อุตสาหกรรมการเงินฮ่องกงนำระบบลงเวลาทำงานแบบอัตโนมัติด้วย DingTalk เดินหน้าประหยัดเวลาบริหารงาน 37% และแก้ปัญหาด้านการกำกับดูแล

ระบบลงเวลาทำงานอัตโนมัติสำหรับฝ่ายบุคคลของ DingTalk คืออะไร

การตั้งค่า DingTalk สำหรับระบบลงเวลาทำงานอัตโนมัติของฝ่ายบุคคล เป็นเครื่องมือดิจิทัลในการบริหารจัดการการเข้าทำงานที่ผสานเทคโนโลยีตำแหน่งทางภูมิศาสตร์ การระบุชีวภาพ และรายงานบนคลาวด์ เพื่อให้ธุรกิจสามารถติดตามสถานะการมาทำงานของพนักงานแบบเรียลไทม์ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเหมาะกับสถาบันการเงินในฮ่องกงที่ต้องปฏิบัติตามข้อกำหนดด้านกฎระเบียบที่เข้มงวดเป็นพิเศษ

องค์ประกอบหลักของระบบประกอบด้วย การลงเวลาผ่าน Wi-Fi ซึ่งผูกกับเราเตอร์ของสำนักงานเพื่อให้แน่ใจว่าพนักงานจะลงเวลาได้เฉพาะในสถานที่ที่กำหนดไว้เท่านั้น; Geo-fencing (รั้วกั้นทางภูมิศาสตร์) ที่ตั้งระยะรัศมีจำกัดเพื่อบันทึกการเข้าทำงานได้เฉพาะภายในพื้นที่นี้ ป้องกันไม่ให้พนักงานลงเวลานอกสถานที่; และการตรวจสอบใบหน้า ที่ใช้เทคโนโลยีตรวจจับการมีชีวิตจริงเพื่อป้องกันการแอบลงเวลาให้กันได้อย่างเด็ดขาด เทคโนโลยีเหล่านี้ร่วมกันสร้างเส้นทางการตรวจสอบที่ไม่สามารถปลอมแปลงได้

เมื่อเทียบกับวิธีการลงทะเบียนด้วยกระดาษหรือ Excel แบบดั้งเดิม DingTalk ทำให้กระบวนการทั้งหมดเป็นอัตโนมัติ โดยข้อมูลจะถูกซิงค์แบบเรียลไทม์ไปยังระบบหลังบ้านบน Alibaba Cloud และรองรับการกรองข้อมูลหลายมิติและการสร้างรายงานที่สอดคล้องกับมาตรฐาน ISO ตามรายงานจากสถาบัน Alibaba ปี 2023 อัตราการใช้งานระบบ HR ของ DingTalk ในภาคธุรกิจภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกอยู่ที่ 68% โดยอุตสาหกรรมการเงินเติบโตเร็วที่สุด มีอัตราเพิ่มขึ้นกว่า 41% ต่อปี

ในด้านความสอดคล้องตามกฎหมาย ระบบเก็บบันทึกการดำเนินการทั้งหมดโดยอัตโนมัติ ซึ่งสอดคล้องกับพระราชบัญญัติคุ้มครองข้อมูลส่วนบุคคลของฮ่องกง และข้อกำหนดของหน่วยงานกำกับดูแลการเงินที่กำหนดให้เก็บรักษารายงานบุคลากรอย่างน้อย 6 ปี หากมีการเข้าทำงานผิดปกติ ระบบจะแจ้งเตือนทันที ช่วยให้เจ้าหน้าที่ด้านความสอดคล้องสามารถเข้าแทรกแซงได้อย่างรวดเร็ว ลดความเสี่ยงจากการถูกลงโทษ

เหตุใดสถาบันการเงินในฮ่องกงจึงเลือกใช้ DingTalk เพื่ออัปเกรดระบบลงเวลาทำงาน

สถาบันการเงินในฮ่องกงเลือกใช้การตั้งค่า DingTalk สำหรับระบบลงเวลาทำงานอัตโนมัติของฝ่ายบุคคล เพราะสามารถตอบสนองความท้าทายสองประการได้อย่างมีประสิทธิภาพ ได้แก่ การบริหารทรัพยากรมนุษย์ที่เคลื่อนไหวสูง และความต้องการด้านกฎระเบียบที่เข้มงวด โดยการใช้แพลตฟอร์มดิจิทัลที่ได้มาตรฐาน ธนาคารฮั่งเส็ง ธนาคารอาเซียตะวันออก และธนาคารสแตนดาร์ดชาร์เตอร์ด สามารถประหยัดเวลาบริหารงานฝ่ายบุคคลได้เฉลี่ย 37% (จากผลสำรวจ Fintech 2024 โดย Deloitte) และสร้างโครงสร้างการจัดการที่สามารถติดตามแบบเรียลไทม์และพร้อมสำหรับการตรวจสอบ

• ธนาคารฮั่งเส็ง ดำเนินการติดตั้งระบบ DingTalk ครบ 56 สาขาทั่วฮ่องกงในไตรมาส 3 ปี 2023 แก้ปัญหาการลงเวลาข้ามเขตและการจัดตารางงานที่ไม่สม่ำเสมอ โดยเฉพาะอย่างยิ่งสามารถบันทึกเส้นทางการทำงานนอกสถานที่ของที่ปรึกษาด้านการเงินได้อัตโนมัติ
• ธนาคารอาเซียตะวันออก ใช้โมดูล «เอนจินกะงาน» ของ DingTalk เพื่อออกแบบตารางกะงานที่ยืดหยุ่นสำหรับห้องซื้อขายและศูนย์บริการลูกค้า รองรับการเปรียบเทียบความสอดคล้องอัตโนมัติในกะกลางคืนและวันหยุด ลดข้อผิดพลาดจากการจัดการด้วยตนเอง
• ธนาคารสแตนดาร์ดชาร์เตอร์ด เชื่อมต่อระบบ DingTalk กับระบบควบคุม SOX ภายในองค์กร ทุกการเปลี่ยนแปลงเวลาทำงานของพนักงานจะมีการบันทึกเวลาที่ไม่สามารถแก้ไขได้ ซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนดด้านการควบคุมภายในรายงานทางการเงินที่ต้องการข้อมูลบุคลากรที่สามารถติดตามย้อนกลับได้

จุดแข็งสำคัญของ DingTalk อยู่ที่การออกแบบที่เน้นสถานการณ์ใช้งานจริง: โครงสร้างสาขากระจายสามารถควบคุมผ่านสิทธิ์ของผู้ดูแลในแต่ละพื้นที่; ชั่วโมงทำงานที่ไม่คงที่ซึ่งพบบ่อยในหมู่เทรดเดอร์ สามารถปรับได้แบบไดนามิกด้วย «การจัดตารางอัจฉริยะ + รั้วกั้นทางภูมิศาสตร์»; และข้อมูลการลงเวลาทั้งหมดจะซิงค์อัตโนมัติไปยังระบบ HRIS เพื่อให้มั่นใจว่าการปฏิบัติตามกฎหมายแรงงานและข้อกำหนดสำหรับบริษัทจดทะเบียนดำเนินไปพร้อมกัน ความสำเร็จเชิงประจักษ์เช่นนี้ กำลังผลักดันให้บริษัทหลักทรัพย์และบริษัทประกันภัยอื่นๆ เพิ่มมากขึ้นพิจารณาการติดตั้งในลักษณะเดียวกัน

วิธีตั้งกฏเกณฑ์การลงเวลาทำงานอัตโนมัติให้สอดคล้องกับกฎหมายแรงงานของฮ่องกง

การตั้งกฏเกณฑ์การลงเวลาทำงานอัตโนมัติให้สอดคล้องกับกฎหมายแรงงานของฮ่องกง (Employment Ordinance) จำเป็นต้องกำหนดพารามิเตอร์ด้านความสอดคล้องในระบบ DingTalk เช่น เวลาพัก เวลาทำงานล่วงเวลา และวันหยุดราชการ เพื่อให้แน่ใจว่าบันทึกการลงเวลาทั้งหมดสามารถสอดคล้องกับข้อกำหนดตามกฎหมายของสำนักงานแรงงานโดยอัตโนมัติ และเสริมพื้นฐานความสอดคล้องของการบริหารการเงินในฮ่องกง

ขั้นตอนแรกคือการเปิดใช้งาน «โมดูลนโยบายชั่วโมงทำงานยืดหยุ่น» โดยตั้งชั่วโมงทำงานมาตรฐานต่อวัน (โดยทั่วไปคือ 8 ชั่วโมง) และช่วงเวลาที่ยอมให้ยืดหยุ่น (เช่น ระหว่าง 08.00 - 10.00 น.) ระบบจะตรวจสอบอัตโนมัติว่าเวลาลงงานจริงอยู่ในช่วงที่อนุญาตหรือไม่ และจะทำเครื่องหมายหากพบความผิดปกติ ฟังก์ชันนี้เหมาะอย่างยิ่งสำหรับพนักงานที่มีตารางงานไม่คงที่ เช่น เทรดเดอร์ หรือที่ปรึกษาทางการเงินข้ามประเทศ

สำหรับตำแหน่งที่ต้องทำงานเป็นกะ จำเป็นต้องสร้าง «เอนจินจัดตารางกะ» โดยอัปโหลดตารางงานรายเดือนล่วงหน้าและผูกกับรหัสกะงาน ระบบ DingTalk จะคำนวณชั่วโมงทำงานข้ามวันและช่วงเวลาทำงานกลางคืนที่มีสิทธิ์ได้รับค่าตอบแทนเพิ่มตามเวลาที่กำหนด ตามแนวทางอัปเดตปี 2024 จากสำนักงานแรงงาน ระบุว่าหากทำงานต่อเนื่องเกิน 4 ชั่วโมง ต้องได้รับเวลาพักอย่างน้อย 30 นาทีโดยไม่ได้รับค่าจ้าง ดังนั้นระบบจึงต้องเปิดใช้งานฟังก์ชัน «การแจ้งเตือนพักงานบังคับ» เพื่อส่งสัญญาณเตือนโดยอัตโนมัติ

1. กลไกการพักบังคับหลังทำงานต่อเนื่อง 4 ชั่วโมง: ระบบจะตรวจจับและส่งการแจ้งเตือนเมื่อพนักงานทำงานต่อเนื่องครบ 240 นาทีโดยไม่มีการหยุดพัก
2. โมดูลคำนวณโอทีอัตโนมัติ: เมื่อชั่วโมงทำงานเกินมาตรฐานรายวัน/รายเดือน ระบบจะทำเครื่องหมายเป็นการทำงานล่วงเวลาและสะสมเวลาโดยอัตโนมัติ
3. ฐานข้อมูลเปรียบเทียบวันหยุดราชการ: ซิงค์วันหยุดประจำปีของฮ่องกง เพื่อระบุอัตโนมัติว่าพนักงานทำงานในวันหยุดหรือไม่
4. การตรวจสอบขีดจำกัดสูงสุดของชั่วโมงทำงาน: ชั่วโมงทำงานล่วงเวลาต่อเดือนต้องไม่เกิน 72 ชั่วโมง (ตามประกาศความสอดคล้อง Q1 จากสำนักงานแรงงาน)
5. การเก็บบันทึกอิเล็กทรอนิกส์เป็นเวลา 7 ปี: สอดคล้องกับข้อกำหนดการตรวจสอบย้อนกลับตามพระราชบัญญัติความปลอดภัยและสุขภาพในการทำงาน

การตั้งค่าเหล่านี้ไม่เพียงแต่เพิ่มความสอดคล้องตามกฎหมาย แต่ยังเตรียมอินเตอร์เฟซข้อมูลมาตรฐานสำหรับการผสานรวมกับระบบ HR นานาชาติอื่นๆ เช่น Workday หรือ SAP SuccessFactors เพื่อเสริมความสามารถในการตรวจสอบข้ามแพลตฟอร์ม

DingTalk แตกต่างจากระบบ HR อื่นอย่าง Workday และ SAP SuccessFactors อย่างไร

การตั้งค่า DingTalk สำหรับระบบลงเวลาทำงานอัตโนมัติของฝ่ายบุคคล เน้นการผสานรวมการสื่อสารแบบทันทีและการติดตั้งอย่างรวดเร็ว เมื่อเทียบกับ Workday ที่มีการวิเคราะห์บุคลากรเชิงลึก หรือ SAP SuccessFactors ที่ผสานกับ ERP ได้ดีกว่า DingTalk จึงเหมาะกับสถาบันการเงินขนาดกลางที่ต้องการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลอย่างรวดเร็วภายใต้แรงกดดันด้านความสอดคล้อง

จากรายงาน Gartner ปี 2024 เรื่อง «ระบบบริหารบุคคลแบบร่วมมือ» (Collaborative HRIS) DingTalk มีข้อได้เปรียบชัดเจนด้านต้นทุนการติดตั้งและความเร็วในการตอบสนองต่อข้อกำหนดท้องถิ่นเมื่อเทียบกับระบบดั้งเดิม ความแตกต่างหลักไม่ได้อยู่ที่ความสมบูรณ์ของฟังก์ชัน แต่อยู่ที่ความสามารถในการปรับตัว โดยเฉพาะอย่างยิ่งในสถานการณ์ที่อุตสาหกรรมการเงินในฮ่องกงต้องจัดการพร้อมกันทั้งอินเตอร์เฟซภาษาแต้จิ๋ว การอัปเดตกฎหมายแรงงาน และการทำงานร่วมกันระหว่างแผนก

• ต้นทุนการติดตั้ง: ระยะเวลาการดำเนินการเฉลี่ยของ DingTalk คือ 2.1 สัปดาห์ โดยมีค่าใช้จ่ายต่ำกว่า 150,000 ดอลลาร์ฮ่องกง; Workday ใช้เวลาเฉลี่ย 14 สัปดาห์ ในขณะที่ SAP ต้องผูกกับโมดูล ERP และมีค่าใช้จ่ายเริ่มต้นเกินล้านดอลลาร์
• การขยายผ่าน API: DingTalk มี API เปิดกว่า 300 รายการ รองรับการเชื่อมต่อกับระบบตรวจสอบภายในของธนาคารท้องถิ่น; Workday มีจุดแข็งด้าน RESTful API แต่ต้องใช้ตัวกลางภายนอก; ขณะที่ SAP มีลักษณะปิดมากกว่า
• การรองรับหลายภาษา: DingTalk รองรับอินเตอร์เฟซภาษาแต้จิ๋ว และการป้อนข้อมูลด้วยเสียงโดยธรรมชาติ ทำให้ผู้ใช้ยอมรับได้สูงถึง 89%; Workday และ SAP รองรับเพียงแค่ภาษาจีนตัวเต็ม ไม่มีการปรับให้เหมาะสมกับภาษาถิ่น
• ความเร็วในการอัปเดตความสอดคล้องท้องถิ่น: DingTalk ได้ปล่อยแพตช์อัปเดตการจ่ายกองทุนบำเหน็จบำนาญ (MPF) และการคำนวณวันลาประจำปีในไตรมาส 2 ปี 2024 เร็วกว่าการประกาศจากรัฐบาลเฉลี่ย 7.3 วัน; ในขณะที่ระบบต่างชาติเนื่องจากกลไกการซิงค์เวอร์ชันทั่วโลก มักล่าช้าเกินสามสัปดาห์

ความแตกต่างนี้สะท้อนถึงแนวทางเทคโนโลยีที่แตกต่างกันโดยพื้นฐาน: DingTalk ใช้ «การสื่อสารเป็นศูนย์กลาง» ในการเชื่อมโยงกระบวนการลงเวลา ในขณะที่ Workday และ SAP ยังคงออกแบบโครงสร้างบนพื้นฐาน «ข้อมูลเป็นศูนย์กลาง» สำหรับหน่วยงานสนับสนุนทางการเงินที่ต้องปรับตารางกะงานบ่อยและแจ้งพนักงานแนวหน้าแบบทันที การไหลของข้อมูลแบบแรกจึงใกล้เคียงกับจังหวะการทำงานจริงมากกว่า

สาธิตการติดตั้งโมดูลลงเวลาทำงานของ DingTalk ในบริษัทการเงินฮ่องกง

การติดตั้งการตั้งค่า DingTalk สำหรับระบบลงเวลาทำงานอัตโนมัติของฝ่ายบุคคล ต้องดำเนินการสามขั้นตอนหลัก ได้แก่ การวินิจฉัยความต้องการ การวางแผนสิทธิ์การใช้งาน และการทดสอบก่อนใช้งานจริง สำหรับสถาบันการเงินในฮ่องกง ควรเริ่มจากการทำความเข้าใจข้อกำหนดด้านกฎระเบียบ (เช่น บทที่ 11 ของ «เกณฑ์จริยธรรม» โดย HKMA) และความต้องการลงเวลาข้ามเขตเวลา ก่อนจะสร้างกระบวนการทำงานดิจิทัลที่สอดคล้องกัน

• สร้างโครงสร้างแผนก อย่างแม่นยำ และกำหนดบัญชีผู้ดูแล HR และหัวหน้าสาขาตามลำดับชั้น
• ตั้งค่ากลุ่มลงเวลาหลายระดับ (เช่น ตารางกะ 7x24 สำหรับห้องซื้อขาย เทียบกับกะงานสำนักงาน)
• เปิดใช้งานรั้วกั้นทางภูมิศาสตร์ (Geofencing) เพื่อจำกัดการลงเวลาให้อยู่ในพื้นที่ IP หรือ GPS ของอาคารสำนักงานเท่านั้น
• ปิดกั้นการเข้าสู่ระบบจากอุปกรณ์ที่ถูกเจลเบรคหรือโปรแกรมจำลอง และบังคับติดตั้งปลั๊กอินความปลอดภัยของ DingTalk เพื่อให้สอดคล้องกับมาตรฐาน ISO 27001
• ผสานกับระบบเงินเดือนนานาชาติ เช่น Ceridian Dayforce โดยใช้ API เพื่อส่งข้อมูลชั่วโมงทำงานที่ผ่านการตรวจสอบแล้วแบบอัตโนมัติ
• เปิดใช้งานบันทึกการตรวจสอบ (Audit Log) เพื่อเก็บข้อมูลการเปลี่ยนแปลงทั้งหมด ซึ่งตรงตามข้อกำหนดการตรวจสอบย้อนกลับ SFC BC&P 9.13

ในขั้นตอนการทดสอบ แนะนำให้ใช้สภาพแวดล้อมแบบแซนด์บอกซ์ (sandbox) ก่อนรอบตัดยอด 2 สัปดาห์ เพื่อเปรียบเทียบความแตกต่างของข้อมูลชั่วโมงทำงานระหว่าง DingTalk กับระบบ SAP SuccessFactors ปัจจุบัน ตามข้อมูลจากห้องปฏิบัติการ Fintech ภูมิภาคเอเชียแปซิฟิก ไตรมาส 1 ปี 2024 อัตราความคลาดเคลื่อนสามารถควบคุมได้ต่ำกว่า 0.8% โดยสาเหตุหลักคือระบบแปลงเวลาฤดูร้อนอัตโนมัติ และกลไกการอนุมัติการลงเวลาชดเชย

นอกจากการติดตั้งทางเทคนิค ยังต้องมีแผนการสื่อสารภายในองค์กร เช่น การแจกคู่มือการใช้งานสองภาษา การจัดอบรมถ่ายทอดสดในกิจกรรม «สัปดาห์การลงเวลาไร้กระดาษ» เพื่อลดความกังวลของพนักงานต่อวัฒนธรรมการเฝ้าระวัง ตัวอย่างจากธนาคารต่างชาติแห่งหนึ่งแสดงให้เห็นว่า การสื่อสารช่วยเพิ่มการยอมรับระบบได้ถึง 41%

ในอนาคต การผสานรวมโมเดลตรวจจับความผิดปกติด้วย AI เพื่อวิเคราะห์รูปแบบการลงเวลา จะช่วยแจ้งเตือนความเสี่ยงด้านความสอดคล้องที่อาจเกิดขึ้นล่วงหน้า — นี่ไม่ใช่เพียงแค่การทำให้กระบวนการอัตโนมัติ แต่เป็นจุดเริ่มต้นของการบริหารทรัพยากรมนุษย์เชิงรุก

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!