5 mẹo bắt buộc phải biết dành cho người dùng Hồng Kông: Kích hoạt miễn phí toàn bộ tính năng DingTalk bản web, nâng cao hiệu suất hợp tác nhóm với chi phí bằng 0

Phiên bản web DingTalk là gì và cách nó hỗ trợ hoạt động doanh nghiệp Hồng Kông

Phiên bản web DingTalk là nền tảng giao tiếp và cộng tác doanh nghiệp do Tập đoàn Alibaba phát triển, hỗ trợ giao tiếp tức thì đa thiết bị, chấm công từ xa, phê duyệt quy trình và quản lý lịch trình, được sử dụng rộng rãi tại các doanh nghiệp vừa nhỏ và đội ngũ đa quốc gia ở Hồng Kông, đáp ứng yêu cầu tuân thủ quyền riêng tư địa phương, nâng cao hiệu quả vận hành.

Là một công cụ SaaS tích hợp giao tiếp và tự động hóa luồng công việc, phiên bản web DingTalk cung cấp giao diện trình duyệt không cần tải xuống, giúp người dùng Hồng Kông dễ dàng chuyển đổi liền mạch giữa các thiết bị khác nhau. Các chức năng chính bao gồm chấm công thông minh, hệ thống phê duyệt điện tử và đồng bộ lịch, hỗ trợ cộng tác đa phòng ban, đặc biệt phù hợp với các ngành tài chính, bán lẻ và dịch vụ chuyên nghiệp.

So với Microsoft Teams hay Slack, DingTalk nhấn mạnh hơn vào tự động hóa quy trình và tích hợp cơ cấu tổ chức. Theo dữ liệu năm 2024 từ Statista, DingTalk có tới 640 triệu người dùng hoạt động toàn cầu, trong đó tỷ lệ tăng trưởng người dùng khu vực Hồng Kông - Ma Cao đạt 18% theo năm (YoY), phản ánh mức độ chấp nhận ngày càng tăng trên thị trường địa phương.

Nhằm tuân thủ Điều lệ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân (PDPO) của Hồng Kông, DingTalk cung cấp ba biện pháp hỗ trợ tuân thủ chính:

• Lưu trữ dữ liệu tại chỗ: Người dùng có thể chọn lưu dữ liệu tại nút Alibaba Cloud Hồng Kông, đảm bảo truyền dữ liệu xuyên biên giới tuân thủ quy định
• Quản lý phân cấp quyền truy cập: Quản trị viên doanh nghiệp có thể thiết lập quyền truy cập chi tiết, ngăn chặn việc xem trái phép thông tin nhân viên
• Ghi nhật ký kiểm toán: Mọi thao tác nhạy cảm (như xóa tệp, sửa đổi phê duyệt) đều được lưu vết, thuận tiện cho kiểm toán nội bộ

Cùng với sự phổ biến của mô hình làm việc kết hợp, phiên bản web DingTalk đang trở thành hạ tầng quan trọng trong quá trình chuyển đổi số của doanh nghiệp Hồng Kông. Chương tiếp theo sẽ giới thiệu cách kích hoạt miễn phí tất cả các chức năng cơ bản, cho phép sử dụng các công cụ cộng tác cao cấp mà không cần trả phí.

Cách kích hoạt miễn phí toàn bộ chức năng cơ bản của phiên bản web DingTalk

Mọi người dùng tại Hồng Kông đều có thể đăng ký và sử dụng miễn phí hầu hết các chức năng cốt lõi của phiên bản web DingTalk, bao gồm tin nhắn nhóm, chia sẻ tài liệu và cuộc họp video tối đa 30 phút (tối đa 30 người tham gia), không cần thẻ tín dụng để kích hoạt, phù hợp với doanh nghiệp vừa nhỏ và người dùng cá nhân muốn bắt đầu nhanh chóng.

Để kích hoạt tài khoản miễn phí, chỉ cần thực hiện theo các bước sau:

1. Truy cập trang web chính thức DingTalk (dingtalk.com) và nhấn "Trải nghiệm ngay"
2. Chọn "Đăng nhập/Đăng ký bằng số điện thoại", nhập số điện thoại Hồng Kông
3. Nhận mã xác minh qua tin nhắn SMS và hoàn tất xác minh
4. Sau khi đăng nhập, hệ thống tự động chuyển đến giao diện chính phiên bản web, bạn có thể bắt đầu sử dụng các chức năng cộng tác cơ bản

Bản miễn phí hỗ trợ nhiều mô-đun quan trọng, bao gồm: Tin nhắn tức thì (hỗ trợ văn bản, giọng nói, gửi tập tin), Thông báo email Ding, Dung lượng lưu trữ đám mây cơ bản (không gian chia sẻ 1TB), cùng khả năng tích hợp hạn chế với các công cụ trong hệ sinh thái Alibaba như Alibaba Cloud và Bản đồ Gaode. Mặc dù cuộc họp video giới hạn 30 phút, nhưng đã đủ để đáp ứng các cuộc họp ngắn hàng ngày.

Dưới đây là bảng so sánh chính giữa bản miễn phí và bản chuyên nghiệp (Pro):

Với việc DingTalk tăng cường hỗ trợ doanh nghiệp xuyên biên giới trong năm 2024, dự kiến kế hoạch hợp tác API địa phương dành riêng cho thị trường Hồng Kông sẽ ra mắt vào năm 2025, khi đó ngay cả người dùng miễn phí cũng có thể gián tiếp sử dụng một số chức năng nâng cao thông qua các công cụ đối tác, đáng để theo dõi tiếp chương tiếp theo về 5 tiện ích mở rộng bắt buộc phải cài đặt nhằm khắc phục những hạn chế hiện tại.

5 tiện ích mở rộng phiên bản web DingTalk nên cài đặt

Năm công cụ bên thứ ba dưới đây — WPS Office, Trello, Google Calendar, Zapier và DocuSign — có thể được tích hợp thông qua chợ ứng dụng DingTalk, nâng cao đáng kể hiệu suất cộng tác tài liệu, quản lý dự án và tự động hóa quy trình, trung bình giúp người dùng tiết kiệm 3 giờ/tuần.

• WPS Office: Thêm ứng dụng "Tài liệu đám mây WPS" từ bảng điều khiển DingTalk để đồng biên tập các tệp Word, Excel theo thời gian thực. Cơ chế đồng bộ sử dụng lưu trữ đám mây tức thì, phù hợp khi nhóm viết đề xuất. Theo đánh giá trên Capterra, tiện ích này đạt 4,7/5 sao, giảm đáng kể tình trạng lộn xộn phiên bản.
• Trello: Cài bộ kết nối Trello qua "Nền tảng Mở" của DingTalk, đẩy nhiệm vụ bảng Kanban vào cuộc trò chuyện nhóm. Khi tiến độ dự án cập nhật, hệ thống tự động gửi thông báo, phù hợp theo dõi tiến độ chiến dịch quảng cáo, đảm bảo đồng bộ liên phòng ban.
• Google Calendar: Sau khi liên kết tài khoản, lời mời họp có thể chuyển trực tiếp thành lịch DingTalk và nhúng công cụ lịch vào cửa sổ chat. Phù hợp với các đội làm việc tại nhiều địa điểm ở Hồng Kông, tránh chậm trễ do sai lệch múi giờ.
• Zapier: Tạo quy trình kích hoạt trên trang web Zapier (ví dụ như tệp đính kèm email mới), tự động tải lên DingTalk Cloud và thông báo cho quản lý. Không cần viết mã, thực hiện luồng dữ liệu xuyên nền tảng, đặc biệt phù hợp xử lý chứng từ thương mại xuất nhập khẩu.
• DocuSign: Kích hoạt từ trung tâm ứng dụng DingTalk, hợp đồng có thể khởi tạo ký điện tử chỉ với một cú nhấp chuột, trạng thái được cập nhật thời gian thực. Phù hợp với thỏa thuận thuê nhà hoặc hợp đồng lao động, trung bình rút ngắn chu kỳ phê duyệt ký kết 2,5 ngày.

Các công cụ này mở rộng khả năng tối ưu hóa nâng cao sau khi kích hoạt miễn phí các chức năng cơ bản, tạo nền tảng dữ liệu cho việc tự động hóa chấm công và phê duyệt từ xa, thúc đẩy văn phòng không giấy tờ trở thành chuẩn mực.

Cách thiết lập chấm công tự động và quy trình phê duyệt cho đội ngũ từ xa

Thông qua mô-đun Nhân sự Thông minh của DingTalk, doanh nghiệp Hồng Kông có thể thực hiện chấm công tự động và quy trình phê duyệt nghỉ phép cho đội ngũ từ xa. Hệ thống hỗ trợ chấm công định vị vùng phủ sóng, thiết lập giờ làm việc linh hoạt và tích hợp tính lương, giảm đáng kể thao tác thủ công của nhân sự, nâng cao tính tuân thủ và hiệu quả.

Để thiết lập chấm công định vị vùng phủ sóng, quản trị viên cần vào mục "Nhân sự Thông minh" → "Cài đặt chấm công" → "Địa điểm làm việc", nhập tọa độ văn phòng và thiết lập bán kính 500 mét. Nhân viên chỉ có thể chấm công GPS trong vùng phủ sóng này, ngăn chặn việc điểm danh giả mạo. Theo thử nghiệm thực tế, chức năng này vẫn duy trì độ chính xác định vị 98% trong môi trường tòa nhà thương mại dày đặc ở Hong Kong Island.

Đối với mô hình làm việc kết hợp, có thể bật chế độ giờ làm việc linh hoạt trong "Quy tắc chấm công", thiết lập khung giờ trực tuyến cốt lõi (ví dụ 10:00–16:00) và tổng số giờ làm mỗi ngày. Hệ thống sẽ tự động tính toán thời gian lệch và gửi cảnh báo bất thường. Một công ty logistics Hồng Kông sau khi triển khai đã giảm 40% thời gian xử lý tranh chấp chấm công (theo báo cáo kiểm toán nội bộ, 2024).

Quy trình phê duyệt có thể kết nối với hệ thống kế toán (như Xero hoặc Zoho Books) thông qua Webhook. Khi đơn xin nghỉ được phê duyệt, hệ thống tự động đồng bộ dữ liệu giờ làm việc sang mô-đun lương, giảm rủi ro sai sót. Nên thiết lập múi giờ mặc định là GMT+8 để tránh nhầm lẫn dữ liệu chấm công do chênh lệch múi giờ giữa các đội ngũ xuyên quốc gia — đây là lỗi cấu hình phổ biến, chiếm 30% các trường hợp hỗ trợ kỹ thuật (Nhật ký hỗ trợ kỹ thuật DingTalk, 2023).

Bước tiếp theo nên kết hợp với 5 cài đặt then chốt để bảo vệ an toàn dữ liệu và quyền riêng tư, đảm bảo quy trình tự động hóa tuân thủ yêu cầu của Điều lệ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân (PDPO) tại Hồng Kông, đặc biệt là thời hạn lưu trữ dữ liệu vị trí và kiểm soát quyền truy cập.

5 cài đặt then chốt để bảo vệ an toàn dữ liệu và quyền riêng tư

Để bảo vệ an toàn dữ liệu doanh nghiệp, cần bật 5 cài đặt then chốt tích hợp sẵn trong DingTalk: gọi thoại mã hóa đầu cuối, kiểm soát quyền truy cập liên kết bên ngoài, chiến lược giới hạn tải xuống, ghi nhật ký kiểm toán và xác thực đa yếu tố (MFA). Tất cả các cài đặt này được cấu hình trong phần quản trị viên, đáp ứng các quy định bảo mật GDPR và PDPO tại Hồng Kông, giúp hệ thống giảm rủi ro truy cập trái phép và rò rỉ dữ liệu.

• Gọi thoại mã hóa đầu cuối: Bật tại "Bảng điều khiển quản trị viên > Trung tâm bảo mật > Mã hóa truyền thông", đảm bảo nội dung cuộc họp âm thanh/video chỉ có thể giải mã bởi hai bên tham gia, đáp ứng yêu cầu bảo mật thông tin cá nhân theo điều 4.2 PDPO.
• Kiểm soát quyền truy cập liên kết bên ngoài: Thiết lập tại "Bảng điều khiển quản trị viên > Quản lý tài liệu > Cài đặt chia sẻ bên ngoài", giới hạn việc thành viên ngoài tổ chức xem hoặc chỉnh sửa tài liệu qua liên kết, ngăn chặn bên thứ ba tiếp cận bí mật kinh doanh trái phép.
• Chiến lược giới hạn tải xuống: Thiết lập tại "Trung tâm bảo mật > Ngăn chặn rò rỉ dữ liệu > Quyền tải xuống", cấm lưu hoặc in các tài liệu nhạy cảm, tăng cường bảo vệ dữ liệu tĩnh, hỗ trợ nghĩa vụ xử lý an toàn theo điều 32 GDPR.
• Ghi nhật ký kiểm toán: Bật tại "Bảng điều khiển quản trị viên > Trung tâm nhật ký", theo dõi đầy đủ hành vi thao tác người dùng, bao gồm truy cập tệp và thay đổi quyền, đáp ứng yêu cầu kiểm toán và truy xuất nguồn gốc theo PDPO.
• Xác thực đa yếu tố (MFA): Cấu hình tại "Quản lý bảo mật > Phương thức xác minh đăng nhập", theo Báo cáo Điều tra Rò rỉ Dữ liệu 2024 của Verizon, việc bật MFA có thể giảm 90% rủi ro xâm nhập tài khoản, là hàng rào then chốt chống lại việc đánh cắp mật khẩu.

Sau khi tự động hóa chấm công từ xa, cần đồng thời nâng cấp kiến trúc bảo mật. Các cài đặt trên tạo thành hệ thống phòng thủ sâu rộng, không chỉ ứng phó với các mối đe dọa hiện tại mà còn cung cấp nền tảng đáng tin cậy cho hợp tác xuyên biên giới và chuyển đổi đám mây trong tương lai, đặc biệt phù hợp với các ngành chịu giám sát cao như tài chính, y tế.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!