Thực tế dùng DingTalk One: Tiết kiệm 30% thời gian trao đổi nhóm, rút ngắn chu kỳ bàn giao 5 ngày

Tại sao doanh nghiệp cần DingTalk One để giải quyết vấn đề phân mảnh trong giao tiếp

Mỗi ngày, đội ngũ của bạn đang âm thầm lãng phí gần hai giờ — không phải trong các cuộc họp, mà là trong việc tìm kiếm tài liệu vô tận và trao đổi lặp đi lặp lại. Theo Báo cáo Hợp tác Doanh nghiệp Gartner 2025, nhân viên trung bình dành 1,8 giờ mỗi ngày để "tìm lại bối cảnh" qua email, nhóm WhatsApp và các thư mục tài liệu rải rác khắp nơi, khiến việc ra quyết định bị trì hoãn và tiến độ dự án đình trệ. Đây không chỉ đơn thuần là vấn đề hiệu suất, mà còn là điểm yếu chết người đối với tính linh hoạt của doanh nghiệp.

Sự xuất hiện của DingTalk One chính là để chấm dứt tình trạng phân mảnh này. Nó không chỉ là một công cụ trò chuyện, mà còn tích hợp cuộc hội thoại, tài liệu, thông báo và danh sách việc cần làm vào một nền tảng duy nhất thông qua Trung tâm Tin nhắn Thống nhất. Trung tâm Tin nhắn Thống nhất có nghĩa là các thành viên không còn phải liên tục xác nhận “phiên bản mới nhất ở đâu?” hay “sếp đã xem chưa?”, bởi vì mỗi lần gửi tin nhắn đều được liên kết trực tiếp với tài liệu liên quan và yêu cầu hành động, giảm đáng kể sai sót giao tiếp và những câu hỏi lặp lại.

Hơn nữa, tính năng lưu trữ thông minh và tìm kiếm nâng cao biến thông tin lịch sử thành kho dữ liệu dễ truy cập. Dù là cuộc thảo luận về nhu cầu khách hàng cách đây ba tháng hay báo cáo hiệu suất quý trước, bạn chỉ cần nhập một từ khóa là có thể tìm chính xác. Điều này có nghĩa là thành viên mới có thể nhanh chóng làm quen, hợp tác giữa các bộ phận sẽ không còn bị gián đoạn do mất kết nối thông tin. Theo số liệu thực tế từ người dùng, doanh nghiệp sau nửa năm sử dụng đã giảm 73% tỷ lệ tạo tài liệu trùng lặp và tiết kiệm 40% thời gian chuẩn bị họp — tương đương với việc tiết kiệm hơn 90 giờ làm việc mỗi năm cho mỗi nhân viên.

Khi dòng thông tin trở nên minh bạch, có thể theo dõi và thúc đẩy hành động, doanh nghiệp mới thật sự hướng tới mô hình vận hành dựa trên dữ liệu. Tiếp theo, chúng ta cần đặt câu hỏi: DingTalk One thực chất là gì? Và nó sở hữu những chức năng then chốt nào để hỗ trợ chuyển đổi này?

DingTalk One là gì và có những chức năng chính nào

Khi giao tiếp đội nhóm vẫn rải rác trong tin nhắn tức thì, email và quy trình giấy tờ, mỗi phút trôi qua không chỉ mất thời gian mà còn đánh mất cơ hội ra quyết định. DingTalk One chính là nền tảng văn phòng thông minh do Tập đoàn Alibaba phát triển nhằm giải quyết vấn đề nan giải này — không chỉ tích hợp giao tiếp và quy trình nghiệp vụ, mà còn vận hành trên kiến trúc an ninh cấp doanh nghiệp và tăng tốc nhờ trí tuệ nhân tạo (AI), trở thành trung tâm then chốt giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ cùng các đội làm việc từ xa chuyển đổi thành công.

DingTalk Chat hỗ trợ đồng bộ đa thiết bị và mã hóa đầu cuối (đáp ứng các tiêu chuẩn quốc tế như GDPR), giúp giảm hơn 60% nguy cơ rò rỉ dữ liệu trong hợp tác xuyên biên giới, vì mọi tin nhắn chỉ có thể được giải mã và đọc bởi các thành viên được ủy quyền, đảm bảo an toàn bí mật kinh doanh.

Hệ thống quản lý việc cần làm giúp minh bạch tiến độ nhiệm vụ, quản lý viên có thể theo dõi ngay lập tức người phụ trách và thời hạn cho từng công việc. Một đội thương mại điện tử xuyên biên giới sau khi áp dụng đã giảm 47% tỷ lệ giao hàng chậm, vì các thành viên có thể nắm rõ thứ tự ưu tiên, tránh bỏ sót nhiệm vụ.

Chấm công kết hợp vạch ranh địa lý và xác minh khuôn mặt, ngăn chặn hoàn toàn việc khai man thời gian làm việc, giúp kiểm soát chi phí nhân lực chính xác hơn 35%, vì hệ thống tự động ghi nhận vị trí và thời gian làm việc thực tế, giảm gánh nặng kiểm tra thủ công.

Tự động hóa quy trình phê duyệt hành chính (OA) rút ngắn thời gian xét duyệt truyền thống từ 3 ngày xuống trung bình dưới 4 giờ, đẩy nhanh dòng tiền và các thủ tục tuân thủ, vì quản lý có thể phê duyệt hợp đồng và ký điện tử bất cứ lúc nào trên điện thoại, không cần chờ đợi trao đổi email.

Năng suất vô hình: AI đang định nghĩa lại hiệu quả hành chính

Thứ thực sự thay đổi luật chơi chính là trợ lý AI tích hợp — có khả năng tự động nghe nội dung cuộc họp và tạo bản tóm tắt có cấu trúc, ghi chú các hành động cần thực hiện và người chịu trách nhiệm. Chức năng tóm tắt cuộc họp bằng AI giúp nhà quản lý giảm hơn 50% thời gian dành cho văn bản hành chính, tương đương với việc mỗi người tiết kiệm gần 12 ngày làm việc mỗi năm để tập trung vào các nhiệm vụ giá trị cao hơn, vì máy móc tự động trích xuất điểm chính, không cần chỉnh sửa thủ công.

Đây không phải là tự động hóa đơn thuần, mà là tăng tốc ra quyết định nhờ trí tuệ nhân tạo. Ví dụ, AI còn có thể dựa trên mẫu phê duyệt trước đó để dự đoán sớm các yêu cầu phổ biến có tuân thủ hay không, cảnh báo rủi ro trước, giúp quy trình tài chính thông qua nhanh hơn. Theo Báo cáo Hiệu quả Doanh nghiệp Khu vực châu Á - Thái Bình Dương 2024, các đội sử dụng trợ lý AI phát hiện bất thường trong quy trình nội bộ nhanh hơn 40% và chu kỳ giải quyết vấn đề được rút ngắn một nửa.

Từ tích hợp thông tin phân tán đến nâng cấp thông minh, DingTalk One đã xây dựng nền tảng vận hành hiệu quả. Tiếp theo, bạn sẽ thấy cách các chức năng này được kích hoạt thông qua thiết lập tài khoản cá nhân và nhóm, cũng như thiết lập quy trình tự động hóa, biến lợi thế công nghệ thành năng lực tổ chức có thể nhân rộng.

Cách thiết lập tài khoản cá nhân và nhóm, đồng thời kích hoạt quy trình tự động

Hiệu quả hợp tác của đội bạn đã được quyết định ngay từ phút đầu tiên đăng ký. Nhiều doanh nghiệp đánh giá thấp giá trị chiến lược của việc thiết lập tài khoản, dẫn đến rối loạn quyền hạn, đứt gãy giao tiếp, và trung bình mất đến 7 ngày mới vận hành đầy đủ — điều này đồng nghĩa với việc thất thoát năng suất và phản ứng thị trường chậm trễ. Việc thiết lập tài khoản cá nhân và nhóm trên DingTalk One không chỉ là bước kỹ thuật, mà là bước khởi đầu cho tăng trưởng 40% về hiệu suất.

Bước 1: Đăng ký bằng số điện thoại Hồng Kông và hoàn tất xác minh danh tính, toàn bộ quá trình tuân thủ quy định địa phương. Hệ thống hỗ trợ liên kết nhanh với HKID, đảm bảo tính xác thực và an toàn dữ liệu. Cơ chế xác minh HKID có nghĩa là thành viên mới có thể an toàn tham gia vào quy trình làm việc cốt lõi trong vòng 24 giờ, không cần bộ phận IT duyệt thủ công, vì danh tính đã được xác thực từ cơ sở dữ liệu chính phủ.

Khi xây dựng cơ cấu bộ phận, nên đồng thời thiết lập “nhãn bộ phận”, ví dụ như “Bán hàng - Khu đảo Hong Kong” hoặc “Dự án - P2026”. Hệ thống nhãn cấu trúc giúp hiệu quả tìm kiếm nội bộ tăng tới 70%, thời gian phản hồi hợp tác liên bộ phận giảm 58%, vì các thành viên có thể lọc chính xác nhóm mục tiêu, tránh tràn ngập tin nhắn.

Sau khi mời thành viên, sử dụng phân tầng quyền vai trò (quản trị viên, thành viên, khách) để kiểm soát chặt chẽ quyền truy cập tài liệu và thao tác, ngăn ngừa rủi ro rò rỉ thông tin. Điều này đặc biệt quan trọng với bộ phận tài chính và nhân sự, vì dữ liệu nhạy cảm chỉ được phép truy cập bởi những người được chỉ định.

Kích hoạt tự động hóa: Biến robot thành trợ lý 24/7 của bạn

Tại trung tâm Robot Thông minh, bạn có thể bật sẵn các quy trình mặc định, ví dụ như mỗi sáng lúc 9 giờ tự động tổng hợp tiến độ công việc ngày hôm trước và gửi đến nhóm chỉ định. Báo cáo tiến độ tự động giúp ban quản lý của một công ty logistics tại Hồng Kông giảm 65% thời gian chuẩn bị họp, tốc độ ra quyết định được cải thiện rõ rệt, vì dữ liệu được sinh ra ngay lập tức, không cần xử lý thủ công.

Những tính năng tự động hóa này không phải là bổ sung, mà là chìa khóa để biến chi phí quản lý lặp lại thành những hiểu biết tức thì. Ví dụ, thiết lập robot “nhắc nhở khi chưa phản hồi quá hạn” có thể tự động theo dõi trạng thái email khách hàng, giúp đội bán hàng nâng cao hiệu suất theo dõi lên 40%. Theo chuẩn ngành, tự động hóa các nhiệm vụ hành chính hằng ngày có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm khoảng 180.000 đô la Hồng Kông mỗi năm (với đội 50 người).

Bây giờ, việc triển khai công nghệ đã hoàn tất — câu hỏi tiếp theo là: hiệu quả thực tế được cải thiện bao nhiêu? Con số sẽ nói lên tất cả.

Số liệu thực tế tiết lộ mức độ tăng hiệu suất sau khi áp dụng DingTalk One

Sau khi triển khai DingTalk One, hiệu suất nhóm không phải “có thể” tăng, mà là “được chứng minh” tăng. Một công ty logistics tại Hồng Kông trong vòng ba tháng ngắn ngủi đã rút ngắn chu kỳ giao hàng từ 14 ngày xuống còn 9 ngày — đây không chỉ là sự thay đổi về con số, mà là bước nhảy vọt về năng lực cạnh tranh. Với doanh nghiệp vừa và nhỏ, giao hàng chậm đồng nghĩa với mất khách; mỗi ngày tiết kiệm được là thêm một cơ hội chiếm lĩnh thị trường.

Chìa khóa chuyển đổi của công ty logistics này nằm ở việc giải quyết triệt để điểm đau hợp tác trước đây: “trách nhiệm mơ hồ, khó theo dõi”. Sau khi áp dụng DingTalk One, thời gian họp giảm 35%, tốc độ phê duyệt tài liệu tăng 60%. Động lực cốt lõi phía sau là nền tảng đã đạt được “mọi tương tác đều để lại dấu vết và có thể truy xuất”: tất cả việc phân công nhiệm vụ, ghi nhận phản hồi và quy trình phê duyệt đều tập trung trên một giao diện duy nhất, không còn phụ thuộc vào email và tin nhắn tức thì rải rác. Khi mọi hành động đều có căn cứ, sự đổ lỗi và trao đổi lặp lại sẽ tự động biến mất.

Quan trọng hơn, lần đầu tiên ban quản lý có thể nắm bắt ngay lập tức khối lượng công việc của từng thành viên. Trước đây, việc sắp xếp lịch dựa trên cảm tính thường khiến nhân tài chủ chốt kiệt sức và nghỉ việc; giờ đây, thông qua trực quan hóa phân bổ nhiệm vụ và phân tích vùng nóng tiến độ, quản lý có thể chủ động điều phối nguồn lực, ngăn ngừa kiệt sức (burnout) và giữ chân nhân lực chủ chốt. Đây không chỉ là tăng hiệu suất, mà còn là bảo toàn vốn nhân lực.

Thực hiện ngay 5 bước để hoàn tất kích hoạt toàn diện DingTalk One

Số liệu thực nghiệm cho thấy, các doanh nghiệp triển khai thành công DingTalk One sau khi kích hoạt các chức năng chính trong tuần đầu tiên đã tăng trung bình 40% hiệu suất hợp tác — nhưng tất cả điều này phụ thuộc vào việc “khởi động đúng cách”. Nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ mất vài tuần nhưng vẫn chưa khai thác hết tiềm năng nền tảng, nguyên nhân chính là bỏ qua quy trình kích hoạt hệ thống. Bây giờ, bạn chỉ cần 5 bước, chưa đến 30 phút, để xây dựng nền tảng kỹ thuật số vận hành hiệu quả cho đội nhóm.

1. Tải ứng dụng và đăng ký tài khoản doanh nghiệp: Đăng ký bằng email công ty để đảm bảo quyền sở hữu tên miền. Lợi ích: Tránh rắc rối về quyền quản lý khi nâng cấp từ tài khoản cá nhân, bảo vệ tài sản doanh nghiệp.
2. Nhập sơ đồ tổ chức: Hỗ trợ tải lên hàng loạt bằng CSV, đồng bộ tức thì bộ phận và cấp bậc. Hiệu quả: Thời gian phân công nhiệm vụ liên bộ phận giảm 60% vì cơ cấu được hiển thị ngay lập tức.
3. Kích hoạt mẫu quy trình làm việc mặc định: Từ nghỉ phép, thanh toán đến phê duyệt dự án, các mẫu tích hợp sẵn giúp tiết kiệm 90% thời gian thiết lập. Giá trị: Tránh trì hoãn do tự thiết kế, hiệu quả nhanh chóng.
4. Tổ chức đào tạo nhóm 15 phút: Tập trung vào hai thao tác “gửi thông báo Ding” và “thêm vào danh sách việc cần làm”. Tác động: Nghiên cứu hành vi cho thấy, nếu nhận được nhiệm vụ hướng dẫn trong ngày đầu tiên, khả năng sử dụng tăng gấp 3 lần.
5. Hàng tuần xem báo cáo dữ liệu: Kiểm tra “xu hướng hoạt động” và “điểm nghẽn quy trình”, kịp thời tối ưu hóa. Ý nghĩa: Bỏ qua bước này giống như vận hành mù quáng, lấy dữ liệu làm nền tảng mới là chìa khóa cải tiến liên tục.

Chìa khóa nằm ở việc thực hiện “thông báo Ding đầu tiên” trong tuần đầu tiên: Ban quản lý gửi một tin nhắn kèm chỉ thị hành động rõ ràng (ví dụ: “Vui lòng xác nhận bộ phận trực thuộc trong ngày hôm nay”), có thể nhanh chóng hình thành thói quen sử dụng và xác định trách nhiệm. Hiện đã có hơn 25 triệu doanh nghiệp trên toàn cầu chuyển đổi thành công nhờ mô hình này, và tỷ lệ áp dụng DingTalk One tại thị trường Hồng Kông tăng liên tiếp hai năm trên 30%, phản ánh nhu cầu bức thiết của doanh nghiệp địa phương đối với “kết quả nhanh chóng”. Chuyển đổi số thực sự không bắt đầu từ phức tạp, mà từ bước đi đúng đắn đầu tiên. Hãy khởi động ngay kế hoạch 5 bước của bạn, giải phóng 40% hiệu suất tiềm năng của đội nhóm và giành lợi thế thị trường.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!