AI DingTalk: Hiện tượng mới trong văn phòng

Bạn có từng nghĩ rằng, một ngày nọ, người bận rộn nhất trong văn phòng sẽ không phải là sếp, cũng chẳng phải cô thư ký hành chính, mà lại là một “AI”? Đúng vậy, chính là Điểm Đinh AI – nhân viên kỹ thuật số do tập đoàn Alibaba tạo nên, đang âm thầm kiểm soát nhịp độ toàn bộ văn phòng. Nó không cứng nhắc như các phần mềm truyền thống, chỉ biết chờ bạn nhấn qua nhấn lại; nó giống như một thực tập sinh thông minh và cần cù, không chỉ hiểu được lời người, mà còn biết quan sát sắc mặt, chủ động hành động.

Điểm Đinh AI được trang bị nền tảng công nghệ xử lý ngôn ngữ tự nhiên mạnh mẽ, điều này có nghĩa là bạn không cần nhớ lệnh hay gõ mã, chỉ cần nói như đang trò chuyện với đồng nghiệp: “Gửi bản ghi cuộc họp hôm qua cho tổng giám đốc Vương”, nó sẽ lập tức hiểu ngữ cảnh, tìm ra tài liệu, điền người nhận và hoàn tất tất cả trong một lần. Kinh khủng hơn nữa, nó biết “ghi nhớ” – không phải ghi nhớ việc bạn đi làm trễ, mà là ghi nhớ mỗi lần họp bạn thích dùng định dạng nào để ghi chú, thường xuyên gửi email vào thời điểm nào, rồi âm thầm điều chỉnh nhịp độ của chính mình, dùng càng lâu càng chu đáo.

Bộ máy học máy phía sau nó giống như những khớp thần kinh trong não, liên tục học hỏi các mẫu hành vi từ thao tác của bạn. Hôm nay bạn thuận tay phân loại tài liệu dự án vào thư mục “Nhóm Marketing”, ngày mai nó sẽ tự động gợi ý phân loại; bạn thường tổ chức họp phòng ban vào sáng thứ Hai, một thời gian sau nó thậm chí sẽ chủ động hỏi: “Có cần đặt phòng họp giúp bạn không?” Chính sự chu đáo “hiểu bạn còn hơn cả bạn hiểu chính mình” này mới là lý do khiến người ta nghiện nó.

1. Tin nhắn tức thời: Đừng dùng LINE để nhắn tin công việc rồi bị các bài viết của bậc trưởng bối trong nhóm gia đình làm tràn màn hình nữa! Tin nhắn tức thời của Điểm Đinh AI giống như trợ lý riêng của bạn, không chỉ hỗ trợ văn bản, thoại, gọi video, mà còn tự động lọc tin rác. Tuyệt hơn nữa, nó hiểu được cả những câu nói như “Sếp vừa nói tuần sau phải nộp báo cáo”, lập tức ghi vào danh sách việc cần làm – đáng tin cậy hơn cả trí nhớ của bạn.

2. Chia sẻ và quản lý tài liệu: Tải lên tài liệu giống như bỏ vào két bảo vệ đám mây, không sợ đồng nghiệp xóa nhầm, cũng không lo lộn xộn phiên bản. Hỗ trợ PDF, Excel, thậm chí cả những file Word Art mà sếp yêu thích đều nhận hết. Chức năng tìm kiếm tích hợp mạnh đến mức có thể tìm ra tài liệu dựa trên mô tả mơ hồ như “bảng ngân sách mà A Minh sửa tuần trước”, đúng là thám tử lừng danh trong giới hồ sơ.

3. Sắp xếp và quản lý cuộc họp: Ai còn muốn phải hỏi từng người “có rảnh không”? Chỉ cần gõ một câu “Đặt lịch họp để thảo luận dự án”, Điểm Đinh AI lập tức quét lịch của mọi người, đề xuất thời gian tốt nhất, tự động gửi thư mời kèm liên kết họp. Người đến trễ? Hệ thống sẽ nhẹ nhàng nhưng đầy đe dọa nhắc nhở tận ba lần.

4. Phân công và theo dõi nhiệm vụ: Sếp vừa giao nhiệm vụ, hệ thống lập tức chia nhỏ các mốc quan trọng, theo dõi tiến độ nghiêm ngặt hơn cả Bao Thanh Thiên điều tra án. Ai tắc nghẽn, ai trì hoãn, nhìn một cái là biết ngay.

5. Tự động hóa quy trình công việc: Xin nghỉ, hoàn ứng, phê duyệt – tất cả đều có thể thiết lập để tự động chạy quy trình. Ấn một nút, tài liệu tự tìm đúng người để đóng dấu, thời gian tiết kiệm được đủ để xem ba tập phim.

Vậy thì, làm thế nào để bắt đầu sử dụng Điểm Đinh AI? Thực ra đơn giản đến mức con mèo nhà bạn nhìn thấy cũng muốn đăng ký tài khoản!

Trước tiên, chỉ cần tải ứng dụng Điểm Đinh về điện thoại hoặc máy tính, đăng ký và đăng nhập, bạn sẽ lập tức bước vào thế giới văn phòng thông minh. Đừng quên mời đồng nghiệp tham gia nhóm của bạn – bởi lẽ, vui một mình không bằng vui cùng mọi người; một người dùng AI là hiệu quả, cả nhóm dùng AI mới là cách mạng!

Sau khi vào hệ thống, bạn sẽ thấy Điểm Đinh AI giống như một trợ lý siêu cấp luôn trực 24/7, hơn nữa chưa từng kêu ca tăng ca. Chỉ cần gõ vào ô chat: “Sáng mai 10 giờ họp, gọi cả Tiểu Vương bộ phận marketing và Lili nhóm thiết kế”, nó không chỉ tự động tạo cuộc họp, gửi lời mời lịch, mà còn ân cần nhắc nhở mọi người đừng đi trễ, tận tụy hơn cả sếp.

Ấn tượng hơn nữa, bạn có thể tùy chỉnh sâu chế độ phản hồi, sở thích thông báo của Điểm Đinh AI, thậm chí thiết lập các lệnh tắt riêng. Ví dụ, đặt câu “Dự án khẩn! Mọi người tập hợp!” để lập tức tổ chức họp video và đánh dấu mức độ ưu tiên cao. Trải nghiệm thông minh được cá nhân hóa như vậy khiến quy trình làm việc không còn cứng nhắc như tảng đá, mà linh hoạt như bậc thầy yoga.

Thay vì nói nó là một công cụ, chi bằng nói nó là người thông minh nhất trong văn phòng – hơn nữa, nó sẽ không bao giờ tranh công với bạn.

Ưu điểm của Điểm Đinh AI: “Vua toàn năng” trong văn phòng, không chỉ nhanh mà còn thông minh đến mức khiến người ta ghen tị!

Bạn tưởng nó chỉ là trợ lý nhỏ biết sắp xếp cuộc họp, gửi thông báo? Quá ngây thơ! Tính hiệu quả mới là năng lực hàng đầu của nó. Từ tự động tạo biên bản họp đến lưu trữ tài liệu trong nháy mắt, Điểm Đinh AI như một nhân viên siêu cấp không bao giờ mệt mỏi, gánh hết mọi công việc lặp đi lặp lại, để bạn tập trung vào những việc thực sự có giá trị – ví dụ như nghĩ lý do tiếp theo để được thăng chức tăng lương.

Kinh khủng hơn nữa là tính bảo mật của nó, nghiêm ngặt hơn cả két bạc ngân hàng. Mã hóa dữ liệu, phân quyền từng cấp, theo dõi thao tác, ngay cả sếp muốn lén xem chấm công nhân viên cũng phải qua cửa kiểm soát của nó, bảo vệ riêng tư sánh ngang với việc mật vụ tiếp tế.

Đừng lo học không nổi, tính dễ dùng là tố chất cơ bản của nó. Giao diện thanh lịch như ngụm cà phê đầu buổi sáng, các nút bấm đặt vừa tầm, người mới cũng có thể làm quen trong ba giây, hoàn toàn không cần đọc sách hướng dẫn – trừ khi bạn muốn biết nó厉害到什么程度.

Quy mô doanh nghiệp lớn lên? Không vấn đề gì! Tính mở rộng giúp nó đồng hành cùng bạn phát triển, ERP, CRM đều kết nối được hết, giống như những khối lego, muốn lớn bao nhiêu thì lắp bấy nhiêu.

Đáng sợ nhất vẫn là tính thông minh, nó biết nghe, biết học, biết dự đoán, dùng càng lâu càng hiểu bạn, giống như cài sẵn một bộ dịch trong đầu bạn. Lần tới, khi bạn chưa kịp gõ chữ, có thể nó đã gửi bản nháp báo cáo vào hộp thư rồi.

Tương lai, khi chúng ta nhìn lại cách làm việc hiện tại, có lẽ sẽ cảm thấy kỳ lạ như cách chúng ta hiện nay nhìn thấy việc dùng bàn tính để xử lý tài chính. Và Điểm Đinh AI đang âm thầm đưa chúng ta từ chế độ “thủ công” sang kỷ nguyên văn phòng “lái tự động”. Đừng tưởng nó chỉ là trợ lý nhỏ biết nhắc họp – tham vọng của nó lớn lắm! Hãy tưởng tượng, buổi sáng chưa kịp đến công ty, Điểm Đinh AI đã tự động tạo xong bản báo cáo việc cần làm hôm nay dựa trên email, biên bản họp và tiến độ dự án hôm trước khi bạn tan việc, còn ân cần đánh dấu ai lại đang chậm tiến độ.

Kinh khủng hơn, nó có thể không còn chỉ nằm trong điện thoại hay máy tính. Khi bạn bước vào văn phòng, đèn tự động bật, điều hòa điều chỉnh đến nhiệt độ thoải mái nhất, đằng sau có thể chính là Điểm Đinh AI đang “bí mật thông đồng” với hệ thống tòa nhà thông minh. Lái xe đi làm? Nó cũng có thể thông qua mạng kết nối xe nhắc bạn: “Sếp ơi, ba phút nữa có cuộc họp video, tôi khuyên anh nên dừng xe ven đường rồi mới tham gia, chứ vừa lái xe vừa biện minh cho việc vượt ngân sách thì e rằng không an toàn.”

Thậm chí, nó có thể phân tích cảm xúc nhóm! Ai liên tục ba ngày liền trả lời tin nhắn sau giờ làm? AI sẽ lập tức báo cho quản lý: “Cẩn thận, người này sắp cháy kiệt rồi!” Tóm lại, Điểm Đinh AI tương lai không chỉ là công cụ hiệu quả, mà còn là quản gia văn phòng, cố vấn tâm lý, thậm chí là đội trưởng cứu hỏa ngăn ngừa cháy nổ nơi làm việc. Đồng nghiệp thông minh như vậy, không thuê về thì thật là phí phạm!