ภาษาไทย
English 
اللغة العربية 
Bahasa Indonesia 
日本語 
Bahasa Melayu 
Tiếng Việt 
简体中文 
คุณเคยเจอไหม เวลาต้องหาช่องทางติดต่อเพื่อนร่วมงานคนหนึ่ง แต่กลับต้องเปิดดูรายชื่อ ค้นหาในอีเมล หรือแม้แต่ถามคนอื่นไปสามคนก็ยังหาไม่เจอ อย่ากังวล ระบบบริหารบุคลากร DingTalk ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อช่วยคุณหลุดพ้นจาก “นรกตามหาคนในทะเลคน” นี้โดยเฉพาะ ระบบนี้ไม่ใช่แค่สมุดรายชื่ออิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น แต่มันเหมือนกับ “สมองด้านทรัพยากรบุคคล” ของบริษัทคุณ ที่รวมข้อมูลพนักงาน โครงสร้างแผนก และประวัติการเข้าทำงานทั้งหมดไว้ด้วยกัน ทำให้การบริหารจัดการไม่ต้องพึ่งความจำหรือการเดาอีกต่อไป สิ่งที่ยอดเยี่ยมที่สุดคือฟังก์ชัน การจัดการโครงสร้างองค์กร ที่คุณสามารถลากจัดวางเพื่อสร้างแผนก จัดระเบียบสายการรายงานผลได้เหมือนเล่นตัวต่อเลโก้ ใครเป็นหัวหน้าใคร มองเห็นได้ชัดเจน พร้อมด้วย การจัดการข้อมูลพนักงาน ที่เก็บข้อมูลสำคัญทุกอย่างของพนักงานแต่ละคน เช่น สัญญาจ้าง ผู้ติดต่อในกรณีฉุกเฉิน วันที่เริ่มงาน เป็นต้น ไว้ในที่เดียว พร้อมระบบควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงอย่างเข้มงวด เพื่อให้มั่นใจว่ามีเพียงผู้ที่ควรเห็นเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ อีกทั้งยังมี การจัดการลงเวลาทำงาน ที่เป็นระบบอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการลงเวลา การขอลา หรือการทำงานล่วงเวลา ระบบจะบันทึกและสร้างรายงานให้อัตโนมัติ คุณจะไม่ต้องมานั่งปวดหัวกับไฟล์ Excel ทุกสิ้นเดือนอีกต่อไป ฟังก์ชันเหล่านี้ไม่เพียงแค่ช่วยประหยัดเวลา แต่ยังทำให้องค์กรทำงานได้อย่างแม่นยำเหมือนตารางรถไฟ เมื่อข้อมูลโปร่งใสและกระบวนการทำงานเป็นระบบอัตโนมัติ ผู้บริหารก็สามารถโฟกัสกับการตัดสินใจในเรื่องสำคัญๆ แทนที่จะต้องเป็น “ฐานข้อมูลคนเดิน” ทุกวัน ต่อไปนี้ เราจะมาดูกันว่า โครงสร้างองค์กรนี้จะใช้งานอย่างไรให้คล่องมือ!
โครงสร้างองค์กรและการจัดการแผนก
หากเปรียบบริษัทเป็น “สวนสัตว์” แต่ละแผนกก็เหมือนกลุ่มสัตว์ต่างชนิดกัน แผนกการตลาดก็เหมือนลิงที่ซุกซน แผนกการเงินก็เหมือนนกฮูกที่รอบคอบ ส่วนแผนกพัฒนาผลิตภัณฑ์? อาจจะเป็นเจ้าชะนีที่ซ่อนตัวอยู่ในโพรงเขียนโค้ดทั้งวัน เพื่อให้สัตว์เหล่านี้อยู่ร่วมกันได้อย่างราบรื่นและประสานงานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราต้องเริ่มจากการแบ่งพื้นที่ให้ชัดเจน — หรือก็คือ การสร้างโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจนใน DingTalk เมื่อเปิดเข้าสู่หน้าหลังบ้านของ DingTalk แล้วคลิกที่ “โครงสร้างองค์กร” คุณสามารถสร้างแผนก แผนกย่อย หรือแม้แต่กลุ่มโครงการเสมือนได้ในไม่กี่คลิก เหมือนเล่นเกมจำลองเมือง นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้ง “กับระเบิดสิทธิ์” ให้แต่ละตำแหน่งได้ เช่น ใครมีสิทธิอนุมัติการลา ใครสามารถดูรายงานเงินเดือน หรือใครมีสิทธิเพิ่มพนักงานใหม่ ทุกอย่างชัดเจน หมดกังวลว่าพนักงานระดับล่างจะลบบัญชีผู้ใช้ของเจ้านายโดยไม่ตั้งใจ ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อโครงสร้างองค์กรเปลี่ยนแปลง (เช่น แผนกการตลาดควบรวมกับแผนกประชาสัมพันธ์) คุณเพียงแค่ลากจัดวาง โครงสร้างจะอัปเดตทันที และกระบวนการอนุมัติ รวมถึงกลุ่มข้อความต่างๆ ก็จะซิงค์ข้อมูลโดยอัตโนมัติ เหมือนกับติดตั้ง “ระบบประสาท” ให้กับบริษัท ทำให้การส่งคำสั่งรวดเร็วและตอบสนองได้ทันที อย่าใช้ Excel วาดแผนผังองค์กรอีกเลย มันเหมือนกับใช้ลูกคิดเล่นเกมออนไลน์ — ใช้ได้ แต่จะถูกยุคสมัยหัวเราะเยาะ
การจัดการและดูแลข้อมูลพนักงาน
เมื่อโครงสร้างองค์กรของบริษัทคุณจัดเรียงอย่างเป็นระเบียบบน DingTalk เหมือนขบวนทหารที่ฝึกซ้อมมาอย่างดี ขั้นตอนต่อไปคือการสร้าง “บัตรประจำตัวดิจิทัล” ให้กับพนักงานทุกคน — การจัดการข้อมูลพนักงาน อย่ามองข้ามขั้นตอนนี้ เพราะนี่คือรากฐานสำคัญของการบริหารทรัพยากรบุคคล มิฉะนั้น การค้นหาข้อมูลในอนาคตจะเหมือนกับเล่นเกม “ตามหาของในสำนักงาน”
ใน DingTalk ข้อมูลพื้นฐาน ประวัติการทำงาน สถานะสัญญาจ้าง หรือแม้แต่ประวัติการอบรมของพนักงานแต่ละคน สามารถบันทึกได้ด้วยการคลิกเดียว คุณสามารถนึกภาพว่า นี่คือการจัดทำ “ตู้เก็บประวัติอาชีพ” ให้กับพนักงาน ตั้งแต่รูปถ่ายวันเริ่มงาน ไปจนถึงใบรับรองการอบรมที่ได้รับเมื่อเลื่อนตำแหน่งเป็นผู้จัดการโครงการในปีที่สาม ทุกอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย ที่ดีกว่านั้น ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งสิทธิ์การเข้าถึงได้ เพื่อให้มั่นใจว่ามีเพียงหัวหน้าที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่เห็นข้อมูลละเอียดอ่อน ป้องกันไม่ให้เรื่อง “ใครได้ขึ้นเงินเดือนเงียบๆ” กลายเป็นข่าวลือในห้องพักน้ำชา
ความถูกต้องของข้อมูลไม่ได้ขึ้นอยู่กับระบบเพียงอย่างเดียว แต่ต้องอาศัยกระบวนการควบคู่ไปด้วย แนะนำให้จัด “ตรวจสุขภาพข้อมูล” เป็นระยะ เพื่อเตือนพนักงานให้อัปเดตข้อมูลผู้ติดต่อในกรณีฉุกเฉิน หรือวันหมดอายุของเอกสารต่างๆ กระบวนการตรวจสอบใน DingTalk จะช่วยให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงได้รับการยืนยันแล้ว ป้องกันไม่ให้มีใครเปลี่ยนตำแหน่งตัวเองจาก “เจ้าหน้าที่” เป็น “ผู้อำนวยการความสุข” ด้านความปลอดภัย ระบบเข้ารหัสข้อมูลและการบันทึกประวัติการใช้งานทำงานร่วมกัน เพื่อให้ข้อมูลทรัพยากรบุคคลทั้งโปร่งใสและปลอดภัย ทำให้คุณสามารถพูดได้อย่างเต็มปากว่า “ข้อมูลอยู่ในมือ ใจก็มั่นคง”
การจัดการลงเวลาทำงานและการลา
คุณยังใช้กระดาษและปากกาจดบันทึกการลงเวลาของพนักงานอยู่หรือเปล่า? หรือเห็นใบคำขอลาเป็นกองแล้วรู้สึกปวดหัว? อย่ากังวล การจัดการลงเวลาทำงานและการลาใน DingTalk คือ “ผู้ช่วยสวรรค์” ที่ถูกส่งมาช่วยฝ่ายบุคคล เพียงแค่ตั้งค่ากฎเกณฑ์ ระบบจะคำนวณเวลาเข้า-ออกงานให้อัตโนมัติ คุณไม่ต้องนั่งจ้องนาฬิกาเพื่อรอข้อมูลการลงเวลาอีกต่อไป รองรับการลงเวลาผ่าน Wi-Fi, GPS หรือแม้แต่ “การสแกนใบหน้า” หากใครอยากให้คนอื่นลงเวลาแทน ก็ไม่มีทางทำได้! การขอลาทำได้ง่ายดาย พนักงานเพียงแค่แตะไม่กี่ครั้งบนมือถือก็ส่งคำขอลาได้ทันที ไม่ว่าจะลาป่วย ลากิจ หรือลาพักร้อน แยกประเภทได้ชัดเจน ผู้จัดการสามารถอนุมัติได้ทันที ไม่ต้องวิ่งตามเจ้านายเพื่อขอเซ็นชื่อ การขอทำงานล่วงเวลาก็ทำได้ในคลิกเดียว ระบบจะเปรียบเทียบชั่วโมงการทำงานโดยอัตโนมัติ ป้องกันข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น ทุกการบันทึกจะถูกจัดเก็บอัตโนมัติ การสรุปข้อมูลการเข้าทำงานทุกสิ้นเดือนจึงง่ายดายเหมือนการหายใจ ที่สำคัญที่สุด ฟังก์ชันเหล่านี้ทำให้ระบบการลงเวลาทำงานโปร่งใสและเป็นธรรม ลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์และข้อเข้าใจผิด แต่ก่อนมีคนพูดว่า “ผมลงเวลาแล้วนะ” แต่ตอนนี้ ระบบเป็นผู้ตัดสิน ข้อมูลยังผสานรวมกับระบบข้อมูลพนักงานที่กล่าวถึงก่อนหน้าอย่างไร้รอยต่อ ข้อมูลเปลี่ยนแปลงก็ซิงค์ทันที การจัดการจึงง่ายและแม่นยำ นอกจากนี้ ยังสามารถนำข้อมูลการลงเวลานี้ไปใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานในหัวข้อถัดไปได้โดยตรง ทำให้การประเมินมีพื้นฐานที่ชัดเจน นี่ไม่ใช่แค่เทคโนโลยี นี่คือเวทมนตร์!
การประเมินผลการปฏิบัติงานและการให้ข้อเสนอแนะ
ในโลกของ DingTalk การประเมินผลการปฏิบัติงานไม่ใช่หนังสยองขวัญที่มาทีเดียวทุกสิ้นปี แต่กลับเหมือนละครซีรีส์ที่มีบท มีความคืบหน้า และติดตามผลได้แบบเรียลไทม์ อย่าปล่อยให้พนักงานต้องรอถึงปลายปีถึงจะรู้ว่า “ผลงานดี” หรือ “ต้องปรับปรุง” — ถึงตอนนั้นก็สายเกินไปแล้ว! ระบบบริหารบุคลากรของ DingTalk ช่วยให้คุณเปลี่ยนจาก “ผู้รู้หลังเหตุการณ์” เป็น “ผู้กำกับแบบทันที” ผ่านฟังก์ชันการตั้งเป้าหมาย หัวหน้าสามารถร่วมตั้ง OKR หรือ KPI กับพนักงานได้ เหมือนเล่นเกมที่แบ่งภารกิจใหญ่เป็นด่านย่อยๆ เมื่อทำสำเร็จแต่ละขั้นตอน ระบบจะบันทึกโดยอัตโนมัติ ทำให้รู้สึกถึงความสำเร็จอยู่ตลอด ที่ดีกว่านั้น กระบวนการประเมินโปร่งใสและยุติธรรม ทุกความคืบหน้ามองเห็นได้ชัด ไม่ต้องประชุมแล้วต้องเดาใจกันอีกต่อไป ใครทำงานหนัก ใครทำให้ทีมช้า ข้อมูลคือผู้ตัดสิน ไม่มีที่ว่างสำหรับข้อถกเถียงแบบ “ผมรู้สึกว่าผมทำดีแล้ว” ที่ไม่มีหลักฐาน ที่ใส่ใจที่สุดคือกลไกการให้ข้อเสนอแนะ — ไม่ใช่แค่หัวหน้าให้คำประเมินกับลูกน้องเท่านั้น แต่ยังรองรับการประเมิน 360 องศา ให้เพื่อนร่วมงานสามารถ “เตือนกันเบาๆ” ได้อย่างสุภาพ เช่น “รายงานของคุณมีเหตุผลชัดเจนมาก แต่ครั้งหน้าส่งเร็วกว่านี้สองวันได้ไหม” ประโยคนี้มีน้ำใจมากกว่าคะแนนประเมินที่เย็นชา ระบบไม่ได้แค่ให้คะแนน แต่สร้างบรรยากาศของการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เมื่อการประเมินกลายเป็นบทสนทนาในชีวิตประจำวัน พนักงานก็จะมีส่วนร่วมมากขึ้น ผลการดำเนินงานขององค์กรทั้งหมดก็จะพุ่งสูงขึ้นเหมือนได้กินยาบำรุง!
บริษัท ดอมเทค (DomTech) เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง โดยให้บริการโซลูชัน DingTalk แก่ลูกค้าจำนวนมาก หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานแพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อพนักงานบริการลูกค้าออนไลน์ของเราได้โดยตรง หรือโทรติดต่อเราที่ (852)4443-3144 หรือส่งอีเมลมาที่