Thử nghiệm DingTalk: Quy trình phê duyệt doanh nghiệp rút ngắn từ 3 ngày xuống còn 1 ngày, tiết kiệm 5.000 giờ làm việc mỗi năm

Tại sao phương thức giao tiếp truyền thống cản trở sự phát triển của doanh nghiệp

16 giờ mỗi tuần dành để truy tìm email, họp để xác nhận tình trạng — đây không phải ngoại lệ, mà là thực tế của đa số lao động tri thức. Theo nghiên cứu năm 2024 của Microsoft, nhân viên toàn cầu trung bình tốn 31% thời gian làm việc cho các công việc liên quan đến giao tiếp, dẫn đến chậm trễ ra quyết định và gián đoạn thông tin, khiến hiệu suất tổng thể của doanh nghiệp bị sụt giảm tới 17%.

Khi dự án bị kẹt ở trạng thái "đợi phản hồi" hoặc "chờ họp thảo luận", sáng tạo dần tiêu hao trong sự chờ đợi. Nghiêm trọng hơn, việc phối hợp cuộc họp giữa các đội nhóm khác múi giờ có thể mất tới hai ngày, khiến quyết định luôn chậm một bước so với thị trường. Sự trì hoãn này không chỉ là vấn đề quy trình, mà còn trực tiếp bào mòn lòng tin của khách hàng và lợi thế cạnh tranh.

Tích hợp tin nhắn tức thì + nhiệm vụ đồng nghĩa với việc đội nhóm không còn phụ thuộc vào những email rời rạc hay các cuộc họp lặp lại, bởi mọi giao tiếp và hành động đều được tập trung trên một nền tảng duy nhất, giảm nguy cơ thất lạc thông tin hơn 90%. Đây chính là điểm đau cốt lõi mà DingTalk giải quyết: trả lại thời gian cho sáng tạo, thay vì quản lý giao tiếp.

Với nhà quản lý, tính minh bạch thông tin giúp việc theo dõi tiến độ không còn là "đôn đốc thủ công bằng người"; với người thực thi, phân công trách nhiệm rõ ràng giúp tránh được công việc trùng lặp và hiểu lầm. Bước nhảy hiệu suất tiếp theo đến từ việc công nghệ tự động hóa và nhân rộng mô hình cộng tác này như thế nào.

DingTalk là gì và lợi thế công nghệ cốt lõi của nó

DingTalk không phải là một công cụ trò chuyện thông thường, mà là một nền tảng cộng tác thông minh tích hợp, kết hợp tin nhắn tức thì, hệ thống OA, lưu trữ đám mây và công cụ phát triển thấp mã (Low-code), giúp chuyển đổi từ "phản hồi thụ động" sang "thực thi chủ động".

Cơ chế thông báo Ding (hỗ trợ cuộc gọi, tin nhắn SMS, nhắc nhở mạnh trong ứng dụng) đảm bảo chỉ thị quan trọng có thể tiếp cận người nhận với tỷ lệ 100%, bởi hệ thống cung cấp chức năng theo dõi đã đọc/chưa đọc, giúp nhà quản lý nắm rõ trạng thái truyền đạt. Ví dụ, trước đây khi giám sát bán lẻ điều chỉnh chiến lược khuyến mãi cần 8 giờ để xác nhận toàn bộ nhân viên đã biết, nay chỉ mất 30 phút để đồng bộ hoàn tất, tỷ lệ lỗi bằng không — điều này đồng nghĩa tốc độ triển khai quyết định được nâng cao gấp 16 lần.

Tích hợp liền mạch với hệ sinh thái Alibaba Cloud đồng nghĩa dữ liệu doanh nghiệp không chỉ được lưu trữ an toàn, mà còn có thể thúc đẩy tự động hóa quy trình kinh doanh, vì các thao tác phức tạp như tạo báo cáo, kết nối ERP có thể được xây dựng nhanh chóng thông qua nền tảng phát triển thấp mã Yida. Theo Báo cáo về khả năng phục hồi kỹ thuật số khu vực châu Á - Thái Bình Dương năm 2024, gánh nặng tài nguyên CNTT nhờ đó giảm 40%, cả doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng có thể sở hữu năng lực công nghệ tầm cỡ tập đoàn.

Vòng khép kín “truyền đạt đáng tin cậy → thực thi tự động” này giúp doanh nghiệp tiến hóa từ giải quyết vấn đề giao tiếp sang phòng ngừa lỗ hổng quản lý. Tiếp theo, chúng ta sẽ xem xét cách nó được áp dụng thực tế trong hoạt động hàng ngày của các ngành nghề khác nhau.

DingTalk hiện thực hóa tự động hóa quy trình xuyên ngành như thế nào

Khi việc sắp xếp ca làm và báo cáo tồn kho vẫn phụ thuộc vào xử lý thủ công, doanh nghiệp không chỉ tốn chi phí về thời gian, mà còn chịu tổn thất doanh thu do sai lệch thông tin. DingTalk tích hợp sẵn động cơ luồng công việc + nền tảng phát triển thấp mã Yida, cho phép nhân viên không chuyên kỹ thuật như HR hay quản lý cửa hàng tự xây dựng ứng dụng tự động hóa, bởi giao diện kéo thả giúp thiết kế biểu mẫu và quy tắc mà không cần kiến thức lập trình.

Lấy ví dụ thương hiệu bán lẻ chuỗi, toàn bộ quy trình từ nhập nhu cầu trên điện thoại → kích hoạt phê duyệt tự động → đồng bộ hệ thống kho được rút ngắn từ 3 ngày xuống dưới 2 giờ. Điều này đồng nghĩa chi phí sai sót do con người giảm 40%, và trụ sở có thể điều phối nguồn lực ngay trong ngày khuyến mãi đột xuất — ý nghĩa đối với hoạt động kinh doanh của bạn là tốc độ phản ứng vượt đối thủ cạnh tranh.

Thông báo tự động đặt hàng bổ sung + tạo bảng ca thông minh đồng nghĩa quản lý tuyến đầu có thể phản ứng ngay với biến động doanh số, bởi hệ thống có thể tự động tính toán phương án tối ưu dựa trên mức tồn kho hoặc khung giờ làm việc khả dụng của nhân viên. Theo Khảo sát chuyển đổi số khu vực châu Á - Thái Bình Dương 2024, các doanh nghiệp áp dụng tự động hóa dạng này trung bình nâng cao hiệu suất quy trình liên bộ phận lên 68%.

Đây không chỉ là nâng cấp công nghệ, mà còn là việc trao quyền ra quyết định cho những người gần nhất với thực địa. Bước tiếp theo, những cải thiện hiệu suất này chuyển hóa thành lợi ích tài chính đo lường được ra sao? Các案例 thực tế sẽ cho câu trả lời.

Các案例 khách hàng thực tế mang lại lợi ích đo lường được nào

Một doanh nghiệp sản xuất rút ngắn quy trình phê duyệt từ 3 ngày xuống dưới 1 ngày, mỗi tháng giải phóng hơn 400 giờ công quản lý — điều này đồng nghĩa tiết kiệm gần 5.000 giờ mỗi năm, tương đương tăng thêm năng lực của 1,5 quản lý toàn thời gian. Thời gian này được tái đầu tư vào tối ưu dây chuyền sản xuất và đánh giá rủi ro chuỗi cung ứng, thúc đẩy chuyển đổi vai trò từ "xử lý công việc" sang "tạo giá trị".

Tự động hóa phê duyệt thông minh đồng nghĩa công việc hành chính lặp đi lặp lại giảm hơn 70%, bởi quy trình ký duyệt giấy tờ và trao đổi email được thay thế bằng quy trình số hóa. Nhờ đó, trưởng vùng vận hành có thêm 10 giờ mỗi tuần tập trung vào hoạch định chiến lược — đây là lợi nhuận kinh doanh cốt lõi của chuyển đổi số: giải phóng không gian suy nghĩ chiến lược cho nhân tài cấp cao.

Một tổ chức giáo dục sau khi triển khai DingTalk, sử dụng nhóm gia đình - nhà trường + cơ chế đã đọc chưa đọc để đảm bảo thông báo đến phụ huynh không bỏ sót, tỷ lệ khiếu nại giảm 40%. Đây không chỉ là cải thiện giao tiếp, mà là bước nhảy chất lượng trải nghiệm dịch vụ — với nhà trường, điều này đồng nghĩa giảm rủi ro danh tiếng và tăng tỷ lệ gia hạn.

Các案例 này cho thấy, giá trị công nghệ không nằm ở bản thân chức năng, mà ở cách nó định hình lại hành vi tổ chức và mô hình tương tác với khách hàng. Khi chi phí cộng tác liên tục giảm, trọng tâm năng lực cạnh tranh của doanh nghiệp sẽ nâng cấp từ “tốc độ thực thi” sang “chất lượng ra quyết định”.

Làm thế nào để khởi động hành trình chuyển đổi số với DingTalk của bạn

Chuyển đổi số không nên bắt đầu bằng việc triển khai toàn công ty, mà nên bắt đầu từ “điểm đau”. Nhiều doanh nghiệp thất bại do vội vàng, trong khi những doanh nghiệp thành công chọn chiến lược từng giai đoạn: thành lập nhóm nòng cốt gồm IT, HR và bộ phận kinh doanh, đảm bảo đồng thời cân nhắc khả thi về mặt kỹ thuật và nhu cầu người dùng.

Bước thứ hai, xác định chính xác điểm nghẽn thông qua khảo sát và ánh xạ quy trình. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất phát hiện 85% sự chậm trễ hành chính tập trung ở phê duyệt nghỉ phép và thanh toán chi phí, điều này đồng nghĩa tập trung vào hai khâu này sẽ mang lại tỷ suất hoàn vốn cao nhất.

Bước ba, chọn bộ phận có tần suất cao để thí điểm. Sau khi triển khai mẫu đơn thông minh + luồng phê duyệt tự động, nhân viên có thể gửi yêu cầu bất kỳ lúc nào, quản lý ký duyệt ngay trên điện thoại, thời gian xử lý rút ngắn từ 72 giờ xuống còn 4 giờ. Trong giai đoạn này, thu thập phản hồi và tối ưu thiết kế, ví dụ bổ sung phê duyệt nhiều cấp hoặc kết nối ERP.

Khi hiệu suất bộ phận thử nghiệm tăng hơn 40%, sẽ có đủ sức thuyết phục để nhân rộng toàn công ty. Bước năm, nhân bản kinh nghiệm bằng mẫu chuẩn hóa, kết hợp đào tạo và cơ chế khuyến khích để đẩy nhanh quá trình áp dụng. Một doanh nghiệp bán lẻ bắt đầu từ nghỉ phép và thanh toán, trong vòng 6 tuần toàn bộ nhân viên đã sử dụng, thời gian công việc hành chính giảm 52%, giải phóng nhân lực chuyển sang tối ưu dịch vụ khách hàng.

Năm bước này không chỉ là triển khai công nghệ, mà còn là việc tái định hình tư duy tổ chức. Bây giờ chính là lúc hành động — ai nắm bắt phương pháp luận này trước, người đó sẽ chiếm lợi thế trong cuộc đua hiệu suất. Hãy đánh giá ngay quy trình đầu tiên có tác động lớn nhất của bạn, để DingTalk trở thành điểm khởi đầu cho sự thay đổi.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!