DingTalk và Trello: Cuộc đối đầu giữa hai công cụ hợp tác hàng đầu

DingTalk, nghe thì giống một dụng cụ kim khí, nhưng thực chất lại là “quản gia văn phòng kỹ thuật số” do tập đoàn Alibaba tạo nên. Nó không chỉ nhắc bạn bằng những tiếng "tinh tinh" khi bạn đi họp trễ, mà còn giúp bạn chấm công, phát thông báo, tổ chức hội nghị video, thậm chí để sếp có thể dễ dàng phát hiện ai đang lười biếng. Ban đầu được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp Trung Quốc, hiện nay nó đã phát triển thành giải pháp toàn diện tích hợp nhân sự, hành chính và cộng tác – đặc biệt được các doanh nghiệp lớn và ngành truyền thống ưa chuộng. Dù sao thì, ai lại không muốn có một “cán bộ điện tử” có thể gói gọn chấm công, phê duyệt, trò chuyện nhóm trong một ứng dụng duy nhất?

Trong khi đó, ở một nơi xa xôi hơn, Trello lại giống như một nghệ sĩ tài năng nhưng thoải mái, do Atlassian phát triển, đã mang khái niệm bảng biểu và thẻ lên một tầm cao mới trong quản lý dự án. Triết lý của nó rất đơn giản: viết việc cần làm lên thẻ rồi kéo qua kéo lại là xong. Không cấu trúc rườm rà, không quy trình phê duyệt tầng tầng lớp lớp – phù hợp với nhóm nhỏ, người làm tự do hoặc đội ngũ sáng tạo vốn ghét các thủ tục quan liêu. Bạn sẽ không thấy dòng chữ “đang chờ trưởng phòng phê duyệt” trên Trello, nhưng chắc chắn sẽ thấy những phân loại hài hước kiểu như “Cần làm”, “Đang xử lý”, “Sắp xong (thật đấy)”.

Một bên là vị tướng doanh nghiệp nghiêm túc hiệu quả, một bên là hiệp sĩ sáng tạo linh hoạt tự do – cuộc đối đầu này từ khởi điểm đã định sẵn phong cách hoàn toàn khác biệt.

Khi quản gia doanh nghiệp gặp nghệ sĩ tối giản, cuộc so tài chức năng này chẳng khác nào bắt kế toán viên thi bóng rổ với họa sĩ. DingTalk vừa xuất hiện đã tung ra hàng loạt “mười tám loại vũ khí” như quản lý cơ cấu tổ chức, chấm công, quy trình phê duyệt, phát hành thông báo – đúng chuẩn dao quân sự Thụy Sĩ: cái gì cũng làm được, lại còn trị được đủ kiểu nhân viên thiếu kỷ luật. Chín giờ sáng chưa chấm công? Hệ thống sẽ tự động nhắc sếp rằng bạn “nghi ngờ đang ngủ ở nhà”. Còn Trello thì sao? Nó từ tốn lấy ra một bảng, đặt vài chiếc thẻ với nội dung “Cần làm”, “Đang xử lý”, “Hoàn thành”, như thể đang nói: “Đừng lo, thế giới rất đơn giản.”

Nếu nhóm của bạn mỗi ngày phải xử lý thanh toán chi phí, sắp lịch trực, cộng tác liên phòng ban, thì khả năng tích hợp của DingTalk tựa như siêu tàu sân bay – tích hợp email, lịch, ổ cứng đám mây, thậm chí cả đào tạo trực tuyến, gần như dời nguyên cả công ty vào một ứng dụng. Nhưng nếu bạn thuộc nhóm sáng tạo, cần lập kế hoạch sự kiện hay sắp xếp nội dung, hệ thống thẻ linh hoạt + nhãn + hạn chót + đính kèm của Trello lại giống như những khối lego, tha hồ lắp ghép theo ý thích. Ví dụ, công ty quảng cáo làm chiến dịch, dùng Trello kéo thả thẻ còn vui hơn mười lần so với điền đơn phê duyệt.

Cả hai đều không phải đồ trang trí – vấn đề chỉ là nhóm bạn cần “kiểm soát toàn diện” hay “sáng tạo tự do”.

“Chào mừng sử dụng DingTalk, trợ lý đa năng cấp doanh nghiệp của bạn đã trực tuyến!” – Khi mở DingTalk lần đầu, bạn như bước vào một tòa nhà văn phòng đầy đủ thiết bị nhưng bảng tên chi chít, các nút bấm thang máy nhiều đến mức nghi ngờ cuộc đời. Cơ cấu tổ chức, tin nhắn DING, chấm công, quy trình phê duyệt… chức năng mạnh mẽ như siêu anh hùng mặc vest, nhưng người mới có khi cần bản đồ mới tìm được nhà vệ sinh.

Ngược lại, Trello giống một nhà thiết kế tối giản mặc quần jeans, nhẹ nhàng đưa bạn một bảng trống và nói: “Thử đi, cứ việc đặt việc lên đây.” Kéo thả thẻ, đặt nhãn, gạch bỏ việc cần làm – trực quan đến mức con mèo nhà bạn nhìn cũng muốn quản lý dự án. Giao diện của nó gần như không có độ dốc học tập, chỉ cần ba bước: Nghĩ, kéo, hoàn thành.

Nhưng đừng để sự đơn giản đánh lừa – vẻ đẹp của Trello nằm ở sự linh hoạt. Nhóm marketing dùng nó để theo dõi tiến độ sự kiện, kỹ sư dùng để sắp nhiệm vụ Sprint, thậm chí có người còn dùng nó để lên kế hoạch cưới hỏi! Trong khi đó DingTalk tuy phức tạp, nhưng thắng ở yếu tố “tích hợp”: họp, phát thông báo, ký duyệt thanh toán – mọi việc đều giải quyết trong cùng một tòa nhà, không cần ra ngoài tìm phần mềm bổ trợ.

Vì vậy câu hỏi đặt ra là: bạn muốn một tòa nhà chọc trời tiện nghi đầy đủ, hay một con dao đa năng bỏ túi mang theo mọi lúc? Câu trả lời phụ thuộc vào việc nhóm bạn thích mặc đồng phục đi làm, hay vừa uống cà phê vừa brainstorm.

“Miễn phí thì đắt nhất”? Hay “trả tiền mới thật sự xứng đáng”? Khi DingTalk và Trello đối đầu trực diện trên chiến trường giá cả, chúng ta cần tự hỏi: ví tiền và nhóm của bạn thực sự cần gì? Bản miễn phí của DingTalk có thể coi là “gói quà tặng cấp doanh nghiệp”, chat nhóm, chấm công, phê duyệt, cộng tác tài liệu đều có đủ – các nhóm nhỏ dùng cảm giác như trúng số độc đắc. Nhưng nếu muốn mở khóa tính năng nhân sự thông minh, kiểm soát bảo mật nâng cao hay hỗ trợ khách hàng riêng biệt, bạn phải bước vào cánh cửa bản trả phí – phía sau đó là phòng VIP dịch vụ tùy chỉnh, nhưng giá cả có thể khiến các startup phải hít một hơi sâu.

Trello thì đi theo hướng “đăng ký nhẹ nhàng”, bản miễn phí khá gọn gàng, bảng, thẻ, danh sách tha hồ sắp xếp – phù hợp cá nhân hoặc nhóm nhỏ quản lý dự án. Nhưng nếu muốn dùng luồng công việc tự động (Butler), kiểm soát quyền nâng cao hay tích hợp Power-Up? Bạn sẽ cần nâng cấp lên Standard, Premium hoặc thậm chí Enterprise – từng tính năng đều niêm yết rõ giá, như buffet vậy, ăn nhiều thì trả nhiều, ăn tinh cũng phải trả tinh.

Xét về hiệu quả chi phí, DingTalk giống như “mua nhà hoàn thiện có nội thất”, ban đầu tiết kiệm thời gian nhưng có thể tốn thêm tiền không cần thiết; Trello giống như “mua nhà thô tự hoàn thiện”, linh hoạt nhưng cần thời gian xây dựng. Gợi ý: người ít việc nhiều thì chọn Trello, người đông việc nặng thì chọn DingTalk. Hãy nhớ, phương án rẻ nhất thường ẩn chứa chi phí vô hình đắt đỏ nhất.

“DingTalk đây, bạn đã tăng ca liên tục 30 ngày, hệ thống tự động đặt cho bạn một ly cà phê.” Những thông báo ấm áp mà hơi mỉa mai kiểu này khiến nhiều người dùng Trung Quốc bật cười và đánh năm sao trên cửa hàng ứng dụng – nhưng đừng bị giọng điệu hài hước đánh lừa, phía sau là vô số đêm bị đánh thức bởi tiếng “Ding một cái”. Ngược lại, người dùng nước ngoài thường viết về Trello: “Cuối cùng tôi cũng tìm được công cụ không ép tôi phải chấm công đi làm!” Sự khác biệt trong đánh giá giữa hai nền tảng này thực chất là bức tranh thu nhỏ của văn hóa làm việc Đông – Tây.

Trên App Store và Google Play, DingTalk đạt trung bình 4,5 sao, phần lớn khen ngợi dịch vụ “một cửa” tích hợp chấm công, phê duyệt và tin nhắn tức thời, đặc biệt phù hợp với mô hình “quản lý quân sự hóa” của doanh nghiệp lớn. Nhưng điểm trừ chủ yếu là “quá nhiều chức năng, giống như đang dùng phần mềm ERP văn phòng”; có người phàn nàn: “Tôi chỉ muốn sắp một nhiệm vụ thôi, kết quả bị kéo vào cơn ác mộng ba tầng: họp video, điểm danh, khai báo mã sức khỏe.”

Trello giữ vững mức 4,7 sao trên Trustpilot và Capterra, người dùng yêu thích sự “tự do như lego”, chỉ cần kéo thả bảng là có thể sử dụng ngay. Nhưng cũng có quản lý dự án phàn nàn: “Khi nhóm lên tới trăm người, việc thiếu phân tầng quyền hạn简直 là thảm họa.” Về vị thế thị trường, DingTalk bám rễ sâu tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương, gần như độc quyền trong giáo dục và sản xuất; còn Trello thống trị ngành sáng tạo và các nhóm làm việc từ xa, bộ đôi Slack + Trello gần như là trang bị tiêu chuẩn của các đội nhóm nhỏ tại Thung lũng Silicon.

Tương lai? DingTalk tiếp tục tích hợp AI, cố gắng dùng robot thay sếp giám sát nhân viên; Trello thì mở rộng hệ sinh thái Power-Ups để công cụ trở nên “mềm dẻo” hơn. Ai sẽ chiến thắng? Câu trả lời phụ thuộc vào việc nhóm bạn cần một “huấn luyện viên” hay một “trợ lý”.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!