ระบบจัดการบุคลากรของ DingTalk: ทำให้บริษัทของคุณทำงานได้อย่างลื่นไหลมากขึ้น

รู้จักกับระบบบริหารบุคลากรของ DingTalk

คุณเคยเจอไหม เวลาต้องหาช่องทางติดต่อเพื่อนร่วมงานคนหนึ่ง แต่กลับต้องเปิดดูรายชื่อ ค้นหาในอีเมล หรือแม้แต่ถามคนอื่นไปสามคนก็ยังหาไม่เจอ อย่ากังวล ระบบบริหารบุคลากร DingTalk ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อช่วยคุณหลุดพ้นจาก “นรกตามหาคนในทะเลคน” นี้โดยเฉพาะ ระบบนี้ไม่ใช่แค่สมุดรายชื่ออิเล็กทรอนิกส์เท่านั้น แต่มันเหมือนกับ “สมองด้านทรัพยากรบุคคล” ของบริษัทคุณ ที่รวมข้อมูลพนักงาน โครงสร้างแผนก และประวัติการเข้าทำงานทั้งหมดไว้ด้วยกัน ทำให้การบริหารจัดการไม่ต้องพึ่งความจำหรือการเดาอีกต่อไป สิ่งที่ยอดเยี่ยมที่สุดคือฟังก์ชัน การจัดการโครงสร้างองค์กร ที่คุณสามารถลากจัดวางเพื่อสร้างแผนก จัดระเบียบสายการรายงานผลได้เหมือนเล่นตัวต่อเลโก้ ใครเป็นหัวหน้าใคร มองเห็นได้ชัดเจน พร้อมด้วย การจัดการข้อมูลพนักงาน ที่เก็บข้อมูลสำคัญทุกอย่างของพนักงานแต่ละคน เช่น สัญญาจ้าง ผู้ติดต่อในกรณีฉุกเฉิน วันที่เริ่มงาน เป็นต้น ไว้ในที่เดียว พร้อมระบบควบคุมสิทธิ์การเข้าถึงอย่างเข้มงวด เพื่อให้มั่นใจว่ามีเพียงผู้ที่ควรเห็นเท่านั้นที่สามารถเข้าถึงข้อมูลได้ อีกทั้งยังมี การจัดการลงเวลาทำงาน ที่เป็นระบบอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการลงเวลา การขอลา หรือการทำงานล่วงเวลา ระบบจะบันทึกและสร้างรายงานให้อัตโนมัติ คุณจะไม่ต้องมานั่งปวดหัวกับไฟล์ Excel ทุกสิ้นเดือนอีกต่อไป ฟังก์ชันเหล่านี้ไม่เพียงแค่ช่วยประหยัดเวลา แต่ยังทำให้องค์กรทำงานได้อย่างแม่นยำเหมือนตารางรถไฟ เมื่อข้อมูลโปร่งใสและกระบวนการทำงานเป็นระบบอัตโนมัติ ผู้บริหารก็สามารถโฟกัสกับการตัดสินใจในเรื่องสำคัญๆ แทนที่จะต้องเป็น “ฐานข้อมูลคนเดิน” ทุกวัน ต่อไปนี้ เราจะมาดูกันว่า โครงสร้างองค์กรนี้จะใช้งานอย่างไรให้คล่องมือ!

โครงสร้างองค์กรและการจัดการแผนก

หากเปรียบบริษัทเป็น “สวนสัตว์” แต่ละแผนกก็เหมือนกลุ่มสัตว์ต่างชนิดกัน แผนกการตลาดก็เหมือนลิงที่ซุกซน แผนกการเงินก็เหมือนนกฮูกที่รอบคอบ ส่วนแผนกพัฒนาผลิตภัณฑ์? อาจจะเป็นเจ้าชะนีที่ซ่อนตัวอยู่ในโพรงเขียนโค้ดทั้งวัน เพื่อให้สัตว์เหล่านี้อยู่ร่วมกันได้อย่างราบรื่นและประสานงานกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ เราต้องเริ่มจากการแบ่งพื้นที่ให้ชัดเจน — หรือก็คือ การสร้างโครงสร้างองค์กรที่ชัดเจนใน DingTalk เมื่อเปิดเข้าสู่หน้าหลังบ้านของ DingTalk แล้วคลิกที่ “โครงสร้างองค์กร” คุณสามารถสร้างแผนก แผนกย่อย หรือแม้แต่กลุ่มโครงการเสมือนได้ในไม่กี่คลิก เหมือนเล่นเกมจำลองเมือง นอกจากนี้ คุณยังสามารถตั้ง “กับระเบิดสิทธิ์” ให้แต่ละตำแหน่งได้ เช่น ใครมีสิทธิอนุมัติการลา ใครสามารถดูรายงานเงินเดือน หรือใครมีสิทธิเพิ่มพนักงานใหม่ ทุกอย่างชัดเจน หมดกังวลว่าพนักงานระดับล่างจะลบบัญชีผู้ใช้ของเจ้านายโดยไม่ตั้งใจ ยิ่งไปกว่านั้น เมื่อโครงสร้างองค์กรเปลี่ยนแปลง (เช่น แผนกการตลาดควบรวมกับแผนกประชาสัมพันธ์) คุณเพียงแค่ลากจัดวาง โครงสร้างจะอัปเดตทันที และกระบวนการอนุมัติ รวมถึงกลุ่มข้อความต่างๆ ก็จะซิงค์ข้อมูลโดยอัตโนมัติ เหมือนกับติดตั้ง “ระบบประสาท” ให้กับบริษัท ทำให้การส่งคำสั่งรวดเร็วและตอบสนองได้ทันที อย่าใช้ Excel วาดแผนผังองค์กรอีกเลย มันเหมือนกับใช้ลูกคิดเล่นเกมออนไลน์ — ใช้ได้ แต่จะถูกยุคสมัยหัวเราะเยาะ

การจัดการและดูแลข้อมูลพนักงาน

เมื่อโครงสร้างองค์กรของบริษัทคุณจัดเรียงอย่างเป็นระเบียบบน DingTalk เหมือนขบวนทหารที่ฝึกซ้อมมาอย่างดี ขั้นตอนต่อไปคือการสร้าง “บัตรประจำตัวดิจิทัล” ให้กับพนักงานทุกคน — การจัดการข้อมูลพนักงาน อย่ามองข้ามขั้นตอนนี้ เพราะนี่คือรากฐานสำคัญของการบริหารทรัพยากรบุคคล มิฉะนั้น การค้นหาข้อมูลในอนาคตจะเหมือนกับเล่นเกม “ตามหาของในสำนักงาน”

ใน DingTalk ข้อมูลพื้นฐาน ประวัติการทำงาน สถานะสัญญาจ้าง หรือแม้แต่ประวัติการอบรมของพนักงานแต่ละคน สามารถบันทึกได้ด้วยการคลิกเดียว คุณสามารถนึกภาพว่า นี่คือการจัดทำ “ตู้เก็บประวัติอาชีพ” ให้กับพนักงาน ตั้งแต่รูปถ่ายวันเริ่มงาน ไปจนถึงใบรับรองการอบรมที่ได้รับเมื่อเลื่อนตำแหน่งเป็นผู้จัดการโครงการในปีที่สาม ทุกอย่างเป็นระเบียบเรียบร้อย ที่ดีกว่านั้น ผู้ดูแลระบบสามารถตั้งสิทธิ์การเข้าถึงได้ เพื่อให้มั่นใจว่ามีเพียงหัวหน้าที่เกี่ยวข้องเท่านั้นที่เห็นข้อมูลละเอียดอ่อน ป้องกันไม่ให้เรื่อง “ใครได้ขึ้นเงินเดือนเงียบๆ” กลายเป็นข่าวลือในห้องพักน้ำชา

ความถูกต้องของข้อมูลไม่ได้ขึ้นอยู่กับระบบเพียงอย่างเดียว แต่ต้องอาศัยกระบวนการควบคู่ไปด้วย แนะนำให้จัด “ตรวจสุขภาพข้อมูล” เป็นระยะ เพื่อเตือนพนักงานให้อัปเดตข้อมูลผู้ติดต่อในกรณีฉุกเฉิน หรือวันหมดอายุของเอกสารต่างๆ กระบวนการตรวจสอบใน DingTalk จะช่วยให้มั่นใจว่าการเปลี่ยนแปลงได้รับการยืนยันแล้ว ป้องกันไม่ให้มีใครเปลี่ยนตำแหน่งตัวเองจาก “เจ้าหน้าที่” เป็น “ผู้อำนวยการความสุข” ด้านความปลอดภัย ระบบเข้ารหัสข้อมูลและการบันทึกประวัติการใช้งานทำงานร่วมกัน เพื่อให้ข้อมูลทรัพยากรบุคคลทั้งโปร่งใสและปลอดภัย ทำให้คุณสามารถพูดได้อย่างเต็มปากว่า “ข้อมูลอยู่ในมือ ใจก็มั่นคง”

การจัดการลงเวลาทำงานและการลา

คุณยังใช้กระดาษและปากกาจดบันทึกการลงเวลาของพนักงานอยู่หรือเปล่า? หรือเห็นใบคำขอลาเป็นกองแล้วรู้สึกปวดหัว? อย่ากังวล การจัดการลงเวลาทำงานและการลาใน DingTalk คือ “ผู้ช่วยสวรรค์” ที่ถูกส่งมาช่วยฝ่ายบุคคล เพียงแค่ตั้งค่ากฎเกณฑ์ ระบบจะคำนวณเวลาเข้า-ออกงานให้อัตโนมัติ คุณไม่ต้องนั่งจ้องนาฬิกาเพื่อรอข้อมูลการลงเวลาอีกต่อไป รองรับการลงเวลาผ่าน Wi-Fi, GPS หรือแม้แต่ “การสแกนใบหน้า” หากใครอยากให้คนอื่นลงเวลาแทน ก็ไม่มีทางทำได้! การขอลาทำได้ง่ายดาย พนักงานเพียงแค่แตะไม่กี่ครั้งบนมือถือก็ส่งคำขอลาได้ทันที ไม่ว่าจะลาป่วย ลากิจ หรือลาพักร้อน แยกประเภทได้ชัดเจน ผู้จัดการสามารถอนุมัติได้ทันที ไม่ต้องวิ่งตามเจ้านายเพื่อขอเซ็นชื่อ การขอทำงานล่วงเวลาก็ทำได้ในคลิกเดียว ระบบจะเปรียบเทียบชั่วโมงการทำงานโดยอัตโนมัติ ป้องกันข้อขัดแย้งที่อาจเกิดขึ้น ทุกการบันทึกจะถูกจัดเก็บอัตโนมัติ การสรุปข้อมูลการเข้าทำงานทุกสิ้นเดือนจึงง่ายดายเหมือนการหายใจ ที่สำคัญที่สุด ฟังก์ชันเหล่านี้ทำให้ระบบการลงเวลาทำงานโปร่งใสและเป็นธรรม ลดข้อผิดพลาดจากมนุษย์และข้อเข้าใจผิด แต่ก่อนมีคนพูดว่า “ผมลงเวลาแล้วนะ” แต่ตอนนี้ ระบบเป็นผู้ตัดสิน ข้อมูลยังผสานรวมกับระบบข้อมูลพนักงานที่กล่าวถึงก่อนหน้าอย่างไร้รอยต่อ ข้อมูลเปลี่ยนแปลงก็ซิงค์ทันที การจัดการจึงง่ายและแม่นยำ นอกจากนี้ ยังสามารถนำข้อมูลการลงเวลานี้ไปใช้ในการประเมินผลการปฏิบัติงานในหัวข้อถัดไปได้โดยตรง ทำให้การประเมินมีพื้นฐานที่ชัดเจน นี่ไม่ใช่แค่เทคโนโลยี นี่คือเวทมนตร์!

การประเมินผลการปฏิบัติงานและการให้ข้อเสนอแนะ

ในโลกของ DingTalk การประเมินผลการปฏิบัติงานไม่ใช่หนังสยองขวัญที่มาทีเดียวทุกสิ้นปี แต่กลับเหมือนละครซีรีส์ที่มีบท มีความคืบหน้า และติดตามผลได้แบบเรียลไทม์ อย่าปล่อยให้พนักงานต้องรอถึงปลายปีถึงจะรู้ว่า “ผลงานดี” หรือ “ต้องปรับปรุง” — ถึงตอนนั้นก็สายเกินไปแล้ว! ระบบบริหารบุคลากรของ DingTalk ช่วยให้คุณเปลี่ยนจาก “ผู้รู้หลังเหตุการณ์” เป็น “ผู้กำกับแบบทันที” ผ่านฟังก์ชันการตั้งเป้าหมาย หัวหน้าสามารถร่วมตั้ง OKR หรือ KPI กับพนักงานได้ เหมือนเล่นเกมที่แบ่งภารกิจใหญ่เป็นด่านย่อยๆ เมื่อทำสำเร็จแต่ละขั้นตอน ระบบจะบันทึกโดยอัตโนมัติ ทำให้รู้สึกถึงความสำเร็จอยู่ตลอด ที่ดีกว่านั้น กระบวนการประเมินโปร่งใสและยุติธรรม ทุกความคืบหน้ามองเห็นได้ชัด ไม่ต้องประชุมแล้วต้องเดาใจกันอีกต่อไป ใครทำงานหนัก ใครทำให้ทีมช้า ข้อมูลคือผู้ตัดสิน ไม่มีที่ว่างสำหรับข้อถกเถียงแบบ “ผมรู้สึกว่าผมทำดีแล้ว” ที่ไม่มีหลักฐาน ที่ใส่ใจที่สุดคือกลไกการให้ข้อเสนอแนะ — ไม่ใช่แค่หัวหน้าให้คำประเมินกับลูกน้องเท่านั้น แต่ยังรองรับการประเมิน 360 องศา ให้เพื่อนร่วมงานสามารถ “เตือนกันเบาๆ” ได้อย่างสุภาพ เช่น “รายงานของคุณมีเหตุผลชัดเจนมาก แต่ครั้งหน้าส่งเร็วกว่านี้สองวันได้ไหม” ประโยคนี้มีน้ำใจมากกว่าคะแนนประเมินที่เย็นชา ระบบไม่ได้แค่ให้คะแนน แต่สร้างบรรยากาศของการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง เมื่อการประเมินกลายเป็นบทสนทนาในชีวิตประจำวัน พนักงานก็จะมีส่วนร่วมมากขึ้น ผลการดำเนินงานขององค์กรทั้งหมดก็จะพุ่งสูงขึ้นเหมือนได้กินยาบำรุง!

บริษัท ดอมเทค เป็นผู้ให้บริการอย่างเป็นทางการของ DingTalk ในฮ่องกง โดยให้บริการโซลูชัน DingTalk แก่ลูกค้าจำนวนมาก หากคุณต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้งานแพลตฟอร์ม DingTalk สามารถติดต่อพนักงานบริการลูกค้าออนไลน์ของเราได้โดยตรง หรือโทรติดต่อเราที่ หรือส่งอีเมลมาที่ This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it. เรามีทีมพัฒนาและทีมดูแลระบบคุณภาพสูง พร้อมประสบการณ์การให้บริการในตลาดที่หลากหลาย สามารถมอบโซลูชันและบริการ DingTalk มืออาชีพให้กับคุณได้!