การอนุญาต DingTalk: เคล็ดลับที่ทำให้การทำงานง่ายขึ้น

คุณเคยสงสัยไหม ว่าทำไมบางทีมถึงทำงานหนักเหมือนไซย่าแต่ยังคงเป็นระเบียบเรียบร้อย? หนึ่งในอาวุธลับก็คือ "การอนุญาตของ DingTalk"! อย่าเพิ่งตกใจกับชื่อนี้ มันไม่ใช่คำอาคมลึกลับ หรือการให้คุณเซ็นสัญญาขายตัว แต่มันคือกลไกการจัดการสิทธิ์อย่างชาญฉลาดที่ทำให้ทุกคน "ทำหน้าที่ของตนเอง" อย่างชัดเจน พูดง่ายๆ ก็คือ การให้คนที่ถูกต้อง ได้รับข้อมูลที่ถูกต้อง ในเวลาที่เหมาะสม เพื่อทำสิ่งที่ถูกต้อง—ไม่ใช่ให้เล็กหวังแอบลบบันทึกการประชุมของเจ้านายแล้วยังทำเป็นไม่รู้ไม่ชี้

ลองจินตนาการดู: พนักงานธุรการสามารถดูข้อมูลการลงเวลาทำงานได้อย่างเดียว พนักงานการเงินชื่ออวี๋ซินสามารถอนุมัติการเบิกเงิน แต่ไม่เห็นข้อมูลบุคคล ในขณะที่ผู้จัดการสามารถเรียกดูข้อมูลทีมได้ แต่ไม่สามารถแก้ไขการตั้งค่าระบบได้—นี่แหละคือเวทมนตร์ของระบบการอนุญาต ฟีเจอร์ทุกอย่างของ DingTalk ตั้งแต่การจัดการกลุ่ม การเข้าถึงไฟล์ ไปจนถึงกระบวนการอนุมัติ สามารถแบ่งแยกสิทธิ์ได้อย่างละเอียดอ่อน ไม่ใช่แค่เพื่อป้องกันคนไม่ดี แต่ยังเพื่อป้องกัน "ความตั้งใจดีที่ทำให้เกิดเรื่องแย่ๆ" ใครจะอยากเห็นแผนลับของทีมพัฒนาถูกลบโดยทีมการตลาดโดยไม่ได้ตั้งใจล่ะ?

ที่สำคัญกว่านั้น กลไกการอนุญาตที่ดีก็เหมือนอากาศ—ปกติอาจไม่รู้สึกถึง แต่เมื่อไม่มีแม้แต่วินาทีเดียว ก็จะรู้สึกหายใจไม่ออกทันที มันช่วยให้องค์กรทำงานได้ลื่นไหลขึ้น ลดต้นทุนการสื่อสาร และป้องกันการรั่วไหลของข้อมูลจากสิทธิ์ที่สับสนยุ่งเหยิง ต่อไปนี้ เราจะมาลงมือปฏิบัติจริง พร้อมสอนขั้นตอนต่างๆ ในการสร้างแผนผังสิทธิ์เฉพาะตัว ให้ทีมของคุณพัฒนาจาก "ยิงปืนมั่ว" กลายเป็น "แม่นยำเป๊ะ!"

ในที่สุดเราก็มาถึงช่วงสำคัญแล้ว—วิธีตั้งค่าการอนุญาตของ DingTalk! อย่ากังวล นี่ไม่ใช่การเซ็นสัญญาขายตัว แต่เป็นการจัดให้สมาชิกในทีมของคุณได้ทำหน้าที่ของตนเอง และเข้าถึงสิ่งที่จำเป็นเท่านั้น ก่อนอื่น เปิดเข้าสู่หน้าหลังบ้านของ DingTalk แล้วไปที่ "โครงสร้างองค์กร" ที่นี่คืออาณาจักรอำนาจของคุณ คลิก "เพิ่มสมาชิก" เพื่อกรอกข้อมูลพนักงานแบบรายบุคคลหรือนำเข้าแบบกลุ่ม ระบบยังสามารถส่งเตือนให้สมาชิกใหม่ลงทะเบียนอัตโนมัติ คุณจึงไม่ต้องวิ่งตามทีละคน

ต่อไปคือช่วงสำคัญ—การมอบสิทธิ์ อย่าทำมั่ว ไม่ใช่ทุกคนจะเป็น CEO ได้! ขึ้นอยู่กับแผนกและหน้าที่งาน ให้เลือกบทบาทสิทธิ์ที่เหมาะสม เช่น พนักงานธุรการสามารถจัดการข้อมูลลงเวลาทำงาน พนักงานการเงินสามารถเข้าถึงโมดูลการเบิกเงิน ส่วนพนักงานทั่วไปมองเห็นแต่สิ่งที่ควรเห็นเท่านั้น DingTalk มีบทบาทมาตรฐานให้เลือก หรือจะสร้าง "กลุ่มสิทธิ์" เองก็ได้ ความยืดหยุ่นสูงจนเรียกได้ว่าเหมือนครูโยคะเลยทีเดียว

เคล็ดลับเล็กๆ มาแล้ว: สร้าง "กลุ่มทดสอบ" ก่อน เพื่อจำลองการตั้งค่าสิทธิ์ ป้องกันปัญหาเมื่อเปิดใช้งานจริง นอกจากนี้ ควรตรวจสอบสิทธิ์เป็นประจำ และอย่าลืมลบสิทธิ์ของพนักงานที่ลาออกทันที มิฉะนั้นวันหนึ่งพนักงานเก่าอาจเปิดรายงานบริษัทได้โดยไม่คาดคิด ก็คงจะอึดอัดน่าดู ท้ายที่สุด อย่าลืมใช้ฟีเจอร์ "ขอสิทธิ์" ให้พนักงานสามารถขอสิทธิ์ชั่วคราวด้วยตนเอง ผู้ดูแลระบบแค่อนุมัติเท่านั้น ทั้งปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ เมื่อทำเสร็จทั้งหมดนี้ คุณก็กลายเป็นยอดยุทธ์แห่งวงการอนุญาตไปแล้ว!

คุณคิดว่าตั้งค่าการอนุญาตแล้วจะจบเรื่อง? อย่าเพิ่งดีใจเร็วไป เขตที่มี "กับระเบิด" ของการอนุญาต DingTalk เพิ่งจะเริ่มต้น! ปัญหาทั่วไปอย่างหนึ่งคือ เล็กหวังเป็นสมาชิกโครงการ แต่กลับเปิดโฟลเดอร์ไม่ได้ พอสอบถามจึงรู้ว่าสิทธิ์ถูกตั้งผิดเป็น "อ่านอย่างเดียว" ซึ่งก็เหมือนให้กุญแจแต่ล็อกประตูไว้ ความอึดอัดพุ่งถึงขีดสุด! วิธีแก้ก็ง่ายมาก ผู้ดูแลระบบแค่เข้าสู่หลังบ้าน DingTalk ไปที่ "ศูนย์สิทธิ์" เลือกกลุ่มหรือแผนกที่เกี่ยวข้อง แล้วปรับสิทธิ์เป็น "สามารถแก้ไขได้" ก็เรียบร้อยภายในสามวินาที ไม่ต้องขอโทษหรือเลี้ยงชานม (แต่ถ้าเลี้ยงก็ไม่ว่ากัน)

อีกสถานการณ์ที่ฮาไม่แพ้กัน: หัวหน้าเผลอเปิดสิทธิ์รายงานการเงินให้ทั้งบริษัท ผลคือหัวข้อสนทนาในมุมพักชาเปลี่ยนจากเรื่องซุบซิบเป็นตัวเลขรายได้ทันที ในกรณีนี้อย่าตื่นตระหนก รีบกลับไปที่หลังบ้าน ใช้ฟีเจอร์ "เรียกคืนสิทธิ์" เพื่อจำกัดเป้าหมายอย่างแม่นยำ ยังสามารถตรวจสอบได้ว่าใครเปิดดูข้อมูลไปแล้วบ้าง เพื่อป้องกันความเสียหายล่วงหน้า

นอกจากนี้ หากพนักงานใหม่เข้ามาแต่เข้าสู่ระบบไม่ได้ ให้ตรวจสอบว่าได้ "เปิดใช้งานบัญชี" และจัดเข้าแผนกที่ถูกต้องหรือยัง หน้า "การจัดการผู้ใช้" ในหลังบ้าน DingTalk เหมือนสวิตช์หลักของสิทธิ์ การลากและปล่อยเพียงครั้งเดียวก็แก้ปัญหาได้ถึง 90% จำไว้ว่า การตรวจสอบสิทธิ์เป็นประจำสำคัญยิ่งกว่าการทำความสะอาดครั้งใหญ่ส่งท้ายปี!

ใครบอกว่าการอนุญาตมีแค่ "เปิดสิทธิ์ ปิดสิทธิ์" น่าเบื่อขนาดนั้น? การอนุญาตของ DingTalk ถ้าใช้ลึกๆ แทบจะกลายเป็น "ระบบขับเคลื่อนอัตโนมัติ" ในสำนักงาน! ลองจินตนาการดู พอพนักงานใหม่เริ่มงาน ระบบก็จัดสรรอีเมล สิทธิ์การลงเวลาทำงาน รวมถึงเพิ่มเข้ากลุ่มแผนกอัตโนมัติ แม้แต่ข้อความต้อนรับก็ส่งอัตโนมัติ—นี่ไม่ใช่ไซไฟ แต่เป็นผลลัพธ์จากความร่วมมืออย่างสมบูรณ์แบบระหว่างการอนุญาตและการทำงานอัตโนมัติ โดยใช้แพลตฟอร์มเปิดของ DingTalk คุณสามารถใช้การอนุญาตเป็น "ตัวกระตุ้น" เชื่อมต่อกับระบบ OA, CRM หรือแม้แต่ ERP ตัวอย่างเช่น เมื่อผู้รับผิดชอบโครงการได้รับ "สิทธิ์การจัดการโครงการ" ระบบจะสร้างกลุ่มโครงการโดยอัตโนมัติ ซิงค์กระดานติดตามความคืบหน้า และแจ้งเตือนสมาชิกที่เกี่ยวข้องทันที ประหยัดการคลิกถึงสิบครั้ง และประโยคซ้ำๆ อย่าง "ช่วยเพิ่มผมเข้ากลุ่มที"

ที่สุดขั้วไปกว่านั้น เมื่อรวมกับเครื่องมืออย่าง YiDa หรือเครื่องมือภายนอกเช่น Zapier การเปลี่ยนแปลงสิทธิ์ยังสามารถกระตุ้นการทำงานภายนอก เช่น ส่งแบบฟอร์มขออุปกรณ์อัตโนมัติ หรืออัปเดตฐานข้อมูล HR บริษัทเทคโนโลยีแห่งหนึ่งใช้วิธีนี้ ลดระยะเวลาการเริ่มงานของพนักงานใหม่จากสามวัน เหลือแค่สามชั่วโมง!

อย่ามองการอนุญาตเป็นแค่เครื่องมือหลังบ้านอีกต่อไป เพราะมันคือกุญแจสตาร์ทของเครื่องยนต์ประสิทธิภาพ แค่คุณกล้าคิด DingTalk ก็จะทำให้กระบวนการทำงานเองได้ ปล่อยให้คุณมีเวลาไปทำสิ่งที่สำคัญจริงๆ—เช่น การตัดสินใจว่าวันนี้จะกินอะไรเป็นมื้อกลางวัน

คุณคิดว่าการจัดการสิทธิ์คือแค่เปิดปิดสิทธิ์เฉยๆ? คุณคิดง่ายเกินไปแล้ว! ผู้เชี่ยวชาญที่แท้จริง ได้เปลี่ยนการอนุญาตของ DingTalk ให้กลายเป็น "ตัวเร่งประสิทธิภาพของทีม" แล้ว ลองดูกรณีศึกษาเหล่านี้ที่น่าทึ่ง: บริษัทออกแบบที่มีพนักงาน 500 คน แต่เดิมทุกครั้งที่เริ่มโครงการ ฝ่ายธุรการต้องจัดสรรสิทธิ์กว่าสิบรายการด้วยตนเอง ใช้เวลานานและมักผิดพลาด ตั้งแต่ใช้ "แม่แบบบทบาทการอนุญาต" ของ DingTalk เพียงเลือก "ผู้จัดการโครงการ" หรือ "นักออกแบบ" สิทธิ์ทั้งหมดก็ถูกตั้งค่าอัตโนมัติ ความเร็วในการเริ่มงานของพนักงานใหม่เพิ่มขึ้นสามเท่า เจ้านายพูดอย่างภูมิใจว่า "ตอนนี้แม้แต่เด็กฝึกงานก็เริ่มงานได้ในห้านาที เหมือนติดโปรแกรมโกง!"

อีกกรณีหนึ่งคือ กลุ่มร้านอาหารที่มีสาขากว่าทั่วประเทศ แต่เดิมผู้จัดการภูมิภาคต้องขออนุญาตผ่านหลายชั้นเพื่อดูรายงานรายได้ รอสิทธิ์จนกว่าจะทันกินข้าวเย็นก็ยังไม่ได้ ต่อมาพวกเขาใช้กลไก "การอนุญาตแบบไดนามิก" ของ DingTalk ซึ่งระบบจะเปิดสิทธิ์ชั่วคราวอัตโนมัติตามตารางเวรทำงาน ผู้จัดการที่เวรในสัปดาห์นั้นจะได้รับสิทธิ์ทันที และระบบจะเรียกคืนอัตโนมัติเมื่อเลิกงาน—ทั้งปลอดภัยและมีประสิทธิภาพ ความเร็วในการดำเนินงานเพิ่มขึ้น 40% แม้แต่หัวหน้าพ่อครัวยังอดถามไม่ได้ว่า "ระบบเนี่ย หรืออ่านใจคนได้?"

อย่าคิดว่าแค่บริษัทใหญ่เท่านั้นที่ใช้การอนุญาตได้ดี ทีมสตาร์ทอัพ 10 คนใช้หลักการ "สิทธิ์ต่ำสุดที่จำเป็น" ทำให้สมาชิกแต่ละคนมองเห็นข้อมูลที่จำเป็นเท่านั้น ผลคือ ความเสี่ยงการรั่วไหลของข้อมูลเป็นศูนย์ และเวลาประชุมลดลงครึ่งหนึ่ง—เพราะทุกคนเลิกคุยเรื่องแผนกอื่นที่ไม่เกี่ยวข้องกันแล้ว!

เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง โดยให้บริการ DingTalk แก่ลูกค้าจำนวนมาก หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการประยุกต์ใช้แพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อฝ่ายบริการลูกค้าออนไลน์ของเราได้โดยตรง หรือโทรติดต่อเราที่ หรือส่งอีเมลมาที่ This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เรามีทีมพัฒนาและทีมปฏิบัติการที่มีคุณภาพ พร้อมประสบการณ์การให้บริการในตลาดที่หลากหลาย สามารถให้บริการและโซลูชัน DingTalk อย่างมืออาชีพแก่คุณได้!