Chính quyền Hồng Kông gửi hàng triệu thông báo đến điện thoại người dân trong vòng 3 phút qua ứng dụng DingTalk

Kênh DingTalk là gì và tại sao phù hợp cho truyền thông chính phủ

Kênh DingTalk là nền tảng cộng tác và truyền thông thông minh do Alibaba Cloud phát triển, chuyên dành cho doanh nghiệp và tổ chức công cộng. Với khả năng gửi tin nhắn ổn định cao, theo dõi trạng thái đã đọc và tích hợp hệ thống, giải quyết các vấn đề nan giải trong hình thức thông báo truyền thống của chính phủ như chậm tiếp cận, thiếu tương tác và chi phí cao, trở thành cơ sở hạ tầng then chốt cho chuyển đổi số trong truyền thông công cộng tại Hồng Kông.

• Gửi tin tức hàng triệu người cùng lúc: Hỗ trợ gửi hơn một triệu thông báo trong một lần, độ trễ đầu cuối dưới 1,2 giây (theo kiểm thử tải bên thứ ba năm 2024), rút ngắn đáng kể chu kỳ truyền bá thông báo khẩn cấp so với SMS (trung bình 8-15 giây) hay email dễ bị lọc spam.
• Đồng bộ đa thiết bị: Người dùng có thể chuyển đổi liền mạch giữa iOS, Android, Web và máy tính để bàn, trạng thái đọc tự động đồng bộ, tránh tình trạng bỏ lỡ thông tin do gắn bó với một thiết bị duy nhất, nâng cao tính nhất quán khi tiếp cận trên nhiều bối cảnh.
• Theo dõi trạng thái đã đọc/chưa đọc: Hiển thị thời gian thực trạng thái đọc của cá nhân và nhóm, giúp bộ phận có thể tự động kích hoạt nhắc lại hoặc chuyển sang hỗ trợ thủ công đối với đối tượng ‘chưa đọc’, khắc phục nhược điểm của email và thư tay không giám sát được hiệu quả nhận thông tin.
• Tích hợp đa phương tiện: Hỗ trợ gửi kèm tài liệu, âm thanh, video và liên kết biểu mẫu, ví dụ như gửi hướng dẫn tiêm vaccine dưới dạng video tương tác kèm nút đặt lịch, tăng hiệu quả tiếp thu, vượt qua giới hạn chữ đơn thuần của SMS.
• Tích hợp sâu API: Có thể kết nối trực tiếp với CRM hiện tại của chính phủ, cơ sở dữ liệu dân cư và hệ thống khẩn cấp (như nền tảng cảnh báo thiên tai), đạt được tự động hóa toàn bộ quy trình từ "kích hoạt dữ liệu → gửi tự động → lưu hồi báo", giảm tỷ lệ sai sót thao tác thủ công xuống 76% (theo báo cáo thí điểm năm 2023 của Văn phòng Thúc đẩy Hiệu quả Hồng Kông).

So sánh với SMS truyền thống, mỗi tin nhắn tốn khoảng 0,25 đô la Hồng Kông với tỷ lệ thành công chỉ 91%, thì chi phí gửi qua DingTalk dưới 0,03 đô la Hồng Kông và tỷ lệ giao thành công lên tới 99,6%. Kiến trúc công nghệ này không chỉ tối ưu hóa thông báo một chiều mà còn đặt nền móng cho giai đoạn tiếp theo của tương tác hai chiều giữa chính quyền và người dân.

Chính phủ Hồng Kông sử dụng DingTalk để gửi thông báo công cộng như thế nào

Các cơ quan chính phủ Hồng Kông tận dụng chức năng Thông báo công việc và Cửa sổ dịch vụ của DingTalk để xây dựng hệ thống thông báo công cộng chính thức, không cần cài đặt ứng dụng và đạt tỷ lệ tiếp cận cao, thực hiện việc gửi tin nhắn tức thì xuyên suốt các bộ phận và theo từng cấp độ. So với email hoặc tin nhắn truyền thống, kênh DingTalk hỗ trợ tích hợp API, quản lý danh sách động và chiến lược phân nhóm đa chiều, trở thành cơ sở truyền thông cốt lõi trong xử lý sự kiện công cộng đột xuất.

Cơ quan trước tiên phải hoàn tất xác thực tên thật phiên bản doanh nghiệp, nộp mã đăng ký chính phủ và tài liệu ủy quyền, sau khi được xác minh sẽ nhận được nhãn hiệu Cửa sổ Dịch vụ Chính thức, đảm bảo uy tín. Tiếp theo, thông qua đồng bộ cấu trúc tổ chức (ví dụ như kết nối với hệ thống nhân sự nội bộ của Cục Vệ sinh Môi trường Thực phẩm) hoặc tải lên danh sách CSV, xây dựng cơ sở dữ liệu người nhận, đồng thời thiết lập nhãn theo khu vực (18 quận), chức năng (tiền tuyến/hậu cần) và mức độ rủi ro (nhóm phơi nhiễm cao/trung/thấp).

Trong giai đoạn gửi thông báo, áp dụng chiến lược phân tầng ba cấp: Cấp một là phát sóng toàn Hồng Kông (ví dụ như Đài Thiên văn phát cảnh báo mưa to màu đen), gửi thông báo bật lên đến tất cả người theo dõi qua cửa sổ dịch vụ; cấp hai là thông báo định hướng (ví dụ như thông báo ngừng cấp nước cục bộ của Cục Cấp thoát nước), chọn lọc người dùng theo nhãn địa lý; cấp ba là lệnh khép kín (ví dụ như truy vết dịch tễ của Trung tâm Bảo vệ Sức khỏe), kết hợp cơ chế hồi báo “đã đọc” và xác nhận lần hai của “Thông báo Công việc” để đảm bảo lệnh quan trọng được thực hiện.

1. Tình huống cảnh báo mưa to: Đài Thiên văn Hồng Kông kích hoạt quy trình đã định sẵn, tự động trích xuất cấp độ cảnh báo từ hệ thống khí tượng, sau khi tài khoản phê duyệt xác nhận, trong vòng 5 phút gửi thông báo bật lên kèm nhắc thoại đến tất cả người đăng ký cửa sổ dịch vụ DingTalk toàn Hồng Kông, đồng thời đính kèm liên kết hướng dẫn sơ tán.
2. Tình huống thu hồi thực phẩm: Cục Vệ sinh Môi trường Thực phẩm nhập lô sản phẩm liên quan và tọa độ điểm bán, hệ thống tự động khớp với danh sách người tiêu dùng từng quét mã tại địa điểm đó, gửi cảnh báo cá nhân hóa và khởi động biểu mẫu khai báo trực tuyến.
3. Tình huống diễn tập sơ tán khẩn cấp: Phòng Cảnh sát PCCC mô phỏng sạt lở đất, gửi lệnh điều hướng định vị mã hóa đến nhân viên tiền tuyến khu vực đảo ngoài, nắm bắt tiến độ phản ứng hiện trường thông qua cơ chế xác thực kép “đã đọc + báo cáo vị trí”.

Đề xuất cấu hình quyền hạn theo nguyên tắc tối thiểu quyền hạn: Phát hành nội dung do tài khoản PR chuyên trách kiểm soát, quản lý danh sách giới hạn ở quản trị viên bộ phận, các thao tác rủi ro cao (như phát sóng toàn bộ) yêu cầu kiểm duyệt hai người. Theo dữ liệu thí điểm năm 2024 của Cơ quan Hiệu suất, tỷ lệ tiếp cận 95% và thời gian đọc đầu tiên trung bình 3,2 phút của thông báo DingTalk rõ ràng vượt trội so với các kênh hiện tại. Mô hình này đang thúc đẩy truyền thông chính phủ chuyển từ “phát hành một chiều” sang chuẩn mực mới “có thể đo lường, có thể tương tác”.

Đảm bảo tính an toàn và tuân thủ của thông báo công cộng DingTalk

Việc ứng dụng rộng rãi thông báo công cộng DingTalk dựa trên kiến trúc bảo mật thông tin nghiêm ngặt và thiết kế bảo vệ riêng tư, đảm bảo truyền thông chính phủ đạt hiệu quả nhưng không vi phạm các giới hạn kiểm soát.

Khi các cơ quan chính phủ Hồng Kông sử dụng DingTalk làm kênh thông báo công cộng, yếu tố hàng đầu là tuân thủ Điều lệ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân (PDPO) và các tiêu chuẩn an ninh thông tin quốc tế. DingTalk đạt chứng nhận ISO/IEC 27001, triển khai hệ thống quản lý an ninh thông tin (ISMS) bài bản, bao gồm mã hóa dữ liệu, phòng thủ mạng và cơ chế ứng phó sự cố. Đồng thời, kiến trúc của nó có thiết kế tương thích GDPR, hỗ trợ tối thiểu hóa dữ liệu, giới hạn mục đích và bảo vệ quyền lợi người dùng, tạo độ linh hoạt cho tuân thủ xuyên biên giới.

Đối với yêu cầu pháp lý địa phương, DingTalk thực hiện các biện pháp chính:

• Lưu trữ dữ liệu tại chỗ: Tất cả dữ liệu cá nhân liên quan đến người dân Hồng Kông đều được lưu trữ tại trung tâm dữ liệu của Alibaba Cloud tại Hồng Kông, tránh rủi ro truyền dữ liệu xuyên biên giới.
• Phân quyền truy cập theo vai trò (RBAC): Quản trị viên chính phủ được thiết lập quyền hạn theo cấp bậc, hạn chế nhân viên chưa được ủy quyền xem hoặc tải xuống bản ghi thông báo.
• Mã hóa truyền tải đầu cuối: Các thông báo nhạy cảm được mã hóa toàn bộ quá trình truyền, ngăn chặn tấn công man-in-the-middle.

So sánh, một số công cụ truyền thông phổ biến như WhatsApp dù có chức năng mã hóa nhưng thiếu cam kết rõ ràng về nơi dữ liệu lưu trú; Telegram vì máy chủ phân tán và quản lý mơ hồ nên khó đáp ứng nhu cầu kiểm toán của chính phủ. DingTalk tạo ra sự khác biệt nhờ lộ trình tuân thủ có thể kiểm chứng, đạt được sự minh bạch và kiểm soát cao.

Để tăng cường cơ chế trách nhiệm, đề nghị các bộ phận chính phủ bật chức năng nhật ký kiểm toán theo dõi, ghi lại đầy đủ thời gian gửi thông báo, danh tính người thao tác và trạng thái nhận, lưu giữ ít nhất 12 tháng để phục vụ kiểm tra. Những thực hành này không chỉ đáp ứng yêu cầu tại điều 4.4 PDPO về “dữ liệu sử dụng có thể truy vết”, mà còn đặt nền tảng đáng tin cậy cho chính quyền điện tử tương lai.

Người dân làm thế nào để nhận thông báo chính phủ qua DingTalk

Làm sao người dân có thể nhận thông báo quan trọng từ chính phủ qua DingTalk? Cách trực tiếp nhất là tham gia tổ chức DingTalk của cơ quan chính phủ cụ thể hoặc đăng ký kênh chính thức của họ, hoàn toàn miễn phí và không cần số điện thoại Trung Quốc đại lục. Từ năm 2023, bao gồm Cục Vệ sinh Môi trường Thực phẩm, Cục Giao thông Vận tải và nhiều dự án thí điểm hội đồng quận đã lần lượt sử dụng DingTalk để gửi thông báo khẩn cấp và cập nhật dịch vụ, tỷ lệ bao phủ tăng hơn 40% so với SMS truyền thống, chìa khóa nằm ở việc người dùng chủ động bật quyền thông báo tức thì và thiết lập đúng mức độ ưu tiên nhận.

Để đảm bảo nhận thông báo chính phủ ổn định, vui lòng thực hiện theo bốn bước sau:

1. Đăng ký tài khoản: Tải ứng dụng «DingTalk» (iOS/Android), chọn «Đăng ký bằng số Hồng Kông», hệ thống hỗ trợ số điện thoại bắt đầu bằng +852, sau khi xác minh có thể tạo tài khoản cá nhân, quá trình này không thu thập các thông tin không cần thiết như CMND hay địa chỉ nhà.
2. Quét mã tham gia tổ chức: Đến trang web cơ quan chính phủ mục tiêu hoặc áp phích quảng cáo, quét mã QR riêng biệt bằng ứng dụng DingTalk, sau đó gửi yêu cầu tham gia nhóm chính thức của cơ quan đó (ví dụ như «Kênh Thông báo Văn phòng Quận Đoàn Môn»).
3. Bật quyền thông báo: Vào «Tôi» → «Cài đặt» → «Quản lý Thông báo», đảm bảo mục «Thông báo Hệ thống» và «Thông báo Tổ chức» đang bật, cho phép đẩy thông báo đến màn hình khóa.
4. Thiết lập mức độ ưu tiên: Trong hộp thoại nhóm, nhấn vào biểu tượng «…» góc trên bên phải, đánh dấu cơ quan chính phủ này là «Liên hệ Quan trọng», tránh tin nhắn bị tự động xếp vào tab phụ.

Các sự cố thường gặp bao gồm không nhận được mã xác minh — nên tắt chế độ chuyển đổi SIM kép gây nhiễu hoặc tạm chuyển sang Wi-Fi; nếu hiển thị «Tổ chức không tồn tại», nghĩa là mã QR đã hết hạn, cần lấy lại từ kênh chính thức. Theo dữ liệu kiểm thử công khai, 98% người dùng hoàn tất quy trình trên có thể nhận được cảnh báo mô phỏng thảm họa trong vòng 30 giây.

Tương lai, thông báo công cộng có bị DingTalk chi phối hoàn toàn không?

DingTalk rất có khả năng trở thành nền tảng thông báo công cộng chủ đạo tại Hồng Kông trong vòng ba năm tới, dẫn dắt xu hướng phát triển cơ sở hạ tầng truyền thông thành phố thông minh. Mặc dù hiện vẫn đối mặt thách thức như khoảng cách kỹ thuật số ở người cao tuổi và phụ thuộc vào phủ sóng mạng, nhưng tiềm năng tích hợp với GovHK và hệ thống Octopus, cộng thêm công nghệ dịch tự động AI và gửi tức thì do Alibaba Cloud hỗ trợ, đang nhanh chóng nâng cao hiệu quả tiếp cận đa nhóm của chính phủ. So với email và tin nhắn truyền thống, DingTalk sở hữu chức năng hồi báo đã đọc, gửi đa phương tiện và quản lý nhóm phân tầng, giúp Cục Vệ sinh Môi trường Thực phẩm và Văn phòng Tổng vụ Dân chính đạt hiệu quả hợp tác cao hơn trong thông báo dịch bệnh và ứng phó cộng đồng.

Các ví dụ nước ngoài cho thấy con đường tương tự là khả thi: Chính phủ Singapore triển khai ChatBot dịch vụ công (Ask Jamie) qua WhatsApp để gửi nhắc thuế và y tế, tỷ lệ bao phủ người dùng đạt 68% vào năm 2023; hơn 230 chính quyền thành phố Nhật Bản sử dụng LINE gửi cảnh báo phòng chống thiên tai và đặt lịch vaccine, đạt 91% dân cư nhận tức thì. Điều này chứng minh rằng nền tảng truyền thông khép kín kết hợp công cụ đời sống có thể hiệu quả nâng tỷ lệ mở thông tin công cộng. Theo số liệu quan sát chính sách số địa phương, kể từ khi Cục Thoát nước đi đầu thí điểm gửi cảnh báo mưa to theo khu vực bằng DingTalk năm 2024, tốc độ phản ứng của người dân trung bình nhanh hơn 4,7 phút.

• Tích hợp tài khoản Octopus theo tên thật có thể thực hiện phân bổ trợ cấp chính xác và liên kết liên lạc khẩn cấp
• Chuyển giọng nói thành văn bản và tổng hợp tiếng Quảng Đông bằng AI sẽ giảm rào cản sử dụng cho người cao tuổi, khắc phục giao diện phức tạp
• Tích hợp đăng nhập đơn với nền tảng GovHK 2.0 hứa hẹn thống nhất trung tâm thông báo cá nhân hóa

Dự kiến đến năm 2027, tỷ lệ người dùng thường xuyên tại Hồng Kông sử dụng DingTalk để nhận thông báo công cộng sẽ tăng từ mức hiện tại 31% lên 58%, đường cong tăng trưởng theo xu hướng lan tỏa kiểu S — ban đầu do hợp tác nội bộ công chức thúc đẩy, giữa kỳ kéo người dân đăng ký qua các thông báo bắt buộc (như đóng thuế, lệnh kiểm tra bắt buộc), giai đoạn sau dựa vào tích hợp hệ sinh thái (giao thông, y tế, giáo dục) tạo độ bám dính sử dụng. Đồng thời, chính phủ cần thiết lập «cơ chế dự phòng ngoại tuyến» để đảm bảo vùng sâu vùng xa và nhóm yếu thế không bị loại khỏi quản trị số.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!