Thiên Vấn Văn phòng × Đinh Đinh: 5 mẹo kết hợp giúp làm việc hiệu quả hơn

Làm cho DingTalk của bạn trở nên tiện dụng hơn

Hướng dẫn sử dụng QwenWork

Từ khi ra mắt, Qwen Office đã được tích hợp toàn diện vào DingTalk. Ngoài các chức năng cơ bản như tóm tắt nhóm, tài liệu bảng tính, lịch trình công việc và tin nhắn email, nó còn kết nối sâu rộng với hơn 25 mô-đun nghiệp vụ khác như Ghi chú Trí tuệ AI, Duyệt phê, Chấm công, Đĩa Ding... Từng mô-đun riêng lẻ có vẻ bình thường, nhưng khi kết hợp lại thì hiệu suất làm việc sẽ tăng lên đáng kể.

Hôm nay chúng tôi chọn lọc 5 bộ kỹ thuật kết hợp thường dùng nhất, mỗi bộ đều đi kèm với những lời nhắc có thể sao chép trực tiếp. Từ gặp khách hàng đến xử lý duyệt phê, giúp bạn hoàn thành công việc một cách nhẹ nhàng.

01 Báo cáo trước cuộc họp

Hãy để nó thay bạn tìm kiếm tài liệu

Ghi chú Trí tuệ AI × Email × Nhóm chat × Đĩa Ding

Mỗi lần chuẩn bị trước cuộc họp hay gặp khách hàng, thời gian thường bận rộn và hỗn loạn: tìm lại ghi chú, lục email, tìm biên bản cuộc họp trước đó — xong xuôi rồi vẫn sợ bỏ sót thông tin quan trọng. Những công việc này có thể giao cho Qwen Office: nội dung ghi âm đã chuyển đổi trong Ghi chú Trí tuệ AI, trao đổi email, tin nhắn trong nhóm liên quan đến đối phương, cũng như tài liệu trong Đĩa Ding đều có thể được đọc, loại bỏ việc tổng hợp thủ công.

Lời nhắc · Có thể sao chép trực tiếp

Tôi sẽ gặp khách hàng XX vào thứ Ba tuần sau. Hãy tổng hợp ba nội dung sau thành một báo cáo trước cuộc họp: ① Biên bản ghi âm từ cuộc họp trước với đối phương; ② Các email trao đổi gần nhất trong tháng qua với đối phương; ③ Tài liệu và liên kết trong nhóm dự án có đề cập đến khách hàng này. Báo cáo chia thành bốn phần: Nội dung đã thảo luận, vấn đề chưa giải quyết, yêu cầu mà đối phương đưa ra, danh sách tài liệu liên quan. Tổng hợp thành tài liệu DingTalk và gửi cho tôi.

Bất kỳ lúc nào cần tra cứu tài liệu hoặc tìm kiếm thông tin — như trước báo cáo, khởi động dự án hay đánh giá tổng kết — bạn đều có thể tái sử dụng bộ lời nhắc này.

Mẹo an toàn: Qwen Office tuân thủ nghiêm ngặt quyền truy cập cá nhân, chỉ tìm kiếm trong các nhóm bạn đã tham gia, tài liệu Đĩa Ding và nội dung Ghi chú Trí tuệ AI mà bạn có quyền truy cập.

02 Tổng hợp tài nguyên nhóm

Biến lịch sử trò chuyện thành cơ sở dữ liệu

Nhóm chat × Đĩa Ding × Thư viện kiến thức

Một nhóm dự án hoạt động nhiều năm, đã gửi hàng trăm tài liệu, nhưng khi cần tìm một thứ cụ thể thì lại như mò kim đáy biển. Hãy để Qwen Office lập mục lục có ghi rõ nguồn cho các tài liệu rải rác — biến lịch sử trò chuyện thành tài sản có thể tái sử dụng.

Lời nhắc · Có thể sao chép trực tiếp

Hãy tổng hợp các tài liệu và liên kết được gửi trong nhóm XX tháng này thành một mục lục tài liệu: Mỗi mục ghi rõ người gửi, thời gian gửi và một câu mô tả ngắn về nội dung; sắp xếp theo thứ tự thời gian giảm dần, chia thành ba loại: tài liệu, bảng tính, liên kết ngoài; Sau khi viết xong, lưu trữ vào thư viện kiến thức - mục phân loại Dự án XX. Trước khi lưu trữ, hãy gửi bản nháp cho tôi kiểm duyệt.

Cách dùng nâng cao: Thiết lập một nhiệm vụ định kỳ cho Qwen Office, cứ ngày 1 hàng tháng tự động tổng hợp nội dung tháng trước, mục lục được cập nhật luân phiên. Như vậy, toàn bộ nội dung tích lũy trong nhóm sẽ rõ ràng từng li từng tí.

Lịch sử trò chuyện không nên bị thời gian phong ấn, Qwen Office có thể khiến nó "sống dậy".

03 Báo cáo ngày/tuần

Chuyển bảng tính thành bảng điều khiển, tự động gửi vào nhóm

Bảng tính AI × QW Pages × Robot nhóm

Quản lý tiến độ giữa các nhóm, điều đau đầu nhất không phải là cập nhật bảng tính, mà là quy trình báo cáo phiền phức: chụp ảnh màn hình, thêm hai câu mô tả, rồi đăng vào nhóm — lặp lại mỗi ngày. Giờ đây bạn không cần phải tự tay làm việc này nữa! Qwen Office có thể thực hiện toàn bộ quy trình chỉ bằng một cú nhấp:

1 Đọc Bảng tính AI

2 Tạo bảng điều khiển web

3 Xuất bản trang trực tuyến bằng QW Pages

4 Robot gửi liên kết vào nhóm

Dù chuỗi thao tác có vẻ phức tạp, nhưng cấu hình thực tế chỉ gồm bốn bước.

Bước 1: Chuẩn bị bảng tính làm nguồn dữ liệu duy nhất

Thiết kế bảng điều khiển phụ thuộc vào Bảng tính AI. Dành khoảng mười phút để sắp xếp rõ các cột: Nội dung, Người phụ trách, Trạng thái (Chưa bắt đầu / Đang thực hiện / Hoàn thành / Bị chặn), Thời hạn, Ghi chú. Mỗi khu vực trên bảng điều khiển tương ứng với một cột trong bảng, không cần quá cầu toàn.

Bước 2: Hướng dẫn Qwen Office đọc hiểu Bảng tính AI

Gửi lệnh thành hai phần: Đầu tiên yêu cầu nó báo cáo những gì đã đọc được, xác nhận chính xác, rồi mới tiến hành tạo bảng điều khiển.

Lệnh phần 1 · Có thể sao chép trực tiếp

Hãy đọc Bảng tính AI DingTalk - Bảng tiến độ dự án XX, sau đó cho tôi biết: Bạn đọc được những cột nào, tổng cộng bao nhiêu dòng, số lượng ở mỗi trạng thái là bao nhiêu. Chỉ báo cáo, chưa tạo bảng điều khiển.

Sau khi nhận báo cáo, hãy kiểm tra tên cột, số dòng và phân bố trạng thái.

Lệnh phần 2 · Có thể sao chép trực tiếp

Dựa trên dữ liệu vừa đọc, hãy tạo một trang web HTML làm bảng điều khiển trực tuyến với ba phần: Tiến độ tổng thể, Cập nhật hôm nay, Việc bị chặn. Trang phải hiển thị rõ ràng khi mở trên điện thoại. Trước tiên hãy cho tôi xem bản xem trước.

Khi xem bản xem trước, hãy kiểm tra từng mục, đặc biệt là số lượng mục "Đã hoàn thành"; thu nhỏ trang xuống kích thước điện thoại để kiểm tra lỗi định dạng. Sau khi xác nhận chính xác, tiến hành xuất bản:

Lệnh xuất bản · Có thể sao chép trực tiếp

Hãy sử dụng QW Pages để xuất bản bảng điều khiển này thành trang trực tuyến.

Bước 3: Robot gửi liên kết vào nhóm

Có hai trường hợp, trước tiên hãy kiểm tra xem trong nhóm đã có robot chưa.

Trường hợp 1: Nhóm đã có robot

Lệnh gửi robot · Có thể sao chép trực tiếp

Hãy dùng robot trong nhóm dự án XX gửi liên kết trang trực tuyến vừa xuất bản vào nhóm, kèm theo một đoạn tóm tắt hôm nay dưới 100 ký tự.

Trường hợp 2: Nhóm chưa có robot, hãy để Qwen Office giúp bạn tạo.

Bạn có thể nói trực tiếp trong Qwen Office: “Tạo một robot trên DingTalk, đặt tên là XX, thêm nó vào nhóm dự án XX.”

Bước 4: Thiết lập nhiệm vụ định kỳ để chạy tự động hàng ngày

Kết nối ba bước trên thành một nhiệm vụ định kỳ. Nhiệm vụ định kỳ chạy độc lập, không nhìn thấy ngữ cảnh trước đó, do đó trong lệnh cần nhắc lại rõ tên bảng, tên nhóm, cấu trúc bảng điều khiển và toàn bộ đường dẫn.

Lệnh nhiệm vụ định kỳ · Có thể sao chép trực tiếp

Hãy đọc Bảng tính AI DingTalk - Bảng tiến độ dự án XX, cập nhật bảng điều khiển báo cáo ngày theo cấu trúc sau: ba phần Tiến độ tổng thể, Cập nhật hôm nay, Việc bị chặn, đảm bảo hiển thị tốt trên điện thoại. Xuất bản thành trang trực tuyến QW Pages — cập nhật trang bảng điều khiển đã xuất bản trước đó, không tạo trang mới, không gửi liên kết mới vào nhóm. Sau khi hoàn thành, yêu cầu robot trong nhóm dự án XX gửi một tin nhắn: kèm theo liên kết bảng điều khiển và một đoạn tóm tắt hôm nay dưới 100 ký tự. Nếu việc đọc bảng thất bại hoặc gửi vào nhóm thất bại, hãy báo cáo nguyên nhân lỗi, không được im lặng bỏ qua.

Sau khi thiết lập xong, mỗi ngày nhóm sẽ nhận được một tin nhắn từ robot cùng một liên kết: Khi nhấn vào sẽ là bảng điều khiển HTML tự động cập nhật, hiển thị tiến độ, tương tác rõ ràng, thân thiện với thiết bị di động, trong khi bảng tính AI gốc không hề bị thay đổi.

04 Đối chiếu chấm công

Giúp bạn thanh toán cuối tháng

Chấm công × Duyệt phê

Qwen Office không chỉ biết viết và tổng hợp, mà còn có thể kết nối hệ thống OA của DingTalk, tra cứu chi tiết chấm công, số dư nghỉ phép, quy tắc trợ cấp làm thêm giờ, thậm chí soạn đơn duyệt phê. Từ "dữ liệu có thể xem" đến "thực sự tích hợp với DingTalk", bước tiến này chính là ranh giới giữa nó và các Agent sinh nội dung khác.

Lời nhắc · Có thể sao chép trực tiếp

Vui lòng tra cứu tình hình chấm công DingTalk của tôi từ đầu tháng đến nay, bao gồm: Số ngày đi làm đúng; ghi nhận đi muộn, về sớm và quên chấm công; ghi nhận nghỉ phép, ra ngoài, đi công tác và làm thêm giờ; ca làm việc hiện tại và nhóm chấm công thuộc về; số dư nghỉ phép năm hoặc các loại nghỉ phép còn lại có thể tra cứu; các quy tắc liên quan đến tôi về bổ sung chấm công và làm thêm giờ. Trước tiên hãy xuất bản tổng quan chấm công, sau đó liệt kê các ghi nhận bất thường theo ngày, đồng thời nêu rõ những bất thường nào có thể cần phát khởi đơn bổ sung chấm công, nghỉ phép, ra ngoài hoặc làm thêm giờ. Chỉ thực hiện tra cứu và phân tích, không tự động nộp đơn duyệt phê.

Từ nay về sau, các công việc máy móc như đối chiếu chấm công có thể hoàn toàn giao cho Qwen Office.

05 Duyệt phê hàng loạt

Xem tổng hợp trước, rồi mới hành động

Duyệt phê

Với nhiều người, duyệt phê là một việc vặt được xử lý "khi rảnh, duyệt luôn một loạt". Khó khăn nằm ở chỗ phải duyệt "rõ ràng" và "an tâm" từng đơn một.

Qwen Office có thể lấy ra tất cả các đơn chờ duyệt thuộc bạn, tổng hợp và sắp xếp theo bất kỳ tiêu chí nào. Biến việc duyệt phê từ danh sách công việc rời rạc thành dữ liệu rõ ràng, dễ theo dõi.

Lời nhắc · Có thể sao chép trực tiếp

Hãy lấy ra tất cả các đơn chờ duyệt của tôi, sắp xếp theo số tiền từ cao đến thấp. Các đơn trên 10.000 tệ cần được liệt kê riêng, đánh dấu đỏ để cảnh báo; mỗi đơn chỉ giữ lại bốn trường: Người đề xuất, Lý do, Số tiền, Thời gian gửi, loại bỏ các nội dung định dạng. Các đơn mua sắm nhỏ cùng loại gộp thành một dòng, báo tổng số.

Hàng chục phiếu có thể biến thành một bảng xem trước: Sắp xếp theo số tiền, những đơn duyệt cần chú ý sẽ hiện ra rõ ràng.

· · ··· · ·

Tóm tắt cuối cùng

Giá trị thực sự của Qwen Office không chỉ nằm ở khả năng sinh nội dung, mà còn ở việc tích hợp sâu với DingTalk, hiểu được nhóm chat, tài liệu, duyệt phê, lịch trình của bạn. Nó có thể hệ thống hóa các thông tin rải rác này, kết nối chúng lại và tự động hoàn thành nhiệm vụ. Những việc trước đây phải thao tác từng bước thủ công trên DingTalk, nay bạn đều có thể giao cho Qwen Office.

Một chuyên mục cốt lõi giúp Qwen Office trở nên mạnh mẽ hơn, nơi ai cũng có thể thành bậc thầy Agent

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!