เคล็ดลับทำให้การทำงานง่ายขึ้นด้วยการซิงค์การแจ้งเตือน DingTalk กับข้อความจากระบบ Kingdee

“ดิง ดอง! คุณมีข้อความใหม่!” — เสียงนี้คงก้องอยู่ในหูของพนักงานออฟฟิศยุคใหม่จนแทบจะฝังลึกลงไปสามชั้นแล้ว แต่คุณเคยคิดไหมว่า เมื่อเสียง “ดิง” ของ DingTalk ดังขึ้น อาจไม่ใช่แค่มีใครส่งสติกเกอร์ตลกๆ มาเท่านั้น แต่มันหมายถึงการอนุมัติรายการหนึ่งในระบบ Kingdee เพิ่งเสร็จสิ้น การออกใบแจ้งหนี้เพิ่งดำเนินการ หรือแม้แต่สต๊อกสินค้าใกล้จะหมดแล้วก็เป็นได้

เลิกให้พนักงานของคุณต้องวิ่งไปวิ่งมาเหมือนนักสืบตามหาข้อมูลระหว่างแอป DingTalk อีเมล และระบบ Kingdee เหมือนกำลังพยายามเชื่อมไวไฟโดยไม่รู้รหัสผ่านอีกเถอะ ตอนนี้ เพียงแค่ตั้งค่ากลไกการซิงค์ข้อมูลให้เรียบร้อย เหตุการณ์สำคัญในระบบ Kingdee เช่น การอนุมัติใบสั่งซื้อ การลงบัญชีทางการเงิน หรือการครบกำหนดชำระเงิน ก็สามารถ “กระโดด” เข้ามาในกลุ่มแชทหรือการสนทนาส่วนตัวบน DingTalk โดยอัตโนมัติ พร้อมลิงก์และปุ่มดำเนินการ คลิกเดียว ทำรายการได้ทันที

ลองจินตนาการดู: ผู้จัดการฝ่ายการเงินได้รับแจ้งเตือนบน DingTalk ว่า “ลูกค้า A ค้างชำระใบแจ้งหนี้มา 3 วันแล้ว” จากนั้นคลิกเข้าไป ระบบจะพาไปยังหน้าจอใน Kingdee โดยตรง พร้อมกดปุ่มเร่งรัดการชำระเงินได้ทันที ส่วนพนักงานคลังสินค้าเห็นการแจ้งเตือนว่า “สต๊อกวัตถุดิบ B ต่ำกว่าระดับความปลอดภัย” ก็สามารถเริ่มกระบวนการสั่งซื้อเพิ่มเติมได้ทันที ไม่ต้องล็อกอิน ไม่ต้องค้นหา ไม่ต้องถามใคร ข้อมูลมาหาเองแบบส่งถึงปาก ราวกับอาหารเดลิเวอรี่ที่มาส่งถึงหน้าประตูบ้าน

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ข้อความแจ้งเตือนทั้งหมดสามารถกำหนดเป้าหมายได้ละเอียดตามบทบาท แผนก และสิทธิ์การเข้าถึง ช่วยหลีกเลี่ยงปัญหา “ทุกคนโดนข้อความเดียวกันถล่ม” จนกลายเป็นหายนะในที่ทำงาน ข้อความแจ้งเตือนเหล่านี้จึงไม่ใช่แค่การ "บอก" เท่านั้น แต่คือ "จุดเริ่มต้นของการดำเนินการ"

“ดิง ดอง! คุณมีข้อความใหม่!” — เสียงนี้ฟังดูคุ้นหูจนแทบจะทำให้หูคุณเป็นขุยแล้วใช่ไหม การสลับไปมาระหว่าง DingTalk กับ Kingdee ทุกวัน รู้สึกเหมือนกำลังคบกับแฟนทางไกลที่เหนื่อยล้า: อีกฝั่งคือหนุ่มไฟแรงสำหรับการสื่อสารแบบเรียลไทม์ อีกฝั่งคือผู้ดูแลระบบการเงิน การขาย และสต๊อกสินค้าที่เคร่งครัดและจริงจัง ผลลัพธ์ล่ะ? ข้อความหาย อนุมัติงานล่าช้า เพื่อนร่วมงานโทรมาถามตลอดว่า “เรียบร้อยหรือยัง?” จนคุณรู้สึกว่าตัวเองแฮงก์กว่าระบบเสียอีก

ดังนั้น ทำไมเราถึงจำเป็นต้องซิงค์การแจ้งเตือนจาก DingTalk กับ Kingdee ให้เชื่อมกัน? คำตอบง่ายมาก: อย่าปล่อยให้ข้อมูล “ติดขัด” ระหว่างระบบต่างๆ อีกเลย ลองนึกภาพดูว่า เมื่อมีการส่งคำขอชำระเงินใน Kingdee ทันทีนั้นก็จะมีการแจ้งเตือนปรากฏในกลุ่ม DingTalk เพื่อเตือนผู้จัดการการเงินให้อนุมัติ — ไม่ต้องล็อกอิน ไม่ต้องรีเฟรช ไม่ต้องคลิกเมาส์หลายรอบ ประสิทธิภาพ? พุ่งจาก “เดิน” ไปเป็น “นั่งรถไฟความเร็วสูง” เลยทีเดียว

ยิ่งไปกว่านั้น สมองมนุษย์ไม่ใช่หน่วยความจำแคช วันนี้นายจางเปลี่ยนแปลงใบสั่งซื้อ แต่นายหลี่กลับไม่ได้รับแจ้งเตือน พอสิ้นเดือนมาตรวจยอดบัญชี พบว่าขาดไปแสนบาท — เรื่องแบบนี้เกิดซ้ำแล้วซ้ำเล่า จนเริ่มทำให้คนสงสัยว่า บริษัทนี้ใช้ ERP หรือใช้ Excel บวกเครื่องคิดเลขในการดำเนินงานกันแน่ การซิงค์ข้อความไม่ใช่แค่ประหยัดเวลา แต่ยังเป็นมีดสวิสที่ช่วยตัดปัญหาความผิดพลาดออกไปได้ ความร่วมมือในทีมก็จะลื่นไหลราบรื่นขึ้นทันตา: การทำงานเหมือนการแข่งขันวิ่งผลัด ทุกคนรับไม้ต่อมาแล้วก็รู้ทันทีว่าต้องวิ่งต่อ ไม่ต้องทะเลาะ ไม่ต้องโวยวาย ทุกอย่างอยู่ภายใต้ “การแจ้งเตือน” ทั้งหมด

มาถึงช่วงสำคัญแล้ว! คุณเข้าใจแล้วว่าทำไมต้องให้ DingTalk และ Kingdee “จับมือกัน” ตอนนี้เราจะมาจัดพิธีแต่งงานดิจิทัลให้สองระบบ แล้วทำให้การซิงค์ข้อความนี้ชัดเจนสมบูรณ์ ไม่ต้องสวมสูทหรือผูกเนคไท แต่ต้องทำตามขั้นตอนสำคัญไม่กี่ขั้นตอน

ขั้นตอนแรก ล็อกอินเข้าสู่ระบบ Kingdee Cloud Xingkong หรือ K/3 แล้วค้นหาเมนู “แพลตฟอร์มบริการรวม” — ฟังดูเหมือนห้องควบคุมขององค์การสำรวจอวกาศ แต่จริงๆ แล้วมันคือตัวกลางที่ช่วยให้ระบบต่างๆ สื่อสารกันได้ เมื่อเปิดใช้งานโมดูล “การเชื่อมต่อกับ DingTalk” แล้ว คุณต้องเข้าไปที่หลังบ้านการจัดการ DingTalk เพื่อเพิ่ม “แอปพลิเคชันภายในองค์กร” และตั้งชื่อเท่ๆ สักชื่อ เช่น “แตรเล็ก Kingdee” จากนั้น ทั้งสองระบบจะแลก “กุญแจลับ” และ “รหัสองค์กร” กัน เหมือนการส่งจดหมายรักพร้อมรหัสลับ เพื่อให้ทั้งสองฝ่ายสามารถระบุตัวตนของกันและกันได้

เมื่อผูกต่อเรียบร้อยแล้ว ให้เข้าไปที่ “การตั้งกติกาการส่งข้อความแจ้งเตือน” คุณสามารถระบุได้ว่าเอกสารประเภทใด (เช่น ใบสั่งซื้อ ใบเบิกเงิน) ควรส่งแจ้งเตือนไปยัง DingTalk และสามารถตั้งให้เฉพาะกรณี “เมื่อจำนวนเงินเกินห้าหมื่นหยวนจึงแจ้งเตือนผู้บริหาร” ได้ด้วย วิธีนี้จะช่วยไม่ให้ผู้จัดการการเงินถูกโจมตีด้วยการแจ้งเตือนเรื่องการเบิกซื้ออุปกรณ์สำนักงานราคาสิบหยวน

หมายเหตุ: สาเหตุที่พบบ่อยที่ทำให้การซิงค์ล้มเหลว ได้แก่ สิทธิ์การเข้าถึงไม่เพียงพอ ไฟร์วอลล์บล็อกการเชื่อมต่อ หรือรูปแบบข้อความไม่รองรับ แนะนำให้ทดสอบทั้งกระบวนการด้วยบัญชีทดสอบก่อน เพื่อหลีกเลี่ยงเหตุการณ์เขินๆ เช่น “พนักงานทุกคนได้รับแจ้งเตือนใบลาออกของเจ้านาย” ในวันเปิดระบบจริง

เมื่อทำทุกอย่างเรียบร้อยแล้ว DingTalk ของคุณจะได้รับข้อมูลเคลื่อนไหวจาก Kingdee แบบเรียลไทม์ เหมือนมีผู้ช่วยส่วนตัวที่ไม่เคยงีบหลับคอยรายงานสถานการณ์ตลอดเวลา เช่น “เจ้านายครับ ใบแจ้งหนี้ของลูกค้า A ออกเรียบร้อยแล้ว!” หรือ “เสี่ยวหวัง ใบเบิกคืนเงินของคุณถูกปฏิเสธ รีบไปดูด่วน!”

คุณคิดว่าการซิงค์ข้อความแค่ช่วยลดจำนวนครั้งที่ต้องเปิดระบบ Kingdee เหรอ? คุณประเมินพลังของเทคนิค “การรวมระบบข้ามแพลตฟอร์ม” นี้ต่ำเกินไปแล้ว! มาดูกรณีจริงจากสนามรบทางธุรกิจกัน: เสี่ยวหลี่ พนักงานฝ่ายการเงินของบริษัทผลิตสินค้าแห่งหนึ่ง แต่ก่อนต้องใช้เวลาครึ่งชั่วโมงทุกวันตรวจสอบลำดับงานอนุมัติใน Kingdee เพื่อไม่ให้พลาดการเซ็นอนุมัติการจ่ายเงินของเจ้านาย แต่ตั้งแต่เปิดใช้การแจ้งเตือน DingTalk ที่ซิงค์กับ Kingdee เขาสามารถนอนเล่นมือถือบนโซฟาได้ แล้วทันใดนั้น “ดิง!” ขึ้นมา — ข้อความ “ใบจ่ายเงิน FK20230405 รอการอนุมัติจากคุณ” ก็โผล่มาในช่องแชท คลิกสองที อนุมัติเสร็จ เพื่อนร่วมงานพูดกันติดตลกว่าตอนนี้เขาทำงานแม้กระทั่งตอนอาบน้ำ

ยังมีเรื่องที่น่าทึ่งกว่านั้นอีก! คุณอาเหม่ย พนักงานจัดการสต๊อกของบริษัทร้านอาหารเครือข่าย แต่ก่อนมักถูกผู้จัดการสาขาโทรมาถามตลอดว่า “ซอสพริกหมดแล้วนะ!” แต่ตอนนี้ เมื่อสต๊อกในระบบ Kingdee ต่ำกว่าระดับความปลอดภัย ระบบจะส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังกลุ่ม DingTalk ทันที ทั้งฝ่ายจัดซื้อ สาขา และคลังสินค้าสามารถปรึกษาประสานงานเพื่อเติมสต๊อกได้ในทันที ไม่ต้องวิ่งไล่ตามใครอีกต่อไป สุดท้ายเจ้านายสังเกตเห็นว่าข้อผิดพลาดลดลงถึงสามสิบเปอร์เซ็นต์ ถึงกับคิดว่าเธอแอบไปเรียน MBA มา

เรื่องเหล่านี้ไม่ใช่ตำนาน แต่คือ “การปฏิวัติการตัดสินใจแบบไร้การล่าช้า” ที่เกิดจากการซิงค์ข้อความ — ทำให้ข้อมูลวิ่งตามคน แทนที่จะให้คนวิ่งตามข้อมูล ใครจะกล้ายืนยันว่าเทคโนโลยีไม่สามารถรักษาอาการขี้เกียจได้?

“ทำไมฉันถึงไม่ได้รับข้อความจาก Kingdee ใน DingTalk?” อย่าเพิ่งร้อนใจ ปัญหานี้ก็เหมือนกับที่คุณสั่งอาหารเดลิเวอรี่แต่ไม่มีใครโทรมาแจ้ง ทำให้รู้สึกเครียดมาก แต่ในกรณีส่วนใหญ่ มักเกิดจากปัญหาการตั้งค่าสิทธิ์ — ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เปิดใช้งานการแจ้งเตือนในระบบ Kingdee แล้ว และบัญชี DingTalk กับ Kingdee ถูกผูกต่อกันเรียบร้อย บางครั้งผู้ดูแลระบบองค์กรอาจปิดการแจ้งเตือนที่ไม่จำเป็น แนะนำให้ชวนพนักงาน IT ดื่มกาแฟสักแก้ว แล้ว “คุยเอาข้อมูล” มา

บางคนถามว่า “การซิงค์จะทำให้ข้อมูลรั่วไหม?” วางใจได้! Kingdee และ DingTalk ใช้ช่องทางการเข้ารหัสข้อมูล การส่งข้อมูลปลอดภัยกว่าตู้นิรภัยในบ้านคุณอีก ยกเว้นว่าแฮกเกอร์จะสามารถถอดรหัสสองชั้นได้ มิฉะนั้นแม้แต่ประวัติการลาของคุณเมื่อวานเพื่อไปซื้อนมชาไข่มุกก็ไม่มีใครเห็น

ยังมีคำถามเชิงปรัชญา: “สามารถซิงค์แค่บางประเภทของข้อความได้ไหม? เช่น แจ้งเฉพาะใบสั่งซื้อ แต่ไม่แจ้งขั้นตอนการอนุมัติ” แน่นอนว่าได้! ตั้งเงื่อนไขตัวกรองใน “กฎการส่งข้อความ” ของ Kingdee ได้เหมือนการสมัครสมาชิกช่องรายการที่ต้องการ หากกลัวถูกรบกวน ก็ตั้ง “ช่วงเวลาห้ามรบกวน” บน DingTalk ได้ หลังเลิกงาน ระบบจะเงียบสงบราวกับไม่มีอะไรเกิดขึ้น

ท้ายที่สุด ขอเตือนไว้: หากพบว่าข้อความมาช้า ให้ตรวจสอบก่อนว่าเวอร์ชันของระบบทั้งสองฝั่งเป็นเวอร์ชันล่าสุดหรือยัง เวอร์ชันเก่าก็เหมือนรถโบราณ บางครั้งอาจจะดับกลางทางได้ ถ้าอัปเกรดแล้วยังไม่ดีขึ้น? บางทีเซิร์ฟเวอร์อาจกำลังขี้เกียจอยู่ ติดต่อฝ่ายสนับสนุนเทคนิคได้เลย พวกเขามักตอบเร็วกว่าแฟนเก่าของคุณเสมอ

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!