Mở ứng dụng DingTalk: Bí quyết để làm việc hiệu quả hơn

Giới thiệu DingTalk: Không chỉ là công cụ trò chuyện

Nếu bạn vẫn nghĩ DingTalk chỉ là phần mềm để "chấm công đi làm, gửi tin nhắn", thì bạn đã sai lầm nghiêm trọng chẳng khác nào ngủ gật trong phòng họp rồi gật đầu đồng ý đề xuất của sếp! Thực tế, DingTalk chính là chiến thần đa năng ẩn mình giữa chốn nhân gian, từ khoảnh khắc bạn ngủ nướng trễ giờ buổi sáng, nó đã âm thầm gánh vác sứ mệnh cứu vãn hiệu suất làm việc.

Đừng bị giao diện trò chuyện thân thiện đánh lừa — chức năng quản lý lịch trình tích hợp trong DingTalk giúp các công việc cần xử lý không còn bị vứt xó như hộp cơm trưa bị lãng quên. Chỉ với một cú nhấp, đồng bộ hóa lịch nhóm, ai nghỉ phép, ai họp hành, ai âm thầm xin nghỉ để đi săn idol, tất cả đều rõ ràng như ban ngày. Kho lưu trữ chia sẻ tài liệu giúp bạn không còn phải hét lên điên cuồng trong mười nhóm chat: "Bản PowerPoint lúc nãy là phiên bản nào?". Mọi tài liệu tự động cập nhật phiên bản mới nhất, ngay cả bản thiết kế sửa đến lần thứ mười ba cũng có thể truy xuất nguồn gốc chính xác, sánh ngang nhà khảo cổ học kỹ thuật số.

Chưa kể đến hệ thống sắp xếp cuộc họp, có thể tự động tránh những khung giờ bận rộn của mọi người, đồng thời tạo biên bản họp chỉ bằng một cú nhấp, chuyển giọng nói thành văn bản nhanh hơn thư ký đánh máy. Dù bạn vừa ăn mì gói vừa họp, cũng không sợ bỏ sót điểm quan trọng. DingTalk không đơn thuần là công cụ, mà là người đồng nghiệp thấu hiểu bạn, thậm chí còn rõ ràng hơn cả bạn cùng phòng về việc khi nào bạn nên làm gì.

Vì vậy, thay vì gọi nó là công cụ trò chuyện, hãy coi DingTalk như “quản gia kỹ thuật số” biến nơi làm việc hỗn loạn thành cuộc sống ngăn nắp. Bạn đã sẵn sàng chào đón người đồng nghiệp này – im lặng nhưng siêu đáng tin cậy chưa?

Giao tiếp hiệu quả: Thông tin lưu thông không trở ngại

Nếu bạn vẫn nghĩ DingTalk chỉ là công cụ để "gửi tin nhắn, tán gẫu", thì bạn đã bỏ lỡ siêu năng lực thực sự của nó! Hãy tưởng tượng, sau buổi họp dự án, sếp nói một câu: "Việc này rất quan trọng", nhưng bạn chờ hoài chờ mãi mà chẳng thấy chỉ đạo tiếp theo — đừng lo, tính năng DING sẽ cứu thế giới! Chỉ cần nhấn một nút "DING", điện thoại người nhận lập tức reo lên như báo thức, dù đang du lịch trên sao Hỏa cũng không thể trốn thoát. Đây không phải là làm phiền, mà là biểu hiện của trách nhiệm!

Tất nhiên, giao tiếp hàng ngày không cần kịch tính đến vậy. Tạo nhóm chat giống như lập câu lạc bộ, nhóm phòng ban, đội dự án, hay thậm chí là nhóm "tìm quán trà chiều" đều có thể phân loại rõ ràng. Thú vị hơn nữa, khi @tất cả thành viên, hệ thống sẽ tự động ghi lại ai đã đọc, ai giả chết, cuối tháng đánh giá hiệu suất cứ lén lút kiểm tra lại lịch sử… (đùa thôi nhé – có lẽ vậy).

Còn có chức năng chuyển giọng nói thành văn bản, đúng là cứu tinh cho những ai nghe tiếng Trung kém. Đoạn thoại 60 giây không cần căng não nghe, chạm nhẹ là chuyển thành chữ, nội dung chính lập tức rõ ràng. Kết hợp với "biên lai tin nhắn" và "đánh dấu tin nhắn quan trọng", việc truyền đạt thông tin không còn như ném đá ao bèo, mà chính xác trúng tim đỏ. Giao tiếp không trễ, hiệu suất tự nhiên bay cao — vì ở nơi làm việc, tốc độ chính là công lý!

"Tài liệu ở đâu?" Câu này nghe có quen không? Trước đây mỗi lần họp, luôn có người nói: "Tôi quên mang theo" hoặc "Tôi vừa gửi cho bạn rồi", kết quả là cả nhóm nhìn nhau lặng thinh trước màn hình trống. Giờ đây, nhờ chức năng cộng tác của DingTalk, những tình huống lúng túng ấy hoàn toàn biến mất!

Chia sẻ tài liệu trên DingTalk đơn giản như nhét cả văn phòng vào chiếc điện thoại. Bất kể là bảng tính Excel hay bài thuyết trình PPT, chỉ cần kéo thả là mọi thành viên đều xem được phiên bản mới nhất. Tuyệt vời hơn, khi nhiều người đồng thời chỉnh sửa một tài liệu, ai sửa dòng nào, thêm ghi chú gì đều được đồng bộ tức thì, không còn lo lắng về bài toán nan giải "rốt cuộc ai là phiên bản cuối cùng".

Hơn nữa, chức năng phân công nhiệm vụ đúng là cứu tinh cho người lười — không phải khuyến khích bạn lười thật, mà là khiến người lười không thể trốn tránh! Bạn có thể chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ nhỏ, giao cho từng thành viên cụ thể, đặt hạn chót, đồng thời theo dõi tiến độ qua thanh hiển thị. Ai bị kẹt, ai dẫn đầu, nhìn một cái là rõ ngay. Kèm theo nhắc nhở tự động, dù đối phương muốn装忙 (giả vờ bận), hệ thống vẫn dịu dàng nhưng kiên quyết truy đuổi: "Bạn thân mến, nhiệm vụ của bạn sắp hết hạn rồi đó～"

Từ chia sẻ tài liệu đến quản lý nhiệm vụ, DingTalk không chỉ là công cụ, mà giống như DJ cộng tác của nhóm, điều chỉnh nhịp điệu của mỗi người thành cùng một bản nhạc, khiến hiệu suất làm việc bùng nổ!

"Lịch trình rối, cả việc đổ bể" — câu này không hề thêu dệt, mà là chân lý được viết bằng nước mắt và máu mồ hôi của vô số nhân viên văn phòng suốt ngày bị các cuộc họp rượt đuổi. Nhưng đừng lo, chức năng quản lý lịch trình của DingTalk giống như người bạn siêu ngăn nắp, âm thầm giúp bạn sắp xếp lại thời gian lộn xộn trở nên gọn gàng.

Mở lịch DingTalk, chỉ cần chạm một cái là tạo sự kiện, thêm địa điểm, người tham gia, thời gian nhắc nhở, thậm chí thiết lập quy tắc lặp lại — ví dụ như cuộc họp "tra vấn tâm hồn" định kỳ mỗi thứ Tư lúc 10 giờ sáng, sẽ không còn sợ quên. Tuyệt hơn nữa, bạn có thể chia sẻ lịch trình với các thành viên trong nhóm, ai bận gì đều rõ ràng, tránh tình trạng "Sao bạn không nghe máy? Tôi tưởng bạn đang họp!" gây khó xử.

Sử dụng nhãn màu để phân biệt loại công việc, ví dụ màu đỏ là nhiệm vụ khẩn cấp, màu xanh là thời gian tự học cá nhân. Kết hợp danh sách việc cần làm với lịch trình liên kết, giúp mỗi nhiệm vụ đều "có tên có chỗ". Cách làm tốt nhất: mỗi ngày dành năm phút lên kế hoạch ngày mai, ưu tiên bố trí thời gian làm việc chuyên sâu, tập trung xử lý các việc vụn vặt, giống như dàn dựng một vở kịch cho từng ngày của bạn.

Khi tài liệu cộng tác đã đồng bộ, nhiệm vụ đã phân công, bước tiếp theo là đưa mọi người "nhảy cùng một điệu". Lịch trình DingTalk chính là cây gậy指揮 (phấn huy) đó, giúp cả nhóm không ai chạy trước, không ai tụt hậu, kể cả đồng nghiệp làm việc từ xa cũng có thể xuất hiện chính xác từng nhịp.

Ở chương trước chúng ta đã nói về quản lý lịch trình, sắp xếp thời gian rõ ràng minh bạch, nhưng dù lịch trình có chuẩn đến đâu, nếu họp hành mà mọi người "mất kết nối trên mây", thì cũng chỉ là lời nói suông. Lúc này, chức năng hội nghị từ xa của DingTalk hóa thân thành "xe buýt trên không" của nhóm, chở mọi người vượt qua mạng lưới, tức thì đến cùng một phòng họp ảo.

Muốn họp? Không cần gõ chiêng gõ trống, chỉ cần vài thao tác trên DingTalk là có thể đặt lịch họp, hệ thống tự động gửi liên kết mời, đồng thời đồng bộ vào lịch của từng thành viên — chức năng tích hợp lịch trình vừa đề cập ở chương trước, đây chính là lúc phát huy tác dụng! Đến giờ họp, một cú nhấp là tham gia, hỗ trợ điện thoại, máy tính, máy tính bảng, thậm chí cả TV, giống như nhét cả văn phòng vào túi, đi đâu cũng có thể họp ở đó.

Tuyệt hơn nữa là chức năng chia sẻ màn hình, không còn phải miêu tả miệng: "Nút màu xanh nằm góc dưới bên phải... không, là trên bên trái!". Chỉ cần chia sẻ trực tiếp màn hình, đánh dấu điểm quan trọng, trình bày báo cáo liền mạch trôi chảy. Cuộc họp còn có thể tự động ghi hình và tạo bản ghi văn bản, nếu ai đến muộn hoặc mải lướt điện thoại, sau đó vẫn có thể "xem lại bài giảng", hoàn toàn không sợ bỏ lỡ nội dung quyết định.

Dù bạn đang cắm trại trên núi cao hay nghỉ dưỡng trên đảo biển, chỉ cần có mạng, là có thể "xuất hiện tức thì" trong phòng họp. DingTalk không chỉ giúp giao tiếp vượt biên giới, mà còn khiến cộng tác không lệch múi giờ, biến khoảng cách thành con số, đẩy hiệu suất lên mức tối đa.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!