Ujian DingTalk One: Masa komunikasi pasukan dijimatkan sebanyak 30%, kitaran penyampaian dipendekkan selama 5 hari

Kenapa perniagaan memerlukan DingTalk One untuk menyelesaikan masalah perhubungan terpecah

Setiap hari, pasukan anda secara senyap kehilangan hampir dua jam — bukan dalam mesyuarat, tetapi dalam pencarian data yang tiada kesudahan dan komunikasi berulang. Menurut Laporan Kolaborasi Korporat Gartner 2025, pekerja purata menghabiskan 1.8 jam sehari mencari "konteks" di dalam e-mel, kumpulan WhatsApp, dan folder dokumen yang tersebar merata, menyebabkan kelewatan membuat keputusan dan projek terperangkap. Ini bukan sahaja isu kecekapan, tetapi luka mematikan kepada ketangkasan perniagaan.

Kehadiran DingTalk One adalah untuk mengakhiri kekacauan fragmentasi ini. Ia bukan sekadar alat perbualan, tetapi satu platform tunggal yang mengintegrasikan perbualan, dokumen, notifikasi, dan senarai tugasan melalui Pusat Mesej Tunggal. Pusat Mesej Tunggal bermakna ahli tidak perlu lagi bertanya berulang kali "Di mana versi terkini?" atau "Adakah bos dah nampak?", kerana setiap mesej ditautkan terus dengan dokumen berkaitan dan tindakan yang diperlukan, mengurangkan ralat komunikasi dan soalan ulangan secara besar-besaran.

Lebih jauh lagi, fungsi arkib pintar dan carian menjadikan maklumat lama bukan lagi lubang hitam. Sama ada perbincangan keperluan pelanggan tiga bulan lalu atau laporan prestasi suku lepas, hanya perlu satu kata kunci untuk mencari dengan tepat. Ini bermakna ahli baharu boleh cepat faham, manakala kerjasama silang jabatan tidak lagi terjejas akibat jurang maklumat. Berdasarkan data pengguna sebenar, perniagaan yang menggunakan platform ini selama enam bulan mencatatkan penurunan 73% dalam penciptaan dokumen berganda, dan masa persediaan mesyuarat berkurang sebanyak 40% — bersamaan menjimatkan lebih 90 jam kerja setiap pekerja setahun.

Apabila aliran maklumat menjadi telus, boleh dilacak, dan boleh ditindak, barulah perniagaan benar-benar boleh menuju model operasi berasaskan data. Seterusnya, kita perlu bertanya: Apakah sebenarnya DingTalk One? Dan fungsi utama apa yang dimilikinya sehingga mampu menyokong transformasi sedemikian?

Apa itu DingTalk One dan apakah fungsi utamanya?

Apabila komunikasi pasukan masih tersebar di antara mesej segera, e-mel, dan proses berasaskan kertas, setiap minit yang hilang bukan sahaja masa, tetapi juga peluang membuat keputusan. DingTalk One adalah platform pejabat kolaboratif pintar yang dibina oleh Alibaba Group untuk menyelesaikan masalah ini — bukan sahaja mengintegrasikan komunikasi dan aliran kerja perniagaan, tetapi turut menyediakan infrastruktur keselamatan tahap korporat dan AI untuk meningkatkan kecekapan, menjadikannya hab penting bagi usahawan kecil-menengah (UKM) dan pasukan kerja jarak jauh dalam transformasi mereka.

DingTalk Chat menyokong penyegerakan pelbagai peranti dan penyulitan hujung ke hujung (mematuhi piawaian antarabangsa seperti GDPR), bermakna risiko kebocoran data dalam kerjasama antarabangsa berkurang lebih 60%, kerana semua mesej hanya boleh dibaca oleh ahli yang diberi kuasa, melindungi rahsia perniagaan.

Sistem pengurusan tugasan menjadikan kemajuan kerja lebih telus. Pengurus boleh melihat secara langsung siapa yang bertanggungjawab dan tarikh akhir setiap kerja. Sebuah pasukan e-dagang lintas sempadan mencatatkan kadar lewat penghantaran projek berkurang sebanyak 47% selepas menggunakan sistem ini, kerana ahli dapat mengenal pasti keutamaan dengan jelas dan mengelakkan tugasan terlepas pandang.

Kelebihan pendaftaran kehadiran dengan geofencing dan pengesahan wajah menghalang penipuan rekod waktu kerja, meningkatkan ketepatan kawalan kos tenaga kerja sebanyak 35%, kerana sistem merekod lokasi dan masa kehadiran sebenar secara automatik, mengurangkan beban semakan manual.

Automasi proses kelulusan OA memendekkan proses kelulusan tradisional yang biasanya mengambil masa tiga hari kepada purata empat jam sahaja, mempercepatkan aliran tunai dan pematuhan, kerana pengurus boleh meluluskan kontrak dan memberi tandatangan elektronik pada telefon bimbit mereka tanpa menunggu e-mel bolak-balik.

Produktiviti tersembunyi: AI sedang mentakrifkan semula kecekapan pentadbiran

Apa yang benar-benar mengubah permainan ialah pembantu AI terbina dalam — ia boleh secara automatik mendengar kandungan mesyuarat dan menjana ringkasan berstruktur, menandakan item tindakan dan individu bertanggungjawab. Fungsi ringkasan mesyuarat AI mengurangkan masa yang digunakan oleh pengurus untuk urusan pentadbiran lebih 50%, bersamaan melepaskan hampir 12 hari kerja setiap orang setahun untuk tugas bernilai tinggi, kerana mesin secara automatik mengekstrak perkara utama tanpa perlu rakaman manual.

Ini bukan sekadar automasi, tetapi akselerasi keputusan melalui kepintaran yang diberdayakan. Sebagai contoh, AI juga boleh meramal sama ada permintaan biasa mematuhi syarat berdasarkan corak kelulusan lampau, serta memberi amaran risiko lebih awal supaya proses kewangan lebih laju. Menurut Laporan Kecekapan Korporat Asia Pasifik 2024, pasukan yang menggunakan pembantu AI mencatatkan kelajuan pengesanan isu dalaman meningkat 40%, manakala tempoh penyelesaian masalah dipendekkan separuh.

Dari integrasi fragmentasi hingga peningkatan pintar, DingTalk One telah membina infrastruktur asas untuk operasi cekap. Seterusnya, anda akan lihat bagaimana fungsi-fungsi ini boleh diaktifkan melalui tetapan akaun peribadi dan pasukan, serta proses automatik, menukar kelebihan teknologi kepada keupayaan organisasi yang boleh direplikasi.

Cara menetapkan akaun peribadi dan pasukan serta mengaktifkan proses automatik

Kecerdasan kerjasama pasukan anda sudah ditentukan sejak minit pertama pendaftaran. Ramai perniagaan mengabaikan nilai strategik tetapan akaun, menyebabkan kekeliruan keizinan dan putus komunikasi, mengambil purata tujuh hari untuk beroperasi sepenuhnya — ini bermakna kehilangan produktiviti dan tindak balas pasaran yang lewat. Penetapan akaun peribadi dan pasukan DingTalk One bukan sekadar langkah teknikal, tetapi permulaan kepada peningkatan kecekapan sebanyak 40%.

Langkah pertama: Daftar menggunakan nombor telefon Hong Kong dan lengkapkan pengesahan identiti, keseluruhan proses mematuhi keperluan tempatan. Sistem menyokong pengikatan pantas HKID, memastikan keaslian dan keselamatan data. Mekanisme pengesahan HKID bermakna ahli baharu boleh disambungkan secara selamat kepada aliran kerja utama dalam masa 24 jam, tanpa perlu semakan manual jabatan IT, kerana identiti telah disahkan melalui pangkalan data kerajaan.

Semasa membina struktur jabatan, cadangan agar label jabatan turut disetkan serentak, contohnya "Jualan-Kowloon" atau "Projek-P2026". Sistem label berstruktur meningkatkan kecekapan carian dalaman sehingga 70%, manakala masa respons kerjasama silang jabatan dipendekkan sebanyak 58%, kerana ahli boleh menapis kumpulan sasaran dengan tepat dan mengelakkan banjir mesej.

Selepas menjemput ahli, gunakan lapisan keizinan berdasarkan peranan (seperti pentadbir, ahli, pelawat) untuk mengawal capaian dokumen dan keizinan operasi dengan tepat, mengelakkan risiko kebocoran maklumat. Ini amat penting bagi jabatan kewangan dan HR, kerana data sensitif hanya boleh diakses oleh individu tertentu sahaja.

Mengaktifkan automasi: Jadikan bot sebagai pembantu 24 jam anda

Di pusat bot pintar, anda boleh mengaktifkan aliran kerja pra-tetap dengan satu klik, contohnya mengumpul secara automatik kemajuan tugasan harian pada pukul 9 pagi dan menghantarnya ke kumpulan tertentu. Laporan kemajuan automatik mengurangkan masa persediaan mesyuarat pengurusan sebuah syarikat logistik sebanyak 65%, mempercepatkan pengambilan keputusan secara ketara, kerana data dijana secara masa nyata tanpa campur tangan manual.

Automasi ini bukan fungsi tambahan, tetapi kunci untuk menukar kos pengurusan berulang kepada wawasan segera. Contohnya, tetapkan bot "peringatan tindak balas lewat", yang secara automatik mengesan status e-mel pelanggan, meningkatkan kecekapan tindak lanjut pasukan jualan sebanyak 40%. Berdasarkan tolok ukur industri, pengautomatan tugas pentadbiran harian boleh menjimatkan perniagaan kira-kira 180,000 HKD setahun (berdasarkan pasukan 50 orang).

Kini, penempatan teknologi telah selesai — soalan seterusnya ialah: Berapa banyak kecekapan sebenarnya telah ditingkatkan? Nombor tidak berbohong.

Data ujian sebenar mendedahkan sejauh mana kecekapan meningkat selepas menggunakan DingTalk One

Selepas menggunakan DingTalk One, peningkatan kecekapan pasukan bukan sekadar "kemungkinan", tetapi "terbukti". Sebuah syarikat logistik Hong Kong dalam tempoh hanya tiga bulan berjaya memendekkan kitaran penghantaran projek daripada 14 hari kepada 9 hari — ini bukan sekadar perubahan angka, tetapi lonjakan daya saing. Bagi UKM, kelewatan penghantaran bermakna kehilangan pelanggan, dan setiap hari yang dijimatkan bersamaan satu peluang tambahan untuk mendominasi pasaran.

Kunci transformasi syarikat logistik ini ialah menyelesaikan sepenuhnya masalah kerjasama lama seperti "tanggungjawab kabur dan sukar dilacak". Selepas menggunakan DingTalk One, masa mesyuarat berkurang 35%, manakala kelajuan kelulusan dokumen meningkat 60%. Daya dorong utama di sebalik ini ialah platform yang membolehkan "setiap interaksi ditinggalkan jejak dan boleh dilacak": penugasan tugas, rekod balasan, dan proses kelulusan semua dikumpulkan dalam satu antara muka, tidak lagi bergantung kepada e-mel dan mesej segera yang berselerak. Apabila setiap tindakan boleh disemak, saling menunding dan komunikasi berulang akan lenyap secara semula jadi.

Lebih penting lagi, pengurusan kali pertama dapat melihat beban kerja ahli pasukan secara masa nyata. Dahulu, penjadualan dibuat berdasarkan intuisi, sering menyebabkan bakat utama berhenti kerana tekanan; kini melalui pengagihan tugas secara visual dan analisis zon panas kemajuan, pengurus boleh mengagihkan sumber secara proaktif, mencegah keletihan, dan mengekalkan tenaga utama. Ini bukan sekadar peningkatan kecekapan, tetapi pemeliharaan modal manusia.

Lakukan lima langkah segera untuk aktifkan DingTalk One sepenuhnya

Data ujian menunjukkan bahawa perniagaan yang berjaya menggunakan DingTalk One mencatatkan peningkatan purata 40% dalam kecekapan kerjasama pasukan selepas mengaktifkan fungsi utama dalam minggu pertama — tetapi semua ini bergantung kepada sama ada "pelancaran yang betul" dilakukan. Ramai UKM menghabiskan beberapa minggu tanpa dapat memaksimumkan potensi platform, punca utamanya kerana melompati proses pelancaran sistematik. Kini, anda hanya perlu lima langkah dalam masa kurang 30 minit untuk membina asas digital berprestasi tinggi untuk pasukan anda.

1. Muat turun aplikasi dan daftar akaun perniagaan: Daftar menggunakan e-mel syarikat untuk memastikan hak milik domain. Manfaat: Mengelakkan kekeliruan kuasa pengurusan akibat naik taraf akaun peribadi, serta melindungi keselamatan aset perniagaan.
2. Import carta organisasi: Menyokong muat naik pukal CSV, menyegerakkan jabatan dan pangkat secara serta-merta. Keberkesanan: Masa penugasan tugas silang jabatan berkurang 60%, kerana struktur kelihatan serta-merta.
3. Aktifkan templat aliran kerja pra-tetap: Dari cuti, penuntutan sehingga kelulusan projek, templat terbina dalam menjimatkan 90% masa tetapan proses. Nilai: Mengelakkan kelewatan akibat reka bentuk sendiri, hasil boleh dilihat dengan cepat.
4. Jadualkan latihan pasukan 15 minit: Fokus pada dua tindakan utama — "menghantar notifikasi Ding" dan "menambah ke senarai tugasan". Kesan: Kajian tingkah laku menunjukkan, jika tugas berpanduan diterima pada hari pertama, keinginan menggunakan platform meningkat tiga kali ganda.
5. Semak laporan data setiap minggu: Lihat "trend keterlibatan" dan "titik kesempitan proses", serta lakukan penambahbaikan. Makna: Mengabaikan langkah ini sama seperti mengendali perniagaan secara buta, pendekatan berasaskan data adalah kunci penambahbaikan berterusan.

Perkara penting ialah melaksanakan "Notifikasi Ding pertama" dalam minggu pertama: Pengurusan menghantar mesej dengan arahan tindakan jelas (contohnya: "Sila sahkan jabatan anda sebelum hujung hari ini"), untuk membina tabiat penggunaan dan tanggungjawab dengan cepat. Lebih 25 juta perniagaan di seluruh dunia telah berjaya melakukan transformasi melalui model ini, manakala kadar penggunaan DingTalk One di pasaran Hong Kong meningkat lebih 30% selama dua tahun berturut-turut, mencerminkan keperluan mendesak perniagaan tempatan terhadap penyelesaian yang "berkesan dengan cepat". Transformasi digital sebenar tidak bermula dari kompleks, tetapi dari langkah pertama yang betul. Mulakan segera rancangan lima langkah anda, lepaskan 40% kecekapan terpendam pasukan, dan rebut peluang pasaran.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!