ดิงติงทดสอบจริง: ลดขั้นตอนการอนุมัติในองค์กรจาก 3 วัน เหลือเพียง 1 วัน ประหยัดชั่วโมงทำงานปีละ 5,000 ชั่วโมง

เหตุใดการสื่อสารแบบดั้งเดิมถึงขัดขวางการเติบโตขององค์กร

ใช้เวลา 16 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ไปกับการตามอีเมลและการประชุมเพื่อยืนยันสถานะ — นี่ไม่ใช่กรณีพิเศษ แต่เป็นความจริงของแรงงานด้านปัญญาจำนวนมาก งานวิจัยจาก Microsoft ปี 2024 ระบุว่า พนักงานทั่วโลกใช้เวลาทำงานถึง 31% ไปกับภารกิจการสื่อสารต่างๆ ส่งผลให้การตัดสินใจล่าช้าและเกิดช่องว่างของข้อมูล ทำให้ประสิทธิภาพโดยรวมขององค์กรลดลงถึง 17%

เมื่อโครงการติดอยู่ที่ "รอคำตอบ" หรือ "รอหารือในประชุม" ความคิดสร้างสรรค์ก็ถูกสูญเปล่าไปในการรอคอย ยิ่งร้ายกว่านั้น การประสานงานระหว่างทีมที่อยู่คนละโซนเวลาอาจใช้เวลานานถึงสองวันเพียงเพื่อนัดประชุมหนึ่งครั้ง ทำให้การตัดสินใจตามตลาดไม่ทัน การล่าช้านี้ไม่ใช่แค่ปัญหาด้านกระบวนการทำงานเท่านั้น แต่มันกัดกร่อนความไว้วางใจจากลูกค้าและความได้เปรียบในการแข่งขันโดยตรง

การผสานการสื่อสารแบบเรียลไทม์เข้ากับการจัดการงาน หมายความว่าทีมจะไม่ต้องพึ่งพาอีเมลกระจัดกระจายและการประชุมซ้ำซากอีกต่อไป เพราะทุกการสื่อสารและการดำเนินการถูกรวบรวมไว้ในแพลตฟอร์มเดียว ลดความเสี่ยงของการสูญหายของข้อมูลได้มากกว่า 90% นี่คือจุดประสงค์หลักของ DingTalk: คืนเวลาให้กับการสร้างสรรค์ แทนที่จะเสียไปกับการบริหารจัดการการสื่อสาร

สำหรับผู้บริหาร ความโปร่งใสของข้อมูลทำให้การติดตามความคืบหน้าไม่จำเป็นต้อง "ไล่ตามด้วยตนเอง" อีกต่อไป ส่วนผู้ปฏิบัติงาน ก็จะได้รับบทบาทหน้าที่ที่ชัดเจน หลีกเลี่ยงการทำงานซ้ำซ้อนและความเข้าใจผิด ความก้าวหน้าด้านประสิทธิภาพในขั้นต่อไป มาจากการนำเทคโนโลยีมาทำให้รูปแบบการทำงานร่วมนี้สามารถทำงานอัตโนมัติและขยายผลได้อย่างมีประสิทธิภาพ

DingTalk คืออะไร และข้อได้เปรียบทางเทคโนโลยีหลักคืออะไร

DingTalk ไม่ใช่แค่เครื่องมือแชทอีกตัวหนึ่ง แต่เป็นแพลตฟอร์มการทำงานร่วมกันอัจฉริยะแบบครบวงจร ที่รวมระบบสื่อสารทันที ระบบ OA การจัดเก็บข้อมูลบนคลาวด์ และเครื่องมือพัฒนาแอปพลิเคชันแบบโลว์โค้ด (Low-code) เอาไว้ด้วยกัน ทำให้เปลี่ยนจากการ "ตอบสนองแบบ被动" เป็น "ดำเนินการอย่างกระตือรือร้น"

กลไกการแจ้งเตือน Ding (รองรับการโทร ข้อความ SMS และการแจ้งเตือนภายในแอปพลิเคชันแบบเข้มข้น) ทำให้คำสั่งสำคัญสามารถเข้าถึงผู้รับได้ 100% เพราะระบบมีฟีเจอร์ ติดตามสถานะอ่านแล้ว/ยังไม่ได้อ่าน ทำให้ผู้บริหารรับรู้ได้ว่าข้อความถูกส่งถึงหรือยัง ตัวอย่างเช่น เมื่อหัวหน้าฝ่ายค้าปลีกปรับกลยุทธ์โปรโมชัน ในอดีตต้องใช้เวลา 8 ชั่วโมงเพื่อยืนยันว่าทุกคนรับรู้ ปัจจุบันใช้เพียง 30 นาทีก็เสร็จสมบูรณ์ โดยไม่มีข้อผิดพลาดเลย — ซึ่งหมายความว่าความเร็วในการดำเนินการตามคำตัดสินใจเพิ่มขึ้นถึง 16 เท่า

การผสานรวมกับระบบนิเวศ Alibaba Cloud อย่างไร้รอยต่อ หมายความว่าข้อมูลขององค์กรไม่เพียงแค่จัดเก็บอย่างปลอดภัย แต่ยังสามารถขับเคลื่อนกระบวนการทำงานให้อัตโนมัติได้ เพราะการสร้างรายงาน การเชื่อมต่อกับระบบ ERP และงานซับซ้อนอื่น ๆ สามารถสร้างขึ้นได้อย่างรวดเร็วด้วย แพลตฟอร์มโลว์โค้ด YiDa ตามรายงานด้านความยืดหยุ่นทางดิจิทัลในเอเชียแปซิฟิกปี 2024 ภาระงานด้าน IT ลดลง 40% ทำให้ธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อมสามารถเข้าถึงขีดความสามารถทางเทคโนโลยีระดับองค์กรใหญ่ได้

วงจรปิดแบบ "การสื่อสารที่เชื่อถือได้ → การดำเนินการอัตโนมัติ" นี้ ทำให้องค์กรก้าวข้ามการแก้ไขปัญหาการสื่อสาร ไปสู่การป้องกันช่องโหว่ด้านการบริหารจัดการ ต่อไปเราจะมาดูกันว่า มันถูกนำไปประยุกต์ใช้ในกระบวนการประจำวันของอุตสาหกรรมต่างๆ อย่างไร

DingTalk ทำให้เกิดการอัตโนมัติของกระบวนการทำงานข้ามอุตสาหกรรมได้อย่างไร

เมื่อการจัดตารางงานและการแจ้งยอดสต๊อกยังต้องอาศัยการรวบรวมด้วยมือ องค์กรไม่เพียงเสียค่าใช้จ่ายด้านเวลาเท่านั้น แต่ยังสูญเสียรายได้จากความคลาดเคลื่อนของข้อมูลอีกด้วย DingTalk มี เอนจินเวิร์กโฟลว์ + แพลตฟอร์มโลว์โค้ด YiDa ในตัว ทำให้บุคลากรที่ไม่ใช่สายเทคนิค เช่น HR หรือผู้จัดการร้านค้า สามารถสร้างแอปพลิเคชันอัตโนมัติเองได้ เพราะอินเตอร์เฟซแบบลาก-วางไม่จำเป็นต้องมีความรู้ด้านการเขียนโปรแกรมก็ออกแบบฟอร์มและกฎต่างๆ ได้

ตัวอย่างแบรนด์ค้าปลีกแบบแฟรนไชส์ การกรอกความต้องการผ่านมือถือ → ระบบอนุมัติอัตโนมัติ → ซิงค์กับระบบคลังสินค้า ทั้งกระบวนการที่เคยใช้เวลา 3 วัน ตอนนี้ลดเหลือภายใน 2 ชั่วโมง หมายความว่าต้นทุนผิดพลาดจากแรงงานลดลง 40% และสำนักงานใหญ่สามารถจัดสรรทรัพยากรได้ทันในวันที่จัดโปรโมชันกะทันหัน — สำหรับธุรกิจของคุณ นี่หมายถึงความเร็วในการตอบสนองที่เหนือกว่าคู่แข่ง

การแจ้งเตือนการเติมสินค้าอัตโนมัติ + การสร้างตารางกะงานอัจฉริยะ ทำให้หัวหน้าภาคสนามสามารถตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงยอดขายได้ทันที เพราะระบบสามารถคำนวณแนวทางที่ดีที่สุดโดยอัตโนมัติตามระดับสต๊อกหรือช่วงเวลาที่พนักงานว่าง ตามการสำรวจการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลในภูมิภาคเอเชียแปซิฟิกปี 2024 องค์กรที่ใช้ระบบอัตโนมัติประเภทนี้ มีประสิทธิภาพของกระบวนการทำงานข้ามแผนกเพิ่มขึ้นเฉลี่ย 68%

นี่ไม่ใช่แค่การอัปเกรดเทคโนโลยี แต่เป็นการกระจายอำนาจการตัดสินใจไปยังบุคคลที่อยู่ใกล้สนามจริงที่สุด ต่อไป ประสิทธิภาพที่เพิ่มขึ้นเหล่านี้จะแปลงเป็นประโยชน์ทางการเงินที่วัดได้อย่างไร? ตัวอย่างจริงจะเป็นคำตอบ

กรณีศึกษาจากลูกค้าจริงให้ผลลัพธ์ที่วัดได้อะไรบ้าง

บริษัทผู้ผลิตแห่งหนึ่งสามารถลดระยะเวลาการอนุมัติจาก 3 วัน เหลือต่ำกว่า 1 วัน ทำให้ทุกเดือนปลดปล่อยแรงงานฝ่ายบริหารได้มากกว่า 400 ชั่วโมง — หมายความว่าประหยัดได้เกือบ 5,000 ชั่วโมงต่อปี เทียบเท่ากับเพิ่มกำลังการผลิตของพนักงานบริหารเต็มเวลา 1.5 คน เวลาที่ได้คืนมานี้ถูกนำไปใช้ใหม่ในการปรับปรุงสายการผลิตและการประเมินความเสี่ยงด้านซัพพลายเชน ผลักดันการเปลี่ยนบทบาทจาก "จัดการงาน" ไปสู่ "สร้างมูลค่า"

ระบบอนุมัติอัจฉริยะแบบอัตโนมัติ ทำให้งานธุรการที่ซ้ำซากลดลงมากกว่า 70% เพราะการเซ็นเอกสารแบบกระดาษและการส่งอีเมลกลับไปกลับมา ถูกแทนที่ด้วยกระบวนการทำงานแบบดิจิทัล ผู้จัดการฝ่ายปฏิบัติการระดับภูมิภาคจึงมีเวลาเพิ่มขึ้น 10 ชั่วโมงต่อสัปดาห์เพื่อเน้นการวางแผนเชิงกลยุทธ์ นี่คือผลตอบแทนทางธุรกิจหลักของการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัล: การคืนพื้นที่ความคิดเชิงกลยุทธ์ให้กับบุคลากรระดับสูง

สถาบันการศึกษาแห่งหนึ่งหลังจากนำ DingTalk มาใช้ ผ่าน กลุ่มบ้าน-โรงเรียน + กลไกติดตามสถานะอ่านแล้ว/ยังไม่ได้อ่าน ทำให้แน่ใจว่าการแจ้งข่าวถึงผู้ปกครองไม่มีการตกหล่น ร้อยละการร้องเรียนลดลง 40% นี่ไม่ใช่เพียงแค่การปรับปรุงการสื่อสาร แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงคุณภาพประสบการณ์การบริการ — สำหรับโรงเรียน หมายถึงความเสี่ยงด้านชื่อเสียงลดลง และอัตราการต่ออายุบริการเพิ่มขึ้น

กรณีศึกษาเหล่านี้แสดงให้เห็นว่า คุณค่าของเทคโนโลยีไม่ได้อยู่ที่ฟีเจอร์เอง แต่อยู่ที่มันเปลี่ยนพฤติกรรมองค์กรและรูปแบบการโต้ตอบกับลูกค้าอย่างไร เมื่อต้นทุนการทำงานร่วมกันลดลงอย่างต่อเนื่อง จุดเน้นด้านความสามารถในการแข่งขันขององค์กรจะขยับจาก "ความเร็วในการดำเนินงาน" ไปสู่ "คุณภาพการตัดสินใจ"

จะเริ่มต้นการเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลด้วย DingTalk ได้อย่างไร

การเปลี่ยนผ่านสู่ดิจิทัลไม่ควรเริ่มจากการนำเข้าใช้ทั้งองค์กร แต่ควรเริ่มจาก "จุดเจ็บปวด" องค์กรหลายแห่งล้มเหลวเพราะเร่งรีบ ขณะที่ผู้ที่ประสบความสำเร็จมักใช้กลยุทธ์แบบเป็นขั้นตอน: จัดตั้งทีมขับเคลื่อนที่ประกอบด้วยบุคลากรด้าน IT, HR และหัวหน้าสายงานหลัก เพื่อให้มั่นใจว่าทั้งความเป็นไปได้ด้านเทคนิคและความต้องการของผู้ใช้ถูกพิจารณาควบคู่กัน

ขั้นตอนที่สอง ใช้แบบสอบถามและการแผนที่กระบวนการทำงานเพื่อระบุคอขวดอย่างแม่นยำ ตัวอย่างเช่น บริษัทผู้ผลิตแห่งหนึ่งพบว่า 85% ของความล่าช้าด้านธุรการเกิดจากการขอลาและการเบิกค่าใช้จ่าย ซึ่งหมายความว่าหากเน้นที่สองกระบวนการนี้ จะได้รับผลตอบแทนจากการลงทุนสูงสุด

ขั้นตอนที่สาม เลือกแผนกที่ใช้งานบ่อยที่สุดเพื่อทดลองนำร่อง หลังจากนำ ฟอร์มอัจฉริยะ + เวิร์กโฟลว์อนุมัติอัตโนมัติ มาใช้ พนักงานสามารถส่งคำขอได้ตลอดเวลา และผู้บริหารสามารถอนุมัติผ่านมือถือได้ทันที ทำให้เวลาดำเนินการลดจาก 72 ชั่วโมง เหลือเพียง 4 ชั่วโมง ในขั้นตอนนี้ ให้เก็บข้อมูลความคิดเห็นและปรับปรุงการออกแบบ เช่น เพิ่มการอนุมัติหลายชั้น หรือเชื่อมต่อกับระบบ ERP

เมื่อแผนกทดลองมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นมากกว่า 40% ก็จะมีน้ำหนักเพียงพอในการโน้มน้าวให้ขยายผลทั่วทั้งองค์กร ขั้นตอนที่ห้า ใช้แม่แบบมาตรฐานในการขยายผล พร้อมด้วยการอบรมและกลไกจูงใจเพื่อเร่งการใช้งานจริง ธุรกิจค้าปลีกแห่งหนึ่งเริ่มจากการขอลาและเบิกค่าใช้จ่าย ภายใน 6 สัปดาห์พนักงานทุกคนใช้งานได้ทั้งหมด ลดเวลาทำงานด้านธุรการลง 52% และปลดปล่อยแรงงานไปสนับสนุนการปรับปรุงบริการลูกค้า

ทั้ง 5 ขั้นตอนนี้ไม่ใช่เพียงการติดตั้งเทคโนโลยี แต่เป็นการเปลี่ยนแปลงแนวคิดขององค์กร ตอนนี้คือเวลาที่ต้องลงมือ — ใครเข้าใจและนำแนวทางนี้ไปใช้ก่อน ใครก็จะได้เปรียบในการแข่งขันด้านประสิทธิภาพ เริ่มประเมินกระบวนการแรกที่มีผลกระทบสูงของคุณ แล้วให้ DingTalk เป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลง

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!