Họp trên DingTalk, giúp giao tiếp không còn lạc đề

Chuẩn bị trước cuộc họp

Đi họp sợ nhất điều gì? Không phải là trễ giờ, mà là mọi người nói “chín không ra tám”, cả cuộc họp như một đống cát rời, thế nào cũng không thể ráp lại được. Nhưng thật ra, chỉ cần dùng tốt DingTalk, chuẩn bị kỹ lưỡng trước cuộc họp, bạn hoàn toàn có thể nói lời tạm biệt với kiểu họp “mù mờ”. Trước tiên, bạn không thể “nhỡ” hay “tin là họ sẽ đến”, nhất định phải dùng chức năng lịch của DingTalk để cố định thời gian, gửi lời mời một cú nhấp chuột, tất cả mọi người đều nhận được thông báo, lại còn có thể nhấn ngay để trả lời “sẽ tham dự” hay “không tham dự”, không cần phải liên tục hỏi “bạn có đến không”. Hơn nữa, bạn có thể trực tiếp @tất cả thành viên trong nhóm để xác nhận danh sách, không sợ sót người, cũng không sợ ai “giả vờ không biết”. Về tài liệu, không cần phải gửi file đính kèm qua email hay gửi qua lại trên WhatsApp nữa, khiến các phiên bản hỗn loạn. Chỉ cần tải tài liệu cuộc họp lên thư mục chia sẻ của DingTalk, mọi người đều xem được phiên bản mới nhất, lại còn có thể bình luận thảo luận ngay lập tức. Tuyệt hơn nữa là DingTalk sẽ tự động nhắc nhở người tham gia “cuộc họp sắp bắt đầu”, kể cả người lười và “hố đen thời gian” cũng cứu được. Tóm lại, chuẩn bị kỹ càng từ đầu, cuộc họp sẽ thành công ngay từ khởi điểm, không cần phải dựa vào ứng biến lúc cuối để cứu vãn. Khi mọi người bước vào phòng họp (hoặc vào cuộc họp trực tuyến), đều đã sẵn sàng, rõ ràng, giao tiếp tự nhiên trôi chảy mượt mà.

Giao tiếp hiệu quả trong cuộc họp

Khi họp trên DingTalk, bạn sẽ không còn phải lo lắng về tình trạng “người nói đông, người nói tây, cuối cùng ai cũng không hiểu gì”. Ngay khi bắt đầu cuộc họp video, việc đầu tiên cần làm là kiểm tra âm thanh – đừng như một đồng nghiệp nào đó mỗi lần lên mạng đều như đang nói chuyện dưới đáy biển, âm lượng lúc lớn lúc nhỏ, dường như tín hiệu xuyên qua ba tầng lầu. Hãy tận dụng chức năng kiểm tra âm thanh của DingTalk, đeo tai nghe, điều chỉnh độ nhạy micro, đảm bảo mỗi câu “tôi cho rằng” bạn nói ra đều được truyền đạt rõ ràng, không bị nghe nhầm thành “tôi đói rồi”. Hình ảnh video cũng đừng tùy tiện, ánh sáng phải đầy đủ, nền sau không nên lộn xộn, nếu không chiếc áo lót treo phía sau bạn có thể trở thành tâm điểm của cuộc họp. Chia sẻ màn hình là vũ khí thần kỳ của DingTalk, đừng chỉ dùng để chiếu slide PowerPoint, mà hãy biết cách “dẫn dắt trực quan” —一边 trình chiếu一边 giải thích, tại những điểm quan trọng có thể ghi chú trực tiếp, khoanh tròn đỏ một cái, ánh mắt mọi người lập tức tập trung. Tuyệt hơn nữa là khu vực chat văn bản, không chỉ dùng để gõ “nhận được”, mà còn là sổ ghi chú tức thì! Các quyết định quan trọng, câu hỏi phát sinh, thậm chí ai sẽ mời trà chiều, tất cả đều được ghi lại, sau cuộc họp còn có thể tìm kiếm, không còn sợ cảnh “ai vừa nói sẽ chịu trách nhiệm?” gây ngượng ngùng. Giao tiếp không sai sót, hợp tác nhóm tự nhiên liền mạch, hiệu suất họp từ “kéo dài” nâng cấp ngay lên “giải quyết tức thì”.

Theo dõi và phản hồi sau cuộc họp

Sau khi kết thúc cuộc họp, mọi người tản mác, miệng nói “sẽ theo dõi sau”, nhưng chữ “sau” kéo dài cả một tuần, các nhiệm vụ như những tin nhắn cũ bị lãng quên sâu trong nhóm DingTalk, chìm xuống đáy biển kỹ thuật số. Đừng để thành quả cuộc họp của bạn trở thành “có họp cũng như không họp”! Chức năng quản lý nhiệm vụ của DingTalk chính là vị cứu tinh cho việc theo dõi lơ là. Mỗi hành động được quyết định trong cuộc họp, ngay lập tức chuyển thành nhiệm vụ trên DingTalk, giao cho đồng nghiệp tương ứng, thêm ngày hạn chót, hệ thống tự động gửi nhắc nhở — dù có trốn cũng không trốn được!

Tuyệt hơn nữa, tiến độ nhiệm vụ rõ ràng ngay từ cái nhìn đầu tiên, quản lý không cần gọi điện thúc giục, chỉ cần mở DingTalk là như mở “máy theo dõi di chứng sau họp”. Muốn tiến xa hơn? Sau họp hãy gửi một bản khảo sát hoặc biểu mẫu phản hồi, dùng chức năng biểu mẫu thông minh của DingTalk, thiết kế trong năm phút, điền ẩn danh không sợ nói thật. Nếu có người viết “bài thuyết trình họp lần trước quá dài, tôi ngủ gục mất”, lần sau bạn sẽ biết cần tinh gọn hơn nữa!

Phản hồi không phải hình thức, mà là “dinh dưỡng dữ liệu” giúp mỗi cuộc họp ngày càng thông minh hơn. Ý kiến hôm nay chính là thuật toán cho cuộc họp hiệu quả ngày mai. DingTalk không chỉ giúp bạn tổ chức họp, mà còn giúp bạn “tiến hóa” cuộc họp, từ chỗ hỗn loạn thành trôi chảy mượt mà.

Tránh các bẫy họp phổ biến

Bạn đã từng trải qua cảnh họp như xem kịch câm? Người nói đông, người nói tây, chủ đề bay lên sao Hỏa mà không ai nhận ra? Hay cuộc họp kéo dài từ sáng tới tối mà vẫn chưa ra kết luận? Không ít đội nhóm họp giống như một màn “diễn xuất tự do” lộn xộn, nhưng thật ra chỉ cần dùng tốt DingTalk, bạn có thể biến nó từ kịch câm thành vở kịch sân khấu, nội dung rõ ràng, tiết tấu nhanh gọn! Ưu điểm lớn nhất của DingTalk là giúp bạn “khóa chặt chủ đề”. Trước khi họp, dùng DingTalk thiết lập chương trình nghị sự rõ ràng, mỗi mục liệt kê thời gian và người phụ trách, để mọi người đều nắm rõ, không mở miệng là lạc đề ngay. Bạn còn có thể thêm bộ đếm ngược, đến giờ hệ thống tự động nhắc nhở, không sợ lại có người “chia sẻ thêm hai câu” mà nói luôn nửa tiếng. Tuyệt hơn nữa, DingTalk tích hợp sẵn chức năng bỏ phiếu và hỏi đáp, không cần chờ “mọi người có ý kiến gì không?” im lặng ba giây, chỉ cần nhấn một cái là biểu quyết ngay, đồng nghiệp im lặng cũng trở nên tích cực tham gia. Thậm chí có thể dùng chức năng bình luận kiểu “dạng chữ chạy” để phản hồi tức thì, vừa vui vẻ vừa đảm bảo ý kiến được hiện ra ngay lập tức. Dùng những công cụ này, không chỉ tránh được cảnh im lặng hay lạc đề, mà còn khiến mỗi người đều cảm thấy tiếng nói của mình được lắng nghe. Lần tới họp, không cần phải dùng ý chí để chống buồn ngủ, dùng DingTalk, ngay cả họp cũng có thể trở nên sinh động, có hồn, có nhịp điệu!

Xây dựng văn hóa nhóm hiệu quả

Khi họp trên DingTalk, điều đáng sợ nhất không phải là mất kết nối mạng, mà là “bạn nói việc của bạn, tôi nghĩ việc của tôi”, kết thúc cuộc họp, mọi người vẫn “chín không ra tám”, như một đống cát rời. Công cụ dù mạnh đến đâu, nếu văn hóa nhóm không theo kịp, các chức năng tốt nhất cũng chỉ là đồ trang trí. Để cuộc họp thực sự hiệu quả, phải bắt đầu từ văn hóa — không phải ai chức cao thì người đó quyết định, mà là ai có ý tưởng thì người đó được nói. Lịch sử trò chuyện, danh sách việc cần làm, chức năng bỏ phiếu của DingTalk thực ra đang âm thầm thúc đẩy một văn hóa “giao tiếp minh bạch”. Ai nói gì, ai hứa gì, rõ ràng như ban ngày, muốn “giả quên” cũng khó. Tuyệt hơn nữa, sau cuộc họp hệ thống tự động tạo bản tóm tắt, giúp người không tham dự cũng hiểu ngay trọng tâm, giảm thiểu hiểu lầm và giao tiếp lặp lại. Thay vì sau họp phải chạy đi hỏi “rốt cuộc ai chịu trách nhiệm”, chi bằng ngay từ đầu dùng DingTalk “đóng đinh” trách nhiệm rõ ràng. Thay vì mỗi tuần họp để tra tấn lẫn nhau, chi bằng mỗi tháng tổ chức một “buổi trà vui không chính thức trên DingTalk”, tắt camera, chia sẻ những chuyện dở khóc dở cười hay điều đời thường. Sau khi cười xong, lần họp sau bầu không khí sẽ khác hẳn. Dù sao đi nữa, sự tin tưởng mới chính là nền tảng thực sự cho các cuộc họp hiệu quả.

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp tư vấn với dịch vụ khách hàng trực tuyến của chúng tôi, hoặc liên hệ qua điện thoại (852)4443-3144 hoặc email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm dịch vụ thị trường phong phú, có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ DingTalk chuyên nghiệp!