Tiếng Việt
English 
اللغة العربية 
Bahasa Indonesia 
日本語 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
简体中文 
Khi nhắc đến phần mềm văn phòng, bạn có lập tức nghĩ đến những tình huống bi kịch kiểu như "bấm một cái, chờ ba giây", hay "gửi tin xong, đối phương đã đọc nhưng im lặng suốt ba tiếng"? Đừng lo, DingTalk đã đến để cứu vãn cuộc sống công sở của bạn! Nó không phải loại "cảnh sát văn phòng" chỉ biết gửi thông báo và bật popup liên tục, mà là một ứng dụng toàn năng tích hợp chat tức thì, quản lý lịch và phân công nhiệm vụ. Bạn có thể vừa họp video, vừa ném tài liệu vào nhóm, rồi thuận tay giao việc cho đồng nghiệp – một mạch dứt khoát, ngầu như đang diễn cảnh võ hiệp công sở.
Nhưng điều thực sự khiến các đội nhóm Trung Quốc - Hồng Kông phải sáng mắt lên chính là tối ưu sâu cho "hợp tác xuyên biên giới". Giao diện hỗ trợ nhiều ngôn ngữ như phồn thể, giản thể, tiếng Anh, không còn lo đồng nghiệp Hồng Kông nhìn thấy chữ "提交" (gửi) lại tưởng là "提親" (đi hỏi cưới). Việc phối hợp múi giờ cũng vô cùng chu đáo: lịch tự động quy đổi múi giờ, cuộc họp lúc 3 giờ chiều Bắc Kinh sẽ hiển thị là "4 giờ chiều" trên điện thoại đồng nghiệp Hồng Kông, không cần dùng bộ chuyển đổi thời gian bằng… não bộ của bạn để tính xem ai phải thức khuya, ai được ngủ ngon.
Thêm nữa, tiến độ công việc rõ ràng từng chút một, ai chậm trễ, ai trả lời nhanh, ai âm thầm cống hiến – dữ liệu đều không thể giấu. Đây không còn là phần mềm văn phòng, mà chính là "máy phơi bày sự thật" của cả đội nhóm!
Thiết lập đội nhóm xuyên biên giới: Từ con số 0 đến 1
Chúc mừng bạn đã làm quen với DingTalk – "con dao Thụy Sĩ" trong giới văn phòng. Giờ hãy cùng xây dựng đội nhóm Trung - Hồng Kông riêng cho bạn! Hãy tưởng tượng: đồng nghiệp Hồng Kông còn đang uống trà chiều, trong khi đội nội địa đã làm việc được ba tiếng – thay vì liên tục gửi file qua WeChat, chi bằng hãy lập ngay một "căn cứ hợp tác xuyên không gian" trên DingTalk!
Trước tiên, mở DingTalk, nhấn vào "Danh bạ" → "Tạo doanh nghiệp", nhập tên công ty, chọn "chế độ hợp tác xuyên biên giới" (cái này không có thật, nhưng tinh thần phải đúng!). Các bước thực tế là: khi mời thành viên, thêm bằng số điện thoại hoặc email, dù là kỹ sư Thâm Quyến hay nhà thiết kế ở Đồng La Uyên, đều gia nhập trong một nốt nhạc. Tiếp theo, quyền hạn vai trò nhất định không được tùy tiện! Cần phân biệt rõ quản trị viên, trưởng phòng, thành viên bình thường, nếu không tài liệu tài chính bị thực tập sinh xóa mất thì khóc không kịp.
Sau đó, tạo nhóm cần có chiến lược. Đừng lập liền hai mươi nhóm, rồi kết quả là nhóm "thảo luận tạm thời dự án A" lẫn lộn với nhóm "tin đồn phòng trà". Gợi ý là chia nhóm theo dự án hoặc bộ phận, đồng thời bật "luật nhóm", thiết lập ai được gửi file, ai được mời người, tránh biến thành "nhóm Facebook phiên bản DingTalk".
Những thiết lập này tuy nhỏ nhặt nhưng lại là nền tảng cho việc chia sẻ tài liệu và gửi nhiệm vụ sau này – nếu không, dù chức năng có mạnh đến đâu cũng không cứu vãn được cấu trúc đội nhóm hỗn loạn.
Nghệ thuật chia sẻ tài liệu: Khiến thông tin lưu thông trơn tru
Trong công việc hàng ngày của đội nhóm Trung - Hồng Kông, tài liệu giống như "thư tình", phải gửi nhanh và chính xác. Tính năng chia sẻ tài liệu của DingTalk tựa như dịch vụ chuyển phát siêu năng lực: tự động dịch thuật, mã hóa an toàn, lại còn có xác nhận đã nhận! Tải lên tài liệu? Chỉ cần kéo và thả, file PDF, Excel, thậm chí là công thức nấu ăn gia truyền của dì bạn cũng lên đám mây trong nháy mắt. Tuyệt hơn nữa, chức năng kiểm soát phiên bản giúp loại bỏ hoàn toàn bài toán thế kỷ kiểu "bản cuối cùng_đã sửa lần nữa_thật sự là cuối cùng rồi". Mỗi lần chỉnh sửa đều tự động lưu lại lịch sử phiên bản, ai sửa dòng nào, kiểm tra một cái là rõ, không cần phải hỏi "bạn đang dùng bản nào?" nữa. Tải xuống cũng liền mạch, dù bạn đang ở tàu điện ngầm Thâm Quyến hay quán trà Hồng Kông, chỉ cần mở DingTalk là có ngay tài liệu. Còn quản lý quyền hạn giống như "bảo vệ tài liệu", bạn có thể thiết lập ai được xem, ai được chỉnh sửa, ai chỉ được nhìn mà không làm gì. Đảm bảo dữ liệu mật không bị rò rỉ. Mẹo nhỏ: tận dụng "thư mục cộng tác" để phân loại dự án, kết hợp chức năng "bình luận tài liệu" vừa xem vừa trò chuyện, tiết kiệm cả ba cuộc họp. Nhớ dọn dẹp tài liệu hết hạn định kỳ, đám mây không phải kho chứa, đừng để "lưu tạm" biến thành "quên luôn". Dùng đúng cách, chia sẻ tài liệu không chỉ là gửi file, mà là nghệ thuật khiến thông tin thực sự lưu thông.
Giao tiếp vượt không gian: họp video và tin nhắn tức thì
"Này, nghe rõ không? Bên tôi đã 11 giờ đêm rồi, bên bạn mới 8 giờ tối, tôi vừa ăn tối xong, chuẩn bị họp đây…" Câu này nghe có quen không? Rất đúng chất đội nhóm Trung - Hồng Kông! Đừng lo, tính năng họp video và tin nhắn tức thì của DingTalk chính là để giải cứu kiểu giao tiếp "người ngủ mình thức, mình thức người ngủ" này! Họp video trên DingTalk hỗ trợ tới hàng trăm người cùng lúc, hình ảnh ổn định không giật lag, dù bà dì ở Thâm Thủy Bố đang nấu ăn làm Wi-Fi chập chờn, vẫn có thể thấy rõ đồng nghiệp Thâm Quyến đang diễn giải slide PowerPoint bằng tay chân. Tuyệt hơn nữa, trong cuộc họp có thể bật phụ đề tức thì, tiếng Quan Thoại hay tiếng Quảng Đông đều được chuyển thành chữ tự động, không còn phải tranh cãi đỏ mặt vì "rada" hay "lỗi đà". Tin nhắn tức thì cũng không đơn giản chỉ là "nhận được", "OK". Bạn có thể dùng chức năng chuyển giọng nói thành chữ để trả lời nhanh, đối phương sẽ tự động dịch sang ngôn ngữ quen thuộc của họ; cũng có thể thiết lập "nhắc sau", tránh bị giật mình vì tin nhắn nửa đêm. Mẹo nhỏ: tận dụng chức năng "đã đọc/chưa đọc", ai trì hoãn, ai vô tội – một cái liếc là rõ! Cũng có thể tạo phòng chat riêng cho từng dự án, tập trung toàn bộ tài liệu, thảo luận, biên bản họp, tránh thông tin rơi vãi như thực đơn trong quán trà. Thay vì chờ may mắn đối phương lên mạng, chi bằng dùng DingTalk "đinh" luôn múi giờ, để giao tiếp không trễ, không hiểu lầm, không ngại ngùng!
Chia sẻ thực tế: Câu chuyện thành công và bài học kinh nghiệm
Khi nói đến hợp tác đội nhóm Trung - Hồng Kông, chỉ nói suông thì chưa đủ, chia sẻ tài liệu mới là "thử vàng thật sự". Đừng tưởng chỉ cần gửi một file PDF là gọi là hợp tác, điều khiến người ta đau đầu thật sự là: ai đã sửa báo cáo trang ba? Tại sao đồng nghiệp Hồng Kông vẫn đang xem bản từ hai tuần trước? Lúc này, chức năng cộng tác tài liệu đám mây của DingTalk xuất hiện như một siêu anh hùng!
Lấy một ví dụ thực tế: một công ty thiết kế, trụ sở tại Thâm Quyến, đội marketing ở Hồng Kông. Trong một lần làm đề xuất thương hiệu, hai bên sửa bản thảo ở múi giờ khác nhau, từng có lúc xuất hiện tới bảy phiên bản PowerPoint – đúng kiểu "phim kinh dị tài liệu". Kể từ khi dùng tài liệu trực tuyến + kiểm soát phiên bản của DingTalk, mọi thay đổi đều rõ ràng, ai đổi tiêu đề, ai xóa biểu đồ, dòng thời gian hiển thị rõ ràng, không cần hỏi "bạn đã xem bản mới nhất chưa?" – vì trên hệ thống chỉ có duy nhất một bản "mới nhất"!
Họ còn tạo thư mục chia sẻ liên đội nhóm, kết hợp quản lý quyền hạn: tài liệu tài chính chỉ cho người nhất định xem, bản phác thảo sáng tạo thì mở quyền chỉnh sửa. Hay nhất là tài liệu có thể gắn trực tiếp trong khung chat nhóm, click vào là sửa, sửa xong tự động lưu, ngay cả kiểu "gửi xong quên nói" cũng không còn.
Tất nhiên cũng có thách thức – ban đầu vài người chưa quen chỉnh sửa trực tuyến, vẫn thích tải về rồi tải lên. Nhưng nhắc nhở đồng bộ tự động và cảnh báo "xung đột chỉnh sửa" của DingTalk đã giúp rất nhiều, kết hợp vài buổi hướng dẫn qua trò chơi nhỏ trong đội, mọi người vừa cười vừa làm quen. Hóa ra, chia sẻ tài liệu có thể nhẹ nhàng và vui vẻ đến thế!
DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp liên hệ nhân viên hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến