ธุรกิจขนาดย่อมในฮ่องกงใช้โซลูชันการอัตโนมัติด้วย DingTalk ประหยัดเวลาหลายร้อยชั่วโมงต่อเดือน และลดข้อผิดพลาดลง 80%

ฟีเจอร์หลักของโซลูชันอัตโนมัติแบบต้นทุนต่ำของ DingTalk คืออะไร

โซลูชันอัตโนมัติแบบต้นทุนต่ำของ DingTalk เป็นแพลตฟอร์มความร่วมมือสำหรับองค์กรที่ให้บริการโดย DingTalk (DingTalk) ในเครือ Alibaba โดยรวมเอาฟีเจอร์การอัตโนมัติกระบวนการ การอนุมัติอัจฉริยะ เครื่องมือ RPA (Robotic Process Automation) และ API แบบเปิดไว้ด้วยกัน ซึ่งมีทั้งเวอร์ชันฟรีและแบบสมัครใช้งานในระดับพื้นฐาน ออกแบบมาเพื่อธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมที่มีทรัพยากรจำกัด เพื่อให้สามารถเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลได้โดยไม่ต้องลงทุนเริ่มต้น

• ฟอร์มอัจฉริยะ: สร้างฟอร์มแบบไดนามิก เช่น คำขอลาหยุด หรือใบเสนอราคาจัดซื้อจัดจ้าง โดยไม่ต้องเขียนโค้ด และสามารถกระตุ้นกระบวนการทำงานถัดไปได้อัตโนมัติ
• เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ: เชื่อมโยงขั้นตอนการอนุมัติระหว่างแผนกต่าง ๆ ผ่านอินเทอร์เฟซแบบเห็นภาพ ลดระยะเวลาดำเนินการได้มากกว่า 60%
• การซิงค์ข้อมูลข้ามระบบ: ใช้เครื่องมือ RPA ในตัวเพื่อซิงค์ข้อมูลใบแจ้งหนี้และการชำระเงินกับซอฟต์แวร์บัญชีท้องถิ่น เช่น BusyAccounting แบบเรียลไทม์
• แชทบอท: เรียกใช้บริการหุ่นยนต์ HR หรือ IT โดยตรงผ่านการสนทนา เพื่อยกระดับประสิทธิภาพการสนับสนุนภายใน
• การเชื่อมต่อกับแอปภายนอก: เชื่อมต่อกับแพลตฟอร์มยอดนิยม เช่น Shopify และ Google Workspace ผ่าน API แบบเปิด

จากรายงานอย่างเป็นทางการของ DingTalk ปี 2023 ระบุว่า มีบริษัทในฮ่องกงลงทะเบียนใช้งานแล้วกว่า 120,000 แห่ง โดย 78% เป็นธุรกิจขนาดเล็กที่มีพนักงานน้อยกว่า 50 คน เมื่อเทียบกับ Zapier หรือ Microsoft Power Automate ที่ต้องเสียค่าสมัครรายเดือนและไม่มีการรองรับภาษาแต้จิ๋ว DingTalk จึงมีข้อได้เปรียบด้วยฟีเจอร์ ภาษาจีนแบบตัวเต็มและคำสั่งเสียงภาษาแต้จิ๋ว พร้อมทั้งออกแบบการใช้งานคล้าย WeChat ทำให้ลดอุปสรรคในการเรียนรู้ได้อย่างมาก

ประสบการณ์ที่ปรับให้เหมาะกับท้องถิ่นนี้ ทำให้พนักงานที่ไม่มีพื้นฐานด้านเทคนิคสามารถตั้งค่ากระบวนการทำงานอัตโนมัติได้อย่างรวดเร็ว จึงเป็นแนวทางที่เป็นไปได้และขยายผลได้จริง สำหรับการแก้ไขปัญหาการดำเนินงานที่พบบ่อยในธุรกิจขนาดย่อมของฮ่องกง เช่น งานซ้ำซ้อนและระบบข้อมูลที่แยกจากกัน

ธุรกิจขนาดย่อมในฮ่องกงเผชิญปัญหาการดำเนินงานใดบ้างที่สามารถแก้ไขด้วย DingTalk

ปัญหาการดำเนินงานที่พบบ่อยที่สุดสามประการในธุรกิจขนาดย่อมของฮ่องกง ได้แก่ ขาดแคลนแรงงาน, กระบวนการทำงานกระจัดกระจาย และ ต้นทุนการสื่อสารสูง ซึ่งเป็นเป้าหมายหลักที่โซลูชันอัตโนมัติแบบต้นทุนต่ำของ DingTalk ถูกออกแบบมาเพื่อแก้ไข จากการสำรวจปี 2024 โดย Hong Kong Productivity Council พบว่า **63% ของธุรกิจขนาดย่อม** ระบุว่าเวลาที่ใช้ในงานธุรการเกินกว่า 30% ของเวลาทำงานทั้งหมด แสดงให้เห็นว่าจำเป็นต้องเร่งแก้ไขปัญหาคอขวดด้านประสิทธิภาพ

• ธุรกิจร้านค้าปลีกมักมีปัญหาการจัดตารางงานที่ยุ่งเหยิง DingTalk ใช้ ฟอร์มอัตโนมัติ + การซิงค์ปฏิทิน เพื่ออัปเดตการสลับกะงานของพนักงานทันที และแจ้งเตือนหากเกิดการทับซ้อน ลดจำนวนการประชุมประสานงาน
• บริษัทการค้าต่างประเทศมีปัญหาการติดตามเอกสารยาก DingTalk ใช้กระบวนการอนุมัติที่รวมการเซ็นอิเล็กทรอนิกส์และการแจ้งเตือนอัตโนมัติ ทำให้ระยะเวลาการจัดการเอกสารศุลกากรลดลงกว่า 40%
• ธุรกิจร้านอาหารมีปัญหาการจดบันทึกสต๊อกด้วยมือจนเกิดข้อผิดพลาด ฟอร์มที่กำหนดเองบน DingTalk ใช้ การแจ้งเตือนตามเงื่อนไข เพื่อส่งการแจ้งเตือนไปยังผู้จัดการฝ่ายจัดซื้อโดยอัตโนมัติเมื่อวัตถุดิบเหลือต่ำกว่าระดับความปลอดภัย

ยกตัวอย่างร้านชาชานมต่อเนื่องในเกาลูน หลังนำ DingTalk มาใช้ สามารถมาตรฐานกระบวนการสั่งซื้อ จัดตารางงาน และยื่นภาษีได้ ทำให้ผู้บริหารประหยัดเวลาได้ 2.5 ชั่วโมงต่อวัน และอัตราความผิดพลาดลดลงมากกว่า 70% กรณีนี้แสดงให้เห็นว่าการอัตโนมัติไม่จำเป็นต้องอาศัยโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีที่ซับซ้อน ก็สามารถบรรลุการดำเนินงานที่มีประสิทธิภาพสูงได้

การเปลี่ยนจากการทำงานร่วมกันด้วยคน เป็นการทำงานที่ขับเคลื่อนด้วยระบบ เป็นก้าวสำคัญสำหรับธุรกิจขนาดย่อมในการก้าวข้ามขีดจำกัดการเติบโต บทถัดไปจะกล่าวถึงวิธีการออกแบบเทมเพลตเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพและสามารถนำไปใช้ซ้ำได้ เพื่อปลดปล่อยศักยภาพขององค์กรให้มากยิ่งขึ้น

จะออกแบบเทมเพลตเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพได้อย่างไร

“เทมเพลตเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติที่มีประสิทธิภาพ” คือโมดูลกระบวนการมาตรฐานที่ตั้งค่าไว้ล่วงหน้าบน DingTalk สามารถนำกลับมาใช้ซ้ำได้กับงานประจำ เช่น การขอลา การเบิกค่าใช้จ่าย หรือการจัดซื้อ ช่วยลดการตั้งค้าซ้ำและการแทรกแซงของมนุษย์อย่างมาก เทมเพลตเหล่านี้ใช้การออกแบบแบบมีโครงสร้าง เพื่อกำหนดตรรกะทางธุรกิจทั่วไปให้กลายเป็นกระบวนการดิจิทัลที่ดำเนินการได้จริง ทำให้ธุรกิจขนาดย่อมสามารถติดตั้งได้ทันทีโดยไม่ต้องใช้ค่าใช้จ่าย

• ขั้นตอนแรกคือการแยกองค์ประกอบของกระบวนการธุรกิจ เช่น “การลงทะเบียนออกนอกสถานที่ของพนักงาน” สามารถแบ่งออกเป็นสี่ขั้นตอน ได้แก่ การขออนุญาต การอนุมัติของหัวหน้า การบันทึกในระบบ และการสร้างรายงาน
• ขั้นตอนที่สองคือการแมปองค์ประกอบเหล่านี้กับโมดูล Smart Workflow ของ DingTalk โดยใช้อินเทอร์เฟซแบบลากวางเพื่อกำหนดช่องฟอร์มและบทบาทการอนุมัติ
• ขั้นตอนที่สามคือการตั้งค่าเงื่อนไขและตรรกะสาขา เช่น หาก “ออกนอกสถานที่ในช่วงนอกเวลาทำงาน” จะถูกส่งต่ออัตโนมัติไปยังหัวหน้ากะกลางคืน เพื่อให้มั่นใจว่ากระบวนการจะไม่หยุดชะงัก
• ขั้นตอนที่สี่คือการเชื่อมต่อกับระบบภายนอก โดยใช้ Webhook หรือ API Connector เพื่อซิงค์ข้อมูลที่ได้รับการอนุมัติไปยัง Google Calendar หรือซอฟต์แวร์บัญชี เช่น Xero

ตัวอย่างจากกรณีจริง: เมื่อพนักงานส่งคำขอออกนอกสถานที่ผ่าน DingTalk ระบบจะเริ่มกระบวนการทำงานทันที โดยซิงค์เวลาและสถานที่ไปยัง Google Calendar ของทีมโดยอัตโนมัติ หัวหน้างานจะได้รับการแจ้งเตือนผ่านมือถือและสามารถยืนยันได้ด้วยคลิกเดียว ก่อนเลิกงานทุกวัน หุ่นยนต์ DingTalk จะรวบรวมข้อมูลทั้งหมด อัปเดตรายงานการเข้า-ออก และส่งอีเมลไปยังกล่องจดหมายของแผนกบุคคลโดยอัตโนมัติ ทั้งกระบวนการนี้ไม่จำเป็นต้องคัดลอกหรือติดตามด้วยตนเอง

จากข้อมูลของ แพลตฟอร์ม DingTalk บริษัทที่ใช้เทมเพลตเวิร์กโฟลว์มาตรฐาน สามารถลดเวลาการติดตั้งเฉลี่ยได้ 70% ซึ่งเหมาะอย่างยิ่งกับธุรกิจขนาดย่อมในฮ่องกงที่ต้องการตอบสนองต่อปัญหาขาดแคลนแรงงานและกระบวนการทำงานที่ยุ่งเหยิงอย่างรวดเร็ว รูปแบบนี้ยังเป็นพื้นฐานสำหรับการเชื่อมต่อกับระบบเดิมในอนาคต เพื่อส่งเสริมการอัตโนมัติอย่างไร้รอยต่อ

หุ่นยนต์ DingTalk เชื่อมต่อกับระบบเดิมอย่างไรเพื่อบรรลุการอัตโนมัติแบบไร้รอยต่อ

หุ่นยนต์ DingTalk (DingTalk Bot + Open API) สามารถเชื่อมต่อกับระบบดั้งเดิม เช่น Excel ERP หรือ CRM ผ่าน Webhook และภาษาสคริปต์ (เช่น Python) เพื่อให้ข้อมูลซิงค์กันสองทาง เทคโนโลยีหลักคือสถาปัตยกรรมแบบ event-driven ที่อิง HTTP request รองรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลแบบ JSON แบบเรียลไทม์ ทำให้สามารถยกระดับการอัตโนมัติได้โดยไม่ต้องเปลี่ยนโครงสร้างพื้นฐานด้านไอทีเดิม

• กลไกการกระตุ้นด้วย Webhook: เมื่อผู้ใช้ส่งฟอร์มบน DingTalk ระบบจะส่งคำขอ POST ไปยังปลายทางเซิร์ฟเวอร์ที่กำหนด ซึ่งจะกระตุ้นสคริปต์ Python เพื่อดำเนินการตามตรรกะที่ตั้งไว้
• เลเยอร์แปลงข้อมูล: สคริปต์จะวิเคราะห์ข้อมูล JSON แล้วเขียนข้อมูลที่มีโครงสร้างลงในฐานข้อมูล MySQL เพื่อให้ข้อมูลทางธุรกิจถูกบันทึกทันที ป้องกันข้อผิดพลาดจากการกรอกข้อมูลด้วยมือ
• การรวมการแจ้งเตือนย้อนกลับ: ตรวจสอบเหตุการณ์การเปลี่ยนแปลงบัญชีผ่าน API ของ Kingdee Cloud·Galaxy และส่งสรุปการอัปเดตไปยังกลุ่มแผนกที่เกี่ยวข้องผ่านหุ่นยนต์ DingTalk เพื่อให้สถานะข้ามระบบซิงค์กันอย่างต่อเนื่อง

จากเอกสารขาว “การเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลสำหรับองค์กร 2024” โดย Alibaba Cloud ระบุว่า รูปแบบการเชื่อมต่อนี้ได้นำไปใช้ในภาคการผลิตของฮ่องกงแล้วกว่า 400 กรณี โดยมีค่าความล่าช้าในการส่งข้อมูลเฉลี่ยต่ำกว่า 1.2 วินาที ซึ่งพิสูจน์ความเสถียรภายใต้สภาวะการใช้งานสูง จึงเหมาะอย่างยิ่งกับธุรกิจขนาดย่อมที่มีทรัพยากรด้านไอทีจำกัด เพราะสามารถบรรลุการทำงานร่วมกันของระบบโดยไม่ต้องลงทุนเพิ่มในฮาร์ดแวร์

เมื่อเทียบกับโซลูชัน RPA แบบดั้งเดิม หุ่นยนต์ DingTalk มีการออกแบบที่เบาบาง ทำให้ลดภาระในการบำรุงรักษาระดับสูง และสามารถผสานเข้ากับเทมเพลตเวิร์กโฟลว์เดิมได้อย่างไร้รอยต่อ ในขั้นตอนถัดไปเมื่อประเมินผลของการอัตโนมัติ องค์กรควรเน้นตัวชี้วัดสำคัญ เช่น อัตราการลดระยะเวลากระบวนการ และจำนวนครั้งที่ต้องใช้มนุษย์เข้าแทรกแซง เพื่อวัดผลตอบแทนจากการเปลี่ยนแปลง

ตัวชี้วัดผลลัพธ์หลัก (KPI) ที่ใช้ประเมินประสิทธิภาพของการอัตโนมัติคืออะไรบ้าง

ตัวชี้วัดผลลัพธ์หลัก (KPIs) ที่ใช้ประเมินประสิทธิภาพของระบบอัตโนมัติบน DingTalk เป็นเครื่องมือสำคัญในการวัดผลการปรับปรุงกระบวนการ ซึ่งรวมถึง อัตราการลดระยะเวลากระบวนการ, อัตราการลดจำนวนครั้งที่ต้องใช้มนุษย์เข้าแทรกแซง, เปอร์เซ็นต์การปรับปรุงอัตราความผิดพลาด และ อัตราผลตอบแทนจากการลงทุน (ROI) ซึ่งใช้ประเมินประโยชน์ที่ได้จากการอัตโนมัติอย่างเป็นรูปธรรม

ตามกรอบการประเมินการอัตโนมัติสำหรับธุรกิจขนาดย่อมที่ Digital Harbour ฮ่องกงเผยแพร่ในปี 2024 แนะนำให้ใช้ตัวชี้วัดมาตรฐาน 5 ประการในการติดตาม:

• เวลาดำเนินการต่อหนึ่งงาน (วินาที): วัดความแตกต่างของความเร็วในการทำงานก่อนและหลังการอัตโนมัติ
• จำนวนชั่วโมงที่ประหยัดต่อเดือนจากการลดงานซ้ำซ้อน: คำนวณจำนวนชั่วโมงที่พนักงานได้รับคืนจากการทำงานที่ถูกอัตโนมัติ
• อัตราการสำเร็จของกระบวนการ: สะท้อนความสามารถของกระบวนการอัตโนมัติในการทำงานอย่างต่อเนื่องและเสถียร
• ความพึงพอใจของผู้ใช้งาน (NPS): เก็บความคิดเห็นจากผู้ใช้ภายในเกี่ยวกับประสบการณ์การใช้งานกระบวนการใหม่
• ความเสถียรของระบบ (uptime %): ตรวจสอบความน่าเชื่อถือของหุ่นยนต์ DingTalk ในการทำงานต่อเนื่อง

ข้อมูลจริงแสดงให้เห็นว่า บริษัทโลจิสติกส์แห่งหนึ่งในก๊วนถง หลังนำระบบอัตโนมัติของ DingTalk มาใช้ เวลาการจัดการเอกสารศุลกากรลดลงจาก 45 นาที เหลือ 9 นาที และอัตราความผิดพลาดลดลง 82% ซึ่งยืนยันความแม่นยำและความไวต่อการเปลี่ยนแปลงของ KPI เหล่านี้ ข้อมูลเหล่านี้ไม่เพียงสะท้อนการเพิ่มประสิทธิภาพ แต่ยังเป็นพื้นฐานสำหรับการคำนวณ ROI อีกด้วย

องค์กรสามารถใช้ “แดชบอร์ดวิเคราะห์กระบวนการ” ที่มีอยู่ในตัวของ DingTalk เพื่อติดตามตัวชี้วัดต่าง ๆ แบบเรียลไทม์ ตั้งค่าการแจ้งเตือนอัตโนมัติ และรับรายงานรายสัปดาห์ ทำให้สามารถปรับปรุงกระบวนการทำงานอย่างต่อเนื่องโดยอาศัยข้อมูลเป็นหลัก ฟีเจอร์นี้ไม่ต้องการการพัฒนาเพิ่มเติม จึงเหมาะกับธุรกิจขนาดย่อมที่ไม่มีความรู้ด้านเทคนิคในการติดตั้งอย่างรวดเร็ว

ในอนาคต เมื่อเทคโนโลยี AI Agent ถูกรวมเข้ากับระบบนิเวศของ DingTalk การติดตาม KPI จะพัฒนาจากระบบตรวจสอบแบบ被动 เป็นการปรับแต่งเชิงคาดการณ์ โดยเสนอแนะแนวทางการปรับโครงสร้างกระบวนการโดยอัตโนมัติ ผลักดันให้ธุรกิจขนาดย่อมของฮ่องกงก้าวสู่ยุคของการดำเนินงานอัตโนมัติอย่างเต็มรูปแบบ

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!