DingTalk OA: Trợ lý siêu cấp cho quản lý doanh nghiệp

Bạn đã bao giờ thử họp buổi sáng, nhưng lại phát hiện lịch giấy của mình vẫn để ở nhà? Hay muốn tìm một tài liệu nào đó nhưng phải lục tung cả đống email trong nửa tiếng đồng hồ? Đừng lo, đinh đinh OA chính là siêu anh hùng đến cứu bạn khỏi những “thảm họa văn phòng” này! Nó không chỉ đơn thuần là phần mềm làm việc thông thường, mà là nền tảng quản lý doanh nghiệp toàn diện do Tập đoàn Alibaba精心打造, chuyên trị các vấn đề như hiệu suất thấp, giao tiếp kém và mất tài liệu.

Hãy tưởng tượng, lịch làm việc, email, trò chuyện, tài liệu, lên kế hoạch họp của bạn đều sống chung dưới một mái nhà, lại còn có thể qua lại thăm hỏi nhau —— đó chính là sức hút của đinh đinh OA. Nó tích hợp tất cả các công cụ vốn dĩ phân tán thành một hệ sinh thái trơn tru, bạn sẽ không còn phải chuyển qua 5 cửa sổ khác nhau chỉ để trả lời một email nữa. Tuyệt hơn nữa, mọi chức năng đều được thiết kế xoay quanh "hợp tác": ví dụ khi bạn thêm cuộc họp vào lịch, hệ thống tự động gửi lời mời, đặt phòng họp, thậm chí nhắc nhở người tham gia xem trước tài liệu liên quan.

Đáng nói hơn, đây không phải loại hệ thống "nhiều tính năng nhưng khó dùng". Giao diện đinh đinh OA trực quan đến mức ngay cả nhân viên lâu năm nhất trong công ty cũng có thể làm chủ trong vòng ba giây. Quan trọng hơn, nó biến văn phòng không giấy tờ từ khẩu hiệu thành cách làm việc tự nhiên mỗi ngày. Tiếp theo, hãy cùng khám phá xem trợ lý siêu cấp này còn ẩn chứa bao nhiêu bí kíp hữu ích nhé!

Chức năng lịch không đơn giản chỉ giúp bạn nhớ sinh nhật sếp! Trong đinh đinh OA, lịch trình của mỗi nhân viên được tự động đồng bộ như bị ma thuật chi phối, các cuộc họp, công tác, hạn chót dự án đều rõ ràng như ban ngày. Tuyệt hơn nữa, hệ thống sẽ chủ động nhắc bạn “5 phút nữa họp rồi”, thậm chí dự đoán xung đột thời gian —— khi bạn vô tình đặt trùng hai cuộc họp, hệ thống lập tức hiện cảnh báo: “Này, bạn thật sự nghĩ mình có thể phân thân sao?” Một công ty công nghệ nhờ chức năng này mà giảm tới 70% tỷ lệ họp trễ, ngay cả designer vốn thích trễ giờ cũng bắt đầu điểm danh đúng giờ.

Chức năng email còn là tuyệt chiêu tăng tốc độ làm việc. Hộp thư truyền thống thường chất đầy email chưa đọc như bãi rác, nhưng phân loại thông minh của đinh đinh có thể tự động sắp xếp “khẩn cấp”, “bình thường”, “quảng cáo” vào từng mục riêng, hỗ trợ xử lý hàng loạt chỉ bằng một cú nhấp. Bộ phận tài chính của một công ty thương mại trước đây dành 2 tiếng mỗi ngày để xử lý email, nay chỉ mất 10 phút là xong, thời gian dư ra đủ để uống ly cà phê và buôn chuyện đôi ba câu.

Còn về chia sẻ tài liệu? Tải lên, tải xuống, chỉnh sửa cộng tác liền mạch, lại còn có thể thiết lập quyền xem – quyền sửa cho từng người. Đặc biệt thú vị là chức năng đặt lịch họp — chọn thời gian, mời người, đặt phòng họp đều hoàn tất trong một trang duy nhất, hệ thống thậm chí còn tự đề xuất khung giờ tốt nhất dựa trên lịch rảnh của người tham gia. Một nhóm khởi nghiệp nhờ thủ thuật này mà dàn xếp xong cuộc họp liên phòng ban vốn cần ba ngày thương lượng chỉ trong 5 phút, hiệu quả cao đến mức khiến người ta nghi ngờ cuộc đời.

Bạn đã bao giờ trải qua cảm giác, trước khi họp 5 phút, mới nhận ra mình đang loay hoay chuyển giữa ba ứng dụng khác nhau để tìm bản thuyết trình “hình như lưu trên Google Drive nhưng lại đồng bộ sai”? Đừng lo, bạn không đơn độc đâu. Chính vì vậy mà đinh đinh OA giống như một quản gia siêu cấp, gói gọn mọi công cụ thành một “rương bảo bối văn phòng”. So với Microsoft Office 365 và Google Workspace – hai “học sinh giỏi lâu năm”, thì đinh đinh OA giống như học sinh ưu tú vừa thi cử điểm cao, vừa biết tổng hợp ghi chú giúp cả lớp.

Office 365 mạnh mẽ, ai cũng yêu Word, Excel, nhưng để tích hợp Teams, OneDrive, Outlook thì thường xuyên phải “nhảy qua nhảy lại tài khoản”; Google Workspace hợp tác mượt mà, chia sẻ tài liệu một cú nhấp là xong, nhưng thỉnh thoảng hỗ trợ tiếng Trung khiến người dùng phải nhăn mặt. Còn đinh đinh OA thì sao? Từ nhắn tin, lịch, email đến duyệt đơn, chấm công, họp video, tất cả đều tích hợp sẵn, không cần cài thêm phần mềm bên ngoài. Kinh khủng hơn, đồng bộ đa nền tảng gần như đạt cấp độ “dịch chuyển tức thời”: vuốt điện thoại một cái, máy tính cập nhật ngay lập tức, kể cả đơn xin nghỉ sếp ký trong nhà vệ sinh cũng có hiệu lực tức thì.

Về mặt an ninh, đinh đinh OA cũng không khoan nhượng: mã hóa dữ liệu, phân quyền theo cấp, lưu vết hoạt động, giúp doanh nghiệp không còn lo sợ “nhân viên nghỉ việc mang theo bí mật” như những câu chuyện đô thị. Dù các công cụ phương Tây chiếm ưu thế trong hệ sinh thái toàn cầu, nhưng nếu đội ngũ của bạn dùng tiếng Trung, coi trọng hiệu suất và ghét rắc rối, đinh đinh OA chắc chắn là cứu tinh giúp bạn giảm bớt vài lần la mắng kiểu “Ai lại sửa file nữa đây?!”

Bạn tưởng đinh đinh OA chỉ là công cụ chấm công? Thế là đánh giá quá thấp nó rồi! Rất nhiều doanh nghiệp đã âm thầm biến nó thành “phụ kiện quản lý”, vận hành các thao tác cực kỳ hiệu quả. Ví dụ một nhà máy sản xuất quy mô hàng ngàn người, trước đây cứ ngừng dây chuyền là sếp đau tim tan nát —— cho đến khi áp dụng hệ thống giám sát thời gian thực của đinh đinh OA. Giờ đây, sự cố trên dây chuyền lập tức được đẩy thông báo đến điện thoại quản lý, đội sửa chữa phản hồi trong tích tắc, thời gian ngừng hoạt động giảm trực tiếp 40%, sếp cuối cùng cũng ăn cơm yên tâm mà không cần dán mắt vào màn hình.

Xem tiếp một nhóm khởi nghiệp 5 người, không ngân sách thuê PMO, nhờ bảng dự án của đinh đinh mà sắp xếp các nhiệm vụ rối như tơ vò trở nên rõ ràng minh bạch. Ai tắc, ai trì hoãn, ai âm thầm hoàn thành sớm, nhìn một cái là biết ngay, ngay cả cuộc họp tuần cũng rút từ 2 tiếng xuống còn 30 phút, thời gian tiết kiệm đủ để phát triển ba mẫu thử nghiệm. Kinh khủng hơn là một tổ chức giáo dục chuỗi, trước đây xếp lịch dạy như giải câu đố ô số, nay dùng đinh đinh tự động điều phối phòng học, giáo viên và lịch học sinh, tỷ lệ xung đột giảm 70%, ngay cả điểm danh học sinh cũng hoàn tất bằng quét khuôn mặt, hiệu trưởng cười nói: “Cái này đâu còn là hệ thống, rõ ràng là quản gia AI!”

Từ nhà máy đến lớp học, từ doanh nghiệp trăm người đến nhóm nhỏ, đinh đinh OA giống như ổ cắm vạn năng, dù là công ty quy mô nào cũng đều cắm vào là chạy. Nó không chỉ thay đổi quy trình, mà còn định nghĩa lại chữ “hiệu suất” —— không phải là nhanh hơn, mà là làm việc thông minh hơn.

Ling ling! Chào mừng đến thế giới kỳ diệu của đinh đinh OA, nơi không có quy trình rườm rà, chỉ có cảm giác “nhấn một cái là xong”. Muốn bắt đầu dùng đinh đinh OA? Đừng lo, dù bạn là người “kém công nghệ”, vẫn có thể dễ dàng như bóc một gói snack khoai tây.

Trước tiên, mở website đăng ký tài khoản —— giống như đăng ký mạng xã hội, nhưng lần này bạn không phải để khoe mèo, mà là để thu phục con quái vật “quản lý doanh nghiệp”. Sau khi đăng nhập, nhớ điền thông tin cá nhân, đặc biệt là ảnh đại diện, nếu không đồng nghiệp có thể nghĩ bạn là một bóng ma ẩn danh.

Sau đó, tạo hoặc tham gia tổ chức doanh nghiệp. Nếu bạn là sếp, xin chúc mừng, bạn có thể trở thành “vị thần tổ chức”; nếu là nhân viên, hãy ngoan ngoãn quét mã QR để tham gia. Tiếp theo kích hoạt các chức năng cơ bản như lịch, email, ổ cứng đám mây —— chúng giống như các ngăn kéo bàn làm việc kỹ thuật số của bạn, gọn gàng sạch sẽ thì mới không bị mất tài liệu họp.

Khi thêm thành viên, nhớ phân quyền rõ ràng, đừng để thực tập sinh vô tình xóa mất bảng báo cáo tài chính. Nên dùng chức năng “nhóm theo phòng ban” để việc giao tiếp diễn ra chính xác như chuyến tàu đúng giờ.

Mẹo nâng cao đây: tận dụng chức năng “việc cần làm” để đánh dấu yêu cầu khẩn cấp của sếp, dùng “đã đọc chưa trả lời” tạo áp lực tâm lý; thường xuyên cập nhật phiên bản mới để không bị bỏ lại phía sau. Bạn cũng có thể tham gia các khóa đào tạo chính thức của đinh đinh, nghe giảng viên nói “tính năng này nhiều người chưa biết đấy”, lập tức cảm thấy bản thân chuyên nghiệp hẳn lên.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!