ระบบอัตโนมัติของ DingTalk: ทำให้การแจ้งเตือนและการประกาศบินได้

คุณเคยไหม หลังจากประชุมเสร็จแล้วถึงนึกได้ว่าลืมตอบข้อความหัวหน้า หรือโครงการจะพังอยู่แล้วเพิ่งรู้ตัวว่าวันครบกำหนดผ่านไปเมื่อวานแล้ว? ไม่ต้องกังวล ปัญหานี้ไม่ใช่เพราะความจำของคุณเสื่อม แต่เป็นเพราะคุณยังไม่ได้เปิดใช้งาน "ระบบอัตโนมัติของ DingTalk" ซึ่งเป็นฟีเจอร์เสริมระดับสุดยอด!

ระบบนี้เหมือนกับภูติเล็กๆ ฝ่ายธุรการในสำนักงานที่ไม่มีวันลืมสิ่งใดเลย และยังไม่ต้องดื่มกาแฟ ไม่ลาหยุด และไม่ส่งการแจ้งเตือนลืมเพราะอารมณ์ไม่ดีอีกด้วย เพียงแค่ตั้งค่าเงื่อนไขไว้ มันก็จะส่งการแจ้งเตือนและประกาศให้อัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นโครงการติดขัด การประชุมกำลังจะเริ่ม หรือแม้แต่วันเกิดเพื่อนร่วมงาน มันก็สามารถเคาะหัวทุกคนได้อย่างทันเวลา ทั้งอบอุ่นใจ (หรือจริงจัง) ตามที่คุณต้องการ

ที่เจ๋งที่สุดคือ การแจ้งเตือนเหล่านี้ไม่ใช่คำพูดแบบหุ่นยนต์ซ้ำๆ เหมือนกันทุกวัน คุณสามารถกำหนดเองได้ทั้งเงื่อนไขการกระตุ้น รูปแบบเนื้อหา รวมถึงใส่อีโมจิหรือลิงก์เพื่อให้ข้อความดูเป็นทางการแต่แฝงความเป็นมนุษย์ได้ ที่สำคัญไปกว่านั้น ระบบสามารถส่งผ่านหลายช่องทาง — ข้อความในแอปพลิเคชัน DingTalk ข้อความ SMS และอีเมล สามช่องทางพร้อมกัน เพื่อให้มั่นใจว่าไม่มีใครจะสามารถทำเป็น "ไม่เห็น"

ลองนึกภาพดูว่า เมื่อทุกคนได้รับข้อมูลพร้อมกันในจังหวะเดียวกัน การทำงานร่วมกันของทีมจะราบรื่นเหมือนวงดนตรีซิมโฟนี ต่อไปนี้ เราจะมาดูกันว่า จะสั่งงานภูติน้อยคนนี้อย่างไรให้แม่นยำ เพื่อให้การแจ้งเตือนบินได้จริงๆ

ยังใช้นาฬิกาปลุกในโทรศัพท์เตือนหัวหน้าเรื่องการประชุมอยู่อีกหรือ? หรือยังต้องพึ่งสติกเกอร์แปะโน้ตเพื่อจำวันหมดเขตของโปรเจกต์อยู่? ตื่นได้แล้วเพื่อน! ฟีเจอร์การแจ้งเตือนของระบบอัตโนมัติ DingTalk นั้นแรงจนแมวของคุณล้มแจกัน ก็ยังสามารถแจ้งเตือนอัตโนมัติได้เลยทีเดียว ตอนนี้เราลองมาดูวิธีปรับแต่ง "ผู้ช่วยดิจิทัล" ตัวนี้ให้อยู่ในโอวาทกัน

ก่อนอื่น สิ่งสำคัญที่สุดคือ "เงื่อนไขการกระตุ้น" — คุณสามารถตั้งให้เริ่มแจ้งเตือนเมื่อถึงเวลาที่กำหนด เมื่องานเสร็จสมบูรณ์ หรือแม้แต่เมื่อมีการส่งแบบฟอร์ม เช่น ทุกเช้าวันจันทร์ เวลา 9 นาฬิกา แจ้งเตือนทีมให้ส่งรายงานรายสัปดาห์โดยอัตโนมัติ หรือเมื่อสถานะโครงการเปลี่ยนเป็น "เสร็จสิ้น" ก็แจ้งเตือนผู้บริหารให้ตรวจสอบทันที ต่อมา อย่าเขียนข้อความแจ้งเตือนแค่ว่า "อย่าลืมทำนะ" ใส่อะไรเพิ่มเข้าไปหน่อย! แทรกลิงก์ อัปโหลดแผนภูมิความคืบหน้า หรือใส่ GIF ตลกๆ เพื่อเตือนให้ทุกคนผ่อนคลาย รับรองว่าผลลัพธ์จะดีขึ้นเป็นเท่าตัว

การตั้งความถี่ก็ยืดหยุ่นมาก: การแจ้งเตือนครั้งเดียวเหมาะกับเหตุการณ์ฉุกเฉิน การแจ้งเตือนแบบทำซ้ำเป็นประจำเหมาะสำหรับการแจ้งเตือนการประชุมรายเดือน ส่วนการแจ้งเตือนตามรอบเวลา ก็สามารถใช้จัดการการประเมินผลงานรายไตรมาสได้ ยกตัวอย่าง เช่น ฝ่ายบุคคลสามารถตั้งให้ส่งข้อความอวยพรวันเกิดพร้อมการ์ดอิเล็กทรอนิกส์และอั่งเปาเล็กๆ ให้กับพนักงานที่เกิดในเดือนนั้นทุกปีในเดือนมีนาคม ทั้งอบอุ่นและไม่ต้องเสียแรง

ใช้การตั้งค่านี้อย่างเหมาะสม ทีมของคุณจะไม่พลาดสิ่งสำคัญใดๆ อีกเลย แม้แต่คนที่เป็นโรคเรื้อรังเรื่องการล่าช้าก็จะเริ่มลงเวลาตรง

เมื่อก่อนเราทำให้การแจ้งเตือนดังขึ้นเหมือนนาฬิกาปลุก ตอนนี้เราจะทำให้การประกาศส่งถึงมืออย่างแม่นยำเหมือนพัสดุจัดส่ง! ฟีเจอร์ "ส่งประกาศ" ของระบบอัตโนมัติ DingTalk ไม่ใช่แค่ส่งข้อความกลุ่มธรรมดา แต่สามารถส่งข้อความถึงคนที่ถูกต้อง ในเวลาที่ถูกต้อง และด้วยวิธีที่ถูกต้อง ตามจังหวะการทำงานขององค์กร

ก่อนอื่น การเลือกผู้รับก็เหมือนกับการเลือกพื้นที่จัดส่งเวลาสั่งอาหาร — อาจเป็นพนักงานทั้งหมด แผนกเฉพาะ หรือแม้แต่ทีมงานโครงการใดโครงการหนึ่ง เนื้อหาที่ตั้งก็ไม่จำกัดแค่ข้อความ แต่ยังสามารถแนบรูปภาพ เอกสาร หรือลิงก์ภายนอก เพื่อให้ประกาศน่าสนใจยิ่งขึ้น ที่เจ๋งที่สุดคือ รูปแบบการส่ง: การส่งทันทีเหมาะกับสถานการณ์ฉุกเฉิน การส่งตามเวลาที่จองไว้ล่วงหน้าช่วยเตรียมการล่วงหน้าได้ดี และการส่งตามรอบเวลาก็เหมาะสำหรับการแจ้งเตือนประชุมรายสัปดาห์หรือรายงานรายเดือน เรียกได้ว่าเป็น "พระเอกของคนขี้เกียจ"

ยกตัวอย่าง เช่น บริษัทอัปเดตนโยบายการลาใหม่? ตั้งการแจ้งอัตโนมัติเพียงครั้งเดียว พนักงานใหม่ที่เริ่มงานก็จะได้รับโดยอัตโนมัติ งานเลี้ยงสิ้นปีจะจับรางวัล? ส่งการแจ้งเตือนอัตโนมัติไปยังกลุ่มฝ่ายธุรการก่อนงาน 30 นาที หากเกิดไฟดับกะทันหัน? ส่งประกาศฉุกเฉินไปยังทุกคนพร้อมแนบรูปแผนปฏิบัติการฉุกเฉิน ไม่ต้องวิ่งไล่ตะโกนว่า "เห็นแล้วตอบด้วย" อีกต่อไป เพราะข้อความจะไวแรงกว่าข่าวลือ!

เทคนิคการปรับปรุงประสิทธิภาพระบบอัตโนมัติ ไม่ใช่แค่ทำให้การแจ้งเตือน "บิน" ได้เท่านั้น แต่ต้องมั่นใจว่าพวกมันจะไม่บินวุ่นวายเหมือนฝูงผึ้งที่คอยรบกวนจนทุกคนหัวหมุน ลองนึกภาพตาม: เช้าวันหนึ่ง เวลา 9 โมง นายหลี่มือถือขึ้นมาดู ก็พบว่ามือถือของเขาได้รับการแจ้งเตือนจาก DingTalk 15 รายการจากโครงการต่างๆ กัน — "รอตรวจสอบเอกสาร", "การประชุมเหลืออีก 3 นาที", "ใบเบิกขอข้อมูลเพิ่มเติม"... นี่ไม่ใช่ระบบอัตโนมัติ แต่เป็นการรบกวนอัตโนมัติ!

เพื่อหลีกเลี่ยง "การโจมตีด้วยการแจ้งเตือน" แบบนี้ วิธีแรกคือ รวมกฎอัตโนมัติหลายๆ รายการเข้าด้วยกัน เช่น รวมการแจ้งเตือนความคืบหน้าของทุกโครงการไว้ใน "สรุปงานรายวัน" ฉบับเดียว และส่งพร้อมกันเวลา 10.00 น. ทุกวันแทนที่จะแจ้งทันทีทุกครั้งที่มีการเปลี่ยนแปลง วิธีที่สองคือตั้ง ลำดับความสำคัญของการแจ้งเตือน เช่น เหตุการณ์ฉุกเฉินแสดงด้วยสีแดงกระพริบ ส่วนการแจ้งทั่วไปก็แค่อยู่เงียบๆ ในรายการข้อความ อย่างเหตุเพลิงไหม้กับนาฬิกาปลุก จะเทียบกันได้อย่างไร?

สุดท้ายอย่าลืม ลบกฎที่ไม่จำเป็นออกเป็นประจำ โครงการจบไปแล้ว แต่การแจ้งเตือนอัตโนมัติยังคงทำงานอยู่และโผล่มาทุกวันเหมือนผี? นี่ไม่ใช่ฉากในหนังผีแน่นอน มีทีมหนึ่งเคยพบว่า ยังมีการแจ้งเตือนอัตโนมัติ 7 รายการที่ยังทำงานอยู่สำหรับ "การเตรียมงานเลี้ยงปี 2022"! การตรวจสอบและปิดใช้งานกฎที่หมดอายุเป็นประจำ จะทำให้ระบบอัตโนมัติของคุณเบาสบายเหมือนนก กลายเป็นปีกที่ช่วยให้ทีมทำงานร่วมกันได้อย่างราบรื่น ไม่ใช่ก้อนเหล็กที่ลากขาคุณไว้

เมื่อพูดถึงระบบอัตโนมัติของ DingTalk สำหรับการแจ้งเตือนและการประกาศ มันไม่ใช่แค่เสียง "ดิงดอง" แล้วจบ แต่更像是เลขานุการสุดยอดที่ออนไลน์ตลอด 24 ชั่วโมง จำได้แม่นยำกว่าคุณ และยังอารมณ์ดี ไม่เคยบ่นเรื่องโอที บริษัทเทคโนโลยีแห่งหนึ่งเข้าใจเรื่องนี้ดี — พวกเขาส่งมอบทุกอย่างตั้งแต่การเชิญประชุม การส่งระเบียบวาระ ไปจนถึงการแจ้งเตือนผู้ที่ขาดประชุม ให้ระบบอัตโนมัติจัดการทั้งหมด ทุกครั้งก่อนประชุม 15 นาที ระบบจะส่งการแจ้งเตือนงานที่ต้องทำ หากใครสาย ระบบจะทำเครื่องหมายทันทีและแจ้งผู้บริหาร ผลลัพธ์? อัตราการมาประชุมตรงเวลาเพิ่มขึ้นจาก 68% เป็น 94% แม้แต่วิศวกรที่ชอบมาทีหลังก็เริ่มลงเวลาเร็วกว่า 5 นาที

ในวงการการศึกษา สถาบันสอนภาษาแห่งหนึ่งใช้ระบบอัตโนมัติในการจัดการการเข้าเรียนของนักเรียน กลายเป็นพระเอกของครูไปแล้ว เมื่อนักเรียนสแกนรหัสเพื่อเช็คอิน ระบบจะส่งข้อความต้อนรับทันที หากนักเรียนมาสายเกิน 10 นาที ระบบจะแจ้งเตือนพร้อมกันทั้งผู้ปกครองและครูประจำชั้น ภายในหนึ่งเดือน อัตราการมาสายลดลง 40% มีนักเรียนคนหนึ่งพูดติดตลกว่า "ตอนนี้การหนีเรียนแพงเกินไป มือถือผมรู้ก่อนครูประจำชั้นอีก"

สำหรับธุรกิจค้าปลีก ร้านค้าเครือข่ายแห่งหนึ่งใช้ระบบแจ้งเตือนการสั่งซื้ออัตโนมัติตามการเปลี่ยนแปลงสต๊อก เมื่อสินค้าเหลือน้อยกว่าระดับความปลอดภัย ระบบจะแจ้งเตือนผู้รับผิดชอบทันที และหากมีสินค้าเหลือเยอะเกิน ระบบจะเสนอแนะโปรโมชันโดยอัตโนมัติ ผลคือ อัตราสินค้าขาดคลังลดลงถึง 70% และพนักงานคลังสินค้ายังมีเวลาว่างไปศึกษาเรื่องหุ้น เพราะไม่ต้องนั่งเฝ้าดูตาราง Excel ตลอดทั้งวันอีกต่อไป

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!