Hệ thống tự động hóa DingTalk: Khiến thông báo và nhắc nhở bay cao

Bạn đã bao giờ họp xong mới phát hiện mình quên trả lời tin nhắn của sếp? Hoặc khi dự án đã đổ bể, bạn mới giật mình nhận ra hạn chót đã qua từ hôm qua? Đừng lo, không phải trí nhớ của bạn có vấn đề, mà là bạn chưa bật "hệ thống tự động hóa DingTalk" – một trợ thủ siêu cấp như trong game vậy!

Hệ thống này giống như một nhân viên hành chính nhỏ trong văn phòng, luôn tỉnh táo và chẳng bao giờ quên việc gì. Nó không cần uống cà phê, không nghỉ phép, cũng chẳng vì tâm trạng xấu mà bỏ quên thông báo. Chỉ cần thiết lập quy tắc, nó sẽ tự động gửi nhắc nhở và thông báo giúp bạn – dù là tiến độ dự án bị đình trệ, cuộc họp sắp bắt đầu, hay sinh nhật đồng nghiệp đến, nó đều có thể gõ nhẹ (hoặc nghiêm khắc) vào đầu mọi người đúng lúc.

Điều tuyệt vời nhất là những lời nhắc này không hề mang giọng điệu máy móc nhàm chán. Bạn có thể tự tùy chỉnh điều kiện kích hoạt, định dạng nội dung, thậm chí thêm biểu tượng cảm xúc hay đường link, để tin nhắn vừa chuyên nghiệp lại vừa ấm áp tình người. Quan trọng hơn, nó có thể gửi qua nhiều kênh – tin nhắn trong ứng dụng DingTalk, SMS, email, ba mũi tên cùng bắn, đảm bảo không ai có thể giả vờ “không thấy”.

Hãy hình dung, khi tất cả đều tiếp nhận thông tin theo cùng một nhịp điệu, sự phối hợp nhóm sẽ hài hòa như một bản giao hưởng. Tiếp theo, hãy cùng tìm hiểu cách ra lệnh chính xác cho vị tiểu tiên này, để những lời nhắc thực sự cất cánh bay.

Vẫn đang dùng đồng hồ báo thức trên điện thoại để nhắc sếp họp? Hay dán giấy nhớ khắp nơi để nhớ ngày hết hạn dự án? Tỉnh dậy nào, đồng đội! Chức năng nhắc nhở của hệ thống tự động hóa DingTalk mạnh đến mức ngay cả việc con mèo nhà bạn làm đổ bình hoa cũng có thể tự động báo động. Bây giờ, hãy cùng học cách huấn luyện vị “quản gia kỹ thuật số” này thật ngoan ngoãn.

Trước hết, điều kiện kích hoạt chính là linh hồn – bạn có thể thiết lập để hệ thống tự động khởi động khi đến thời điểm, nhiệm vụ hoàn thành, hoặc ngay sau khi biểu mẫu được gửi. Ví dụ: mỗi sáng thứ Hai lúc 9 giờ, hệ thống tự động nhắc cả nhóm nộp báo cáo tuần; hoặc khi trạng thái dự án chuyển thành “đã hoàn thành”, hệ thống sẽ tự động thông báo cho quản lý kiểm duyệt. Tiếp theo, đừng chỉ viết nội dung kiểu “nhớ làm nhé”, hãy thêm gia vị! Nhúng đường link, đính kèm biểu đồ tiến độ, thậm chí chèn một GIF vui nhộn để nhắc mọi người thư giãn – hiệu quả sẽ tăng gấp đôi.

Tần suất thiết lập cũng cực kỳ linh hoạt: nhắc một lần phù hợp với sự kiện khẩn cấp, lặp định kỳ dùng để thông báo trước các cuộc họp hàng tháng, còn nhắc theo chu kỳ thì xử lý tốt các đánh giá hiệu suất theo quý. Ví dụ, bộ phận nhân sự có thể thiết lập gửi lời chúc sinh nhật tự động mỗi tháng 3 cho các nhân viên sinh trong tháng, kèm theo thiệp điện tử và phong bì đỏ nhỏ – vừa ấm áp lại chẳng tốn công sức.

Biết tận dụng các thiết lập này, đội ngũ của bạn sẽ chẳng còn bỏ lỡ việc quan trọng nào, kể cả những người mắc chứng trì hoãn nặng cũng sẽ bắt đầu điểm danh đúng giờ.

Lần trước chúng ta đã khiến các lời nhắc vang lên đúng giờ như chiếc đồng hồ báo thức, lần này, hãy để thông báo được vận chuyển chính xác như một món hàng快递! Chức năng “gửi thông báo” của hệ thống tự động hóa DingTalk không đơn thuần là gửi tin nhắn hàng loạt, mà có thể căn theo nhịp độ công việc, đưa thông tin đến đúng người, đúng thời điểm và bằng đúng phương thức phù hợp.

Trước hết, việc chọn đối tượng nhận giống như đặt外卖 chọn khu vực giao hàng – có thể là toàn bộ nhân viên, một bộ phận cụ thể, hoặc thậm chí một nhóm dự án nhỏ. Nội dung thông báo cũng không chỉ giới hạn ở chữ viết, bạn có thể chèn ảnh, tài liệu hay liên kết siêu văn bản, giúp thông báo trở nên sinh động hơn. Đặc biệt nhất là cách thức gửi: gửi ngay rất phù hợp với tình huống bất ngờ, gửi theo lịch giúp lên kế hoạch trước, còn gửi định kỳ thì lý tưởng cho các cuộc họp định kỳ hàng tuần hoặc nhắc báo cáo tháng – đúng là “cứu tinh của người lười”.

Ví dụ: công ty vừa cập nhật chính sách nghỉ phép? Chỉ cần thiết lập một lần, nhân viên mới vừa vào làm sẽ tự động nhận được thông báo. Tiệc cuối năm sắp rút thăm trúng thưởng? Trước sự kiện 30 phút, hệ thống tự động đẩy thông báo đến nhóm hành chính. Gặp sự cố mất điện đột xuất? Ngay lập tức gửi thông báo khẩn cấp đến toàn bộ nhân viên, kèm theo sơ đồ quy trình ứng phó. Giờ đây, bạn không còn phải chạy theo từng người kêu “thấy thì phản hồi nha”, tin tức sẽ bay nhanh hơn cả tin đồn!

Mẹo thực tế để tối ưu hóa hệ thống tự động hóa không chỉ đơn giản là để các lời nhắc “cất cánh”, mà còn phải đảm bảo chúng không bay loạn xạ như đàn ong, khiến mọi người hoa mắt chóng mặt. Hãy hình dung: buổi sáng 9 giờ, điện thoại của Tiểu Lý đã nhận được 15 tin nhắn nhắc nhở từ các dự án khác nhau – “tài liệu chờ duyệt”, “hội nghị còn 3 phút nữa”, “phiếu thanh toán thiếu dữ liệu”… Đây không phải là tự động hóa, mà là quấy rối tự động!

Để tránh kiểu “bom tấn nhắc nhở” này, chiêu đầu tiên là tích hợp nhiều quy tắc tự động hóa. Ví dụ, gộp tất cả các nhắc nhở tiến độ dự án vào một bản “tóm tắt nhiệm vụ hàng ngày”, cứ mỗi sáng 10 giờ gửi một lần thay vì mỗi khi có thay đổi lại nhảy lên hù dọa người. Chiêu thứ hai là thiết lập mức độ ưu tiên cho nhắc nhở: sự kiện khẩn cấp thì nhấp nháy màu đỏ, thông báo thông thường cứ yên lặng nằm trong danh sách tin nhắn. Lửa cháy khẩn cấp và đồng hồ báo thức, sao có thể đối xử như nhau được?

Cuối cùng đừng quên thường xuyên dọn dẹp các quy tắc vô hiệu. Dự án đã kết thúc rồi mà lời nhắc tự động vẫn còn sống, ngày ngày điểm danh như ma về? Đây đâu phải cảnh trong phim kinh dị. Một nhóm từng phát hiện họ vẫn còn 7 thông báo tự động đang chạy cho sự kiện “Chuẩn bị đại hội năm 2022”! Thường xuyên kiểm tra và tắt các quy tắc đã hết hạn, hệ thống tự động hóa mới nhẹ nhàng như chim én, thực sự trở thành đôi cánh cho sự phối hợp nhóm, chứ không phải quả tạ buộc vào chân.

Khi nói đến chức năng nhắc nhở và thông báo của hệ thống tự động hóa DingTalk, nó không chỉ đơn thuần “ting” một tiếng rồi xong. Nó giống như một trợ lý siêu cấp trực tuyến 24/7, nhớ rõ hơn cả bạn và còn tính tình cực kỳ dễ chịu, chưa từng một lần than phiền làm thêm giờ. Một công ty công nghệ đã áp dụng triệt để điều này – họ giao toàn bộ việc mời họp, gửi chương trình nghị sự, nhắc nhở vắng mặt cho quy trình tự động hóa. Mỗi lần trước cuộc họp 15 phút, hệ thống tự động gửi nhắc việc; ai đi muộn sẽ lập tức bị đánh dấu và thông báo đến quản lý. Kết quả? Tỷ lệ đúng giờ tăng vọt từ 68% lên 94%, ngay cả các kỹ sư vốn thích xuất hiện muộn nhất cũng bắt đầu điểm danh sớm 5 phút.

Xét đến lĩnh vực giáo dục, một trung tâm đào tạo ngoại ngữ sử dụng hệ thống tự động hóa để quản lý việc điểm danh học sinh – đúng là cứu tinh của giáo viên. Sau khi học sinh quét mã điểm danh, hệ thống ngay lập tức gửi tin nhắn chào mừng; nếu đi muộn quá 10 phút, phụ huynh và chủ nhiệm lớp sẽ đồng thời nhận được thông báo. Chỉ sau một tháng, tỷ lệ đi muộn giảm 40%, có học sinh còn cười nói: “Giờ trốn học tốn kém quá, điện thoại biết tôi chưa đi học còn sớm hơn cả thầy cô.”

Còn trong ngành bán lẻ, một chuỗi cửa hàng dùng hệ thống tự động kích hoạt nhắc nhở đặt hàng khi tồn kho thay đổi – khi lượng hàng tồn dưới mức an toàn, người phụ trách sẽ nhận thông báo ngay lập tức; nếu hàng dư thừa, hệ thống tự động đề xuất chương trình khuyến mãi. Không chỉ giảm 70% tình trạng hết hàng, mà nhân viên kho còn bắt đầu tranh thủ thời gian rảnh nghiên cứu chứng khoán – bởi giờ đây họ chẳng còn phải suốt ngày ngồi refresh bảng Excel để kiểm tra số liệu nữa.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!