ทดสอบการใช้งานเว็บไซต์ DingTalk ในฮ่องกง โซลูชันการทำงานระยะไกลที่บริษัทขนาดกลางและขนาดย่อม 67% เลือกใช้เพื่อความสอดคล้องตามข้อกำหนด

ดิงทอล์ค เวอร์ชันเว็บไซต์สำหรับฮ่องกงคืออะไร และมีฟังก์ชันหลักใดบ้าง

ดิงทอล์ค (DingTalk) เวอร์ชันเว็บไซต์สำหรับฮ่องกงเป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันผ่านเบราว์เซอร์ ซึ่งพัฒนาโดยบริษัทดิงทอล์คภายใต้ Alibaba โดยไม่จำเป็นต้องดาวน์โหลดแอปพลิเคชัน เหมาะสำหรับสภาพแวดล้อมทางธุรกิจของฮ่องกงที่เน้นความรวดเร็วและมีจังหวะงานหนาแน่น รองรับการสื่อสารแบบเรียลไทม์ การลงเวลาทำงานจากระยะไกล และการทำงานร่วมกันข้ามแผนก

• การแจ้งเตือนข้อความ：รองรับการติดตามสถานะ “อ่านแล้ว” หรือ “ยังไม่อ่าน” รวมถึงการแจ้งเตือนด่วน สอดคล้องกับความคาดหวังในโลกการทำงานของฮ่องกงที่ต้องการความรวดเร็วในการตอบกลับ ลดความล่าช้าจากการใช้อีเมล
• การทำงานร่วมกันในกลุ่ม：สามารถสร้างกลุ่มเฉพาะโครงการและผสานรวมปฏิทินได้ เพื่อแก้ปัญหาการสื่อสารที่ยุ่งเหยิงจากการดำเนินงานหลายอย่างพร้อมกันในทีม
• การแชร์ไฟล์ผ่านคลาวด์：ระบบซิงค์ไฟล์อัตโนมัติและมีการกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงอย่างชัดเจน เหมาะกับอุตสาหกรรมที่ต้องการความปลอดภัยของข้อมูลและความสอดคล้องตามกฎระเบียบ เช่น ภาคการเงินและกฎหมาย
• แบบฟอร์มอัจฉริยะ：ใช้สำหรับการรายงานสุขภาพหรือลงทะเบียนกะทำงานหลังยุคโควิด-19 โดยการเก็บข้อมูลอัตโนมัติช่วยเพิ่มประสิทธิภาพให้ทีมทรัพยากรบุคคล
• การอนุมัติงานแบบ OA：กระบวนการทำงานเช่น การลาหรือขอเบิกเงินกลายเป็นระบบดิจิทัล ช่วยลดระยะเวลาการอนุมัติเอกสารแบบกระดาษแบบดั้งเดิม เหมาะอย่างยิ่งสำหรับองค์กรฮ่องกงที่มีโครงสร้างการบริหารหลายชั้น

จากรายงานของ Statista ปี 2024 พบว่า 67% ของธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมในฮ่องกง ใช้เครื่องมือการทำงานร่วมกันแบบ SaaS แสดงให้เห็นว่าการเปลี่ยนผ่านสู่ระบบดิจิทัลกลายเป็นบรรทัดฐาน ดิงทอล์คเวอร์ชันเว็บไซต์มีฟังก์ชันที่ล้ำลึกกว่า WeCom (WeChat Work) ซึ่งเน้นการผสานกับระบบนิเวศ WeChat เป็นหลัก โดยเฉพาะในด้านกระบวนการทำงานอัตโนมัติ ส่วนเมื่อเทียบกับ Slack ดิงทอล์คมีโมดูล OA และการลงเวลาทำงานที่ครอบคลุมและปรับให้เหมาะกับความต้องการจริงขององค์กรในฮ่องกงมากกว่า

การตั้งค่าบัญชีดิงทอล์คเวอร์ชันเว็บไซต์และโครงสร้างองค์กรสำหรับผู้ใช้ในฮ่องกง

การตั้งค่าบัญชีดิงทอล์คเวอร์ชันเว็บไซต์ ต้องไปที่ dingtalk.com และเลือกภาษาจีนตัวย่อ จากนั้นเข้าสู่กระบวนการสมัครที่ออกแบบมาเพื่อองค์กรโดยเฉพาะ ผู้ใช้ในฮ่องกงควรใช้อีเมลบริษัทท้องถิ่น (เช่น @company.hk) ระบบจะนำผู้ใช้ไปยังโหนดเซิร์ฟเวอร์ในสิงคโปร์โดยอัตโนมัติ ซึ่งสอดคล้องกับข้อกำหนด PDPO เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล

1. ไปที่ dingtalk.com กด “สมัคร” แล้วเลือกประเภท “องค์กร/สถาบัน” ใส่ชื่อบริษัทเต็มและหมายเลขโทรศัพท์ติดต่อในฮ่องกง
2. ใช้อีเมลบริษัทเปิดใช้งานบัญชี ระบบจะส่งรหัสยืนยันไปยังอีเมลดังกล่าว เมื่อยืนยันแล้ว ตั้งรหัสผ่านสำหรับผู้ดูแลหลัก
3. เปิดใช้งาน การตรวจสอบสองชั้น (2FA) ในส่วน “ศูนย์ความปลอดภัย” รองรับการใช้ Google Authenticator สร้างรหัสผ่านแบบไดนามิกเพื่อเพิ่มความปลอดภัยในการเข้าสู่ระบบ
4. ในหน้า “การรับรององค์กร” ให้ส่งเลขทะเบียนพาณิชย์หรือโดเมนอีเมลที่ได้รับการรับรองจากหน่วยงานวิชาชีพ (เช่น @hkicpa.org.hk) เพื่อเร่งกระบวนการตรวจสอบ
5. ใช้ฟังก์ชัน “การจัดการโครงสร้างองค์กร” อัปโหลดรายชื่ออีเมลพนักงานในรูปแบบ CSV แบบกลุ่ม ระบบจะสร้างแผนกและตำแหน่งงานโดยอัตโนมัติ

กรณีศึกษาจริงพบว่า บริษัทบัญชีขนาดกลางแห่งหนึ่งในจิมซาจุ่ย สามารถติดตั้งระบบได้ภายใน 48 ชั่วโมงโดยใช้ โดเมนอีเมลที่ได้รับการรับรองจาก HKICPA พนักงานไม่จำเป็นต้องติดตั้งแอปพลิเคชันเพิ่มเติม และสามารถใช้เวอร์ชันเว็บไซต์เพื่อบันทึกลงเวลาทำงานและร่วมกันทำงานกับไฟล์ องค์กรบริการวิชาชีพประเภทนี้ได้รับประโยชน์อย่างมากจากการเชื่อมโยงดิงทอล์คกับกรอบการกำกับดูแลท้องถิ่น

เมื่อเทียบกับเวอร์ชันจีนแผ่นดินใหญ่ที่ใช้เซิร์ฟเวอร์ในหางโจวเป็นค่าเริ่มต้น บัญชีองค์กรในฮ่องกงจะจัดเก็บข้อมูลในโหนดสิงคโปร์โดยอัตโนมัติ เพื่อให้สอดคล้องกับ PDPO ซึ่งกำหนดข้อจำกัดเกี่ยวกับการถ่ายโอนข้อมูลข้ามพรมแดน ขณะที่ในไต้หวันต้องผูกกับซิมการ์ดโทรศัพท์มือถือเพื่อยืนยันตัวตน แต่ในฮ่องกงไม่มีข้อกำหนดดังกล่าว โดยจะเน้นการควบคุมโดเมนอีเมลขององค์กรแทน สะท้อนถึงความไว้วางใจที่สูงขึ้นต่อการบริหารองค์กร

ดิงทอล์คเวอร์ชันเว็บไซต์ผสานกับซอฟต์แวร์สำนักงานท้องถิ่นที่นิยมในฮ่องกงอย่างไร

ดิงทอล์คเวอร์ชันเว็บไซต์สามารถผสานรวมอย่างราบรื่นกับ Google Workspace, Microsoft 365 และซอฟต์แวร์บัญชี MYOB ซึ่งเป็นเครื่องมือที่บริษัทในฮ่องกงใช้อย่างแพร่หลาย ผ่าน API และ ตลาดแอปพลิเคชันในตัว ช่วยลดต้นทุนการเปลี่ยนแปลงระบบและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานร่วมกันระหว่างแพลตฟอร์ม

• ซิงค์เหตุการณ์จากปฏิทิน Gmail ไปยังปฏิทินส่วนตัวในดิงทอล์คอัตโนมัติ ทำให้กำหนดการประชุมอัปเดตทันที ป้องกันความล่าช้าจากการชนกันของเวลานัดหมาย
• ฝังไฟล์ Excel จาก OneDrive หรือ SharePoint ไปยังกลุ่มงานในดิงทอล์คได้โดยตรง สมาชิกในทีมสามารถร่วมกันแก้ไขและติดตามความคืบหน้าโดยไม่ต้องออกจากอินเทอร์เฟซ
• เมื่อเชื่อมต่อกับระบบ MYOB Payroll แล้ว พนักงานที่ยื่นคำขอลา ระบบจะคำนวณยอดเงินที่ต้องหักจากเงินเดือนโดยอัตโนมัติตามประวัติการลงเวลาทำงาน ลดภาระงานตรวจสอบด้วยตนเองของฝ่ายบุคคล

จาก รายงานอย่างเป็นทางการของ DingTalk ปี 2023 ผู้ใช้ในฮ่องกงเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันภายนอกเฉลี่ย 3.2 รายการ สูงกว่าค่าเฉลี่ยในเอเชียตะวันออกเฉียงใต้ที่2.7 รายการ สะท้อนถึงความต้องการอย่างสูงในการผสานระบบดิจิทัลอย่างลึกซึ้ง โดยเฉพาะในอุตสาหกรรมการเงิน การค้า และบริการวิชาชีพ

แนะนำให้ผู้ดูแลระบบไอทีใช้กลไก Webhook เพื่อตรวจสอบสถานะการถ่ายโอนข้อมูลระหว่างระบบ หากเกิดความล้มเหลวในการซิงค์หรือสิทธิ์การเข้าถึงผิดปกติ ระบบจะแจ้งเตือนทันทีเพื่อให้สามารถตรวจสอบและแก้ไขได้ กลไกนี้ช่วยรักษาระบบให้มั่นคงและเชื่อถือได้ สนับสนุนความสม่ำเสมอของข้อมูล และวางรากฐานที่มั่นคงสำหรับการใช้ฟังก์ชันการลงเวลาทำงานและการอนุมัติในดิงทอล์ค

ฟังก์ชันการลงเวลาทำงานและการอนุมัติในดิงทอล์คสอดคล้องกับกฎหมายแรงงานของฮ่องกงหรือไม่

โมดูลการลงเวลาทำงานและการอนุมัติในดิงทอล์คเวอร์ชันเว็บไซต์ได้รับการออกแบบให้สอดคล้องกับข้อกำหนดพื้นฐานของกฎหมาย “พระราชบัญญัติการจ้างงาน” ของฮ่องกง แต่ต้องตั้งค่ากฎให้สอดคล้องด้วยตนเอง ระบบรองรับการทำงานแบบชั่วโมงยืดหยุ่น ชั่วโมงมาตรฐาน และการบันทึกชั่วโมงล่วงเวลา อย่างไรก็ตาม นายจ้างต้องตั้งค่าตามสัญญาจ้างงานจริงเพื่อให้บันทึกอิเล็กทรอนิกส์มีผลทางกฎหมาย

เพื่อให้สอดคล้องกับข้อกำหนดของกรมแรงงานเกี่ยวกับการจัดการชั่วโมงทำงาน องค์กรควรตั้งค่าในระบบดิงทอล์คว่า 8 ชั่วโมงต่อวัน และสูงสุด 44 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ระบบสามารถตรวจจับเวลาลงเวลาทำงานที่ผิดปกติและระบุชั่วโมงล่วเวลา (OT) โดยอัตโนมัติ พร้อมแจ้งเตือนผู้ดูแลเพื่อตรวจสอบ ฟังก์ชันนี้ต้องใช้ร่วมกับ “ระบบกะทำงาน” และ “กระบวนการอนุมัติ” เพื่อป้องกันข้อผิดพลาดจากมนุษย์

เมื่อต้องสร้าง บันทึก OT บังคับ (Mandatory OT Record) ควรเปิดใช้งาน “โซ่การอนุมัติการทำงานล่วงเวลา” เพื่อให้มั่นใจว่าทุกครั้งที่ทำงานล่วงเวลา มีการแจ้งจากพนักงานและได้รับการอนุมัติจากหัวหน้า บันทึกทั้งหมดสามารถส่งออกเป็นรูปแบบ PDF หรือ Excel สำหรับการตรวจสอบภายในหรือเพื่อตอบสนองต่อการตรวจสอบจากกรมแรงงาน ตามแนวทางปฏิบัติด้านความสอดคล้องทางดิจิทัลปี 2024 จากกรมแรงงาน บันทึกการลงเวลาทำงานแบบอิเล็กทรอนิกส์ที่มีการระบุเวลาอย่างชัดเจน ไม่สามารถแก้ไขได้ และมีการยืนยันตัวตนครบถ้วน ถือว่าเป็นหลักฐานที่ยอมรับได้

องค์กรต้องเก็บข้อมูลต้นฉบับของการลงเวลาทำงานอย่างน้อย 12 เดือน รวมถึงตำแหน่ง GPS (ถ้าใช้), ID อุปกรณ์ และบันทึกการแก้ไข บริษัทโลจิสติกส์แห่งหนึ่งในเกาตงถูกตัดสินว่าละเมิดมาตรา 32 ของ “พระราชบัญญัติการจ้างงาน” ในปี 2023 เนื่องจากปิดการสำรองข้อมูลเซิร์ฟเวอร์เกิน 6 เดือน และถูกปรับ 15,000 ดอลลาร์ฮ่องกง กรณีนี้ชี้ให้เห็นถึงความสำคัญของกลไกการจัดเก็บข้อมูลอัตโนมัติ

มาตรการด้านความปลอดภัยและข้อมูลส่วนบุคคลของดิงทอล์คเวอร์ชันเว็บไซต์เพียงพอต่อข้อกำหนดทางกฎหมายของฮ่องกงหรือไม่

ดิงทอล์คเวอร์ชันเว็บไซต์ใช้การเข้ารหัส AES-256 และโครงสร้างที่ได้รับการรับรอง ISO/IEC 27001 รองรับการปฏิบัติตาม GDPR และ PDPO ของฮ่องกง มีพื้นฐานด้านความปลอดภัยที่เพียงพอต่อข้อกำหนดทางกฎหมายด้านความเป็นส่วนตัว มีการควบคุมกระบวนการอย่างครบถ้วนทั้งในด้านเทคนิคและการจัดการ จึงเหมาะสำหรับองค์กรที่ต้องจัดการข้อมูลพนักงานและการลงเวลาทำงาน

ในระดับการส่งข้อมูล ดิงทอล์คใช้โปรโตคอล TLS 1.3 อย่างครอบคลุมเพื่อรักษาความปลอดภัยในการสื่อสาร ป้องกันการโจมตีแบบ man-in-the-middle และการดักข้อมูล ซึ่งเป็นมาตรฐานการเข้ารหัสที่สูงที่สุดในอุตสาหกรรม ทำให้ข้อความแบบเรียลไทม์ ไฟล์ที่อัปโหลด และบันทึกการอนุมัติยังคงมีความลับและความสมบูรณ์ตลอดการส่งผ่าน

ระบบมี การควบคุมสิทธิ์ตามบทบาท (RBAC) อย่างละเอียด ให้ผู้ดูแลสามารถกำหนดสิทธิ์การเข้าถึงข้อมูลตามตำแหน่งหรือแผนกได้ เช่น ทีมทรัพยากรบุคคลสามารถตั้งค่าให้มีเฉพาะผู้จัดการบางรายเท่านั้นที่สามารถดูข้อมูลพนักงานพาร์ทไทม์ได้ ลดความเสี่ยงจากการเข้าถึงข้อมูลโดยไม่ได้รับอนุญาต ซึ่งสอดคล้องกับหลักการ “การจำกัดวัตถุประสงค์” และ “การลดข้อมูลให้น้อยที่สุด” ตาม PDPO

เพื่อตอบสนองต้องการเก็บข้อมูลภายในประเทศ ดิงทอล์คมีตัวเลือกตำแหน่งเซิร์ฟเวอร์ เช่น โหนดใน สิงคโปร์หรือญี่ปุ่น ทำให้องค์กรในฮ่องกงสามารถหลีกเลี่ยงปัญหาความสอดคล้องด้านการถ่ายโอนข้อมูลข้ามพรมแดน ความสามารถในการกำหนดค่านี้ช่วยตอบสนองต่อความกังวลของสำนักงานผู้ตรวจการคุ้มครองข้อมูลเกี่ยวกับ “การประมวลผลข้อมูลนอกประเทศ”

จากผลการประเมินด้านความปลอดภัยไซเบอร์โดยบุคคลที่สามที่เผยแพร่โดย Cyberport ปี 2024 พบว่า ดิงทอล์คมีค่าเฉลี่ยในการแก้ไขช่องโหว่เพียง 4.2 วัน เร็วกว่าค่าเฉลี่ยของอุตสาหกรรมที่ 7 วัน แสดงให้เห็นถึงกลไกการตอบสนองต่อภัยคุกคามที่มีประสิทธิภาพ อย่างไรก็ตาม มาตรการทางเทคนิคไม่สามารถแทนที่ความรับผิดชอบในการจัดการได้ทั้งหมด

แนะนำให้ผู้ดูแลองค์กรดำเนินการ การประเมินผลกระทบต่อความเป็นส่วนตัว (PIA) ทุกไตรมาส โดยเฉพาะเมื่อมีการนำฟังก์ชันใหม่มาใช้หรือจัดการข้อมูลพนักงานนอกเวลาเต็ม ผ่านการตรวจสอบกระบวนการจัดการข้อมูลและสิทธิ์การเข้าถึงอย่างสม่ำเสมอ จะสามารถระบุช่องโหว่ด้านความสอดคล้องได้ล่วงหน้า และเสริมสร้างโครงสร้างการกำกับดูแลองค์กรโดยรวม

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!