Bí quyết tăng hiệu suất đội nhóm gấp đôi với DINGtalk: Hướng dẫn tích hợp nhân sự

DingDong! Chào mừng bạn đến với "Cuộc phiêu lưu kỳ ảo văn phòng" cấp độ đầu tiên của DingTalk —— Mật mã hóa các tính năng cơ bản! Đừng tưởng đây chỉ là công cụ trò chuyện thông thường, nó thực chất là "bộ tăng tốc" siêu cấp cho hiệu suất nhóm. Trước tiên hãy nói về chức năng cốt lõi nhất —— "Tin nhắn", đây không đơn thuần là phòng chat thông thường, mà là một chiến binh toàn năng có thể gửi văn bản, chia sẻ hình ảnh, gửi tin nhắn thoại, thậm chí mở hội nghị video trực tiếp. Trong nhóm chat, bạn còn có thể @ tất cả thành viên hoặc @ một người cụ thể, từ nay chẳng còn lo trường hợp Tiểu Minh lại bỏ lỡ thông báo.

• DING một tiếng, hồn vía cũng phải dựng đứng! Chức năng này tựa như hệ thống phát thanh khẩn cấp của cả nhóm, các thông báo quan trọng sẽ lập tức xuyên thủng điện thoại, dù là tin nhắn SMS, tin thoại hay thông báo "bom tấn" trong ứng dụng, đều đảm bảo đối phương không thể trốn thoát, ngay cả giả vờ bận cũng không xong.
• Hội nghị điện thoại chính là cứu tinh cho làm việc từ xa, hỗ trợ lên tới 100 người cùng lúc, âm thanh rõ ràng đến mức nghe như đồng nghiệp đang xì mũi ngay bên cạnh, đồng thời còn có thể chia sẻ màn hình tức thì, hiệu suất họp hành lập tức đạt mức tối đa.
• Chia sẻ tài liệu thì chính là vũ khí thần kỳ cho cộng tác đám mây, tải lên, tải xuống, xem trước liền mạch, còn có thể thiết lập ai được xem, ai được chỉnh sửa, từ nay chẳng còn phải nhận 10 phiên bản tên "Bản cuối cùng_v3_Thật sự là cuối cùng.doc".

Nắm vững những chức năng này, coi như bạn đã có vé vào cửa hướng tới nhóm làm việc hiệu quả —— tiếp theo, đã đến lúc sắp xếp đội hình chiến đấu của mình rồi.

Đừng để nhóm của bạn cứ mãi như đống cát rời nữa! Trong DingTalk, thiết lập cơ cấu tổ chức giống như đang vẽ ra một "bản đồ bí kíp võ công" cho công ty bạn, ai là sư phụ, ai là đệ tử, ai phụ trách quét dọn, tất cả rõ ràng như ban ngày. Trước tiên, mở giao diện quản trị, nhấn vào "Tạo phòng ban", bạn có thể thiết lập bộ phận Marketing, nhóm nghiên cứu phát triển theo cấu trúc công ty, thậm chí cả "Đội mua sắm đồ ăn vặt" —— chỉ cần trách nhiệm rõ ràng, DingTalk đều hỗ trợ! Mỗi phòng ban còn có thể chỉ định quản lý riêng, giúp phân quyền rõ ràng như những khối đậu hũ vuông vức, không mập mờ.

• Thêm thành viên cực kỳ đơn giản, không cần phải thêm bạn từng người một. Tạo liên kết mời hoặc mã QR, chia sẻ cho đồng nghiệp mới, một giây vào nhóm, nhanh hơn cả quét mã gọi món. Sau khi người mới vào sẽ tự động được phân vào phòng ban, thay đổi nhân sự không còn cảnh tay chân luống cuống.
• Thiết lập quyền hạn mới là điểm then chốt! Không phải ai cũng nên xem báo cáo tài chính, cũng không phải ai cũng cần nhận được tin DING riêng tư từ sếp. Căn cứ vào vai trò để phân quyền xem, chỉnh sửa, chuyển tiếp… an toàn thông tin lúc này giống như mặc áo kim chung.
• Điều tuyệt nhất là sơ đồ cơ cấu tổ chức, chỉ cần nhấn mở ra, ai quản lý ai, ai quên điểm danh, ai đang ẩn mình ở rìa phòng ban, tất cả đều hiện ra rõ ràng. Quản trị viên không còn phải dùng trí nhớ để ráp từng mảnh ghép nhóm nữa.

Cơ cấu này được xây dựng vững chắc, thì việc phân công nhiệm vụ, theo dõi dự án về sau mới không loạn. Đừng đợi đến khi xảy ra sự cố mới lo vá lỗi, hãy hành động ngay hôm nay, biến đội ngũ của bạn từ "lính đánh thuê tạm thời" thành "đội đặc nhiệm tinh nhuệ"!

"Phân công nhiệm vụ" trong DingTalk đơn giản như đăng bài trên mạng xã hội, nhưng sức mạnh thì không hề nhẹ nhàng như việc khoe đồ ăn! Bạn có thể tạo nhiệm vụ chỉ với một thao tác, giao cho thành viên cụ thể, đồng thời thiết lập thời hạn và mức độ ưu tiên —— đỏ là khẩn cấp, vàng là cần lưu ý, xanh là bình thường, ngay cả đồng nghiệp hay trì hoãn cũng phải rùng mình khi thấy màu đỏ. Thú vị hơn nữa, nhiệm vụ sẽ tự động đẩy đến DingTalk của người được giao, muốn giả vờ không thấy? Hệ thống sẽ "quan tâm" anh ta ba lần một cách dịu dàng nhưng kiên quyết.

Theo dõi tiến độ còn là trợ thủ thần kỳ, bảng nhiệm vụ khiến mọi công việc giống như những mảnh giấy ghi chú có thể kéo thả dễ dàng, ai đang tắc, ai đang dẫn trước đều rõ như ban ngày. Biểu đồ Gantt thì như quả cầu pha lê của quản lý dự án, toàn bộ trục thời gian rõ ràng minh bạch, khi sếp hỏi "tiến độ thế nào?", bạn không còn phải ấp úng, chỉ cần đưa biểu đồ ra, từ đó xây dựng hình tượng "người kiểm soát toàn cục".

Sắp xếp lịch trình tích hợp các cuộc họp, thời hạn và lịch cá nhân, còn có thể tự động tránh trùng với ngày nghỉ của các thành viên, thông minh như một trợ lý siêng năng nhưng không cần trả lương. Kết hợp với thống kê dữ liệu, tỷ lệ trễ hạn, tỷ lệ hoàn thành đều được định lượng, không còn là cảm giác mơ hồ "tôi thấy cũng ổn", mà là sự thật phũ phàng "dữ liệu cho thấy tuần trước bạn trễ ba nhiệm vụ" —— nhưng chính sự thật như vậy mới giúp nhóm từ con số 0 trở thành anh hùng, liên tục vượt ải lên cấp mà không bị kẹt.

Nâng cao hiệu suất cộng tác nhóm, chỉ dựa vào phân công nhiệm vụ và theo dõi tiến độ là chưa đủ, dù sao nhóm cũng không phải robot, không thể sống bằng chuỗi "phân công → hoàn thành → đánh dấu xong". Lúc này, các công cụ cộng tác thần kỳ của DingTalk nên xuất hiện —— nó không chỉ giúp bạn "hoàn thành việc", mà còn giúp cả nhóm "cùng nhau làm tốt việc".

Hãy cùng nói về cộng tác tài liệu, đây thực sự là cứu tinh cho hội chứng hậu họp! Từ nay chẳng còn nhận 10 phiên bản tên "Bản cuối cùng_Thật sự cuối cùng_v3". Tài liệu DingTalk hỗ trợ nhiều người chỉnh sửa cùng lúc, tự động lưu, còn có lịch sử phiên bản, ai sửa dòng nào, lúc mấy giờ, rõ ràng từng chi tiết. Bạn có thể trực tiếp @ đồng nghiệp, bình luận thảo luận ngay trong tài liệu, không cần chuyển đổi cửa sổ trò chuyện, thật sự đạt được trạng thái "vừa viết vừa nói chuyện".

• Mẫu biểu thu thập là phúc lành cho người lười, dù là đăng ký hoạt động, khảo sát mức độ hài lòng hay điểm danh sức khỏe hằng ngày, chỉ cần ba phút là tạo xong một mẫu, dữ liệu tự động tổng hợp thành bảng, sếp không còn phải chạy theo đòi phản hồi.
• Cơ sở tri thức chính là "bộ nhớ" của nhóm, lưu tất cả SOP, kinh nghiệm dự án, câu hỏi thường gặp vào trong đó, nhân viên mới tiếp nhận nhanh, nhân viên cũ cũng không cần trả lời lại câu hỏi "Cái này làm sao vậy?"
• Còn có bình chọn và khảo sát, quyết định ăn trưa gì hay chọn định hướng dự án tiếp theo, chỉ cần một cú nhấn khởi tạo bình chọn, kết quả hiển thị tức thì, dân chủ và hiệu quả, tránh được bi kịch "tôi tưởng anh đồng ý rồi".

Những công cụ này tuy nhỏ, nhưng có thể giảm đáng kể hao tổn trong giao tiếp, giúp nhóm chuyển từ "tự làm tự lo" sang "cùng nhau sáng tạo".

Khi nhóm của bạn đã thành thạo cộng tác trên DingTalk, tài liệu viết nhanh như bay, biểu mẫu thu thập mượt mà, thì tiếp theo nên làm gì? Đừng chỉ dừng lại ở mức "đang dùng", hãy hướng tới "dùng càng ngày càng thông minh"! Điều này giống như nấu mì ăn liền, thêm một quả trứng, hương vị lập tức bay lên tận trời —— DingTalk cộng với chiến lược nhân sự, chính là quả trứng giúp hiệu suất từ "cũng tạm" tiến hóa thành "siêu thần".

Phân tích dữ liệu là máy X-quang của nhóm bạn, soi rõ ai đang lười biếng, ai đang cày ngày cày đêm. Đừng còn quản lý bằng trực giác, hãy mở bảng điều khiển dữ liệu DingTalk, xem ai trả lời tin nhắn nhanh như chớp, ai thường xuyên kẹt ở trạng thái "đang thực hiện". Những con số này không nhằm để sỉ nhục ai, mà để giúp bạn điều chỉnh chính xác, tối ưu quy trình.

Kết hợp với chức năng thu thập phản hồi, bạn có thể mỗi tháng tổ chức một "đại hội phàn nàn" —— dĩ nhiên, là phiên bản thân thiện. Chỉ cần phát một bảng khảo sát ẩn danh, những tiếng nói thật sự sẽ lập tức hiện ra: "Máy điểm danh nhạy quá, bóng tôi quét vào cũng tính là trễ!" Những vấn đề như vậy, không nghe thì biết sửa thế nào?

Đừng quên kho tài nguyên đào tạo. Nhân viên mới không hiểu quy trình? Gửi ngay một video hướng dẫn DingTalk cho họ. Nhân viên cũ mắc kẹt? Gợi ý một khóa học nâng cao. Thà đầu tư dạy mọi người cách phòng cháy, còn hơn suốt ngày đi dập lửa.

Cuối cùng, hãy nối dữ liệu, phản hồi và đào tạo thành một "chuỗi tiến hóa", định kỳ rà soát, cải tiến từng bước nhỏ nhưng nhanh chóng, nhóm của bạn sẽ không chỉ hiệu quả, mà ngày càng thông minh hơn, giống như trí tuệ nhân tạo, càng dùng càng mạnh.