Tiếng Việt
English 
اللغة العربية 
Bahasa Indonesia 
日本語 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
简体中文 
Bạn đã bao giờ thử xin nghỉ một ngày, phải chạy đôn chạy đáo tìm quản lý để ký tên, nhưng lại phát hiện anh ấy vừa ra họp? Hay thanh toán một hóa đơn, chờ nửa tháng mà vẫn bị kẹt ở khâu duyệt thứ ba? Đừng lo, hệ thống duyệt đơn trực tuyến DingTalk chính là siêu anh hùng đến cứu bạn thoát khỏi “địa ngục đóng dấu”! Nó không chỉ đơn thuần là chuyển quy trình giấy tờ lên mạng, mà giống như gắn tên lửa đẩy cho quy trình duyệt, giúp đơn của bạn vụt một cái là vượt qua tất cả các khâu kiểm duyệt.
Hãy tưởng tượng, bạn chỉ cần vài thao tác trên điện thoại, đơn xin nghỉ tự động được gửi đi, quản lý đang ngồi nhâm nhi cà phê cũng có thể thuận tay duyệt ngay, hệ thống lập tức thông báo cho bạn, ngay cả lịch làm việc cũng được cập nhật tự động — điều này không phải phim viễn tưởng, mà là trải nghiệm thực tế mỗi ngày với DingTalk. Quy trình tự động hóa của nó có thể thông minh phân luồng theo quy tắc, ví dụ như khoản thanh toán dưới 500 tệ sẽ tự động bỏ qua trưởng bộ phận, gửi thẳng tới tài chính; đơn mua sắm liên bộ phận sẽ tự động sao gửi đến các đơn vị liên quan, không lo bỏ sót.
Điều tuyệt hơn nữa là biểu mẫu có thể tùy chỉnh đến mức bộ phận nhân sự phải khóc mà kêu “quá chu đáo”. Dù là đơn xin nghỉ cưới cần đính kèm bản scan thiệp cưới, hay đơn công tác tự động tính toán khoản phụ cấp, tất cả đều được xử lý gọn gàng. Đồng bộ đa thiết bị, dù là điện thoại, máy tính bảng hay máy tính công ty, quy trình duyệt không bị gián đoạn, thông báo không bị bỏ lỡ. Tính năng thông báo thời gian thực khiến bạn nghiện ngay — từ nay không còn phải chạy đi hỏi “đơn của tôi đến đâu rồi?”
Cách thiết lập và cấu hình quy trình duyệt
Sau đây, chúng ta cùng tìm hiểu cách thiết lập và cấu hình quy trình duyệt trên DingTalk, để công ty bạn chuyển mình từ “cuộc chiến giấy tờ” thành “đội quân số hóa nhanh nhẹn”. Trước tiên, hãy đăng nhập vào trang quản trị DingTalk, đừng sợ bốn chữ này, nó giống như công tắc nguồn tổng trong nhà bạn, chỉ cần bật lên, cả linh hồn văn phòng sẽ vận hành trơn tru. Tìm đến mục “Duyệt”, đây chính là xưởng chế tạo quy trình tự động hóa của bạn.
**Các bước cụ thể như sau**:
- Truy cập trang quản trị — nhớ mang theo tài khoản quản trị viên, nếu không sẽ bị chặn bên ngoài, giống như nhân viên văn phòng quên mang chìa khóa vậy.
- Chọn mục Duyệt — sau khi vào, bạn sẽ thấy một bảng trắng, sẵn sàng đón nhận ý tưởng sáng tạo của bạn.
- Tạo mẫu duyệt mới — dù là xin nghỉ, thanh toán hay mua một ly cà phê đắt hơn cả lương tháng, bạn đều có thể tự thiết kế các trường biểu mẫu.
- Thiết lập quy trình và điều kiện duyệt — bạn có thể thiết lập ba cấp duyệt “quản lý bộ phận → tài chính → sếp”, hoặc phân luồng tự động theo số tiền, thông minh như thể biết trước suy nghĩ của bạn.
- Lưu và phát hành — một cú nhấp chuột để đưa vào hoạt động, toàn bộ công ty lập tức nhận được thông báo, như thể bạn vừa đốt một quả pháo số hóa giữa văn phòng.
Đừng quên thiết lập quyền hạn người duyệt và hình thức thông báo, có người thích thông báo đẩy, có người thích tin nhắn SMS, đáp ứng “thói quen duyệt” của từng người thì quy trình mới không bị tắc. Như vậy, bạn sẽ không còn phải chạy theo sếp để xin chữ ký, ngay cả giờ nghỉ trưa cũng có thể ăn cơm bình yên, không cần一边 nhai cơm nắm vừa kêu “Sếp ơi, ký cái nào!”
Mẹo nhỏ để sử dụng hiệu quả hệ thống duyệt
Muốn trở thành một “hiệp khách duyệt đơn” thong dong trong văn phòng? Chỉ nhấn “Đồng ý” thì chưa đủ, bạn cần nắm trong tay những bí kíp ẩn của hệ thống duyệt DingTalk! Đừng tiếp tục điền từng mục một, chạy theo từng quản lý, những mẹo nhỏ này sẽ giúp hiệu suất làm việc của bạn bay vút như tên lửa.
Mẹo thứ nhất: Dùng mẫu là thượng sách — Đừng lo các đơn lặp lại, xin nghỉ, thanh toán, công tác… tất cả đều thiết lập sẵn thành mẫu, chỉ cần một cú nhấp là dùng được, ngay cả thực tập sinh mới vào cũng có thể trở thành cao thủ ngay lập tức.
Mẹo thứ hai: Bật thông báo nhắc nhở — Đừng để sếp phải hỏi “Sao vẫn chưa duyệt?”, hãy bật tính năng nhắc nhở duyệt, hệ thống sẽ như một trợ lý nhỏ đáng yêu, “ting” một tiếng gọi bạn trở lại xử lý ngay.
Mẹo thứ ba: Phân bổ thông minh, không còn đổ lỗi — Sau khi thiết lập quy tắc, hệ thống sẽ tự động gửi đơn đến đúng người, nhân sự về nhân sự, tài chính về tài chính, không còn lo gửi nhầm bị trả lại ba lần.
Mẹo thứ tư: Dữ liệu biết nói — Mỗi tháng xem một lần báo cáo duyệt, khâu nào chậm nhất, ai duyệt lâu nhất, rõ ràng như ban ngày, tối ưu quy trình bắt đầu từ “sự thật bằng con số”.
Mẹo thứ năm: Có điện thoại là có cả thế giới — Nằm trên ghế sofa, ngồi trên bồn cầu, hay thậm chí đang đi tàu điện, chỉ cần mở app DingTalk, ba giây hoàn tất duyệt đơn, hiệu suất cao đến mức đồng nghiệp nghi ngờ bạn có cài phần mềm gian lận không.
Các vấn đề thường gặp và giải pháp
Khi sử dụng hệ thống duyệt trực tuyến DingTalk, giống như điều khiển một con ngựa số hóa, nhưng đôi khi cũng gặp lúc “ngựa dậm chân” không chịu đi. Đừng lo, những “tính khí nhỏ” này đều có thuốc chữa!
**Đơn bị kẹt không duyệt?** Đừng vội đập bàn, có thể đồng nghiệp nào đó đang trong chế độ nghỉ mát “cách ly thế giới”. Lúc này đừng im lặng chờ đợi, hãy “ding” một cái nhắc nhở nhẹ nhàng: “Đại hiệp ơi, nhiệm vụ giang hồ của ngài còn thiếu một bước nữa!”
**Đơn bị từ chối?** Đừng nản, đây không phải điểm kết thúc cuộc đời, mà chỉ là hệ thống phát cho bạn một “vé sửa lại”. Hãy xem kỹ lý do từ chối, có phải bạn điền “ngày công tác” thành năm ngoái không? Sửa xong thì gửi lại, lần này nhất định sẽ qua!
**Không nhận được thông báo?** Hãy kiểm tra cài đặt thông báo, có phải bạn vô tình tắt không? Hay điện thoại đã coi đó là “quảng cáo rác” và tắt tiếng? Nhớ đặt DingTalk thành “liên hệ VIP”, để tin quan trọng không thể trốn thoát.
**Biểu mẫu lỗi?** Khi hệ thống hiện đỏ, đừng hoang mang, phần lớn là do bạn bỏ sót trường bắt buộc. Gợi ý hãy hình thành thói quen “kiểm tra ba giây trước khi gửi”, quét từng ô như thám tử, đảm bảo không sai sót.
**Hệ thống lỗi?** Lúc này, đừng tự làm kỹ thuật gia vật lộn một mình, hãy liên hệ ngay bộ phận hỗ trợ DingTalk, họ chính là “đội đặc nhiệm siêu anh hùng” phía sau. Tóm lại, không sợ vấn đề nhiều, chỉ cần biết cách xử lý, bạn chính là vua của thế giới duyệt đơn!
Xu hướng phát triển và triển vọng tương lai
Bạn nghĩ hệ thống duyệt DingTalk hiện tại đã đủ đỉnh? Đừng vội, “công nghệ đen” thực sự mới đang chuẩn bị xuất hiện! Trong tương lai, hệ thống duyệt trực tuyến DingTalk sẽ không còn đơn thuần là công cụ “nhấn đồng ý”, mà sẽ trở thành “Iron Man của thế giới duyệt đơn” — biết suy nghĩ, biết học hỏi, thậm chí dự đoán hành động tiếp theo của bạn. Hãy tưởng tượng, ngay khi bạn gõ bốn chữ “đơn xin công tác”, hệ thống lập tức “ting” một tiếng: “Dựa theo lịch trình và ngân sách trước đây của bạn, đã tự động đề xuất ông Vương làm người duyệt, đồng thời đính kèm báo cáo phân tích chi phí đi lại cùng kỳ năm ngoái” — điều này không phải phim khoa học viễn tưởng, mà là cuộc sống sắp tới.
Điều còn điên rồ hơn nữa là hệ thống tương lai sẽ có thể tự động tạo báo cáo duyệt, bạn không còn phải thức khuya chỉnh sửa file Excel nữa. Mỗi dữ liệu duyệt sẽ được lưu trữ và phân tích an toàn, kết hợp với dữ liệu lớn, doanh nghiệp có thể nắm bắt chính xác dòng chảy tài nguyên, đến cả cô kế toán cũng có thể cười nói: “Thì ra tháng trước vượt ngân sách là do mọi người thích đi taxi ăn trưa!”
Hơn nữa, cùng với việc mở rộng hệ sinh thái, DingTalk sẽ tích hợp thêm nhiều ứng dụng bên thứ ba, từ ERP đến CRM, liền mạch không ngắt quãng. Cộng thêm bảo vệ an toàn dữ liệu cấp ngân hàng, dữ liệu mật của bạn sẽ an toàn hơn cả két sắt. Nói đúng hơn, đây không chỉ là hệ thống duyệt, mà là “phần mềm trợ lực siêu cấp” cho chuyển đổi số doanh nghiệp — và còn được nâng cấp miễn phí nữa!
DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp tư vấn với bộ phận hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc liên hệ qua điện thoại (852)4443-3144 hoặc email