Tiếng Việt
English 
اللغة العربية 
Bahasa Indonesia 
日本語 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
简体中文 
Trong thời đại mà ngay cả việc mua một tách cà phê cũng cần quét mã, liệu công ty của bạn vẫn đang dùng bút giấy để ghi chú cuộc họp? Đừng cười, đây không phải là nói quá – nhiều chủ doanh nghiệp vừa và nhỏ vẫn thật sự coi “chuyển đổi số” là đặc quyền của các công ty công nghệ. Nhưng sự thật là, chuyển đổi số không phải môn học tự chọn, mà chính là tấm vé vào cuộc chơi sinh tồn!
Hãy tưởng tượng: Đơn xin nghỉ phép trước đây mất ba ngày mới duyệt xong, giờ chỉ cần ba phút là xong việc; khách hàng đưa ra yêu cầu đột xuất lúc 5 giờ chiều, đội ngũ đã hoàn thành phương án lúc 6 giờ tối — điều này không phải mơ, mà là “lễ hội hiệu suất” mà chuyển đổi số mang lại. Nó giúp bạn loại bỏ công việc lặp lại, cắt giảm chi phí vận hành, thậm chí khi đối thủ còn đang xếp hàng chờ dùng máy fax, bạn đã giành được đơn hàng.
Nhưng đừng vội reo hò, con đường chuyển đổi không hề bằng phẳng. Rào cản kỹ thuật cao như phải leo núi Himalaya, áp lực tài chính lớn đến mức khiến bạn đêm nào cũng đếm tiền đến mất ngủ, chưa kể nhân viên vừa nghe nói “hệ thống mới” là mặt mày biến sắc, như thể sắp phải thi lại môn tin học. Có người nói, chuyển đổi số giống như dạy mẹ dùng FaceTime — đầy tâm huyết, nhưng quá trình thì đầy nước mắt.
Tuy nhiên, chỉ cần chọn đúng công cụ, những thách thức này hoàn toàn có thể trở thành bàn đạp. Tiếp theo đây, chúng ta sẽ hé lộ vũ khí bí mật giúp doanh nghiệp vừa và nhỏ từ “khủng long số” hóa thân thành “quái vật công nghệ” — DingTalk. Bạn đã sẵn sàng chưa? Đường băng cất cánh, bắt đầu từ đây.
Tổng quan chức năng DingTalk
Vẫn còn dùng máy fax để gửi tài liệu, giao việc bằng miệng, họp hành phải “đủ người mới họp”? Tỉnh dậy đi, công ty của bạn đã bị dòng lũ số hóa bỏ lại phía sau rồi! Nhưng đừng lo, DingTalk giống như siêu anh hùng kỹ thuật số của bạn, một cú nhấp để cứu vãn ngày làm việc văn phòng đang bên bờ sụp đổ. Đừng nghĩ nó chỉ là công cụ trò chuyện, nó thực sự là con dao đa năng Thụy Sĩ cho chuyển đổi số của doanh nghiệp vừa và nhỏ!
Hãy hình dung: nhân viên gửi tin nhắn tức thì trong nhóm, sếp dùng chức năng đã đọc/chưa đọc để theo dõi tiến độ công việc, không còn phải chạy theo hỏi “có thấy chưa”. Muốn họp? Mở cuộc họp video, đồng nghiệp ở chi nhánh lập tức xuất hiện trên màn hình, đến cả con mèo ở nhà còn điểm danh sớm hơn bạn. Chia sẻ tài liệu còn thần kỳ hơn, mọi hợp đồng, báo giá đều lưu trữ trên đám mây, không còn nỗi lo “ai lấy mất bản giấy đó” nữa.
Quản lý lịch làm việc tự động nhắc nhở cuộc họp, ngay cả quản lý Vương hay quên cũng bắt đầu đi đúng giờ. Ấn tượng nhất là tự động hóa quy trình làm việc — xin nghỉ, thanh toán, mua sắm, tất cả đều duyệt trực tuyến, không còn phải chạy theo chữ ký đến mức nghi ngờ cuộc đời. Những chức năng này không phải để khoe kỹ thuật, mà là giúp doanh nghiệp chuyển từ “quản lý bằng con người” sang “quản lý bằng hệ thống”, khiến việc hợp tác không còn dựa vào may rủi, mà dựa vào quy trình. Còn lại, chỉ cần bạn biết cách biến con dao đa năng này thành bảo kiếm diệt rồng kỹ thuật số của mình!
Cách sử dụng DingTalk để thực hiện chuyển đổi số
Vẫn nghĩ chuyển đổi số chỉ là mua vài phần mềm, tạo vài tài khoản? Tỉnh táo lên, bạn ơi! Chuyển đổi thực sự là một bước chuyển mình hoành tráng từ “quản lý bằng người” sang “quản lý bằng hệ thống”. Và DingTalk chính là chiếc quần siêu anh hùng của bạn — người ngoài không thấy, nhưng khi mặc vào, bước đi cũng đầy gió!
Bước đầu tiên, đừng vội tạo nhóm và phát lì xì, hãy tái cấu trúc bộ máy tổ chức. Thiết lập rõ ràng các phòng ban, chức vụ, quyền hạn trong DingTalk, để mỗi người đều biết “tôi là ai, tôi phải làm gì, tôi được xem gì”. Điều này giống như quét toàn thân cho công ty, ai thật sự chăm chỉ, ai đang lười biếng, nhìn một cái là rõ.
Tiếp theo, xây dựng chiến lược số hóa — không phải viết một bản trình chiếu PowerPoint cho xong việc, mà là lên kế hoạch cụ thể: quy trình nào sẽ đưa lên DingTalk? Thanh toán? Chấm công? Duyệt đơn? Hãy vứt bỏ mọi mẫu đơn giấy vào thùng rác, thay thế cảnh “chờ sếp ký tên đến khi hoa cũng tàn” bằng tự động hóa quy trình làm việc.
Đừng quên, công cụ tốt đến đâu cũng sợ “hội chứng sợ công nghệ ở nhân viên lâu năm”. Hãy tổ chức vài buổi lớp học nhỏ DingTalk nhẹ nhàng, dùng những động lực kiểu như “làm sao để dùng DingTalk xem trước đơn nghỉ phép của sếp”, để mọi người vừa cười vừa học. Cuối cùng, hãy dùng dữ liệu để nói chuyện — thường xuyên xem báo cáo sử dụng, ai tích cực, ai “ngủ đông”, tiến độ chuyển đổi rõ ràng từng chút một. Thay vì gọi đây là nâng cấp công nghệ, chi bằng nói đây là một “cuộc cách mạng nhẹ nhàng” trong văn hóa doanh nghiệp.
Chia sẻ các trường hợp thành công với DingTalk
- Bạn nghĩ chỉ doanh nghiệp lớn mới làm được chuyển đổi số? Sai rồi! DingTalk đã trở thành “phụ kiện số hóa” của doanh nghiệp vừa và nhỏ, thậm chí có người còn “lột xác” thành công, giống như ông bác quê mùa biến thành người sành công nghệ!
- Lấy ví dụ một xưởng in truyền thống, ông chủ trước đây còn chẳng phân biệt được “đám mây” là nơi giặt đồ hay lưu trữ dữ liệu. Sau khi áp dụng DingTalk, theo dõi đơn hàng, tiến độ sản xuất, chấm công nhân viên đều vào điện thoại, ông chủ cười nói: “Trước kia hét ba tiếng mới có người trả lời, giờ tin nhắn đã đọc mà chưa hồi? Tôi ‘đinh’ (ding) thẳng vào giấc mơ anh ta luôn!”
- Một chuỗi cửa hàng bánh ngọt có chi nhánh rải khắp nơi, quản lý trước đây như “thả cừu ăn cỏ”. Sau khi dùng quy trình duyệt và giao việc trên DingTalk, chỉ cần một cú nhấp, trưởng cửa hàng chính đã đẩy tự động quy trình ra mắt sản phẩm mới, cập nhật tồn kho đồng bộ, thậm chí sắp ca làm việc cho nhân viên cũng thông minh hóa. Ông chủ từ làm thêm 30 giờ mỗi tuần, nay đã chuyển sang uống trà chiều 3 giờ mỗi tuần.
- Thậm chí, một công ty ngoại thương nhỏ đã dùng DingTalk tích hợp giao tiếp xuyên biên giới, dịch tài liệu và ghi chú cuộc họp, khách hàng ở châu Âu đang ngủ, họ dùng robot trên DingTalk tự động trả lời, sáng dậy thấy đơn hàng đã ký — đúng là mô hình “kiếm tiền khi đang ngủ”!
- Những điều này không phải truyền thuyết, mà là những kỳ tích chuyển đổi thật sự đang xảy ra ngay trên con phố bên cạnh bạn. Điểm chung của họ? Không sợ bắt đầu từ con số 0, dám dùng DingTalk biến hỗn loạn thành hệ thống, biến nhân lực thành năng lực chiến đấu.
Triển vọng tương lai và cải tiến liên tục
Chuyển đổi số không phải là cuộc đua 100m nước rút, mà là một cuộc marathon, lại còn liên tục nâng cấp bản đồ, đổi đường đua, thậm chí giữa chừng còn xuất hiện vài con vịt số cản đường! Nhưng đừng lo, DingTalk không chỉ là đôi giày chạy của bạn, mà còn là thiết bị định vị và trạm tiếp tế. Xu hướng chuyển đổi trong tương lai đã không còn đơn thuần là “dùng hệ thống” — lên lịch tự động bằng AI, chấm công thông minh, phân tích dữ liệu thời gian thực, thậm chí dùng chatbot xử lý thanh toán, đã trở thành việc làm thường ngày của doanh nghiệp vừa và nhỏ. Thay vì hỏi “có nên chuyển đổi không”, chi bằng hỏi “hôm nay ta có thể tối ưu bước nào”?
Đừng để đội ngũ dừng lại ở mức “biết dùng DingTalk để chấm công” rồi tự mãn, những cao thủ thực sự luôn “thầm lặng nâng cấp”. Mỗi quý hãy kiểm tra lại một lần quy trình: có biểu mẫu nào đang điền lặp lại không? Cuộc họp có thể tự động tạo danh sách việc cần làm không? Duyệt tài liệu còn đang “chờ sếp trả lời LINE” không? Bí quyết của cải tiến liên tục là coi “phiền phức” như lỗi hệ thống, sửa ngay lập tức. Quan trọng hơn, hãy khuyến khích đội ngũ đặt ra những câu hỏi “ngớ ngẩn” — “Tại sao không thể một cú nhấp là xong?” — vì đó thường chính là điểm khởi đầu của đổi mới.
Cuối cùng, đừng quên tổ chức định kỳ “buổi trà chiều số hóa”, chia sẻ chức năng mới, thi xem ai có quy trình tự động hóa thông minh nhất. Chuyển đổi không phải là một dự án một lần, mà là nhịp thở của doanh nghiệp — hít vào công nghệ mới, thở ra thói quen cũ. Chỉ cần bạn không ngừng chạy, DingTalk sẽ luôn ở bên cổ vũ: “Cố lên, chặng tiếp theo đang chờ bạn chinh phục!”
DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp liên hệ với nhân viên hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến