Bạn đã bao giờ nghĩ nhân viên điều dưỡng phải đối mặt với bao nhiêu “thảm họa sắp ca” trong một ngày chưa? Có người bị điện thoại đánh thức lúc ba giờ sáng, phát hiện mình vô cớ bị xếp ca sáng; có người vui vẻ lên kế hoạch du lịch cuối tuần, ai ngờ ngày trước khi đi làm mới biết bị đổi ca. Những chuyện này không phải tình tiết phim, mà là “kịch bản kinh dị về ca trực” diễn ra mỗi ngày trong bệnh viện.
Xếp ca thủ công truyền thống giống như dùng bàn tính để đánh trận không gian – chậm chạp, dễ sai sót và thường khiến người ta đau đầu. Quản lý thức đêm vẽ bảng biểu, còn điều dưỡng thì không hiểu ai thay ca cho ai, việc giao tiếp hoàn toàn dựa vào truyền miệng hoặc một tờ giấy dán trên cửa phòng nghỉ, gió thổi một cái là bay mất. Chưa kể khi có người đột xuất xin nghỉ, toàn bộ lịch trực lập tức đổ sập như những quân bài dominos, cấp cứu còn không gấp đến thế!
Xếp ca bằng tay không chỉ tốn thời gian, công sức mà còn dễ gây hiểu lầm và xung đột cảm xúc. Đã nói rõ luân phiên nghỉ rồi, nhưng hệ thống không cập nhật, đến tận bệnh viện mới biết “hôm nay bạn có ca”. Trong tình huống như vậy, dù là nhân viên điều dưỡng tận tâm đến đâu cũng muốn hét lên: “Tôi không phải siêu nhân, tôi cũng cần được thở nữa!”
Còn tệ hơn nữa là khi có sự thay đổi, thông tin truyền đạt giống như trò chơi “truyền điện”, càng truyền càng sai lệch. Ai sẽ thay ca? Giao ca lúc nào? Cuối cùng thường biến thành chuỗi tin nhắn vô tận trong nhóm chat kiểu “xác nhận lại nhé”, “tôi thấy cái khác cơ”. Đây không còn là chăm sóc bệnh nhân, đây là thử thách tâm lý!
Giới thiệu chức năng hệ thống xếp ca DingTalk
Tự động tạo lịch trực, nghe có vẻ như phép thuật phải không? Nhưng đây không phải thời khóa biểu của Harry Potter, mà là khả năng thực sự của hệ thống xếp ca dành cho nhân viên điều dưỡng Hồng Kông trên DingTalk! Trước kia trưởng khoa cầm bút gạch gạch trên giấy, vừa tính nhân lực vừa gọi điện xác nhận ai có thể thay ca,简直 như đang giải một câu đố Sudoku không lời giải. Giờ đây, hệ thống sẽ tự động lập lịch hợp lý nhất dựa trên trình độ, giới hạn thời gian làm việc, nguyện vọng nghỉ ngơi của từng điều dưỡng viên, thậm chí cả những nhu cầu mang tính nhân văn như “tôi không trực đêm vì mèo nhà tôi sợ tối”. Hơn nữa, thuật toán thông minh đến mức đáng sợ – nó sẽ không để bạn trực ca sáng liền ba ngày rồi chuyển sang ca đêm, cũng sẽ không để nhân viên mới ngày đầu tiên phải một mình canh phòng ICU, giống như một trợ lý siêu cấp làm việc 24/7 và còn biết đồng cảm.
Cập nhật thông tin ca trực theo thời gian thực mới chính là vị cứu tinh đích thực xuất hiện. Ai xin nghỉ, ai đột xuất gặp sự cố, ai tình nguyện trực thêm ca, chỉ cần quản trị viên điều chỉnh một lần, thông tin sẽ đồng bộ ngay lập tức trên điện thoại tất cả mọi người. Không còn phải dựa vào truyền miệng hay ghép nối mười tin nhắn chưa đọc trong nhóm chat để tìm ra sự thật, tránh được cảnh “tôi tưởng anh đi cơ mà” – tình huống kinh điển thường thấy trong phim y tế hàng năm.
Chức năng nhắc nhở thông báo còn chu đáo đến mức giống như mẹ bạn luôn lo lắng – lịch trực mới đã ra? Ting! Ngày mai phải trực ca đêm dài? Ting! Đột xuất đổi ca? Ting ting ting! Tin nhắn DingTalk bật lên trực tiếp, muốn quên cũng khó. Ba chức năng kết hợp lại, đúng là “lá chắn chống nổ” trong lĩnh vực xếp ca, giữ mọi hỗn loạn ở ngoài cửa buồng bệnh.
Cách sử dụng hệ thống xếp ca DingTalk
Tải xuống và cài đặt ứng dụng DingTalk, giống như đội chiếc mũ điều dưỡng thông minh lên điện thoại của bạn vậy! Dù bạn là fan trung thành của iPhone hay thành viên đội Android, chỉ cần mở App Store hoặc Google Play, tìm kiếm từ khóa “DingTalk”, nhấn một cái là xong. Sau khi cài đặt xong, đừng vội thoát đi – đây chính là người bạn đồng hành thần kỳ cho việc xếp ca tương lai của bạn, đáng để được đặt ở vị trí nổi bật trên màn hình chính.
Tiếp theo, đăng ký tài khoản và đăng nhập. Dùng tài khoản làm việc do bệnh viện cung cấp để đăng nhập là tiện lợi nhất, chỉ một giây là trở thành nhân viên chính thức trong hệ thống. Nếu quên mật khẩu cũng đừng lo, dù sao thì nhân viên y tế nhớ liều lượng thuốc còn thành thạo hơn nhớ mật khẩu, chỉ cần nhấn “Quên mật khẩu” là có thể dễ dàng đặt lại.
Sau khi vào màn hình chính, tìm mục “Hệ thống xếp ca”, giống như tìm trạm điều dưỡng trong phòng bệnh vậy, rất tự nhiên. Vào bên trong, cài đặt thông tin cá nhân và sở thích về ca trực – muốn tránh cuối tuần? Hay hy vọng mỗi tháng được nghỉ cố định vài ngày? Hãy nói hết với hệ thống, nó còn hiểu bạn hơn cả trưởng khoa giàu kinh nghiệm.
Sau khi thiết lập xong, xem và điều chỉnh lịch trực trở nên trực quan như lướt mạng xã hội. Phát hiện xung đột? Chỉ cần gửi yêu cầu đổi ca, quản lý phê duyệt một cú nhấp, không cần phải chạy đuổi theo ai đó nữa. Cuối cùng, nhận thông báo nhắc nhở, sẽ không còn lo bỏ lỡ ca trực, bởi ngay cả mẹ bạn cũng chưa chắc đã nhắc nhở chu đáo đến thế!
Lợi ích của hệ thống xếp ca DingTalk
Hai chữ “xếp ca”, đối với nhân viên điều dưỡng mà nói, đúng là từ ngữ thuộc cấp độ ác mộng – trước kia dựa vào sổ tay, Excel hay thậm chí là truyền đạt bằng miệng, ai trực ca đêm, ai nghỉ, đều phụ thuộc vào trí nhớ và may rủi. Nhưng kể từ khi hệ thống xếp ca DingTalk xuất hiện tại giới y tế Hồng Kông, cuộc chiến hỗn loạn “trực ca” này cuối cùng đã迎来 vị cứu tinh công nghệ! Xếp ca tự động không chỉ đơn giản là đưa bảng biểu lên điện thoại, mà là hoàn toàn thay đổi mô hình làm việc. Hệ thống tự động tạo lịch trực theo các quy tắc đã định, không còn cần quản lý thức đêm điều chỉnh thủ công, thời gian tiết kiệm được đủ để pha ba ly cà phê và nghỉ ngơi mười phút.
Lỗi do con người? Tạm biệt nhé! Những vấn đề phổ biến trước đây như xếp trùng ca, bỏ sót ca, làm việc quá giờ vi phạm quy định… nay đều bị hệ thống chặn lại ngay lập tức. Giống như có một giám đốc AI nghiêm khắc và không biết mệt suốt 24 giờ giám sát từng bảng lịch trực, đảm bảo tuân thủ quy định một cách chính xác. Thú vị hơn nữa, mọi thay đổi đều được đồng bộ ngay lập tức và gửi thông báo đẩy, không còn lo đồng nghiệp không nhìn thấy thông báo mà đi nhầm ca. Giao tiếp không còn sai lệch, hợp tác nhóm lập tức được nâng cấp.
Điều khiến người ta cảm động nhất là – nhân viên điều dưỡng cuối cùng đã có “quyền lựa chọn”. Thông qua hệ thống, việc xin đổi ca, hoán ca hay ghi chú nhu cầu cá nhân không còn giống như “báo cáo lén”, mà là một quy trình hợp lý, chính đáng. Người thì cần đón con tan học, người thì muốn tránh trực đêm liên tục, hệ thống đều có thể xử lý linh hoạt. Khi việc xếp ca không còn giống như bốc thăm, mức độ hài lòng với công việc tự nhiên tăng lên, kéo theo giảm thiểu tình trạng chảy máu chất xám, ban quản lý bệnh viện cười đến khép không lại miệng.
Chia sẻ trường hợp thực tế
“Địa ngục xếp ca” biến thành “khoảng thời gian hạnh phúc”? Bạn không nghe nhầm đâu, đây không phải ma thuật, mà là sức mạnh của DingTalk! Một bệnh viện công lớn sau khi áp dụng hệ thống xếp ca DingTalk, hiệu suất làm việc của nhân viên điều dưỡng đã tăng tới 30% – không phải cảm giác tăng 30%, mà là tiết kiệm được đúng 30% thời gian thực tế! Trước kia điều dưỡng trẻ Tiểu May mỗi ngày phải mất nửa tiếng vật lộn với bảng xếp ca dạng giấy, giờ chỉ cần lướt điện thoại, lịch trực tự động được tạo ra, còn có thể xem ngay yêu cầu thay ca của đồng nghiệp. Cô ấy cười nói: “Trước kia đổi ca giống như chơi trốn tìm, giờ đây đơn giản như đặt đồ ăn外卖!”
Câu chuyện của bệnh viện thứ hai còn ấn tượng hơn. Suốt thời gian dài, tranh cãi về ca trực giống như “virus vô hình” trong bệnh viện, lan truyền sự oán giận và kiệt sức. Kể từ khi DingTalk đi vào hoạt động, hệ thống tự động cân bằng lịch trực dựa trên thâm niên, nhu cầu nghỉ ngơi và quy định pháp luật, ngay cả ca đêm khó tính nhất cũng được phân bổ công bằng. Quản lý Lão Trương thừa nhận: “Trước kia mỗi tuần đều phải đóng vai ‘thẩm phán xếp ca’ để hòa giải tranh chấp, giờ đây hộp thư của tôi cuối cùng cũng được yên tĩnh rồi!”
Những điều này không phải huyền thoại, mà là cuộc cách mạng đang âm thầm xảy ra tại các cơ sở y tế Hồng Kông. DingTalk không chỉ là công cụ, mà còn là vũ khí bí mật giúp nhân viên điều dưỡng lấy lại nhịp sống – vì rốt cuộc, trước khi chăm sóc người khác, bản thân được chăm sóc chu đáo mới là điểm khởi đầu thực sự của chuyên môn.
We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at