Tiếng Việt
English 
اللغة العربية 
Bahasa Indonesia 
日本語 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
简体中文 
Bạn đã từng thử tìm thông tin liên lạc của một đồng nghiệp nào đó, nhưng lục tung danh bạ, email, thậm chí hỏi ba người mà vẫn không tìm thấy chưa? Đừng lo, hệ thống quản lý nhân sự DingTalk chính là "cứu tinh" cho tình trạng "tìm người giữa biển người" này! Hệ thống này không chỉ đơn thuần là một sổ danh bạ điện tử, mà giống như "bộ não nhân sự" của công ty bạn, tích hợp toàn bộ dữ liệu nhân viên, mối quan hệ bộ phận, lịch sử chấm công vào một nơi, biến việc quản lý thành công việc không còn phụ thuộc vào trí nhớ hay suy đoán. Tính năng ấn tượng nhất chính là quản lý cơ cấu tổ chức, bạn có thể dễ dàng kéo thả để tạo bộ phận, điều chỉnh quan hệ báo cáo như đang chơi xếp hình Lego, ai là cấp trên của ai đều rõ ràng ngay từ cái nhìn đầu tiên. Kết hợp với quản lý thông tin nhân viên, mọi dữ liệu như hợp đồng, người liên hệ khẩn cấp, ngày nhập chức của từng nhân viên đều được tập trung lưu trữ, kiểm soát quyền truy cập nghiêm ngặt, chỉ những người được phép mới có thể xem. Thêm vào đó là quản lý chấm công tự động, dù là điểm danh, xin nghỉ hay làm thêm giờ, hệ thống đều tự động ghi nhận và tạo báo cáo, bạn sẽ không còn phải đau đầu đối chiếu file Excel vào cuối tháng nữa. Những tính năng này không chỉ giúp tiết kiệm thời gian, mà còn giúp doanh nghiệp vận hành chính xác như một lịch trình tàu hỏa. Khi thông tin minh bạch, quy trình được tự động hóa, các quản lý có thể tập trung vào những quyết định thực sự quan trọng, thay vì mỗi ngày phải làm "cơ sở dữ liệu sống". Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu cách sử dụng hiệu quả chức năng cơ cấu tổ chức này nhé!
Cơ cấu tổ chức và quản lý bộ phận
Trong "khu vườn thú" doanh nghiệp, mỗi bộ phận giống như một loài động vật khác nhau – Bộ phận Marketing giống như những con khỉ năng động, bộ phận tài chính là những con cú nghiêm túc, còn bộ phận R&D? Có lẽ là những con marmot suốt ngày trốn trong hang viết mã. Để các "loài vật" này sống hòa thuận và hợp tác hiệu quả, trước tiên cần phải phân chia rõ "lãnh địa" – tức là xây dựng cơ cấu tổ chức rõ ràng trên DingTalk. Mở nền tảng quản trị DingTalk, vào mục "Cơ cấu tổ chức", bạn có thể dễ dàng tạo bộ phận, bộ phận con, thậm chí là các nhóm dự án ảo chỉ với một cú nhấp chuột, giống như đang chơi trò mô phỏng thành phố. Tuyệt hơn nữa, bạn có thể thiết lập "mìn quyền hạn" cho từng vai trò – ai có quyền duyệt nghỉ phép? Ai được xem bảng lương? Ai có quyền thêm nhân viên mới? Tất cả đều rõ ràng, không còn lo lắng nhân viên cấp dưới vô tình xóa tài khoản của sếp. Hơn nữa, khi tổ chức có thay đổi (ví dụ bộ phận Marketing sáp nhập bộ phận PR), bạn chỉ cần kéo thả vài cái là cơ cấu được cập nhật ngay lập tức, các quy trình phê duyệt và nhóm tin nhắn liên quan cũng tự động đồng bộ. Điều này giống như lắp cho công ty một "hệ thần kinh", truyền lệnh nhanh, phản ứng tức thì. Đừng dùng Excel để vẽ sơ đồ tổ chức nữa, điều đó giống như dùng bàn tính để chơi game điện tử – không phải là không làm được, chỉ là sẽ bị thời đại chế giễu mà thôi.
Quản lý và duy trì thông tin nhân viên
Khi cơ cấu tổ chức công ty bạn đã được sắp xếp gọn gàng trên DingTalk, giống như một đội danh dự được huấn luyện bài bản, bước tiếp theo là thiết lập "chứng minh thư số" đầy đủ cho từng thành viên – quản lý thông tin nhân viên. Đừng coi nhẹ bước này, vì đây chính là nền tảng của quản lý nhân sự, nếu không, việc tra cứu dữ liệu sau này sẽ giống như một trò chơi "tìm điểm khác nhau" trong văn phòng.
Trên DingTalk, thông tin cơ bản, kinh nghiệm làm việc, tình trạng hợp đồng, thậm chí là hồ sơ đào tạo của mỗi nhân viên đều có thể nhập một cách dễ dàng. Bạn có thể hình dung đây như việc xây dựng một "tủ hồ sơ sự nghiệp" cho nhân viên, từ tấm ảnh ký tên ngày đầu nhập chức đến chứng chỉ đào tạo khi trở thành quản lý dự án sau ba năm, tất cả đều được sắp xếp ngăn nắp. Tuyệt hơn nữa, quản trị viên có thể thiết lập quyền truy cập, đảm bảo chỉ có quản lý liên quan mới xem được thông tin nhạy cảm, tránh tình trạng tin đồn kiểu "ai vừa được tăng lương" lan truyền trong khu vực trà nước.
Độ chính xác của dữ liệu không chỉ phụ thuộc vào hệ thống mà còn vào quy trình. Chúng tôi khuyên bạn nên định kỳ phát động "kiểm tra sức khỏe dữ liệu", nhắc nhở nhân viên cập nhật người liên hệ khẩn cấp hoặc ngày hết hạn giấy tờ tùy thân. Quy trình phê duyệt của DingTalk đảm bảo mọi thay đổi đều được xác nhận, ngăn chặn tình trạng ai đó tự đổi chức danh từ "nhân viên" thành "giám đốc hạnh phúc" chẳng hạn. Về an ninh, dữ liệu được mã hóa và ghi lại nhật ký hoạt động, đảm bảo thông tin nhân sự vừa minh bạch vừa an toàn, thực sự đạt đến mức "dữ liệu trong tay, an tâm tuyệt đối".
Quản lý chấm công và nghỉ phép
Bạn vẫn đang dùng bút giấy để ghi chép việc điểm danh của nhân viên? Hay chỉ cần nhìn thấy đống đơn xin nghỉ là đã thấy đau đầu? Đừng lo, quản lý chấm công và nghỉ phép của DingTalk chính là "vị cứu tinh" dành riêng cho HR! Chỉ cần thiết lập quy tắc, hệ thống sẽ tự động tính toán giờ làm việc, bạn không còn phải canh đồng hồ chờ dữ liệu điểm danh. Hỗ trợ điểm danh qua Wi-Fi, GPS, thậm chí là "nhận diện khuôn mặt", muốn nhờ người khác điểm danh hộ? Cửa cũng không có! Xin nghỉ còn đơn giản hơn, nhân viên chỉ cần vài thao tác trên điện thoại là có thể gửi đơn xin nghỉ, các loại nghỉ như nghỉ việc riêng, nghỉ ốm, nghỉ phép năm đều được phân loại rõ ràng, quản lý cũng có thể duyệt ngay lập tức, không còn phải chạy theo sếp xin chữ ký. Yêu cầu làm thêm giờ cũng được xử lý một cú nhấp, hệ thống tự động so sánh thời gian làm việc, tránh tranh cãi. Mọi ghi nhận đều được lưu trữ tự động, việc thống kê chấm công cuối tháng trở nên dễ dàng như hơi thở. Điều quan trọng nhất là các chức năng này giúp chế độ chấm công trở nên minh bạch và công bằng, giảm thiểu sai sót và hiểu lầm do con người. Trước đây luôn có người nói "Tôi đã điểm danh rồi mà", giờ đây hệ thống sẽ là người phán quyết. Hơn nữa, dữ liệu được tích hợp liền mạch với hệ thống thông tin nhân viên đã đề cập ở chương trước, mọi thay đổi được đồng bộ tức thì, việc quản lý trở nên nhẹ nhàng và chính xác. Ngay cả đánh giá hiệu suất sắp được đề cập tiếp theo cũng có thể trực tiếp sử dụng dữ liệu chấm công, giúp đánh giá có căn cứ rõ ràng. Đây không còn là công nghệ, mà đúng hơn là phép màu!
Đánh giá hiệu suất và phản hồi
Trong thế giới DingTalk, việc đánh giá hiệu suất không còn là bộ phim kinh dị "kinh hồn cuối năm", mà giống như một bộ phim truyền hình có cốt truyện, có tiến độ và có thể theo dõi tức thì. Đừng để nhân viên phải đợi đến cuối năm mới biết mình "thể hiện xuất sắc" hay "cần cải thiện" – lúc đó thì đã muộn mất rồi! Hệ thống quản lý nhân sự DingTalk giúp bạn nâng cấp từ "hậu kiến chi minh" thành "đạo diễn thời gian thực". Thông qua chức năng thiết lập mục tiêu, quản lý có thể cùng nhân viên đặt ra OKR hoặc KPI, giống như chơi game, chia nhiệm vụ lớn thành các cấp độ nhỏ. Mỗi khi hoàn thành một mục tiêu, hệ thống tự động ghi nhận, tạo cảm giác thành tựu trọn vẹn. Tuyệt hơn nữa, quá trình đánh giá minh bạch và công bằng, mọi tiến độ đều rõ ràng, không còn phải họp để "đoán tâm tư" lẫn nhau. Ai đóng góp nhiều, ai kéo lùi, dữ liệu sẽ nói lên tất cả, tránh những tranh cãi kiểu "tôi cảm thấy tôi làm rất tốt" vốn không có căn cứ. Tính năng thân thiện nhất chính là cơ chế phản hồi – không chỉ quản lý đánh giá cấp dưới, mà còn hỗ trợ phản hồi 360 độ, giúp đồng nghiệp có thể nhẹ nhàng "nhắc nhở lẫn nhau". Một câu như "báo cáo của bạn logic rất rõ ràng, nhưng lần sau có thể nộp sớm hai ngày không?" sẽ ấm áp hơn nhiều so với một điểm số lạnh lùng. Hệ thống này không chỉ đơn thuần là cho điểm, mà còn xây dựng văn hóa cải tiến liên tục. Khi đánh giá trở thành cuộc trò chuyện thường ngày, nhân viên sẽ tự nhiên tham gia tích cực hơn, hiệu suất chung của doanh nghiệp cũng như được "uống thuốc bổ", tăng trưởng không ngừng!
DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, vui lòng liên hệ trực tiếp với bộ phận hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến