Hướng dẫn toàn diện thiết lập quy trình phê duyệt OA trên DingTalk, doanh nghiệp Hồng Kông bùng nổ hiệu suất

«Sếp ơi, cái văn kiện này phải ký tới bao giờ?» Câu thoại này từng là vở bi hài kịch diễn ra mỗi ngày tại các văn phòng Hồng Kông. Nhưng kể từ khi quy trình phê duyệt OA của DingTalk đổ bộ đến Hương Cảng, cuộc rượt đuổi chữ ký lập tức biến thành bộ phim khoa học viễn tưởng «một chạm là xong». Vì sao ngay cả những doanh nghiệp vốn thực tế nhất của Hồng Kông cũng lần lượt quay sang sử dụng? Bởi vì DingTalk không chỉ là một ứng dụng, mà chính là trợ lý kỹ thuật số hiểu rõ mạch đập Hồng Kông — giao diện tiếng Trung phồn thể, không tốn thời gian học tập, kế toán lớn tuổi cũng có thể dùng ngay lập tức; hồ sơ phê duyệt được truyền tải mã hóa, dễ dàng tuân thủ theo Điều lệ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân, việc tuân thủ pháp luật không còn dựa vào cầu nguyện.

Điều đáng sợ hơn nữa là nó ẩn chứa «lĩnh vực cộng tác xuyên không gian - thời gian»: dù nhân viên đang xem nhà ở Đồng La Loan hay giám đốc đang quá cảnh ở Luân Đôn, chỉ cần lướt nhẹ ngón tay, phiếu thanh toán, phiếu mua hàng sẽ lập tức vượt qua cảng Victoria và xuất hiện trực tiếp trên điện thoại người ra quyết định. Một công ty logistics xuyên biên giới sau khi áp dụng hệ thống này đã rút ngắn thời gian phê duyệt mua sắm trung bình từ 5,8 ngày xuống còn 2,3 ngày, giảm 60% chu kỳ xử lý. Ông chủ hớn hở nói: «Cuối cùng cũng không cần phải dùng WhatsApp để truy tìm chữ ký như thể đòi nợ nữa rồi.»

Ba nguyên tắc cốt lõi cần nắm vững trước khi thiết kế quy trình phê duyệt

Cài đặt xong hệ thống chưa chắc đã vận hành được quy trình! Nhiều ông chủ Hồng Kông nghĩ rằng chỉ cần bật OA DingTalk là những tờ giấy xin ký tự động biến mất, nhưng kết quả lại thành «cuộc chiến truy tìm chữ ký phiên bản điện tử». Muốn thật sự giải phóng đôi chân, trước tiên phải nắm vững ba nguyên tắc cốt lõi: tối giản quy trình, phân định rõ trách nhiệm, linh hoạt dự phòng.

Thứ nhất, tối giản không có nghĩa là cẩu thả. Ví dụ, xin nghỉ phép cần bao nhiêu cấp phê duyệt? Chỉ cần nhân sự biết là đủ, hay phải có xác nhận kép từ trưởng phòng và nhân sự? Quá nhiều bước sẽ làm chậm hiệu suất, quá ít thì lại lo xảy ra sự cố. Khuyên bạn nên phân loại xử lý theo mức độ tài chính và rủi ro — chi tiêu nhỏ thì một người quyết định, dự án lớn mới cần họp nhóm.

Thứ hai, trách nhiệm phải được minh bạch rõ ràng. Ai khởi tạo, ai phê duyệt, ai thực hiện — trên DingTalk tất cả phải rõ ràng trắng đen. Tránh tình trạng «tôi tưởng anh ký rồi», «họ nói anh mới là người có quyền» — kiểu đổ lỗi mang phong cách Hồng Kông. Thiết lập chức năng «chuyển tiếp tự động» và «không thể rút lại», một khi đã gửi đi, trách nhiệm lập tức được khóa chặt.

Thứ ba, phải dự phòng tính linh hoạt. Nhân viên đột ngột xin nghỉ, sếp đi du lịch không nhận được thông báo? DingTalk hỗ trợ «thiết lập người thay thế» và «gửi thông báo qua điện thoại», đảm bảo quy trình phê duyệt không bị đình trệ. Hãy nhớ: hệ thống mạnh nhất là hệ thống biết cách xử lý những «tình huống bất thường» trong đời sống thường nhật.

Hướng dẫn từng bước: Tạo mẫu phê duyệt DingTalk đầu tiên của bạn, không còn phải băn khoăn «tại sao cái văn kiện này lại kẹt ở tay A Minh mãi». Đăng nhập vào nền quản trị DingTalk, vào thẳng «Bảng điều khiển» → «OA phê duyệt» → «Tạo biểu mẫu mới», bạn đã chiến thắng ngay từ vạch xuất phát. Thêm trường dữ liệu cần thân thiện: chọn «chọn ngày» cho phần ngày tháng, «ô nhập số» cho mục tiền tệ (đừng quên thiết lập số thập phân), bật chức năng «xem trước» cho phần đính kèm tệp tin, sếp sẽ không còn nghi ngờ bạn chụp ảnh giả để khai man.

Các mục bắt buộc phải đánh dấu rõ ràng, đừng để nhân viên bỏ trống mà thoát khỏi trách nhiệm; thêm logo công ty vào là cảm giác chuyên nghiệp lập tức tăng vọt, ngay cả chị tạp vụ ở khu vực trà nước cũng phải thốt lên giống như công ty đại chúng vậy. Quy tắc người phê duyệt không được lười — đối với các yêu cầu thường xuyên thì chọn người cố định, dùng chức năng tự động hiển thị theo sơ đồ tổ chức rất tiện lợi; nếu linh hoạt hơn thì để người đề xuất tự chọn, nhưng vẫn phải thiết lập giới hạn để tránh loạn xà ngầu. Điểm quan trọng đây: bật chức năng «nhắc nhở tự động» và «nâng cấp khi quá hạn», nếu chậm ký duyệt, hệ thống sẽ tự động nhắc ba lần liên tục, đồng thời nâng cấp thông báo gửi thẳng vào hộp thư của sếp, quy trình sẽ không còn chìm vào quên lãng.

Người dùng Hồng Kông lưu ý: múi giờ nhất định phải khóa chết ở UTC+8, lịch nghỉ phải đồng bộ với ngày lễ công cộng địa phương, tránh tình trạng lễ Giáng sinh vẫn gọi người về ký văn kiện, trở thành kẻ thù trong văn phòng!

Công thức điều kiện không phải là tiết học toán, mà là câu thần chú giúp quy trình phê duyệt của bạn «biết suy nghĩ»! Hãy hình dung: nếu một phiếu hoàn trả vượt quá 5.000 đô la Hồng Kông, hệ thống sẽ tự động bỏ qua trưởng phòng tài chính, chuyển thẳng đến phó tổng tài chính để ký duyệt — điều này không còn là giấc mơ, nhờ vào thiết lập «phân nhánh điều kiện» của DingTalk. Đừng để nhân viên tự tay tích chọn «có phải khoản lớn hay không», hãy để hệ thống tự nhận diện, thông minh đến mức khiến sếp nghi ngờ nó đã lén học MBA.

Gặp tắc nghẽn cộng tác giữa các phòng ban? Hãy thử logic ký đồng thời / ký hoặc! Pháp chế và tuân thủ đều cần xem xét? Thiết lập «ký đồng thời», cả hai người đều phải đồng ý mới được chấp thuận; nếu chỉ cần một người đồng ý là đủ? Chọn «ký hoặc», hiệu suất lập tức tăng gấp đôi. Thần kỳ hơn nữa, bật chức năng dấu ký điện tử trên thiết bị di động, một chữ ký hợp lệ theo Luật Giao dịch Điện tử Hồng Kông, thời đại giấy tờ chính thức nghỉ hưu. Không còn phải chạy theo người này người kia, ngay cả trong khu vực trà nước cũng có thể hoàn tất phê duyệt hợp đồng trị giá hàng triệu.

Muốn nâng cấp hơn nữa? Tích hợp robot DingTalk, kết quả phê duyệt sẽ tự động đẩy đến Slack hoặc Teams, kết nối liền mạch đa nền tảng. Các vấn đề thường gặp cũng được giải quyết luôn: người phê duyệt không nhận được thông báo? Kiểm tra lại «quyền tin nhắn» và «phạm vi nội bộ - bên ngoài doanh nghiệp»; tệp đính kèm không mở được? Nhắc nhân viên chuyển sang định dạng PDF trước khi tải lên, tránh lỗi mã hóa định dạng. Quy trình trơn tru, sếp cuối cùng cũng yên tâm đi uống trà chiều rồi.

Quy trình phê duyệt không phải món đồ cổ để cài đặt xong rồi bỏ xó! Những người chơi cao tay thật sự đều biết rằng, bảo trì và tối ưu liên tục mới là bí quyết giúp OA DingTalk vận hành trơn tru lâu dài. Hãy hình dung, một trưởng phòng phê duyệt kẹt suốt ba ngày, khi mở bảng điều khiển dữ liệu ra mới phát hiện thời gian xử lý trung bình của anh ta gấp đôi người khác — đây chính là đèn đỏ cảnh báo điểm nghẽn! Thông qua bảng điều khiển dữ liệu trong nền quản trị DingTalk, người quản lý có thể theo dõi chính xác thời gian dừng tại từng nút, chủ động can thiệp điều phối, chứ không chờ đến khi nhân viên phàn nàn mới hành động.

Đừng quên thực hiện kiểm tra sức khỏe quy trình định kỳ: đồng nghiệp đã nghỉ việc nhưng vẫn còn tên trong quy trình phê duyệt? Những nút «gửi bản sao» thừa thãi làm đầy hộp thư? Hãy dọn dẹp sạch sẽ! Cũng cần khuyến khích nhân viên phản hồi về thiết kế biểu mẫu, ví dụ thay đổi từ «vui lòng điền chi tiết chi phí» thành «ví dụ tham khảo: phí đi lại 120 đô la (xe buýt 260X)», người mới cũng hiểu ngay lập tức. Một tập đoàn bán lẻ hàng đầu Hồng Kông tổ chức «hội nghị than vãn quy trình» mỗi quý, thu thập ý kiến để cải tiến hệ thống, kết quả là mức độ hài lòng của nhân viên vọt lên 90% — Hóa ra, phê duyệt cũng có thể rất nhân văn!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!