Quản lý làm việc tại nhà bằng DingTalk: Làm việc ở nhà vẫn ngăn nắp, hiệu quả

Nhận diện DingTalk: Trợ thủ đắc lực cho làm việc từ xa

Bạn đã từng thử làm việc tại nhà, tin nhắn bay đến như tuyết, đường dẫn họp thì không tìm thấy, danh sách công việc lộn xộn như nồi lẩu thập cẩm? Đừng lo, không phải do bạn lười, mà là công cụ chưa đủ thông minh! Lúc này, DingTalk giống như người đồng đội thần thánh luôn kịp thời đưa cho bạn một tách cà phê, âm thầm giúp bạn biến hỗn loạn thành trật tự. Nó không chỉ đơn thuần là công cụ trò chuyện, mà chính là “dao quân Thụy Sĩ” cho làm việc từ xa – nhấn một cái là bật ra cả chục chức năng, mà lại không tốn không gian!

Mở DingTalk lên, nhắn tin tức thì gọn gàng, trò chuyện nhóm không bị lệch bố cục, tin nhắn quan trọng còn có thể “ghim” lại, không còn phải cuộn mỏi tay để tìm deadline mà sếp nói hôm qua. Ấn tượng hơn nữa, bạn có thể mở họp video trực tiếp ngay trong phòng chat, micro tự động bật sẵn, đến cả con mèo nhà nhảy lên bàn lọt vào khung hình cũng không làm gián đoạn nhịp độ. Chức năng quản lý nhiệm vụ chính xác như hệ thống dẫn đường: giao cho ai, khi nào nộp, tiến độ đến đâu – tất cả rõ ràng như ban ngày, bạn sẽ không còn phải đóng vai “người gọi đòi mạng” nữa.

Tuyệt hơn cả, mọi chức năng được tích hợp liền mạch – cuộc họp bạn đặt trong lịch sẽ tự động hiện thông báo trong chat; khi nhiệm vụ hoàn thành, lịch cũng tự động cập nhật. Đây không còn là công cụ, mà là một quản gia am hiểu công việc của bạn, và nó còn chẳng bao giờ phàn nàn vì bạn thức dậy tóc tai bù xù.

Xây dựng lịch làm việc hiệu quả

Bạn đã từng trải qua cảm giác này chưa? Buổi sáng tỉnh táo mở máy tính, ba tiếng sau mới phát hiện mình chẳng nhớ hôm nay có họp hay không? Đừng lo, không phải do bạn lười, mà là lịch của bạn chưa đủ thông minh! Lúc này, chức năng lịch của DingTalk chính là “huấn luyện viên số” cứu bạn khỏi lịch trình hỗn loạn. Đừng còn dùng sổ giấy hay ghi nhớ trong đầu để sắp xếp lịch trình nữa! Lịch DingTalk hỗ trợ quản lý nhiều lịch theo tầng, bạn có thể tạo lịch riêng cho các cuộc họp công việc, mốc quan trọng dự án, lớp tập thể dục cá nhân, thậm chí cả lịch làm đẹp cho thú cưng, rồi dùng các màu khác nhau để đánh dấu, nhìn một cái là hiểu ngay. Chỉ cần nhấn một cái là chuyển đổi góc nhìn, muốn xem tiến độ nhóm hay lịch cá nhân, di chuột một cái là xong.

Tuyệt hơn nữa, bạn có thể thiết lập nhiều nhắc nhở – thông báo đẩy 15 phút trước họp, tự động nhắc vào tối hôm trước, thậm chí liên kết với danh sách việc cần làm, để “chuẩn bị bản trình bày cho cuộc họp” tự động xuất hiện trong danh sách việc trước sự kiện. Tuyệt nhất là bạn có thể chia sẻ lịch với cả nhóm, đồng nghiệp chỉ cần liếc một cái là biết bạn rảnh lúc nào, không còn phải gửi mười tin nhắn để xác nhận “Chiều ba giờ bạn có rảnh không?”. Thường xuyên kiểm tra và kéo thả điều chỉnh lịch trình, cảm giác như dọn tủ quần áo vậy, thư giãn và thỏa mãn, giúp mỗi ngày đều chính xác đến từng phút, thậm chí giờ tan ca cũng có thể điểm danh đúng giờ!

Hợp tác liền mạch: Chia sẻ tài liệu và kiểm soát phiên bản

Bạn đã sắp xếp lịch trình rõ ràng, các cuộc họp đều tham gia đúng giờ, nhưng vấn đề đau đầu hơn lại đến: Ai đã sửa bản báo cáo “bản cuối cùng_thật sự không sửa nữa_final_v3” kia? Trong làm việc từ xa, tài liệu như những bóng ma bay tứ tung, chỉ cần một chút sơ suất là dùng nhầm phiên bản, thảm kịch liền xảy ra. Đừng lo, chức năng chia sẻ tài liệu và kiểm soát phiên bản của DingTalk chính là vị cứu tinh cho tài liệu của bạn!

Trong “Ổ đĩa đám mây” của DingTalk, bạn có thể tải tài liệu lên thư mục riêng của nhóm, thiết lập ai được xem hoặc ai được chỉnh sửa, quyền hạn rõ ràng từng chút một. Ấn tượng hơn, mỗi tài liệu đều có ghi lại “lịch sử phiên bản”, chỉ cần mở ra là biết ai đã âm thầm sửa tiêu đề lúc ba giờ sáng, ai đã xóa toàn bộ biểu đồ – tất cả đều không thể trốn thoát. Không cần phải hỏi “Đây có phải bản mới nhất không?” – vì DingTalk sẽ tự động đánh dấu bản mới nhất, và còn có thể khôi phục về bất kỳ phiên bản cũ nào chỉ bằng một cú nhấp.

Tuyệt đỉnh nhất là chức năng chỉnh sửa cộng tác nhiều người, cho phép các bạn cùng “khiêu vũ” trên cùng một văn bản, nhìn thấy thay đổi của nhau ngay lập tức, đồng thời dùng chức năng bình luận để ghi chú ý kiến trực tiếp, như thể đang họp nhỏ ngay trên tài liệu. Một nhóm thiết kế từng dùng chức năng này hoàn thành bản đề xuất mười trang trong ba ngày, đồng thời giải quyết luôn mâu thuẫn phong cách giữa hai designer – vì tất cả đều điều chỉnh trực tiếp trên cùng một tài liệu, không còn làm riêng rẽ nữa. Tài liệu không còn lang thang, đội nhóm tự nhiên trở nên ngăn nắp.

Họp video: Trải nghiệm giao tiếp như mặt đối mặt

1. Ai nói làm việc tại nhà thì không thể “mặt đối mặt” trò chuyện? Chỉ cần mở chức năng họp video của DingTalk, dù bạn đang mặc đồ ngủ hình gấu trúc, tóc bù xù như tổ chim, cũng lập tức biến thành chuyên gia họp hành chuyên nghiệp! Giao tiếp từ xa sợ nhất là “mỗi người một ý, nghe không lọt”, nhưng video chất lượng cao của DingTalk giúp mọi ánh mắt, biểu cảm nhỏ đều được truyền đạt rõ ràng, đến cả đồng nghiệp lén lườm cũng nhìn thấy rõ mồn một.
2. Tạo cuộc họp cực dễ, vài cú nhấp là tạo được liên kết, một cú nhấn để mời cả nhóm. Gợi ý: nên “thử lén” kiểm tra âm thanh và hình ảnh trước – đừng đợi đến lúc họp mới phát hiện mình nói như dưới nước, hay phía sau lưng là bức tường bếp dán đầy bát mì ăn liền.
3. Ấn tượng hơn, chia sẻ màn hình giúp bản trình bày mượt mà không giật lag, còn có thể ghi chú trực tiếp lên màn hình; ghi hình cuộc họp giúp bạn lưu lại từng câu nói “vàng”, không còn sợ bị hỏi lại sau họp “Vừa rồi anh nói gì?”
4. Lời nhắc cuối: dù là từ xa, nhưng lễ phép không được xa! Tắt tiếng xào nấu trong nền, phát biểu nhớ bật micro, để mỗi cuộc họp trên DingTalk không chỉ hiệu quả mà còn thật chuyên nghiệp.

Mẹo nâng cao: Tự động hóa và tích hợp ứng dụng bên thứ ba

Bạn đã thành thạo họp video trên DingTalk, trò chuyện “mặt sát mặt” với đồng nghiệp rôm rả rồi, nhưng công việc không thể chỉ dựa vào họp! Bây giờ, hãy nâng cấp DingTalk từ “công cụ liên lạc” thành “đồng đội thần thánh tự động hóa”, giải phóng hoàn toàn đôi tay. Hãy tưởng tượng: nhiệm vụ vừa xong, hệ thống tự động thông báo cho sếp; tài liệu vừa tải lên, đồng nghiệp liên quan lập tức nhận được nhắc nhở – đây không phải phim viễn tưởng, mà là luồng công việc tự động của DingTalk! Chỉ cần vào chức năng “Quy trình thông minh”, thiết lập “điều kiện kích hoạt → hành động thực hiện”, ví dụ “Khi trạng thái dự án chuyển thành ‘Hoàn thành’, tự động @người phụ trách và gửi thông báo”, bạn sẽ không còn phải làm cái đồng hồ báo người sống. Tuyệt hơn nữa, DingTalk còn có thể đồng bộ tiến độ dự án với Trello, kết nối tài liệu với Google Drive, thậm chí liên kết với hệ thống ERP để tự động tạo báo cáo. Ví dụ, mỗi khi bộ phận marketing tải báo cáo sự kiện lên nhóm DingTalk, hệ thống sẽ tự động lưu vào thư mục đám mây chỉ định và thông báo cho bộ phận tài chính để thanh toán ngân sách, toàn bộ quá trình không cần chuyển tiếp hay nhắc nhở thủ công. Những tích hợp này đều có thể dễ dàng thiết lập trong “Bảng công việc”, chỉ cần kéo thả và nhấn chọn là xong. Đừng còn dùng DingTalk chỉ để “buôn chuyện” trong nhóm, hãy tận dụng tự động hóa và ứng dụng bên thứ ba – nó chính là “trợ lý ảo” giúp bạn tiết kiệm hai giờ làm thêm mỗi ngày. Bây giờ, đã đến lúc để máy móc làm việc, còn bạn thì tập trung suy nghĩ ý tưởng tiếp theo rồi!

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, vui lòng liên hệ trực tiếp với dịch vụ chăm sóc khách hàng trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, sẵn sàng cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ DingTalk chuyên nghiệp!