Học cách làm việc kết hợp tại Hồng Kông: Làm chủ DINGtalk phiên bản web trong 30 phút, tăng gấp đôi hiệu suất hợp tác từ xa

Làm thế nào để đăng nhập phiên bản web DingTalk tại Hồng Kông một cách thuận lợi và hoàn tất thiết lập cơ bản

Phiên bản web DingTalk là một trong những công cụ hàng đầu dành cho người làm việc từ xa tại Hồng Kông. Chỉ cần nhập web.dingtalk.com vào trình duyệt, chọn "Đăng nhập bằng số điện thoại" hoặc "Đăng nhập bằng tài khoản và mật khẩu" là có thể bắt đầu sử dụng. Đối với vấn đề phổ biến về việc mã xác minh SMS bị trễ, người dùng tại Hồng Kông nên chuyển sang đăng nhập bằng email hoặc quét mã QR — phương thức sau hỗ trợ kết nối liền mạch giữa các thiết bị, đặc biệt phù hợp với các chuyên gia địa phương sử dụng MacBook kèm theo iPhone.

• Yêu cầu hệ thống là Windows 10 trở lên hoặc macOS 10.14 trở lên để đảm bảo vận hành ổn định
• Tránh sử dụng các trình duyệt lỗi thời như Internet Explorer; khuyến nghị dùng Chrome, Edge hoặc Safari phiên bản mới nhất
• Trước khi đăng nhập, tạm thời tắt trình chặn quảng cáo (ví dụ: uBlock Origin) để tránh thất bại khi tải thành phần cuộc gọi hoặc trung tâm tin nhắn

Nếu gặp sự cố đăng nhập bất thường khi đang dùng mạng Wi-Fi công cộng, bạn có thể thử mở trình duyệt ở chế độ ẩn danh (Incognito Mode) để loại trừ ảnh hưởng từ tiện ích mở rộng trên máy — thủ thuật này tuy ít được công bố nhưng đã được kiểm chứng là hiệu quả. Nếu doanh nghiệp đã triển khai đăng nhập đơn (SSO), nhân viên tại Hồng Kông nên ưu tiên liên hệ bộ phận IT để nhận đường dẫn SSO riêng, tránh tình trạng tạo nhiều tài khoản gây nhầm lẫn.

Sau khi đăng nhập thành công, hãy kích hoạt ngay chức năng "Tự động lưu lịch sử trò chuyện" và "Đồng bộ hóa đa thiết bị", đảm bảo không mất thông tin quan trọng khi chuyển đổi giữa máy tính và điện thoại. Việc này cũng giúp hiểu rõ hơn về sự khác biệt giữa "phiên bản web và ứng dụng di động DingTalk", đặc biệt là trải nghiệm thực tế về độ trễ thông báo và họp video.

Phiên bản web DingTalk và ứng dụng điện thoại có điểm khác biệt gì?

Mặc dù ứng dụng DingTalk trên điện thoại rất tiện lợi cho giao tiếp tức thì, nhưng phiên bản web lại được nhân viên văn phòng tại Hồng Kông ưa chuộng hơn nhờ khả năng xử lý đa nhiệm toàn diện hơn, đặc biệt khi thực hiện các nhiệm vụ phức tạp. Hiểu rõ sự khác biệt giữa hai nền tảng sẽ giúp xây dựng mô hình hợp tác "hai luồng" hiệu quả.

• Chức năng quét mã chỉ có trên điện thoại: Phiên bản web không thể truy cập camera, mọi thao tác quét mã QR (như tham gia nhóm hoặc xác minh đăng nhập) đều phải dùng ứng dụng điện thoại
• Hỗ trợ kéo thả tải lên tối đa 2GB nhiều tập tin: So với việc chọn từng file thủ công trên điện thoại, giao diện web cho phép kéo thả đồng thời nhiều tài liệu vào cửa sổ trò chuyện, rút ngắn đáng kể thời gian quy trình hành chính
• Chấm công NFC chỉ dùng được trên điện thoại: Việc chấm công tại văn phòng vật lý phụ thuộc vào cảm biến điện thoại, còn phiên bản web do thiếu hỗ trợ phần cứng nên không thể thực hiện
• Có thể mở đồng thời nhiều cửa sổ trò chuyện: Phiên bản web cho phép mở nhiều tab hội thoại khác nhau, thuận tiện để tra cứu điều khoản hợp đồng hay lịch sử email trong lúc họp
• Tốc độ nhận thông báo nhanh hơn 1,2 giây so với điện thoại: Theo dữ liệu kiểm thử bên thứ ba, thiết bị di động phản hồi thông báo nhanh hơn, mang lợi thế rõ rệt trong hợp tác khẩn cấp

Theo Báo cáo Công cụ Giao tiếp Doanh nghiệp của TechNode năm 2024, hơn 68% các đội ngũ đa quốc gia tại Hồng Kông áp dụng mô hình "điện thoại + web", tận dụng phiên bản web để xử lý biên bản họp và cộng tác tài liệu, trong khi giao tiếp tức thì vẫn được giao cho thiết bị di động. Chiến lược phân công này đang dần trở thành tiêu chuẩn mới trong mô hình làm việc kết hợp tại địa phương, đồng thời đặt nền móng cho việc tích hợp lịch trình và danh sách việc cần làm.

Làm thế nào để sử dụng hiệu quả chức năng Lịch và Danh sách Việc cần làm của DingTalk

Lịch DingTalk được tích hợp trong Bảng công việc, dùng để đồng bộ hóa lịch họp và nhắc nhở nhiệm vụ cá nhân, đồng thời hỗ trợ cập nhật tức thì trên mọi thiết bị. Qua phiên bản web, bạn có thể nhanh chóng tạo các cuộc họp định kỳ có quy tắc lặp lại, đồng thời chuyển nội dung trò chuyện thành việc cần làm chỉ với một cú nhấp chuột, nâng cao hiệu suất hợp tác nhóm.

• Bấm vào «Bảng công việc» ở góc trên bên trái phiên bản web DingTalk → chọn «Lịch» để vào giao diện quản lý
• Bấm «Tạo lịch mới», thiết lập chủ đề, thời gian cuộc họp và bật «Quy tắc lặp lại» để tạo cuộc họp báo cáo tài chính định kỳ vào lúc 10 giờ sáng mỗi thứ Sáu
• Trong cuộc trò chuyện nhóm, chọn đoạn văn bản quan trọng (ví dụ: «Nộp báo cáo Q3»), bấm vào menu nổi «Chuyển thành việc cần làm», hệ thống sẽ tự động tạo lời nhắc hạn chót

Người dùng nâng cao có thể tận dụng chức năng «Lịch chia sẻ», mở cột mốc dự án cho các thành viên trong nhóm xem, đạt được việc theo dõi tiến độ minh bạch. Theo Báo cáo Hành vi Người dùng DingTalk Quý 2/2024, các nhóm sử dụng đồng bộ lịch trình đã cải thiện tỷ lệ đúng giờ họp trung bình tới 37%, đồng thời giảm gần một nửa tỷ lệ chậm trễ bàn giao nhiệm vụ.

So với ứng dụng điện thoại, phiên bản web phù hợp hơn với đa nhiệm — cho phép mở đồng thời lịch và soạn thảo tài liệu trên cùng một màn hình, cập nhật tức thì dữ liệu nền cho cuộc họp. Mô hình hợp tác này cũng tạo tiền đề vững chắc cho việc tổ chức các cuộc họp video chất lượng cao, đảm bảo chương trình nghị sự, người tham gia và việc cần làm được kết nối liền mạch.

Làm thế nào để khởi tạo và quản lý các cuộc họp video chất lượng cao

Tại giao diện chính của phiên bản web DingTalk, nhấn nút «Họp» để ngay lập tức tổ chức hoặc lên lịch họp video. Thao tác đơn giản này tích hợp đầy đủ chức năng khởi tạo, thiết lập và quản lý, là cổng vào cốt lõi cho hợp tác từ xa của người lao động tại Hồng Kông.

• Nhấn «Đặt lịch họp» để tùy chỉnh thời gian, thiết lập mật khẩu họp và bật chức năng phòng chờ, tăng cường bảo mật, ngăn chặn truy cập trái phép
• Khi chia sẻ màn hình, nhớ tích chọn «Đồng bộ âm thanh» để đảm bảo âm thanh và hình ảnh đồng bộ khi phát video hoặc thuyết trình, nâng cao chất lượng giao tiếp giữa các nhóm
• Trong buổi họp, bật chức năng «Ghi chú AI», hệ thống sẽ tự động tạo bản ghi văn bản và đánh dấu các điểm phát biểu chính; theo thử nghiệm nội bộ, hiệu quả tra cứu sau đó tăng hơn 40%

Đặc biệt đối với người dùng tại Hồng Kông, múi giờ mặc định của DingTalk là GMT+8, tuy nhiên khi dùng chung tài khoản với đồng nghiệp nước ngoài có thể xảy ra sai lệch. Khuyến nghị kiểm tra lại thiết lập múi giờ sau mỗi lần đặt lịch để tránh hiểu lầm. Ngoài ra, sử dụng chức năng «Phụ đề AI» có thể giúp người tham gia không nói tiếng Quảng Đông hoặc tiếng Anh làm ngôn ngữ mẹ đẻ hiểu nội dung tốt hơn tới 45% (theo nguồn: Báo cáo Thí nghiệm Họp Từ xa Châu Á - Thái Bình Dương 2024 của DingTalk), rất phù hợp với các doanh nghiệp địa phương có nền tảng ngôn ngữ đa dạng.

Người dùng nâng cao có thể tạo «Mẫu họp», lưu các thiết lập thường dùng như quy tắc mật khẩu, bật/tắt phòng chờ và quyền ghi hình, sau đó áp dụng nhanh chỉ bằng một cú nhấp chuột cho các cuộc họp định kỳ hoặc thuyết trình khách hàng, giảm thiểu đáng kể thao tác lặp lại. Chức năng này tích hợp liền mạch với lịch DingTalk, mang lại trải nghiệm «đặt lịch là cấu hình xong».

Khi dữ liệu họp video tích lũy ngày càng nhiều, bước tiếp theo tự nhiên dẫn đến vấn đề an toàn lưu trữ tập tin — khi bản ghi họp và ghi chú AI tạo ra lượng lớn nội dung nhạy cảm, liệu DingTalk Cloud Disk có đáp ứng yêu cầu về quyền riêng tư và tuân thủ pháp lý của doanh nghiệp Hồng Kông? Câu trả lời sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến độ tin cậy của mô hình làm việc từ xa.

DingTalk Cloud Disk có an toàn không? Có phù hợp để doanh nghiệp Hồng Kông lưu trữ dữ liệu nhạy cảm?

DingTalk Cloud Disk đáp ứng tiêu chuẩn quản lý an ninh thông tin ISO/IEC 27001, hỗ trợ mã hóa đầu cuối và kiểm soát phân tầng quyền truy cập, phù hợp để doanh nghiệp Hồng Kông lưu trữ dữ liệu nhạy cảm. Cơ sở hạ tầng bảo mật của nó đã được chứng nhận quốc tế, có thể bảo vệ hiệu quả tính bí mật và toàn vẹn của tài liệu doanh nghiệp, đặc biệt thích hợp với các bộ phận then chốt như tài chính, nhân sự trong môi trường hợp tác từ xa.

Dữ liệu được lưu trữ trên các nút tại Trung Quốc đại lục thuộc Alibaba Cloud (Hàng Châu/Thâm Quyến), mọi truyền tải dữ liệu đều sử dụng giao thức mã hóa TLS. Vì máy chủ đặt trong nước, việc xử lý dữ liệu cá nhân xuyên biên giới cần được đánh giá cẩn trọng về mức độ tuân thủ GDPR và Điều lệ Bảo vệ Dữ liệu Cá nhân Hồng Kông (PDPO). Khuyến nghị bật nhật ký kiểm toán nội bộ để theo dõi dòng dữ liệu.

Hệ thống cung cấp ba loại quyền truy cập chính nhằm tăng cường kiểm soát nội bộ:

• Chỉ đọc: Thành viên chỉ có thể xem tài liệu, không thể chỉnh sửa hoặc tải xuống
• Chỉnh sửa: Cho phép sửa đổi nội dung, nhưng bị giới hạn bởi các chính sách chống rò rỉ
• Quản trị viên: Toàn quyền kiểm soát thiết lập chia sẻ và phân bổ quyền

Đối với các tài liệu cực kỳ nhạy cảm (như hợp đồng và bảng lương), nên bật tùy chọn «cấm tải xuống, in và chuyển tiếp», đồng thời kết hợp với chức năng kiểm soát truy cập liên kết ngoài. Theo báo cáo năm 2024 của Frost & Sullivan, DingTalk xếp hạng trong top 3 nền tảng cộng tác đám mây doanh nghiệp tại khu vực châu Á - Thái Bình Dương về mặt bảo mật, cho thấy khả năng bảo vệ cấp doanh nghiệp đã được công nhận bởi bên thứ ba.

Kiến thức thực tế: Khi chia sẻ liên kết bên ngoài, có thể thiết lập thời hạn hiệu lực (ngắn nhất 1 giờ) và số lần truy cập tối đa (ít nhất 1 lần), giảm đáng kể rủi ro truy cập trái phép. Cơ chế này đặc biệt hữu ích trong các tình huống như kiểm toán nhà cung cấp tạm thời hoặc hợp tác dự án xuyên quốc gia, giúp trao đổi thông tin một cách chi tiết và kiểm soát chặt chẽ.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!