เครื่องมือเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน: อาวุธลับที่ทำให้คุณกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญในที่ทำงาน

ทุกครั้งที่เปิดแล็ปท็อป สมองรู้สึกเหมือนโดนพายุหมุนถล่ม: รายงานนี้ต้องส่ง การประชุมนั้นต้องเตรียม หัวหน้าเพิ่งโยนงาน "ด่วน" มาอีกสามอย่าง... อย่ากลัว คุณไม่ได้ต่อสู้คนเดียว! เหล่าซูเปอร์ฮีโร่ในที่ทำงานต่างแอบเปลี่ยนมาใช้ "เครื่องมือจัดการงาน" กันหมดแล้ว แปลงรายการสิ่งที่ต้องทำที่วุ่นวายให้กลายเป็นแผนที่ปฏิบัติการที่เป็นระบบ

Trello เหมือนกระดานไวท์บอร์ดแม่เหล็กขนาดใหญ่ แต่ละการ์ดแทนงานหนึ่งงาน คุณสามารถลากมันจาก "ยังไม่เริ่ม" ไปยัง "กำลังทำ" แล้วปักลงที่ "เสร็จสิ้น" ด้วยเสียง "แปะ!" — ความสำเร็จนั้นช่างยอดเยี่ยมกว่าการกินช็อกโกแลตเต็มกล่องอีก ชอบของที่เห็นภาพชัดเจนไหม? ระบบบอร์ดของ Trello ทำให้คุณมองเห็นภาพรวมได้ในแว๊บเดียว

Asana คือผู้บัญชาการระดับองค์กร เหมาะกับโครงการซับซ้อน มันสามารถแบ่งงานใหญ่ออกเป็นขั้นตอนเล็กๆ ตั้งกำหนดเวลา มอบหมายผู้รับผิดชอบ และติดตามแถบความคืบหน้าได้ เมื่อทีมยิ่งใหญ่ Asana ก็ยิ่งแสดงพลังการควบคุมได้อย่างเต็มที่

ส่วน Todoist เหมือนพ่อบ้านดิจิทัลที่ใส่ใจคุณ เป็นระบบที่เรียบง่ายแต่ทรงพลัง รองรับการป้อนข้อมูลด้วยเสียง การเตือนซ้ำอัตโนมัติ แท็กจัดลำดับความสำคัญ แม้กระทั่งแผนอ่านหนังสือส่วนตัวก็ยังจัดการได้อย่างชัดเจน

จะเลือกอันไหน? ถามตัวเองก่อน: คุณเป็นฟรีแลนซ์หรือทำงานเป็นทีม? ชอบการใช้งานที่เข้าใจง่าย หรือชอบการควบคุมเชิงลึก? เมื่อพบเครื่องมือที่ใช่ สิ่งที่ต้องทำจะไม่วิ่งหนีเหมือนขาหมึกอีกต่อไป แต่จะกลายเป็นทหารตัวน้อยที่อยู่เป็นแถวรอให้คุณเคลียร์ทีละข้อ!

เมื่อรายการสิ่งที่ต้องทำของคุณยาวกว่าละครซีรีส์แล้ว ประสิทธิภาพในการสื่อสารกับทีมก็กลายเป็นกุญแจสำคัญว่าคุณจะเลิกงานตรงเวลาหรือไม่ หยุดการแสดงละครออฟฟิศแบบ "ฉัน以为เธอรู้แล้วนะ" หรือ "ข้อความหายไปในกระแสน้ำ" ได้แล้ว! Slack, Microsoft Teams และ Zoom ทั้งสามนี้คือเครื่องมือสื่อสารที่ทำลายกำแพงระหว่างแผนกและข้ามระยะทางได้อย่างมีประสิทธิภาพ

วัฒนธรรมช่องทาง (channel) ของ Slack เหมือนสวรรค์ของคนขี้อาย—ไม่ต้องส่งข้อความระเบิดกลุ่ม อีกต่อไป ข้อมูลสำคัญแยกเป็นหมวดหมู่ แถมยังโหวตเมนูอาหารกลางวันด้วยอีโมจิได้ว่าจะกินข้าวหมูแดงหรือแกงกะหรี่ ขณะที่ Teams เหมือนพ่อบ้านอเนกประสงค์ ผสานกับ Office 365 ได้อย่างลึกซึ้ง แค่เปิดการประชุมก็สามารถแก้ไขรายงานได้ทันทีโดยไม่ต้องยุ่งยาก ส่วน Zoom แม้จะเคยมีเรื่องขำขันเพราะเปิดกล้องผิด แต่ด้วยภาพที่เสถียรและฟีเจอร์พื้นหลังเสมือนจริง ทำให้การทำงานจากบ้านยังดูเป็นมืออาชีพได้ (อย่างน้อยก็แค่ครึ่งตัวบน)

การทำงานทางไกลที่น่ากลัวที่สุดคือความรู้สึก窒息จากการ "อ่านแล้วไม่ตอบ" เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้การทำงานร่วมกันราบรื่นเหมือนการหายใจ ผ่านการแจ้งเตือนทันที การแสดงสถานะ และข้อความเสียง ควรตั้ง "ช่วงเวลาไม่รับข้อความ" เพื่อลดการรบกวน และใช้บอทในการเตือนการประชุมหรือซิงค์ความคืบหน้าของงาน บริษัทสตาร์ทอัพแห่งหนึ่งเคยใช้ Slack + Zoom + Asana ร่วมกัน จนลดระยะเวลาโครงการข้ามประเทศได้ถึง 40% สมาชิกทีมยังลืมไปเลยว่าใครอยู่ไทเป ใครอยู่เบอร์ลิน

เมื่อการสื่อสารลื่นไหล งานก็ไม่ติดขัด—ต่อไป แน่นอนว่าทุกคนต้องเข้าถึงไฟล์ที่ถูกต้องได้ ส่วนนี้ขอฝากไว้กับผู้เชี่ยวชาญด้านคลาวด์ในตอนต่อไป

เมื่อข้อความใน Slack ถาโถมมาเหมือนสายฝน คุณกำลังจะตอบ แต่ทันใดนั้นก็รู้ตัวว่ารายงานสำคัญยังเก็บอยู่ในแล็ปท็อปที่บ้าน? อย่าตกใจ นี่คือช่วงเวลาที่เครื่องมือซิงค์ไฟล์บนคลาวด์ออกมาแสดงตัว!

Google Drive, Dropbox, OneDrive — ทั้งสามนี้ไม่ใช่เพียงคนเก็บหนังสือไร้ชีวิต พวกเขาทำให้คุณสามารถแก้ไขพรีเซนเทชันบนมือถือขณะนั่งรถไฟใต้ดิน ใช้แท็บเล็ตเซ็นสัญญาในร้านกาแฟ หรือแม้แต่แชร์เวอร์ชันล่าสุดของแผนงานให้ลูกค้าดูแบบเรียลไทม์ จบยุคของการพูดประโยคคอขวดว่า "ไฟล์อยู่อีกเครื่องหนึ่ง"

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ เครื่องมือเหล่านี้รองรับ การทำงานร่วมกันแบบเรียลไทม์ ไม่ต้องกลัวปัญหา "สงครามเวอร์ชัน" อีกต่อไป จะมีใครแก้ตรงไหน มองเห็นได้ชัดเจน นอกจากนี้ยังมีการเข้ารหัสระดับทหารและการยืนยันตัวตนสองขั้นตอน แม้รหัสผ่านของคุณจะกลายเป็นมุกตลกในมุมพักน้ำชาของเพื่อนร่วมงาน ข้อมูลของคุณก็ยังปลอดภัย

เมื่อทำงานเป็นทีม การสร้างโฟลเดอร์ร่วมกันเหมือนเปิดโต๊ะทำงานเสมือนจริง ส่วนการสำรองข้อมูลส่วนตัวก็เหมือนซื้อประกันให้สมอง พอตั้งค่าซิงค์อัตโนมัติแล้ว ทุกความพยายามของคุณจะถูกอัปโหลดเงียบๆ เหมือนภูติจิ๋วที่คอยปกป้องทรัพย์สินดิจิทัลของคุณตลอด 24 ชั่วโมง

ในตอนต่อไป เราจะให้เครื่องจักรเริ่มทำงานแทนเรา—ใช่แล้ว ถึงเวลาของเครื่องมืออัตโนมัติแล้ว

ยังเหนื่อยกับงานซ้ำๆ ทุกวันอยู่หรือ? เปิดอีเมล บันทึกไฟล์ แจ้งเพื่อนร่วมงาน อัปเดตตาราง... การกระทำแบบ "เครื่องจักร" เหล่านี้ช่างกินเวลา! อย่าเพิ่งรีบ ถึงเวลาแล้วที่ผู้ช่วยดิจิทัลของคุณจะออกมาทำงาน—Zapier และ IFTTT เหมือนนินจาในที่ทำงาน ทำงานทุกอย่างให้คุณอย่างเงียบๆ โดยไม่เคยบ่นเรื่องโอที

แนวคิดหลักของเครื่องมืออัตโนมัติเหล่านี้ง่ายมาก: "เมื่อ A เกิดขึ้น ให้ดำเนินการ B โดยอัตโนมัติ" ยกตัวอย่าง เช่น ทุกครั้งที่ Gmail ได้รับอีเมลที่มีคำว่า "ใบเสนอราคา" Zapier จะบันทึกไฟล์แนบลงในโฟลเดอร์ที่กำหนดใน Google Drive โดยอัตโนมัติ และสร้างงานใหม่ใน Trello เพื่อเตือนฝ่ายบัญชีให้ดำเนินการ ที่เจ๋งกว่านั้น IFTTT สามารถตั้งค่าให้เมื่อมือถือของคุณเข้าเขตสำนักงาน Wi-Fi จะเปิดอัตโนมัติ ส่งข้อความ "ถึงที่ทำงานแล้ว" ให้ครอบครัว และแม้แต่เปิดเพลงประจำช่วงทำงานเพื่อรักษาอารมณ์ตอนเช้า

การตั้งค่าง่ายกว่าการทำบะหมี่กึ่งสำเร็จรูป เพียงเลือกเงื่อนไขเริ่มต้น (Trigger) จากนั้นเลือกการกระทำ (Action) และสามารถต่อกันหลายขั้นตอนได้ เหมือนการซ้อนแซนด์วิช ทีมการตลาดทีมหนึ่งเคยใช้ Zapier ซิงค์รูปภาพจากแฮชแท็ก Instagram ไปยังอัลบั้มเว็บไซต์โดยอัตโนมัติ ประหยัดเวลา 5 ชั่วโมงต่อสัปดาห์จากการจัดการด้วยตนเอง ยังมีฟรีแลนซ์รายหนึ่งตั้งค่า "ทุกครั้งที่โน้ตใน Notion มีแท็ก 'รอออกใบแจ้งหนี้' ให้ส่งบิล PDF ออกไปอัตโนมัติ" ตั้งแต่นั้นมาก็ไม่เคยลืมส่งบิลและถูกเรียกเก็บเงินอีกเลย

การทำงานอัตโนมัติไม่ใช่ความขี้เกียจ แต่คือการใช้แรงอย่างชาญฉลาดให้ตรงจุด เมื่อเครื่องจักรกำลังแบกอิฐ คุณก็สามารถมุ่งมั่นสร้างตึกได้อย่างเต็มที่

ในบทที่แล้วเราปล่อยให้เครื่องจักรทำงานแทน ปลดปล่อยมือของเราอย่างสมบูรณ์ แต่ถึงแม้กระบวนการจะอัตโนมัติแล้ว หากสมองของคุณยังพันกันเหมือนลูกพันธุ์ขนที่แมวสิบตัวแย่งกันเล่น—ยุ่งเหยิงแค่ไหน ระบบเร็วแค่ไหนก็ช่วยไม่ได้ ในจุดนี้ สิ่งที่คุณต้องการไม่ใช่เครื่องมือเพิ่ม แต่คือ "สมาธิ" ซูเปอร์พาวเวอร์ที่มองไม่เห็น

เทคนิคโพโมโดโร เหมือนติดระเบิดเวลาให้สมอง: โฟกัสเต็มที่ 25 นาที แล้วรีบวิ่งไปพัก 5 นาที อย่าดูถูก 25 นาทีนี้ มันสามารถดึงคุณเข้าสู่ "ภาวะโฟลว์" ได้ดีกว่าการจ้องจอแล้วลอยไปสองชั่วโมงอีก ถ้าใช้ร่วมกับ Forest App ปลูกต้นไม้เสมือนจริง ห้ามแตะมือถือในช่วงโฟกัส ไม่งั้นต้นไม้จะเหี่ยวทันที—ใครจะทนใจฆ่าต้นไม้น้อยๆ ที่พยายามเติบโตได้?

ส่วน RescueTime นั้นโหดกว่า มันจะจดบันทึกทุกนาทีที่คุณใช้ไปอย่างเงียบๆ แล้วยื่นรายงานเย็นชาให้คุณดูว่า "ที่รัก วันนี้คุณนัดดู YouTube ไป 3 ชั่วโมงนะ" เจ้ากระจกดิจิทัลนี้ทำให้ช่องว่างของเวลาไม่มีที่หลบซ่อน

แทนที่จะเลียนแบบวิธีบริหารเวลาของอินฟลูเอนเซอร์แบบไม่คิด ลองเป็นหนูทดลองของตัวเองดูบ้าง: ลองใช้โพโมโดโร + Forest ป้องกันการเลื่อนมือถือ แล้วใช้ RescueTime ตรวจสอบผลลัพธ์ เมื่อคุณพบจังหวะที่ใช่ คุณจะพบว่า ไม่จำเป็นต้องทำงานล่วงเวลา ก็สามารถทำงานให้เสร็จได้ แถมยังมีเวลาเหลือปลูกป่าดิจิทัลให้เขียวชะอุ่มอีกด้วย

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!