Tiếng Việt
English 
اللغة العربية 
Bahasa Indonesia 
日本語 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
简体中文 
Vẫn còn đau đầu mỗi cuối tháng khi phải tự tay cộng giờ làm thêm, kiểm tra lại dữ liệu chấm công và vật lộn với bảng tính Excel? Đừng để việc tính OT trở thành cơn ác mộng của bạn, chấm công DingTalk đã âm thầm biến thành "thiên thần làm thêm" của bạn, tự động ghi nhận chính xác từng phút lao động vất vả. Chỉ cần thiết lập quy tắc, hệ thống sẽ tự động xác định thời gian chấm công thực tế của nhân viên có đủ điều kiện làm thêm hay không — là "làm việc sau giờ tan ca bình thường" hay "hy sinh thời gian cuối tuần bên gia đình", tất cả đều rõ ràng ngay lập tức.
Đáng kinh ngạc hơn, hệ thống không chỉ tính nhanh mà còn tính thông minh! Ví dụ, có thể loại trừ thời gian dùng bữa, thiết lập đơn vị tính làm thêm tối thiểu (ví dụ từ 30 phút trở lên), thậm chí phân biệt được mức phí làm thêm vào ngày làm việc, ngày nghỉ và ngày lễ quốc gia, từ đó tạo nền tảng vững chắc cho việc tính lương sau này. Có thể nói, nó không chỉ đơn thuần là công cụ chấm công, mà giống như một trợ lý kế toán biết tự viết báo cáo.
Hơn nữa, những dữ liệu làm thêm chính xác này có thể được chuyển đổi chỉ với một cú nhấp chuột sang định dạng báo cáo đáp ứng yêu cầu thuế. Không cần copy-paste, không lo bỏ sót, khi mùa khai thuế đến, bạn sẽ không còn phải thức khuya chỉnh sửa dữ liệu, mà thay vào đó là nhâm nhi cà phê, chuẩn bị ăn mừng vì tan ca đúng giờ. Ai nói chấm công và khai thuế không thể nhẹ nhàng và thú vị? Trong thế giới DingTalk, ngay cả sếp cũng mỉm cười nói: "Báo cáo tháng này đến còn sớm hơn cả bữa sáng của tôi!"
Thiết lập tính tự động làm thêm
Ai nói bắt buộc phải tự tính giờ làm thêm đến hoa mắt? Trong thế giới chấm công DingTalk, tự động tính OT giống như bạn có một trợ lý kế toán làm việc 24/7! Chỉ cần vài thao tác thiết lập đơn giản, hệ thống sẽ tự động thu thập, phân loại và tổng hợp giờ làm thêm của nhân viên, bạn sẽ không còn phải bấm máy tính đến hoài nghi nhân sinh.
Trước tiên, vào phần thiết lập "Quy tắc chấm công", chọn "Quy tắc làm thêm", bạn có thể tự định nghĩa điều kiện nào được tính là làm thêm — là sau 18:00 vào ngày làm việc? Hay chỉ cần đến công ty vào cuối tuần là được tính? Tất cả đều có thể lựa chọn! Thú vị hơn, bạn còn có thể yêu cầu làm thêm phải "được xin trước", tránh tình trạng nhân viên cố tình ở lại lâu để tích giờ OT. Hệ thống sẽ tự động đối chiếu đơn xin phép với thời gian chấm công thực tế, nếu không khớp sẽ hiện đèn đỏ, giúp việc kiểm duyệt trở nên cực kỳ tiết kiệm thời gian.
Tiếp theo, thiết lập quy trình xin làm thêm cũng cực kỳ trực quan. Thông qua "mẫu phê duyệt", bạn có thể thiết lập nhiều cấp duyệt, cấp quản lý chỉ cần vuốt điện thoại là duyệt xong, nhân viên cũng không cần chạy theo ký đơn giấy. Điều thú vị nhất là tất cả dữ liệu làm thêm sẽ được tự động tổng hợp tại trang "Thống kê làm thêm", khi bấm vào giống như mở một chiếc rương kho báu — ai làm thêm nhiều nhất, ngày nào "cày" nhiều nhất, tất cả hiện ra rõ ràng, đến mức sếp xem xong cũng không nhịn được cười: "Thì ra Tiểu Vương là vua làm thêm ẩn danh!"
Tất cả những điều này nhằm giúp báo cáo thuế phía sau được xử lý trơn tru như trượt cầu trượt.
Xuất báo cáo thuế dễ dàng
Đã tính xong giờ làm thêm, bây giờ là lúc khiến cơ quan thuế cũng mỉm cười khi nhận báo cáo! Đừng tiếp tục gõ dữ liệu trong Excel đến hoài nghi nhân sinh nữa, chức năng "Xuất báo cáo thuế" của chấm công DingTalk thực sự là vị cứu tinh của bộ phận kế toán. Chỉ cần vào trung tâm báo cáo, chọn mẫu báo cáo phù hợp với yêu cầu khai thuế — ví dụ như "Tổng hợp chấm công theo tháng" hoặc "Báo cáo chi tiết làm thêm", hệ thống sẽ lập tức đóng gói toàn bộ dữ liệu OT đã được tính tự động, các bất thường về chấm công, lịch sử nghỉ phép vào định dạng chuyên nghiệp.
Hỗ trợ xuất cả định dạng Excel và CSV, không chỉ sếp thích xem mà phần mềm kế toán cũng xử lý mượt mà. Thú vị hơn, DingTalk sẽ tự động đánh dấu các dữ liệu bất thường, như làm thêm chưa được duyệt hoặc thiếu chấm công, giúp bạn "thanh lọc" dữ liệu trước khi nộp, đảm bảo mọi thông tin đều vượt qua ánh mắt soi xét của kiểm toán. Còn lo bỏ sót? Hãy thiết lập xuất báo cáo tự động định kỳ, cứ đúng ngày mùng 5 hàng tháng, báo cáo sẽ tự động được gửi vào thư mục chỉ định, đúng giờ hơn cả đồng hồ báo thức.
Điều quan trọng nhất: các báo cáo này có dấu thời gian và lịch sử phê duyệt tích hợp, khi cơ quan thuế hỏi, bạn không chỉ phản hồi tức thì mà còn kèm theo "hào quang vô hình" rằng "công ty chúng tôi cực kỳ tuân thủ pháp luật". Từ tự động tính toán đến khai thuế hợp pháp, DingTalk giúp bạn dùng công nghệ để dàn dựng một vở hài kịch kế toán hoàn hảo.
Tích hợp và tự động hóa
Bạn vẫn đang thủ công nhập từng dòng dữ liệu chấm công vào hệ thống lương? Đừng để bảng tính Excel trở thành cơn ác mộng của bạn! Sức mạnh của chấm công DingTalk không chỉ dừng lại ở việc tự động tính giờ làm thêm, mà còn nằm ở khả năng giống như "nhân viên giao hàng tận tâm" của doanh nghiệp, đưa dữ liệu OT chính xác đến tay hệ thống lương, tài chính, thậm chí là hệ thống ERP. Hãy tưởng tượng: sau khi nhân viên chấm công tan ca, hệ thống tự động xác định thời gian làm thêm, trừ đi thời gian nghỉ, chuyển đổi thành tiền lương hoặc nghỉ bù theo quy tắc đã thiết lập, và đồng bộ trực tiếp vào phần mềm tính lương — toàn bộ quá trình nhanh hơn cả thời gian bạn pha một ly cà phê! Hơn nữa, sự tích hợp này không đơn thuần chỉ là "gửi một file". Thông qua kết nối API hoặc tích hợp ứng dụng bên thứ ba có sẵn, DingTalk có thể thực hiện đồng bộ thời gian thực và giao tiếp hai chiều, tránh tình trạng nhập liệu trùng lặp, sai lệch dữ liệu hay nhầm lẫn phiên bản. Bộ phận tài chính sẽ không còn phải chạy theo phòng nhân sự để hỏi "file cuối cùng_final_v3_corrected.xlsx" ở đâu nữa, vì mọi dữ liệu đều đến từ cùng một nguồn duy nhất — sạch sẽ, tức thì và đáng tin cậy. Thú vị hơn, khi mùa khai thuế đến, các quy trình tự động này đã âm thầm tích lũy đầy đủ hồ sơ có thể kiểm toán. Từ chấm công đến xuất báo cáo, toàn bộ quy trình khép kín và tự động hóa, biến việc tuân thủ pháp luật không còn là "kiểm tra đột xuất cuối năm", mà là một điệu nhảy uyển chuyển diễn ra mỗi ngày.
Chia sẻ case study và thực hành tốt nhất
Bạn nghĩ việc tự động tính giờ làm thêm và xuất báo cáo thuế chỉ đơn giản là "tiết kiệm thời gian"? Hãy xem công ty thiết kế ở Đài Bắc này đã làm thế nào để biến hóa khéo léo! Trước đây, mỗi cuối tháng họ đều diễn ra "cuộc thi khóc lóc trên Excel của kế toán", phải tự tay cộng giờ làm thêm, kiểm tra chấm công, rồi chuyển đổi sang định dạng khai thuế — đúng kiểu chế độ địa ngục. Kể từ khi áp dụng chấm công DingTalk, hệ thống tự động tính OT dựa trên thời gian chấm công, thời gian nghỉ và quy tắc đã thiết lập, ngay cả làm thêm qua đêm cũng được chia tách chính xác. Cuối cùng, cô kế toán cũng không còn phải sống nhờ Red Bull, và tại buổi tiệc tất niên đã vui vẻ nói: "Lần đầu tiên tôi tan ca đúng giờ vào ngày Lễ Tình nhân!"
Một công ty khởi nghiệp công nghệ ở Tân Trúc còn ấn tượng hơn — họ chỉ cần một cú nhấp chuột để xuất báo cáo tháng từ DingTalk và trực tiếp đưa vào phần mềm khai thuế, rút ngắn thời gian khai thuế từ 3 ngày xuống còn 2 giờ. Quan trọng là, hệ thống tự động đánh dấu chấm công bất thường, nhắc nhở bổ sung đơn xin nghỉ, phòng nhân sự không còn phải đi "đòi nợ", và nhân viên cũng giảm hẳn những tranh cãi kiểu "Tôi rõ ràng là có làm thêm mà".
- Thực hành tốt nhất 1: Thiết lập quy tắc làm thêm linh hoạt, phân biệt giữa làm thêm ngày làm việc, ngày nghỉ và ban đêm, giúp tính OT chính xác hơn
- Thực hành tốt nhất 2: Xem trước báo cáo hàng tháng, tận dụng chức năng "xuất định dạng thuế" của DingTalk để tránh bị rối vào phút chót
- Thực hành tốt nhất 3: Kết hợp quy trình phê duyệt, để quản lý xác nhận làm thêm ngay lập tức, báo cáo tự động cập nhật sau khi dữ liệu được xác nhận, không cần xử lý lại
Hóa ra, việc để kế toán vui vẻ khai thuế thực sự không phải là giấc mơ.
DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, hãy liên hệ trực tiếp với bộ phận chăm sóc khách hàng trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến