานสามารถเช็คอินผ่าน GPS ได้เฉพาะภายในพื้นที่จำกัดนี้เท่านั้น เพื่อป้องกันการเช็คอินปลอม ผลการทดสอบจริงพบว่าฟังก์ชันนี้ยังคงมี ความแม่นยำในการระบุตำแหน่ง 98% แม้ในสภาพแวดล้อมอาคารพาณิชย์ที่หนาแน่นบนเกาะฮ่องกง

สำหรับรูปแบบการทำงานผสมผสาน สามารถเปิดใช้งาน ชั่วโมงทำงานแบบยืดหยุ่น ใน "กฎการเช็คอิน" โดยกำหนดช่วงเวลาออนไลน์หลัก (เช่น 10:00–16:00) และจำนวนชั่วโมงทำงานต่อวัน ระบบจะคำนวณเวลาที่เบี่ยงเบนโดยอัตโนมัติ และแจ้งเตือนเมื่อมีความผิดปกติ ตัวอย่างเช่น บริษัทโลจิสติกส์แห่งหนึ่งในฮ่องกง หลังจากนำระบบไปใช้ เวลาที่เจ้าหน้าที่ HR ใช้ในการจัดการข้อพิพาทการเช็คอินลดลง 40% (รายงานการตรวจสอบภายใน ปี 2024)

กระบวนการอนุมัติสามารถเชื่อมโยงกับ ระบบบัญชี (เช่น Xero หรือ Zoho Books) ผ่าน Webhook เมื่อใบลาได้รับการอนุมัติ ระบบจะซิงค์ข้อมูลชั่วโมงทำงานไปยังโมดูลเงินเดือนโดยอัตโนมัติ ลดความเสี่ยงจากข้อผิดพลาด ขอแนะนำให้ตั้งค่า เขตเวลา GMT+8 เป็นค่าเริ่มต้น เพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาบันทึกการเช็คอินผิดพลาดจากความต่างเวลาของทีมข้ามชาติ ซึ่งเป็นข้อผิดพลาดการตั้งค่าที่พบบ่อยที่สุด โดยคิดเป็น 30% ของกรณีการสนับสนุน (บันทึกฝ่ายเทคนิคดิงทัล ปี 2023)

ขั้นตอนต่อไปควรผสานรวมกับ การตั้งค่าสำคัญ 5 ประการเพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูลและความเป็นส่วนตัว เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการอัตโนมัติสอดคล้องกับข้อกำหนดตามพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคล (PDPO) ของฮ่องกง โดยเฉพาะในเรื่องระยะเวลาการจัดเก็บข้อมูลตำแหน่งและการควบคุมสิทธิ์การเข้าถึง

การตั้งค่าสำคัญ 5 ประการเพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูลและความเป็นส่วนตัว

เพื่อรักษาความปลอดภัยข้อมูลองค์กร จำเป็นต้องเปิดใช้งานการตั้งค่าหลัก 5 ประการในตัวดิงทัล ได้แก่ การโทรแบบเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงลิงก์ภายนอก นโยบายจำกัดการดาวน์โหลด บันทึกประวัติการตรวจสอบ และการยืนยันตัวตนสองชั้น (MFA) การตั้งค่าเหล่านี้ทั้งหมดสามารถจัดการได้ผ่านแผงควบคุมของผู้ดูแลระบบ สอดคล้องกับกฎหมายความเป็นส่วนตัว GDPR และ PDPO ของฮ่องกง และช่วยลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาตและการรั่วไหลของข้อมูลอย่างเป็นระบบ

• การโทรแบบเข้ารหัสตั้งแต่ต้นทางถึงปลายทาง: เปิดใช้งานที่ "แผงควบคุมผู้ดูแลระบบ > ศูนย์ความปลอดภัย > การเข้ารหัสการสื่อสาร" เพื่อให้มั่นใจว่าเนื้อหาการประชุมเสียงและวิดีโอสามารถถอดรหัสได้เฉพาะผู้ที่เกี่ยวข้อง ซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนด PDPO ข้อ 4.2 ว่าด้วยความลับของการสื่อสารส่วนบุคคล
• การควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงลิงก์ภายนอก: ตั้งค่าที่ "แผงควบคุมผู้ดูแลระบบ > การจัดการเอกสาร > การตั้งค่าการแบ่งปันภายนอก" เพื่อจำกัดไม่ให้สมาชิกนอกองค์กรดูหรือแก้ไขเอกสารผ่านลิงก์ ป้องกันการเข้าถึงความลับทางธุรกิจโดยไม่ชอบธรรม
• นโยบายจำกัดการดาวน์โหลด: ตั้งค่าที่ "ศูนย์ความปลอดภัย > การป้องกันการรั่วไหลของข้อมูล > สิทธิ์การดาวน์โหลด" เพื่อห้ามการบันทึกไฟล์หรือการพิมพ์เอกสารที่ละเอียดอ่อน เสริมความปลอดภัยของข้อมูลขณะจัดเก็บ รองรับภาระหน้าที่ด้านความปลอดภัยตามข้อ 32 ของ GDPR
• บันทึกประวัติการตรวจสอบ: เปิดใช้งานที่ "แผงควบคุมผู้ดูแลระบบ > ศูนย์บันทึก" เพื่อติดตามพฤติกรรมการใช้งานของผู้ใช้ทั้งหมด รวมถึงการเข้าถึงไฟล์และการเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ ตอบสนองความต้องการด้านการตรวจสอบตาม PDPO
• การยืนยันตัวตนสองชั้น (MFA): ตั้งค่าที่ "การจัดการความปลอดภัย > วิธีการยืนยันตัวตน" ตามรายงานการสอบสวนการละเมิดข้อมูล Verizon ปี 2024 การเปิดใช้งาน MFA สามารถลดความเสี่ยงจากการโจมตีบัญชีได้ 90% ถือเป็นแนวป้องกันหลักในการป้องกันการขโมยรหัสผ่าน

หลังจากการเช็คอินระยะไกลเป็นอัตโนมัติแล้ว โครงสร้างด้านความปลอดภัยต้องได้รับการอัปเกรดตามไปด้วย การตั้งค่าข้างต้นสร้างระบบป้องกันเชิงลึก ไม่เพียงตอบสนองต่อภัยคุกคามปัจจุบัน แต่ยังวางรากฐานที่เชื่อถือได้สำหรับความร่วมมือข้ามชาติและการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบคลาวด์ในอนาคต โดยเฉพาะอย่างยิ่งเหมาะสมกับอุตสาหกรรมที่มีการกำกับดูแลสูง เช่น การเงินและสาธารณสุข

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!