DingTalk: Bản sao hoàn hảo của Slack

Giới thiệu về DingTalk: Không chỉ là một phiên bản Slack khác

Khi mọi người đang dùng Slack để gửi tập tin, đùa vui, rồi vô tình kéo sếp vào cuộc trò chuyện riêng tư, thì những nhân viên văn phòng ở Trung Quốc đã âm thầm chuyển sang dùng “DingTalk” – nghe tên như đang đóng đinh, nhưng thực chất là công cụ “đóng đinh” hiệu suất làm việc. Nó không phải bản sao của Slack, mà là hệ thống “sinh tồn nơi công sở” do ông bố Alibaba đích thân huấn luyện. Nếu Slack giống như một quán cà phê nghệ sĩ, thì DingTalk chính là trung tâm chỉ huy quân sự hoạt động 24/7. Nó ra đời không nhằm mục đích giúp trò chuyện nhẹ nhàng hơn, mà để giúp sếp “thấy được” bạn đang làm việc.

Bạn nghĩ việc đọc tin mà không trả lời là đáng sợ nhất? Hãy thử xem “Tin nhắn Ding” của DingTalk – loại tin nhắn này sẽ truy đuổi bạn khắp nơi, có thể đẩy thông báo cưỡng chế đến cuộc gọi thoại, tin nhắn SMS, thậm chí khiến điện thoại của bạn reo vang như còi báo động. Quản lý nhân sự cũng được triển khai vượt bậc: chấm công, xin nghỉ phép, hoàn trả chi phí – tất cả đều có thể thực hiện ngay trên điện thoại, và hệ thống sẽ tự động nhắc nhở “Vương Tiểu Minh đã đi trễ 12 phút”, giúp quản lý lập tức hóa thân thành thám tử Sherlock.

Kỳ lạ hơn nữa, nó tích hợp chức năng “nhân sự thông minh”, có thể phân tích tình trạng đi làm, hiệu suất làm việc của nhân viên, thậm chí dự đoán nguy cơ nghỉ việc. Slack giúp bạn trò chuyện vui vẻ, còn DingTalk khiến bạn “không dám lười biếng”. Đây không đơn thuần là công cụ trò chuyện, mà là một hệ sinh thái công sở khiến người dùng vừa yêu vừa sợ, được thiết kế riêng cho nhịp độ và văn hóa doanh nghiệp Trung Quốc.

Các tính năng chính của DingTalk

Vẫn đang dùng email truyền thống để trao đổi thời gian họp, kết quả mỗi email lại như một trò chơi “ai thấy trước thì trả lời trước”? DingTalk đã sớm loại bỏ cách làm này! Tính năng nhắn tin tức thì của nó không đơn giản chỉ là “gửi một tin nhắn”. Nó hỗ trợ hiển thị trạng thái đã đọc/chưa đọc, tin nhắn Ding nhắc nhở khẩn cấp, thậm chí có thể “ghim” một tin nhắn cụ thể để thông báo quan trọng không bao giờ bị chìm – giống như dán thông báo khẩn cấp của sếp lên giữa bảng trắng văn phòng, lại còn đánh dấu bằng bút dạ quang.

Chia sẻ tài liệu cũng không còn là cơn ác mộng “vui lòng kiểm tra tập tin đính kèm” qua email. Trên DingTalk, bạn có thể kéo thả tập tin để tải lên, đồng thời cộng tác chỉnh sửa cùng một file Word hoặc Excel với nhóm, mọi thay đổi được đồng bộ tức thì, ai sửa dòng nào rõ như ban ngày. Tuyệt hơn nữa, nó tích hợp lịch thông minh, chỉ cần gửi lời mời họp, hệ thống tự động giúp bạn tránh xung đột thời gian, đồng thời một cú nhấp chuột là tạo được liên kết họp, chuyển thẳng sang cuộc họp video qua DingTalk – từ “đặt lịch” đến “bắt đầu họp”, chỉ mất ba giây.

Lấy một ví dụ: Bộ phận marketing cần hoàn thành báo cáo, tổ trưởng khởi tạo file cộng tác trong nhóm, bộ phận tài chính cung cấp dữ liệu đồng thời, pháp chế ghi chú các điều khoản rủi ro ngay lập tức, cuối cùng dùng lịch để lên lịch họp duyệt. Toàn bộ quá trình không cần chuyển đổi giữa năm nền tảng, cũng không cần chạy theo từng người để hỏi tiến độ. Đây không phải là công cụ, mà là “bộ tăng tốc hiệu suất” cho cả nhóm.

Bảo mật và bảo vệ quyền riêng tư của DingTalk

Ở chương trước, chúng ta đã nói về cách DingTalk sử dụng các chức năng như nhắn tin tức thì, quản lý lịch để giúp công việc trôi chảy như đang chơi game. Nhưng dù công cụ có mạnh đến đâu, nếu bảo mật yếu như giấy thì cũng thật khó xử. Đừng lo, DingTalk không phải loại “bề ngoài bóng bẩy, bên trong rỗng tuếch”. Trong lĩnh vực bảo mật và bảo vệ quyền riêng tư, nó giống như được mặc ba lớp áo chống đạn, lại còn thêm khóa mật khẩu bên ngoài. Trước hết, mã hóa dữ liệu là bước khởi đầu cơ bản của DingTalk. Tất cả tin nhắn và tập tin truyền đi đều sử dụng mã hóa đầu cuối (TLS + AES-256), ngay cả khi tin tặc chặn được dữ liệu, họ cũng chỉ thấy một đống ký tự lộn xộn như thơ ca không thể hiểu nổi. Thứ hai, xác thực hai yếu tố (2FA) tạo thêm lớp khóa khi đăng nhập – ngay cả khi mật khẩu bị đánh cắp, đối phương vẫn cần mã xác minh trên điện thoại của bạn mới có thể truy cập, độ an toàn ngang tầm hầm chứa ngân hàng. Quản lý quyền truy cập là điểm được doanh nghiệp yêu thích nhất. Quản trị viên có thể thiết lập chi tiết ai được xem tài liệu, ai được đăng thông báo, thậm chí giới hạn việc tải xuống dữ liệu để tránh rò rỉ thông tin mật. Ngoài ra, DingTalk đã đạt được nhiều chứng nhận an toàn quốc tế như ISO 27001, Đẳng bảo cấp 3, chứ không phải loại chứng nhận “giao cho ai cũng được”. Lưu ý nhỏ: thường xuyên thay đổi mật khẩu, bật thông báo đăng nhập, không gửi tài liệu mật qua Wi-Fi công cộng – những thói quen này giúp bạn và DingTalk an toàn hơn mỗi ngày. Bảo mật không phải là một tính năng, mà là một thái độ – DingTalk rất nghiêm túc, còn bạn thì sao?

Các ví dụ ứng dụng thương mại của DingTalk

Tại Trung Quốc, khi Slack vẫn đang vật lộn để thích nghi với thị trường địa phương, DingTalk đã âm thầm trở thành “siêu anh hùng” trong hợp tác doanh nghiệp. Đừng nghĩ nó chỉ là công cụ trò chuyện – nó có thể cứu trợ quản lý dự án đang cận kề sụp đổ, chữa lành chứng trì hoãn cho nhân viên, thậm chí giúp bộ phận kế toán và marketing xích lại gần nhau. Hãy hình dung: một thương hiệu trà uống chuỗi toàn quốc với hơn 500 cửa hàng, mỗi ngày chỉ việc xếp ca làm việc thôi cũng đã khiến bộ phận nhân sự khóc ròng. Kể từ khi áp dụng DingTalk, việc xếp ca, xin nghỉ, chấm công đều được tích hợp vào một màn hình duy nhất, sếp thậm chí có thể theo dõi ngay lập tức cửa hàng nào thiếu người, hệ thống tự động gửi nhắc nhở. Kết quả? Hiệu suất điều phối nhân lực tăng 60%, tỷ lệ đi trễ giảm một nửa, sếp cuối cùng cũng có thể yên tâm thưởng thức một ly trà sữa. Xét đến một doanh nghiệp sản xuất vừa tại Trung Quốc, trước đây mỗi lần giao hàng đều phải gọi mười cuộc điện thoại, gửi hai mươi bảng Excel. Giờ đây, thông qua “bảng thông minh” và “luồng phê duyệt” của DingTalk, ngay khi đơn hàng được nhập vào, hệ thống tự động kích hoạt quy trình mua hàng, sản xuất, vận chuyển, toàn bộ quá trình có thể theo dõi, tỷ lệ lỗi gần như bằng không. Tuyệt hơn nữa, họ còn kết nối cả máy móc trong nhà máy với DingTalk – khi máy gặp sự cố, hệ thống lập tức thông báo cho kỹ thuật viên, ngay cả tiếng còi báo động cũng được tiết kiệm. Thậm chí có một văn phòng luật sư dùng DingTalk để quản lý tiến độ vụ việc, ngay khi khách hàng tải lên tài liệu, hệ thống tự động lưu trữ và nhắc luật sư phụ trách, ngay cả thỏa thuận bảo mật cũng có thể ký kết trực tuyến. Hiệu suất tăng vọt, độ hài lòng của khách hàng cũng theo đó mà bay cao. DingTalk không phải để thay thế Slack, mà là để định nghĩa lại “công việc nên được thực hiện như thế nào”.

Cách bắt đầu sử dụng DingTalk

1. Trước tiên, mở trình duyệt, tìm kiếm “trang web chính thức DingTalk”, đừng ngốc nghếch gõ “DingTalk anh yêu em” – dù nó thực sự đáng để yêu. Vào trang chủ, chọn “đăng ký miễn phí”, sau đó dùng số điện thoại để đăng ký, đơn giản như đặt đồ ăn外卖. Hệ thống sẽ tự động gửi mã xác minh, nhập mã là hoàn thành bước đầu tiên, chúc mừng bạn, bạn đã tiến gần hơn một bước đến danh hiệu cao thủ hiệu suất so với bản thân ngày hôm qua!
2. Sau khi đăng ký xong, lập tức bước vào phần “tạo nhóm”. Nhấn chọn “tạo nhóm”, nhập tên công ty hoặc tên dự án, ví dụ như “Ủy ban Cứu vớt Thứ Hai” hay “Đội Không Tăng Ca”. DingTalk sẽ tự động tạo một liên kết mời riêng, bạn có thể dán vào nhóm, gửi email, hoặc in lên danh thiếp như một mật mã bí mật.
3. Khi mời đồng nghiệp, hãy nhớ kèm theo câu: “Qua DingTalk đi, chúng ta cuối cùng cũng không cần tìm lại biên bản họp tuần trước trong LINE nữa!”. Câu hỏi thường gặp? Tất nhiên có! Có người sẽ hỏi “có khó dùng không?” – hãy nhẹ nhàng trả lời: “Dễ hơn hiểu được những câu đùa của sếp nhiều”. Nếu gặp lỗi đăng nhập, trước tiên hãy kiểm tra mạng, sau đó xác nhận đã dùng đúng số điện thoại kèm mã quốc gia, Trung Quốc đại lục là +86, không phải +87, trừ khi bạn muốn kết nối sang vũ trụ song song.
4. Cuối cùng, bật chức năng “hướng dẫn cho người mới”, để mỗi thành viên mới như đang chơi game, từng bước mở khóa chức năng. Từ gửi tin nhắn, họp video đến chấm công, từng bước một, đừng vội, cuộc cách mạng hiệu suất không cần thiết phải hoàn thành trong ba phút.

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức được chỉ định của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp liên hệ với bộ phận hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ chuyên nghiệp về DingTalk!