Tiếng Việt
English 
اللغة العربية 
Bahasa Indonesia 
日本語 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
简体中文 
Có người nhìn thấy hai chữ "DingTalk" thì tưởng là dùng ghim tài liệu kiểu cũ kỹ như ghim bấm, nhưng thực tế là, khi bạn vừa mở ứng dụng lên mới phát hiện ra đây chính là công cụ giúp bạn “ghim chặt” hiệu suất làm việc. Khi mới dùng DingTalk, việc đầu tiên cần làm là đăng ký tài khoản – bạn có thể dùng số điện thoại hoặc email doanh nghiệp, nhanh hơn cả pha một ly mì ăn liền. Sau khi hoàn tất, đừng mất công gọi điện từng người để hỏi số WhatsApp, chỉ cần vào mục “Danh bạ”, tìm tên công ty hoặc tên đồng nghiệp, nhấn “Thêm”, đối phương sẽ nhận được lời mời và kết nối ngay lập tức. Khoan đã, đừng chỉ thêm người thôi, hãy nhanh chóng tạo nhóm ngay! Dù là nhóm “Dự án” hay nhóm “Tám văn phòng”, bạn có thể thông báo cho tất cả mọi người chỉ bằng một cú nhấp, không còn lo ai đó ngủ quên và bỏ lỡ deadline.
Mẹo nhỏ đây: Khi tạo nhóm, nhớ đặt tên rõ ràng, ví dụ như “Chiến dịch Q3 - Khẩn cấp không được phân tâm”, bạn cũng có thể thiết lập thông báo nhóm để mọi người nhìn thấy nội dung quan trọng ngay khi mở nhóm. Ngoài ra, thêm đồng nghiệp thường xuyên liên lạc vào “Liên hệ đánh dấu sao”, tốc độ trao đổi sẽ nhanh hơn chớp mắt. Hãy nhớ, trải nghiệm ban đầu không chỉ là khám phá giao diện, mà là xây dựng nền tảng giao tiếp ngay từ ngày đầu, như vậy mới có thể vượt ải suôn sẻ và sẵn sàng cho chặng tiếp theo – Bí kíp giao tiếp hiệu quả!
Bí kíp giao tiếp hiệu quả: Trò chuyện và họp
Trên DingTalk, giao tiếp không còn là hành trình “chờ hồi âm” khổ sở, mà là cơn bão hiệu suất nhanh – mạnh – chính xác!
Trò chuyện bằng văn bản? Tất nhiên có, nhưng đừng coi nó đơn giản như WhatsApp – bạn có thể @đồng nghiệp, phản hồi bằng biểu tượng cảm xúc, thậm chí dùng chức năng “ghim” để cố định tin nhắn quan trọng, không sợ ai “lỡ mắt”. Tin nhắn thoại còn có thể chuyển thành văn bản, họp xong nghe mãi không hiểu? Chuyển thành văn bản là rõ ngay!
Muốn trao đổi tức thì? Cuộc gọi thoại/video một chạm trực tiếp, còn có thể chuyển sang chế độ họp bất kỳ lúc nào, hỗ trợ tối đa 1000 người tham gia đồng thời, sếp ngủ dậy cũng chưa chắc biết mình vừa họp xong. Đặt lịch họp trước, tự động tạo liên kết họp, ghi âm và ghi chú sau cuộc họp đồng bộ lưu vào ổ cứng đám mây – tất cả đều được xử lý tự động, không cần hỏi lại “Mình họp lúc mấy giờ nhỉ?”
Cao thủ còn biết dùng chức năng “DING một cái”, đảm bảo tin nhắn khẩn cấp sẽ bật ngay lên màn hình khóa điện thoại đối phương, không lo chậm trễ. Nhưng nhớ kỹ: Đừng DING liên tục, nếu không đồng nghiệp thấy tên bạn là muốn chạy mất!
Văn hóa giao tiếp cũng rất quan trọng: Đừng gửi tin thoại dài vào giữa đêm, nhớ tắt mic khi họp, trước khi đặt câu hỏi hãy tìm kiếm trong lịch sử trước… Tôn trọng thời gian của người khác mới là hiệu quả thật sự. Giải quyết công việc không chỉ nhờ công cụ, mà còn nhờ “biết nói chuyện”!
Quản lý tài liệu chuyên nghiệp: Tài liệu và Ổ cứng đám mây
Quản lý tài liệu chuyên nghiệp: Tài liệu và Ổ cứng đám mây
Bạn đã từng suốt ngày hỏi đồng nghiệp: “Tệp tin ở đâu vậy?”, “Phiên bản này có phải mới nhất không?”, “Này! Bạn sửa xong có lưu không?”… Không cần lo nữa, Ổ cứng đám mây DingTalk xuất hiện, giải quyết mọi việc nhanh hơn cả pha ly cà phê!
DingTalk không chỉ giỏi trò chuyện, họp hành, chức năng Ổ cứng đám mây của nó còn giống như “quét nhà tăng sư” trong giới quản lý tài liệu – tuy khiêm tốn nhưng cực mạnh. Tải tệp lên? Kéo và thả, nhanh như cởi dép vậy. Tải xuống? Một nút搞定, còn hỗ trợ xem ngoại tuyến, dù đi tàu điện ngầm mất sóng vẫn đọc được bình thường. Tuyệt nhất là chức năng chia sẻ, bạn có thể mời đồng nghiệp vào thư mục chỉ bằng một cú nhấp, không cần gửi qua Line hay email từng người, tốn cả cuộc đời.
Hơn nữa, kiểm soát quyền hạn chi tiết như đầu bếp Michelin thái hành – bạn có thể thiết lập người này “chỉ xem không sửa”, người kia “được chỉnh sửa nhưng không được chia sẻ”, ngay cả kiểm soát phiên bản cũng tự động ghi lại, sửa mấy lần, ai sửa, vì sao sửa – rõ ràng từng chi tiết, không sợ ai sửa xong lại nói “không phải em”!
Ví dụ, phòng Marketing làm chiến dịch, tất cả bản thiết kế, nội dung, hợp đồng đều để vào thư mục riêng trên Ổ cứng đám mây, phân quyền theo vai trò, sau khi dự án xong còn có thể lưu trữ sao lưu. Giải quyết công việc không chỉ nhanh mà còn chắc chắn!
Vì vậy, hãy tạm biệt câu nói “Tìm hoài không thấy tệp đó”, dùng Ổ cứng đám mây DingTalk mới là hợp tác hiệu quả thật sự!
Công cụ quản lý dự án: Nhiệm vụ và Lịch trình
Chương trước vừa nói xong về quản lý tài liệu, giống như giúp bạn dọn dẹp xong nhà xưởng, nhưng chỉ có kho tàng gọn gàng thì chưa đủ, cách sắp xếp nhân công, điều phối hàng hóa và theo dõi tiến độ mới là điều quan trọng nhất. Đây chính là lúc cần đến “tuyệt chiêu” của DingTalk – quản lý dự án và phân công nhiệm vụ!
Quản lý dự án? Chức năng “Nhiệm vụ” chính là vũ khí bí mật của bạn. Tạo nhiệm vụ chỉ bằng một cú nhấp, giao cho “A Minh”, “A May”, thêm hạn chót nhấp nháy màu đỏ, điện thoại họ sẽ lập tức hiện thông báo, muốn trì hoãn cũng không trốn được! Tuyệt hơn nữa là có thể chia nhỏ nhiệm vụ lớn thành các bước nhỏ, ví dụ như “Thiết kế logo” chia thành “Phác thảo → Tô màu → Duyệt khách hàng”, mỗi khi hoàn thành một bước, thanh tiến độ tự động tiến lên, sếp nhìn vào cũng an tâm.
Không chỉ có nhiệm vụ, chức năng lịch trình còn cho phép chia sẻ cuộc họp, deadline và lịch cá nhân với cả nhóm. Khi họp, bạn có thể tạo “Cuộc họp DingTalk” ngay trong lịch, mời đồng nghiệp tham gia một cú nhấp, không lo ai lạc đường. Tuyệt nhất là có thể xem trạng thái “rảnh/bận” của các thành viên trong nhóm, muốn nói chuyện với A Minh? Nhìn vào lịch trước, đừng để va phải lúc người ta đang họp tới sứt đầu mẻ trán!
Tóm lại, tài liệu đã ổn, thời gian và nhiệm vụ không còn lộn xộn, hợp tác nhóm từ “va chạm” thành “chính xác”, hiệu suất tự nhiên bay cao!
An toàn và quyền riêng tư: Bảo vệ dữ liệu của bạn
Giải quyết công việc không chỉ cần nhanh, mà còn phải “an toàn”! Dùng DingTalk suốt ngày họp, gửi tài liệu, giao nhiệm vụ, nhưng bạn đã bao giờ nghĩ đến việc ai có thể xem được email mật của bạn? Tệp PDF hợp đồng có bị lộ ra phòng trà không? Ha ha, đừng đợi “có chuyện” mới nhớ đến an ninh. DingTalk không phải ứng dụng trò chuyện thông thường, phía sau nó là công nghệ mã hóa dữ liệu cấp ngân hàng, giống như lúc nào cũng cầm trên tay một “khóa điện tử”, từ điện thoại bạn truyền đến máy chủ, toàn bộ đều được mã hóa SSL/TLS, ngay cả hacker nhìn vào cũng chỉ thấy một đống ký tự lộn xộn. Ngoài ra còn có xác thực hai bước (2FA), khi đăng nhập ngoài mật khẩu còn cần mã xác nhận qua điện thoại hoặc nhận diện sinh trắc học, khiến tài khoản “mẹ cũng không nhận ra” cũng khó lòng xâm nhập. Quản lý quyền hạn cũng rất chu đáo, sếp có thể phân nhóm thiết lập ai được xem tài liệu nào, ai được sửa trạng thái nhiệm vụ, không cần lo nhân viên mới vừa vào đã xóa nhầm báo cáo tài chính cả năm. Hãy nhớ, quyền hạn cao nhất không đồng nghĩa an toàn nhất, phân bổ hợp lý mới là thông minh. Nhân tiện nhắc nhỏ, định kỳ dọn dẹp tài khoản không dùng, tắt đăng nhập tự động, không xử lý dữ liệu nhạy cảm trên Wi-Fi công cộng – những việc nhỏ này lại mang lại bảo vệ lớn. Tóm lại, an toàn đã được đảm bảo, bạn mới có thể tự tin giải quyết công việc, không cần suốt ngày lo lắng như trộm làm việc nữa!
DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức được ủy quyền của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp liên hệ nhân viên chăm sóc khách hàng của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến