Bí kíp tăng gấp đôi hiệu suất làm việc với công cụ hỗ trợ DingTalk

Trải nghiệm ban đầu với DingTalk: Từ người mới đến chuyên gia

Vẫn còn dùng danh bạ điện thoại để thêm đồng nghiệp, gửi tài liệu qua email, hẹn lịch họp bằng miệng? Tỉnh dậy đi, đồng đội ơi! DingTalk đã âm thầm trở thành "bí kíp làm việc" trong giới văn phòng, không chỉ giúp bạn trông chuyên nghiệp và linh hoạt, mà còn khiến sếp nghi ngờ bạn có phải đã lén tiêm thuốc hưng phấn hay không. Đăng ký tài khoản? Đơn giản đến mức con mèo nhà bạn chỉ cần nhấn ba cái là xong! Chỉ cần đăng nhập bằng số điện thoại hoặc email doanh nghiệp, lập tức bạn đã trở thành một "người DingTalk". Vừa vào hệ thống, giao diện hiện ra rõ ràng và sảng khoái như ly cà phê đá buổi sáng đầu tiên – bên trái là danh sách trò chuyện, giữa là tin nhắn tức thì, bên phải là danh bạ và thanh công cụ, như thể đang nói: "Đừng lo, tôi đã sắp xếp mọi thứ rõ ràng cho bạn rồi".

Thêm đồng nghiệp? Không cần phải ngượng ngùng hỏi "cái Line của bạn là gì nữa", chỉ cần nhập email nội bộ công ty hoặc quét mã QR, một giây là vào đội ngay. Tạo nhóm còn thần kỳ hơn, dù là "Đội đột kích dự án" hay "Nhóm tìm quán ăn buổi trưa", chỉ ba bước là xong, lại còn có thể thiết lập thông báo nhóm, chế độ tắt tiếng để tránh anh Minh lại đăng video mèo nhảy giữa đêm. Khi thiết lập ban đầu, nhớ bật chức năng "đã đọc/chưa đọc", đây chính là kỹ năng sống còn nơi công sở – ai xem tin mà装 chết, nhìn một cái là biết ngay. Kết hợp với chức năng "DING một cái", dù đồng nghiệp đang lười biếng, cũng lập tức bị kéo về hiện thực. Đừng chờ nữa, hãy bắt đầu ngay trải nghiệm DingTalk của bạn, từ làng新手 công sở vươn tới đỉnh cao hiệu suất!

Giao tiếp không rào cản: Tin nhắn và chức năng trò chuyện của DingTalk

Bạn đã hiểu các thao tác cơ bản của DingTalk rồi, nhưng đừng vội tự mãn, sức mạnh thật sự của "bí kíp làm việc" này mới chỉ bắt đầu bùng nổ! Mở cửa sổ trò chuyện, bạn sẽ thấy DingTalk không đơn thuần là ứng dụng nhắn tin thông thường, mà là "dao đa năng Thụy Sĩ" cho giao tiếp công sở. Tất nhiên có nhắn tin văn bản, nhưng bạn có biết rằng sau khi giữ nút ghi âm và nói xong, chỉ cần trượt ngón tay là có thể hủy gửi không? Giờ đây không còn sợ gửi nhầm tin "Sếp chào buổi sáng, tối qua em chơi game đến 3 giờ sáng" gây sml nữa. Tuyệt hơn nữa là chức năng chuyển giọng nói thành văn bản – họp mà nghe không rõ sếp lẩm bẩm gì? Ghi âm một đoạn, tự động chuyển thành chữ, có thể đánh dấu trọng điểm và tìm kiếm! Cuộc họp video cũng quá nhân văn, hình ảnh chín ô, chia sẻ màn hình, ghi chú trực tiếp, cộng tác từ xa như thể ngồi ngay bên cạnh bạn. Tuyệt nhất là cơ chế "đã đọc/chưa đọc", ai đang装忙 một cái là rõ, thúc tiến độ không cần phải như bà mẹ. Mẹo nhỏ tiết lộ: Dùng "@tất cả mọi người" hãy suy nghĩ ba lần, nếu không dễ bị cả nhóm truy lùng; nhắn riêng có thể dùng chế độ "thì thầm", gửi xong tự hủy, thích hợp để nhờ đồng nghiệp mượn hóa đơn báo tài chính. Ngoài ra, thiết lập khung giờ "không làm phiền", sau giờ làm sẽ không còn bị tin nhắn truy đuổi. Giao tiếp không rào cản, không phải giấc mơ, mà là quyền sống sót nơi công sở mà DingTalk trao cho bạn.

Cộng tác không khó: Chức năng quản lý và chia sẻ file của DingTalk

Trong môi trường công sở hiện đại, cảm giác tài liệu lộn xộn có giống như tách cà phê để trên bàn bạn đã ba ngày chưa? Đừng lo, chức năng quản lý file của DingTalk chính là "vua sắp xếp kỹ thuật số" của bạn, chuyên trị mọi chứng rối loạn. Tải file lên? Chỉ cần kéo thả, giống như ném đống quần áo bẩn vào máy giặt vậy. Hỗ trợ nhiều định dạng, tự động đồng bộ, ngay cả file sâu trong USB có tên "bản cuối cùng_thật sự cuối cùng_v3" cũng lên mây trong nháy mắt. Tuyệt hơn nữa là DingPan, không chỉ là ổ cứng đám mây, mà đúng là "kho thông minh" cho tài liệu. Bạn có thể tạo thư mục dự án, thiết lập quyền truy cập, để designer không thấy bảng báo cáo tài chính, để sếp không thấy bộ sưu tập ảnh mèo bí mật của bạn. Chia sẻ file cũng không còn cảnh "gửi qua Line, chuyển WeChat, rồi email bổ sung một phát" như hồi tam quốc, chỉ cần một đường link, cả nhóm hiểu ngay, phiên bản luôn mới nhất. Khi cộng tác nhóm, nhiều người cùng xem trước, bình luận, chỉnh sửa, không còn phải đối mặt với câu hỏi triết học "rốt cuộc phiên bản nào là bản sếp sửa?". Bí quyết tốt nhất? Thường xuyên dọn dẹp cấu trúc thư mục, quy tắc đặt tên phải rõ ràng như tình yêu, không úp mở. Thử đặt tên "biên bản họp" thành "2024Q3_họp định kỳ thứ Tư_bản quyết nghị", đảm bảo đồng nghiệp sẽ khóc mà cảm ơn bạn. Chữa lành sự hỗn loạn bằng tài liệu, bắt đầu từ DingPan, để bàn làm việc của bạn cuối cùng cũng chỉ cần đặt một tách cà phê hôm nay.

Bí kíp quản lý dự án: Quản lý lịch và nhiệm vụ trên DingTalk

Trong môi trường công sở hiện đại, "trễ hạn" đã không còn là vấn đề cá nhân, mà là nỗi đau tập thể của cả đội. Nhưng kể từ khi có chức năng quản lý lịch và nhiệm vụ trên DingTalk, chúng ta cuối cùng cũng có thể dõng dạc nói: "Hạn chót? Tôi đã đặt lịch rồi!"

Bạn có thể dễ dàng tạo lịch trên DingTalk, giống như đặt lịch hẹn trên điện thoại – chỉ khác là lần này bạn hẹn chính mình họp hay nộp báo cáo. Tuyệt hơn nữa, nó tự động đồng bộ vào lịch điện thoại của các thành viên trong nhóm, không còn lo đồng nghiệp "quên" ngày hết hạn.

Phân công nhiệm vụ còn là kỹ năng thần cấp. Bạn có thể chia một dự án lớn thành các nhiệm vụ nhỏ, giao cho từng thành viên, thiết lập mức độ ưu tiên và thời hạn, lại còn có thể đính kèm file (dĩ nhiên là lưu trên DingPan rồi, vũ khí bí mật đã nói ở chương trước). Thú vị nhất là chức năng "theo dõi nhiệm vụ" – không cần hỏi trực tiếp, hệ thống sẽ tự nhắc nhở, lại còn có thể xem một cái là biết ai đang tắc, ai đang dẫn trước, giúp bạn nắm toàn cục như đang chơi game chiến thuật thời gian thực.

Khuyên mọi người nên tận dụng "nhiệm vụ con" và "thanh tiến độ", để trực quan hóa các dự án phức tạp. Mỗi lần thấy thanh tiến độ từ 0% vọt lên 100%, cảm giác thành tựu đó sướng hơn cả ăn hết một miếng bánh kem.

Đừng dùng Excel để theo dõi nhiệm vụ nữa, giống như dùng bàn tính để chơi game – chơi được, nhưng sao phải tự hành xác?

Quyết định dựa trên dữ liệu: Chức năng thống kê và báo cáo của DingTalk

Bạn nghĩ DingTalk chỉ dùng để điểm danh, họp, chuyển tiếp chữ "nhận" thôi sao? Sai hoàn toàn! Trong khi bạn vẫn đang dùng ghi chú điện thoại để theo dõi tiến độ, những sếp thông minh đã mở chức năng "Thống kê và Báo cáo" trên DingTalk, theo dõi từng động tác của đội như đang xem biểu đồ chứng khoán. Đây không phải bảng dữ liệu thông thường, mà là mắt thần công sở của bạn! Trong "Bảng điều khiển công việc" của DingTalk, chỉ cần nhấn vào "Thống kê dữ liệu" là như mở ra đôi mắt thiên lý cho nhà quản lý. Ai đi trễ, ai tăng ca, ai có tỷ lệ hoàn thành nhiệm vụ cao đến đáng sợ, rõ như ban ngày. Tuyệt hơn nữa, bạn có thể tự chọn khoảng thời gian, so sánh phân bổ giờ làm giữa các phòng ban, thậm chí phát hiện cả nhóm dự án nào đó vào "3 giờ chiều thứ Tư" đồng loạt sụp đổ hiệu suất – thì ra là mọi người đang đợi giao cà phê! Từng có một quản lý phát hiện nhiệm vụ của đội luôn bị kẹt ở trạng thái "chờ duyệt", tra báo cáo mới biết trung bình mỗi lần xét duyệt của một quản lý mất tới 48 giờ. Ông lập tức điều chỉnh quy trình, phân tán quyền phê duyệt, hiệu suất chung lập tức tăng 30%. Đây không phải ma thuật, mà là dữ liệu lên tiếng. Thay vì quản lý bằng cảm tính, hãy để DingTalk dùng báo cáo nói thay bạn: ai thật sự bận, ai đang lười biếng. Lần tới trước khi họp, hãy tạo trước một bản báo cáo, để con số thay bạn phát biểu, đảm bảo ánh mắt đồng nghiệp nhìn bạn sẽ thay đổi từ "sếp đó" thành "thần cơ diệu toán đó".

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp tư vấn với nhân viên chăm sóc khách hàng trực tuyến của chúng tôi, hoặc liên hệ qua điện thoại (852)4443-3144 hoặc email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ chuyên nghiệp về DingTalk!