Ủy quyền trên DingTalk: Bí quyết giúp công việc nhẹ nhàng hơn

Bạn đã bao giờ tự hỏi vì sao có những nhóm làm việc như siêu nhân, làm việc cật lực nhưng vẫn ngăn nắp, trật tự? Một trong những vũ khí bí mật chính là "chứng nhận DingTalk"! Đừng lo lắng vì cái tên này, nó không phải là một câu thần chú huyền bí hay bắt bạn ký giấy bán thân, mà là một cơ chế quản lý thông minh giúp phân quyền "mỗi người một nhiệm vụ". Nói đơn giản, chính là để người đúng, vào thời điểm đúng, truy cập dữ liệu đúng và làm đúng việc — chứ không phải để Tiểu Vương lén xóa bản ghi cuộc họp của sếp mà không hề hay biết.

Hãy tưởng tượng: nhân viên hành chính chỉ có thể xem bảng chấm công, kế toán A Tín có thể duyệt báo cáo chi tiêu nhưng không nhìn thấy dữ liệu nhân sự, còn trưởng phòng có thể truy xuất dữ liệu nhóm nhưng không thể sửa cài đặt hệ thống — đó chính là phép màu của việc phân quyền. Mỗi chức năng của DingTalk, từ quản lý nhóm, truy cập tài liệu đến quy trình phê duyệt, đều có thể được chia nhỏ chi tiết thông qua chứng nhận. Việc này không chỉ nhằm phòng tránh người xấu, mà còn để ngăn chặn "lòng tốt đi kèm hậu quả xấu". Chắc hẳn không ai muốn bộ phận marketing vô tình xóa kế hoạch mật của bộ phận R&D cả đúng không?

Quan trọng hơn, một cơ chế phân quyền tốt giống như không khí — bình thường không cảm nhận được, nhưng khi thiếu đi sẽ lập tức nghẹt thở. Nó giúp tổ chức vận hành trơn tru hơn, giảm chi phí giao tiếp và tránh rò rỉ dữ liệu do rối loạn quyền hạn. Tiếp theo, chúng ta sẽ bắt tay vào thực hiện, hướng dẫn bạn từng bước xây dựng bản đồ quyền hạn riêng, để đội ngũ của bạn từ "bắn đại phát" nâng cấp thành "chính xác từng li từng tí"!

Chúng ta đã đến phần quan trọng rồi — cách thiết lập chứng nhận DingTalk! Đừng lo, việc này không phải là ký giấy bán thân, mà là để các thành viên trong nhóm mỗi người một nhiệm vụ, mỗi người một quyền hạn cần thiết. Trước tiên, mở trang quản trị DingTalk, vào mục "Cơ cấu tổ chức", đây chính là vương quốc quyền lực của bạn. Nhấn vào "Thêm thành viên", bạn có thể nhập thủ công hoặc nhập hàng loạt thông tin nhân viên, hệ thống còn tự động nhắc nhở thành viên mới đăng ký, đỡ phải đi nhắc từng người.

Tiếp theo là phần quan trọng — phân quyền. Đừng tùy tiện nhé, không phải ai cũng có thể làm CEO! Căn cứ theo bộ phận và nhiệm vụ, chọn vai trò quyền hạn phù hợp, ví dụ như nhân viên hành chính có thể quản lý chấm công, bộ phận tài chính có thể truy cập module báo cáo chi tiêu, còn nhân viên bình thường chỉ nhìn thấy những gì họ cần xem. DingTalk cung cấp các vai trò mặc định, đồng thời cho phép tự tạo "nhóm quyền hạn", linh hoạt như bậc thầy yoga.

Mẹo nhỏ: hãy tạo trước một "nhóm thử nghiệm", mô phỏng cấu hình quyền hạn để tránh khi triển khai thực tế xảy ra sự cố. Ngoài ra, định kỳ kiểm tra lại quyền hạn, nhớ xóa ngay quyền của nhân viên nghỉ việc, nếu không một ngày nào đó nhân viên cũ đột nhiên truy cập được bảng báo cáo công ty thì sẽ rất ngại. Cuối cùng, tận dụng chức năng "Yêu cầu quyền hạn", để nhân viên tự yêu cầu quyền tạm thời, quản trị viên duyệt là xong, vừa an toàn vừa hiệu quả. Khi hoàn thành những việc này, bạn đã là cao thủ trong giới phân quyền rồi đó!

Bạn nghĩ rằng chỉ cần thiết lập quyền hạn là xong việc? Đừng vội ăn mừng, "khu vực mìn" của chứng nhận DingTalk mới chỉ bắt đầu! Một vấn đề phổ biến: Tiểu Vương rõ ràng là thành viên dự án nhưng lại không mở được thư mục, hỏi ra mới biết quyền hạn bị nhầm thành "chỉ đọc". Cái này giống như đưa chìa khóa nhưng lại khóa cửa, mức độ ngại lên đến đỉnh điểm! Cách giải quyết rất đơn giản, quản trị viên chỉ cần đăng nhập vào trang quản trị DingTalk, tìm đến "Trung tâm quyền hạn", chọn nhóm hoặc bộ phận tương ứng, điều chỉnh lại thành "có thể chỉnh sửa" là xong, chỉ mất ba giây, không cần xin lỗi hay mời trà sữa (dù mời thì cũng tốt).

Một tình huống hài hước khác: quản lý vô tình mở quyền truy cập báo cáo tài chính cho toàn công ty, kết quả là chủ đề trò chuyện ở khu vực trà nước lập tức chuyển từ tin đồn sang doanh thu. Lúc này đừng hoảng, hãy nhanh chóng quay lại trang quản trị, sử dụng chức năng "thu hồi quyền hạn", xác định chính xác đối tượng, đồng thời còn có thể xem ai đã xem dữ liệu, phòng ngừa rủi ro trước khi xảy ra.

Ngoài ra, nhân viên mới vào công ty nhưng không thể đăng nhập? Hãy kiểm tra xem tài khoản đã được "kích hoạt" và phân vào bộ phận đúng chưa. Chức năng "Quản lý người dùng" trong trang quản trị DingTalk giống như công tắc tổng của quyền hạn, chỉ cần kéo thả một cái là giải quyết được 90% vấn đề. Hãy nhớ: định kỳ kiểm tra quyền hạn quan trọng hơn cả dọn dẹp cuối năm!

Ai nói phân quyền chỉ là "mở quyền – tắt quyền" nhàm chán? Chứng nhận DingTalk nếu dùng sâu, thực sự có thể biến thành "hệ thống lái tự động" cho văn phòng! Hãy tưởng tượng, khi nhân viên mới vào làm, hệ thống tự động phân quyền email, chấm công, tự động thêm vào nhóm bộ phận tương ứng, thậm chí gửi lời chào mừng — đây không phải khoa học viễn tưởng, mà là kết quả của sự kết hợp hoàn hảo giữa phân quyền và quy trình tự động hóa. Sử dụng nền tảng mở của DingTalk, bạn có thể dùng việc phân quyền như một "trình kích hoạt", kết nối với các hệ thống OA, CRM hay ERP. Ví dụ, khi người phụ trách dự án được cấp "quyền quản lý dự án", hệ thống sẽ tự động tạo nhóm dự án, đồng bộ bảng theo dõi tiến độ và thông báo cho các thành viên liên quan, tiết kiệm hàng chục thao tác và những câu nói lặp lại như "Mời thêm tôi vào nhóm".

Thậm chí còn đỉnh hơn: kết hợp với YiDa hoặc công cụ bên thứ ba như Zapier, việc thay đổi quyền hạn còn có thể kích hoạt hành động bên ngoài, ví dụ như tự động gửi đơn yêu cầu thiết bị hoặc cập nhật cơ sở dữ liệu HR. Một công ty công nghệ đã dùng chiêu này để rút ngắn thời gian nhân viên mới đi làm từ ba ngày xuống còn ba giờ!

Đừng xem nhẹ phân quyền như một công cụ nhỏ trong nền tảng, thực tế nó chính là nút khởi động cho động cơ hiệu suất. Chỉ cần bạn dám nghĩ, chứng nhận DingTalk có thể khiến các quy trình tự động chạy, để bạn tập trung vào những việc thực sự quan trọng — ví dụ như quyết định trưa nay ăn gì.

Bạn nghĩ quản lý quyền hạn chỉ là bật tắt quyền hạn? Vậy thì quá ngây thơ rồi! Những cao thủ thực sự đã biến chứng nhận DingTalk thành "bộ tăng tốc hiệu suất nhóm". Hãy xem vài ví dụ khiến người ta phải thán phục: Một công ty thiết kế quy mô 500 người, trước đây mỗi khi khởi động dự án, bộ phận hành chính phải thủ công phân hàng chục loại quyền hạn, tốn thời gian và dễ sai sót. Kể từ khi áp dụng "mẫu vai trò chứng nhận" của DingTalk, chỉ cần chọn "quản lý dự án" hoặc "thiết kế viên", tất cả quyền hạn được thiết lập một lần duy nhất, tốc độ nhân viên mới bắt tay làm việc nhanh gấp ba lần, sếp cười nói: "Giờ đây ngay cả thực tập sinh cũng có thể đi làm trong năm phút, giống như cài phần mềm hack vậy!"

Xem thêm một tập đoàn nhà hàng chuỗi, chi nhánh trải rộng khắp cả nước, trước đây các quản lý khu vực muốn xem báo cáo doanh thu phải xin phép từng cấp, chờ quyền hạn đến khi "cải đã thành dưa". Sau đó họ dùng cơ chế "phân quyền động" của DingTalk, hệ thống tự động cấp quyền tạm thời theo lịch trực, quản lý trực tuần đó lập tức có quyền xem, sau khi tan ca quyền tự động bị thu hồi — vừa an toàn vừa hiệu quả, tốc độ phản ứng vận hành tăng 40%, đến cả đầu bếp trưởng cũng忍不住 hỏi: "Hệ thống này có phải biết đọc suy nghĩ không?"

Đừng nghĩ chỉ có công ty lớn mới dùng tốt phân quyền, một đội ngũ startup 10 người nhờ áp dụng "nguyên tắc quyền hạn tối thiểu", mỗi thành viên chỉ nhìn thấy dữ liệu cần thiết, kết quả là rủi ro rò rỉ thông tin về bằng 0, thời gian họp còn rút ngắn một nửa — vì mọi người không thể buôn chuyện linh tinh về bộ phận khác nữa!

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức được chỉ định bởi DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp liên hệ nhân viên hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ DingTalk chuyên nghiệp!