Tiếng Việt
English 
اللغة العربية 
Bahasa Indonesia 
日本語 
Bahasa Melayu 
ภาษาไทย 
简体中文 
Bạn đã bao giờ thử vào cuối tháng đối chiếu thời gian làm việc, vừa tính đóng góp MPF, đầu óc gần như tê liệt, cảm giác như đang chơi trò chơi "tìm điểm khác biệt" ở mức độ khó cao chưa? Đừng lo, hệ thống nhân sự thông minh DingTalk chính là "thuốc quý" chữa căn "đau đầu nhân sự" này! Hệ thống này không chỉ giúp bạn quản lý hồ sơ nhân viên, phân ca và chấm công, mà còn có thể tự động liên kết dữ liệu MPF và giờ làm việc, biến quy trình rườm rà vốn cần tính toán thủ công và kiểm tra lặp lại thành thao tác thông minh chỉ với một cú nhấp chuột.
Hãy tưởng tượng: hệ thống tự động đồng bộ dữ liệu chấm công của từng nhân viên vào mô-đun tính lương, thông minh xác định tỷ lệ đóng góp MPF dựa trên thời gian làm việc thực tế, ngay cả nhân viên bán thời gian hay tạm thời cũng không bị bỏ sót. Ấn tượng hơn nữa, mọi bản ghi đóng góp MPF đều có thể tạo báo cáo tức thì, kết nối trực tiếp với hệ thống kế toán, bạn sẽ không còn phải vật lộn tìm kiếm trong "biển Excel" nữa. Điều này không chỉ giảm đáng kể sai sót do con người, mà còn giúp nhân viên HR nâng cấp từ "người vận chuyển con số" thành "nhà hoạch định chiến lược".
Hơn nữa, kiến trúc đám mây của DingTalk cho phép truy cập dữ liệu mọi lúc, dù là giám đốc muốn xem thống kê, kiểm toán cần trích xuất hồ sơ hay nhân viên muốn tra cứu khoản đóng góp cá nhân, đều có thể phản hồi nhanh chóng. Nói DingTalk là "dao đa năng Thụy Sĩ" của phòng nhân sự thì hoàn toàn không quá – ai lại không muốn có một đồng nghiệp vừa thông minh vừa đáng tin cậy chứ?
Tầm quan trọng của MPF
MPF nghe có vẻ như một loại bí kíp võ công huyền bí, nhưng thực tế lại là "lá chắn hưu trí" của người lao động Hồng Kông! Theo quy định pháp luật, tất cả nhân viên và chủ sử dụng lao động đủ điều kiện đều phải đóng góp hàng tháng để tích lũy quỹ hưu trí. Đây không phải hoạt động từ thiện mà là quy định pháp lý bắt buộc. Muốn trốn? Mức phạt có thể cao hơn cả khoản đóng góp MPF của bạn! Theo Điều lệ Quỹ Hưu trí Bắt buộc, chậm đóng, đóng thiếu hoặc không đóng có thể bị phạt tới 450.000 đô la Hồng Kông và tù giam 4 năm, đúng là "tương lai tài chính" tan thành mây khói. Chưa kể còn có thể bị Cơ quan Quản lý MPF công khai phê bình, uy tín doanh nghiệp lập tức lao dốc không phanh. Nhiều công ty nghĩ rằng MPF chỉ là việc kế toán mỗi tháng "ước chừng" điền biểu mẫu, nhưng thực tế số tiền đóng góp phải chính xác theo thu nhập liên quan và bản ghi giờ làm việc của nhân viên. Với nhân viên bán thời gian, trả lương theo giờ, hay thường xuyên làm thêm giờ, thu nhập biến động lớn, nếu tính thủ công thì rủi ro sai sót tăng vọt. Một khi xảy ra lỗi, không chỉ đơn thuần là bổ sung tiền, mà còn có thể gây ra vấn đề kiểm toán, khiến doanh nghiệp rơi vào khủng hoảng tuân thủ. Đó chính là lý do vì sao quản lý MPF không thể dựa vào Excel để "đoán mò". Việc tích hợp chính xác dữ liệu MPF và giờ làm việc không chỉ để tuân thủ pháp luật, mà còn thể hiện mức độ trưởng thành trong quản lý doanh nghiệp. Khi giờ làm, lương và MPF tách rời nhau, giống như nấu cơm mà không đậy nắp – cơm văng tung tóe, hỗn loạn không thể kiểm soát. Tiếp theo, hãy cùng xem DingTalk làm thế nào để nấu nồi cơm này vừa thơm ngon vừa chắc chắn.
Cách sử dụng hệ thống nhân sự thông minh DingTalk để tích hợp MPF
"Nhập liệu MPF cũng có thể dễ dàng như vậy?" Đừng nghĩ việc thiết lập dữ liệu MPF giống như điền tờ khai thuế khiến đau đầu. Với hệ thống nhân sự thông minh DingTalk, việc này đơn giản hơn cả đặt đồ ăn外卖! Chỉ cần đăng nhập hệ thống, vào ngay mô-đun quản lý lương, sau đó chọn mục con quản lý MPF, bạn như vừa mở ra một cánh cửa tự động dẫn đến tài chính minh bạch. Tại đây, các thông tin như tỷ lệ đóng góp MPF, mức thu nhập, mức miễn trừ theo độ tuổi của từng nhân viên đều có thể nhập một cú nhấp, hệ thống sẽ tự động tính toán số tiền đóng góp của nhân viên và chủ sử dụng theo quy định pháp luật, ngay cả thao tác phức tạp như "đóng bù cuối năm" cũng không cần tính toán thủ công. Tuyệt hơn nữa, hệ thống hỗ trợ chức năng nhập hàng loạt bằng Excel, nhân viên nhân sự không còn phải nhập liệu từng người, tránh nhầm lẫn như đóng góp của A Minh lại gán nhầm sang tài khoản A Cường. Việc xuất báo cáo cũng trơn tru, chỉ trong vài phút là có thể nộp dữ liệu theo yêu cầu của Cơ quan MPF. Hãy nhớ kiểm tra định kỳ xem biến động thu nhập nhân viên đã được cập nhật đồng bộ hay chưa, nếu không có thể xảy ra tình huống "báo lương 30.000 trong khi thực tế là 50.000", lúc đó không chỉ xấu hổ mà còn có nguy cơ bị phạt đau đớn. Việc tích hợp này không chỉ tiết kiệm thời gian, mà còn giảm rủi ro tuân thủ xuống mức ổn định như tín hiệu Wi-Fi đầy vạch.
Ghi nhận giờ làm việc và tích hợp
Ở phần trước chúng ta đã nói về cách nhập dữ liệu MPF vào hệ thống nhân sự thông minh DingTalk, vậy câu hỏi đặt ra là: dữ liệu này sẽ "kết đôi" với ai? Câu trả lời chính là: dữ liệu giờ làm việc! Không có giờ làm, MPF giống như chiếc điện thoại thông minh không có Wi-Fi, nhìn thì hiện đại nhưng thực tế không dùng được. Mô-đun quản lý chấm công của DingTalk thực sự là "đạo diễn tự động" trong lĩnh vực giờ làm. Bạn có thể thiết lập quy tắc khác nhau cho từng bộ phận, ví dụ bộ phận bán hàng áp dụng giờ làm linh hoạt, còn bộ phận kho thì phải nghiêm túc chấm công vào ra. Nhân viên chỉ cần nhấn nút "chấm công" trên điện thoại, hệ thống lập tức ghi nhận thời gian, ngay cả khi họ lén rời đi sớm 5 phút cũng không thoát khỏi "tầm mắt pháp lý" của hệ thống. Tuyệt hơn nữa, đơn xin làm thêm giờ cũng có thể gửi trực tuyến, quản lý chỉ cần vuốt điện thoại vài cái là duyệt, mọi bản ghi tự động đồng bộ vào bảng tổng hợp giờ làm. Điểm quan trọng nhất – dữ liệu giờ làm chính xác này sẽ tự động "nắm tay" với việc tính toán MPF. Ví dụ, một nhân viên làm thêm 30 giờ trong tháng, hệ thống không chỉ tính tiền làm thêm mà còn cập nhật cơ sở đóng góp MPF theo thu nhập thực tế, hoàn toàn không cần thủ công cộng gộp, dán dính. Cảnh tượng kế toán ôm đầu tính toán mỗi cuối tháng xưa kia nay chỉ còn lại thông báo nhẹ nhàng: "Báo cáo đã được tạo, vui lòng kiểm tra". Đây không phải công nghệ, mà là phép màu.
Chia sẻ trường hợp thực tế
Chị Tiểu Lý, nhân viên nhân sự của một doanh nghiệp bán lẻ lớn, trước đây mỗi cuối tháng đều nhăn nhó như đang giải một bài toán vô tận – đối chiếu thủ công dữ liệu MPF và giờ làm việc. Mỗi lần nhân viên chấm công, làm thêm, xin nghỉ, tuyển dụng hay nghỉ việc đều phải đối chiếu, chỉ cần sơ suất nhỏ là có thể thiếu đóng MPF hoặc bị Bộ Lao động "quan tâm". Kể từ khi triển khai hệ thống nhân sự thông minh DingTalk, bàn làm việc của chị Tiểu Lý cuối cùng đã chuyển mình từ "hiện trường thảm họa" thành "trung tâm chỉ huy công nghệ". Giờ đây, hệ thống tự động tích hợp dữ liệu chấm công thực tế và thông tin lương của từng nhân viên, số tiền đóng góp MPF được tạo ra chỉ với một cú nhấp, thậm chí còn hiển thị nhắc nhở nhẹ nhàng trước 7 ngày đến hạn đóng, đúng giờ hơn cả mẹ nhắc bạn ăn cơm. Tuyệt hơn nữa, khi nhân viên mới vào làm, hệ thống tự động kích hoạt nhiệm vụ nộp hồ sơ, các biểu mẫu MPF, giấy tờ tùy thân đều phải đầy đủ, nếu thiếu thì quy trình bị đình trệ, ngay cả quản lý cũng phải theo dõi sát sao. Từng có ông chủ cười nói: "Trước kia là HR đuổi theo nhân viên, giờ là hệ thống đuổi theo từng người nộp bài tập!" Thậm chí một quản lý chi nhánh còn phát hiện, sau khi tích hợp dữ liệu, việc phân ca trở nên chính xác hơn, chi phí nhân lực giảm 12%. Hóa ra hệ thống có thể phân tích thời điểm cao điểm và bố trí nhân sự, tự động đề xuất điều chỉnh ca làm, ngay cả khoản đóng góp MPF cũng có thể dự báo. Đây không phải phép màu, mà là dữ liệu đang nhảy múa – và DingTalk chính là nhạc trưởng.
DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp liên hệ đội ngũ chăm sóc khách hàng trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến