ประชุมด้วย DingTalk ทำให้การสื่อสารไม่สะดุดอีกต่อไป

การเตรียมการก่อนการประชุม

การประชุมที่น่ากลัวที่สุดคืออะไร ไม่ใช่การมาสาย แต่เป็นการที่ทุกคนพูดคนละประเด็น ทำให้การประชุมเหมือนกองทรายที่ไม่สามารถจับต้องได้ แต่ที่จริงแล้ว แค่ใช้ DingTalk ให้ดี และเตรียมการก่อนประชุมให้พร้อม ก็สามารถลาก่อนการประชุมแบบมั่วซั่วได้แล้ว! ก่อนอื่น อย่าคาดเดาว่า "เขาจะมาเอง" ต้องใช้ฟังก์ชันปฏิทินของ DingTalk นัดเวลา แล้วส่งคำเชิญแบบคลิกเดียว ทุกคนจะได้รับการแจ้งเตือน และสามารถกดตอบรับว่า "เข้าร่วม" หรือ "ไม่เข้าร่วม" ได้ทันที ไม่ต้องตามถามซ้ำๆ ว่า "คุณจะมาไหม" ที่ดีกว่านั้น คุณสามารถ @ ทุกคนในกลุ่มเพื่อยืนยันรายชื่อ ไม่ต้องกลัวว่าจะมีใครตกหล่น หรือมีใครมาอ้างว่า "ไม่รู้เรื่อง" ส่วนเอกสารต่างๆ ก็ไม่ต้องส่งผ่านอีเมลแนบไฟล์ หรือส่งผ่าน WhatsApp จนเวอร์ชันสับสนวุ่นวายอีกต่อไป แค่อัปโหลดไฟล์การประชุมไปยังโฟลเดอร์ร่วมใช้งานใน DingTalk ทุกคนก็สามารถดูเวอร์ชันล่าสุดได้ และยังสามารถแสดงความคิดเห็นร่วมกันแบบเรียลไทม์ได้อีกด้วย ที่เจ๋งที่สุดคือ DingTalk จะแจ้งเตือนผู้เข้าร่วมโดยอัตโนมัติว่า "การประชุมกำลังจะเริ่ม" แม้แต่คนขี้เกียจหรือคนที่หลงทางใน "หลุมดำของเวลา" ก็ยังช่วยได้ สรุปคือ ถ้าเตรียมการให้ครบ งานประชุมจะประสบความสำเร็จตั้งแต่ต้นจนจบ ไม่ต้องพึ่งพาความสามารถในการ improvise เพื่อกู้สถานการณ์อีกต่อไป เมื่อทุกคนเข้าห้องประชุม (หรือเข้าร่วมการประชุมทางวิดีโอ) ก็จะพร้อมเต็มที่ ชัดเจนทุกอย่าง การสื่อสารก็จะลื่นไหลราบรื่นอย่างเป็นธรรมชาติ

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพในระหว่างการประชุม

เมื่อใช้ DingTalk จัดประชุม คุณจะไม่ต้องกังวลอีกต่อไปว่า "คุณพูดฝั่งนี้ ฉันพูดอีกฝั่งหนึ่ง สุดท้ายทุกคนพูดคนละเรื่อง" เมื่อเปิดการประชุมทางวิดีโอแล้ว สิ่งแรกที่ควรทำคือตรวจสอบเสียง — อย่าให้เหมือนเพื่อนร่วมงานบางคนที่ทุกครั้งที่ออนไลน์ เสียงเหมือนอยู่ใต้ทะเล ฟังเสียงดังเบาสลับกัน ราวกับสัญญาณผ่านผนังสามชั้น ใช้ฟังก์ชันทดสอบเสียงของ DingTalk อย่างเหมาะสม ใส่หูฟัง ปรับระดับความไวของไมโครโฟน ให้แน่ใจว่าทุกคำพูดของคุณ เช่น "ผมคิดว่า" จะถูกส่งไปอย่างชัดเจน ไม่ถูกเข้าใจผิดว่า "ผมหิวแล้ว" ส่วนภาพวิดีโอก็อย่าปล่อยให้เป็นไปตามธรรมชาติ แสงต้องเพียงพอ และพื้นหลังต้องไม่ยุ่งเหยิง มิฉะนั้นกางเกงในที่แขวนไว้ด้านหลังคุณอาจจะกลายเป็นจุดสนใจของการประชุมก็ได้ การแชร์หน้าจอคืออาวุธลับของ DingTalk อย่าใช้แค่เพื่อแสดงสไลด์ PowerPoint เท่านั้น ต้องรู้จัก "นำทางแบบไดนามิก" — ขณะเลื่อนหน้าจอก็อธิบายไปด้วย จุดสำคัญสามารถทำเครื่องหมายทันที วงกลมสีแดงลากครั้งเดียว ทุกคนก็จะโฟกัสตามสายตาทันที ส่วนพื้นที่แชทข้อความก็ดีไม่แพ้กัน ไม่ใช่แค่ใช้พิมพ์ว่า "รับทราบ" เท่านั้น แต่มันคือสมุดจดบันทึกแบบเรียลไทม์! การตัดสินใจสำคัญ คำถามที่เกิดขึ้นทันที หรือแม้แต่ใครจะเลี้ยงชาบ่าย ก็สามารถบันทึกไว้ได้ทั้งหมด หลังการประชุมยังสามารถค้นหาได้ ไม่ต้องกลัวอีกต่อไปกับสถานการณ์อึดอัดที่ว่า "ใครพูดเมื่อกี้ว่าจะรับผิดชอบ?" การสื่อสารที่ไม่มีข้อผิดพลาด ทำให้การทำงานร่วมกันของทีมเป็นไปอย่างไร้รอยต่อ ประสิทธิภาพการประชุมก็จะพุ่งจาก "ล่าช้า" ไปสู่ระดับ "รวดเร็วทันใจ"

การติดตามผลและการให้ข้อเสนอแนะหลังการประชุม

เมื่อการประชุมจบลง ทุกคนก็แยกย้ายกันไป พร้อมพูดกันว่า "ไว้ค่อยติดตามผลหลังประชุม" แต่คำว่า "ค่อย" นี่มักจะยืดไปเป็นหนึ่งสัปดาห์ งานต่างๆ ก็เหมือนข้อความเก่าที่ถูกลืมไว้ในกลุ่ม DingTalk จมลงสู่ก้นทะเลดิจิทัล อย่าให้ผลลัพธ์ของการประชุมกลายเป็น "ประชุมเท่ากับไม่ได้ประชุม"! ฟังก์ชันการจัดการงานของ DingTalk คือฮีโร่ผู้ช่วยชีวิตจากการติดตามผลที่ล่าช้า ทุกข้อตัดสินใจที่ได้รับการยืนยันในที่ประชุม สามารถเปลี่ยนเป็นงานใน DingTalk ได้ทันที มอบหมายให้เพื่อนร่วมงานที่เกี่ยวข้อง พร้อมกำหนดเวลาส่งมอบ ระบบจะส่งเตือนโดยอัตโนมัติ — จะอ้างว่าลืมก็ไม่ได้อีกต่อไป!

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ความคืบหน้าของงานสามารถมองเห็นได้ชัดเจน ผู้บริหารไม่ต้องโทรตามถี่ยิบ เพียงแค่เปิด DingTalk ก็เหมือนเปิด "เครื่องตรวจวัดอาการหลังประชุม" ต้องการก้าวไกลกว่านั้นไหม? หลังการประชุม ให้ส่ง แบบสอบถามหรือแบบฟอร์มข้อเสนอแนะ ผ่านฟังก์ชันแบบฟอร์มอัจฉริยะของ DingTalk ออกแบบเสร็จภายใน 5 นาที สามารถกรอกแบบไม่เปิดเผยชื่อ ไม่ต้องกลัวพูดความจริง เช่น มีคนเขียนว่า "ครั้งก่อนสไลด์นำเสนอยาวเกินไป ฉันงีบไป" ครั้งหน้าคุณก็จะรู้ว่าต้องทำให้กระชับและกระชับยิ่งกว่า!

ข้อเสนอแนะไม่ใช่แค่พิธีกรรม แต่คือ "สารอาหารข้อมูล" ที่ทำให้การประชุมแต่ละครั้งดีขึ้นเรื่อยๆ ความคิดเห็นวันนี้ คืออัลกอริทึมของการประชุมที่มีประสิทธิภาพในวันพรุ่งนี้ DingTalk ไม่ได้แค่ช่วยคุณจัดประชุม แต่ยังช่วยให้การประชุมของคุณ "พัฒนา" ขึ้น จากการพูดคนละเรื่อง กลายเป็นการประชุมที่ลื่นไหลราวกับเส้นด้าย

หลีกเลี่ยงกับดักการประชุมที่พบบ่อย

คุณเคยมีประสบการณ์ประชุมแล้วเหมือนดูหนังเงียบไหม? มีคนพูดเรื่องนี้ อีกคนพูดอีกเรื่อง หัวข้อหลักลอยไปถึงดาวอังคารโดยไม่มีใครสังเกตเห็น หรือไม่ก็ประชุมตั้งแต่เช้าจรดเย็น แต่ยังไม่ได้ข้อสรุป? หลายทีมจัดประชุมเหมือนการแสดงสดแบบ "พูดคนละเรื่อง" แต่ที่จริงแล้ว แค่ใช้ DingTalk ให้ดี ก็สามารถเปลี่ยนจากหนังเงียบให้กลายเป็นละครเวทีที่มีโครงเรื่องชัดเจน จังหวะกระชับได้แล้ว! ข้อได้เปรียบที่สุดของ DingTalk คือช่วย "ล็อกหัวข้อ" ให้แน่นอน ก่อนประชุม ใช้ DingTalk กำหนดวาระการประชุมอย่างชัดเจน ระบุเวลาและผู้รับผิดชอบสำหรับแต่ละหัวข้อ ให้ทุกคนเข้าใจล่วงหน้า จะได้ไม่พูดออกนอกเรื่อง ยังสามารถตั้งตัวจับเวลาถอยหลังได้ เมื่อเวลาหมด ระบบจะเตือนอัตโนมัติ ไม่ต้องกลัวว่าจะมีใคร "ขอพูดเพิ่มอีกนิด" แล้วพูดต่อไปครึ่งชั่วโมง ที่ดีกว่านั้นคือ DingTalk มีฟังก์ชันการโหวตและการถามตอบในตัว ไม่ต้องรอให้บรรยากาศเงียบกริบ 3 วินาทีหลังจากถามว่า "ทุกคนมีความเห็นอะไรไหม?" เพียงแค่กดปุ่มเดียวก็แสดงความเห็นได้ทันที เพื่อนร่วมงานที่เงียบเฉย ก็กลายเป็นผู้มีส่วนร่วมที่กระตือรือร้น หรือจะใช้ฟังก์ชันข้อความพุ่ง (Danmu) เพื่อตอบกลับแบบเรียลไทม์ก็ได้ ทั้งสนุกและทำให้มั่นใจว่าความคิดเห็นจะปรากฏขึ้นทันที การใช้เครื่องมือพวกนี้ ไม่เพียงช่วยหลีกเลี่ยงความเงียบและการพูดออกนอกเรื่อง แต่ยังทำให้ทุกคนรู้สึกว่าเสียงของตนถูกได้ยิน ครั้งหน้าที่ประชุม ไม่ต้องพึ่งแรงฮึดเพื่อไม่ให้ง่วงอีกต่อไป แค่ใช้ DingTalk การประชุมก็สามารถมีชีวิตชีวา มีจังหวะ มีจุดเด่นได้!

สร้างวัฒนธรรมทีมที่มีประสิทธิภาพ

การประชุมผ่าน DingTalk สิ่งที่น่ากลัวที่สุดไม่ใช่สัญญาณเน็ตหลุด แต่คือ "คุณพูดของคุณ ฉันคิดของฉัน" สุดท้ายเมื่อการประชุมจบลง ทุกคนก็ยังพูดคนละเรื่องเหมือนเดิม ราวกับกองทรายที่ไม่จับตัวกัน เครื่องมือจะดีแค่ไหน ถ้าวัฒนธรรมทีมไม่ตามทัน ฟีเจอร์ที่ดีที่สุดก็กลายเป็นแค่ของตกแต่ง ต้องการให้การประชุมมีประสิทธิภาพจริงๆ ต้องเริ่มจากวัฒนธรรม — ไม่ใช่ใครตำแหน่งสูงกว่าใครก็พูดได้ แต่เป็นใครมีความคิด ใครก็พูดออกมา ประวัติการพูดคุย รายการสิ่งที่ต้องทำ และฟังก์ชันการโหวตของ DingTalk ต่างก็ค่อยๆ ผลักดันวัฒนธรรมการ "สื่อสารอย่างโปร่งใส" ใครพูดอะไร ใครรับปากอะไร มองเห็นได้ชัดเจน อยากอ้างว่า "ลืมไปแล้ว" ก็ทำไม่ได้ ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ระบบสร้างสรุปการประชุมโดยอัตโนมัติ ทำให้ผู้ที่ไม่ได้เข้าร่วมก็สามารถเข้าใจประเด็นสำคัญได้ทันที ลดความเข้าใจผิดและการสื่อสารซ้ำซ้อน แทนที่จะต้องวิ่งตามใครสักคนหลังประชุมแล้วถามว่า "สรุปแล้วใครรับผิดชอบ?" 不如ตั้งแต่เริ่มต้น ใช้ DingTalk "ตอก" ความรับผิดชอบให้แน่นอน แทนที่จะประชุมทุกสัปดาห์แล้วทรมานกันไปมา 不如ลองจัด "นัดชาระหว่างทีมแบบไม่เป็นทางการผ่าน DingTalk" เดือนละครั้ง ปิดกล้อง แล้วมาเล่าเรื่องฮาๆ หรือเรื่องราวชีวิตประจำวันให้ฟัง พอหัวเราะกันเสร็จแล้ว การประชุมครั้งต่อไปบรรยากาศก็จะเปลี่ยนไป ท้ายที่สุด ความไว้วางใจ คือพื้นฐานที่แท้จริงของการประชุมที่มีประสิทธิภาพ

DomTech เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง โดยให้บริการ DingTalk แก่ลูกค้าทั่วไป หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานแพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อพนักงานบริการลูกค้าออนไลน์ของเราได้โดยตรง หรือโทรติดต่อเราที่ (852)4443-3144 หรือส่งอีเมลมาที่ This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เรามีทีมพัฒนาและดูแลระบบระดับมืออาชีพ พร้อมประสบการณ์การให้บริการในตลาดที่หลากหลาย สามารถให้บริการและโซลูชัน DingTalk ที่เป็นมืออาชีพแก่คุณได้!