Bí quyết hợp tác hiệu quả giữa đồng nghiệp Hồng Kông và Trung Quốc đại lục với DingTalk

"Này, báo cáo của bạn đã lên mây chưa?" Sáng sớm đi làm, May vẫn nhận được tin nhắn từ Tommy ở văn phòng Hồng Kông qua con sông Thâm Quyến. Nhưng giờ đây không còn như trước, họ không cần phải vòng vèo qua email, cũng chẳng lo bị lạc mất thông tin giữa những nhóm WeChat ồn ào — vì hiện tại họ đang dùng DingTalk.

Công cụ hợp tác do Alibaba phát triển này thoạt nhìn như chỉ là một ứng dụng trò chuyện, nhưng thực chất tích hợp đầy đủ chức năng: truyền thông tức thì, họp trực tuyến, chia sẻ tài liệu, quản lý lịch trình. Ấn tượng nhất là tính năng "Ghim một cái", chỉ cần một cú nhấp để nhắc nhở, đảm bảo tin nhắn quan trọng sẽ không bị chìm nghỉm — đối với các đội ngũ xuyên biên giới suốt ngày bận họp, bay tới bay lui, thì đây đúng là "bùa cứu mạng".

Về tài liệu, DingTalk cho phép nhiều người đồng thời chỉnh sửa văn bản, lịch sử thay đổi rõ ràng từng chi tiết, không còn cảnh phải hỏi: "Ai vừa sửa trang 3 vậy?". Hơn nữa, mọi tệp tin tự động đồng bộ lên DingPan (ổ đĩa Ding), giúp đồng nghiệp Hồng Kông và Trung Quốc đại lục truy cập bất cứ lúc nào, dù bạn đang ở Trung Hoàn hay Hoa Cường Bắc, dữ liệu luôn là phiên bản mới nhất.

Chưa kể đến chức năng lịch trình, bạn có thể xem luôn tình trạng rảnh/rộn của đồng nghiệp, sắp xếp cuộc họp dễ như trở bàn tay. Dù một bên ở múi giờ GMT+8, một bên đang xử lý dự án đột xuất, hệ thống vẫn sẽ gợi ý thời gian họp phù hợp nhất — công nghệ không thể đảo ngược múi giờ, nhưng có thể thu hẹp khoảng cách giao tiếp.

Giao tiếp liền mạch: Tin nhắn tức thì và họp video

Khi đồng nghiệp Hồng Kông còn đang nhấp ngụm trà sữa đầu tiên, đội ngũ ở đại lục đã họp xong buổi sáng và uống hết ba ấm trà — đó là bi kịch thời gian thực tế. Nhưng nhờ có DingTalk, múi giờ không còn là lý do để nói "bạn đã ngoại tuyến"! Một cú nhấp để bắt đầu trò chuyện, dù là chat riêng hay nhóm, tin nhắn gửi đi lập tức, trạng thái đã đọc/chưa đọc rõ ràng, không còn cảnh phải đoán già đoán non: "Không biết người ta có thấy tin mình không?"

Tuyệt hơn nữa, bạn có thể tạo nhóm dự án xuyên thành phố, kéo kỹ sư Thâm Quyến, nhà thiết kế Quảng Châu và trưởng phòng khách hàng Hồng Kông vào cùng một phòng chat. Trong lúc biểu cảm thả tung tăng, tiến độ dự án cũng nhanh chóng được đẩy mạnh. Muốn họp? Chỉ cần chạm hai lần để tổ chức họp video, hỗ trợ độ trễ cực thấp như kiến và chất lượng hình ảnh ổn định như gấu trúc. Dù ai đó đang trên tàu điện ngầm, hay lén lên mạng trong góc quán trà sữa, vẫn xuất hiện rõ nét — đến cả biểu cảm nhíu mày của sếp cũng nhìn rõ mồn một.

Điều thú vị nhất là chức năng lên lịch họp trước, hệ thống tự động tính toán múi giờ các nơi, nhắc nhở tất cả: "3 giờ chiều theo giờ Bắc Kinh cũng là 3 giờ chiều theo giờ Hồng Kông, chứ không phải 3 giờ 8 phút!". Không còn cảnh tranh cãi đỏ mặt về việc "rốt cuộc là GMT+8 hay +7?". Chức năng dịch tức thì còn biến giọng nói tiếng Quảng thành chữ viết, chuyển văn bản tiếng Phổ thông sang phồn thể, giúp giao tiếp trôi chảy như cùng làm việc trong một văn phòng — dù thực tế, người ở Vượng Giác, kẻ ở Hoa Cường Bắc, giữa họ không chỉ cách nhau bởi sông Châu Giang, mà cả độ mạnh yếu của tín hiệu Wi-Fi.

"Này, bạn nhận được file chưa?" — câu nói này từng là lời thoại lặp lại mỗi ngày giữa đồng nghiệp Hồng Kông và đại lục, như một vở hài kịch văn phòng vô tận. Nhưng kể từ khi cả đội cùng "nhập ding" DingTalk, cốt truyện đột ngột đảo chiều: tài liệu không còn bay qua bay lại bằng email, cũng chẳng còn đau đầu vì những phiên bản "final_final_reallyfinal_V3".

Tải tệp lên? Chỉ cần kéo và thả, đơn giản như việc bỏ hộp cơm mang về vào thang máy. Dù bạn đang tăng ca ở Trung Hoàn, Hồng Kông, hay thức khuya chạy deadline ở Hoa Cường Bắc, Thâm Quyến, chỉ cần mở ổ đĩa đám mây DingTalk, mọi tài liệu sẽ được đồng bộ tức thì, lại còn hỗ trợ xem trước trực tuyến các định dạng PDF, PPT, Excel… mà không cần tải xuống. Tuyệt hơn nữa, nhiều người có thể cùng chỉnh sửa một văn bản: đồng nghiệp A sửa tiêu đề, đồng nghiệp B thêm dữ liệu, mọi thay đổi hiển thị thời gian thực — đúng là "hợp thể từ xa để viết báo cáo".

Điều khiến người ta cảm động nhất là chức năng kiểm soát phiên bản — DingTalk tự động lưu lại toàn bộ lịch sử chỉnh sửa, ai thay đổi gì lúc nào đều rõ như ban ngày. Không còn phải hỏi: "Ai ghi đè file của tôi vậy?". Có thể hoàn nguyên về bất kỳ phiên bản nào chỉ bằng một cú nhấp, tựa như cỗ máy thời gian. Việc chia sẻ tài liệu cũng linh hoạt, chỉ cần nhấn nút tạo liên kết, thiết lập quyền chỉ đọc hoặc được phép chỉnh sửa — an toàn lại tiện lợi.

Từ "vụ mất tích tài liệu" đến "đồng đội thần thánh trong hợp tác", DingTalk âm thầm biến sự hỗn loạn thành trật tự, giúp đội ngũ Hồng Kông - đại lục thật sự đạt được cảnh giới: "cùng làm một việc, như ngồi chung một bàn".

"Này Minh, báo cáo xong chưa?" Câu nói này từng là lời mở đầu cho những cuộc gọi thúc giục hằng ngày của đồng nghiệp Hồng Kông. Trong khi đó, các anh Minh ở đại lục luôn chiến đấu trên ba mặt trận: WeChat, email và điện thoại, kết quả là nhiệm vụ rơi vào "lỗ đen", chẳng ai rõ ai đã làm gì. Cho đến khi — chức năng quản lý dự án và phân công nhiệm vụ của DingTalk xuất hiện, như thể lắp hệ thống dẫn đường GPS cho đội ngũ đa địa phương vốn hỗn loạn!

Hãy tưởng tượng: bạn đang nhâm nhi ly cà phê đá ở Trung Hoàn, chỉ cần một cú chạm nhẹ, lập tức tạo ra dự án mang tên "Chiến dịch quảng bá Q3" trên DingTalk. Sau đó, bạn chia các nhiệm vụ như phát bài: thiết kế, viết nội dung, phân tích dữ liệu... cho đồng nghiệp ở Thâm Quyến, Hàng Châu, thậm chí Bắc Kinh, mỗi nhiệm vụ đều ghi rõ hạn chót, người phụ trách và mức độ ưu tiên. Tuyệt hơn nữa, mỗi thành viên đều xem được thanh tiến độ, ai chậm trễ là biết ngay, không cần dùng lời "nhắc nhẹ tử tế" để che giấu sự thúc ép ngại ngùng.

Thử xét một tình huống thực tế: bộ phận marketing Hồng Kông đưa ra ý tưởng, đội kỹ thuật đại lục lập tức nhận đơn, bình luận ngay dưới nhiệm vụ để thảo luận chi tiết, đồng thời tải lên bản mẫu. Mọi trao đổi, tài liệu, tiến độ đều được nối kết trên cùng một trang, không cần chuyển qua WeChat hay email, thật sự đạt đến cảnh giới "nhiệm vụ không lang thang, trách nhiệm không đùn đẩy". Khi dự án hoàn tất, hồ sơ theo dõi rõ ràng minh bạch, đến cả sếp cũng phải tấm tắc khen: "Lần này đúng là không chênh lệch thời gian, như一家人 vậy!"

"Sếp ơi, đồng nghiệp Thâm Quyến lại gửi mười mấy đoạn thoại rồi!" Tiểu Lâm ở văn phòng Hồng Kông trợn mắt, vừa mở khóa điện thoại vừa cười khổ. Trước kia mỗi lần họp, tin nhắn thoại tiếng Quảng Đông, tiếng Phổ thông trộn lẫn như tuyết rơi, chi phí giao tiếp cao đến mức cả cà phê ở phòng nghỉ cũng không cứu nổi. Nhưng kể từ khi cả công ty cùng "gắn kết bằng Ding", những phiền toái ấy đều hóa thành trò cười.

Khi bộ phận marketing phối hợp với đội kỹ thuật triển khai chiến dịch, trước đây phải họp tới ba lần mới dàn dựng xong nội dung. Giờ đây, chỉ cần lập ngay một "nhóm đặc nhiệm liên bộ phận", chia sẻ tài liệu đồng bộ tức thì: đồng nghiệp Thâm Quyến tải lên bản thiết kế, đồng nghiệp Hồng Kông lập tức ghi chú chỉnh sửa, đến cả sếp cũng ngạc nhiên: "Sao lần này quy trình nhanh hơn tận hai ngày vậy?". Bí mật nằm ở — DingTalk Cloud + chỉnh sửa trực tuyến, sửa hình, sửa nội dung không cần chờ email.

Thần kỳ hơn nữa là đào tạo từ xa. Anh Cường từ phòng nhân sự từng dùng DingTalk livestream để hướng dẫn nhân viên mới ở đại lục sử dụng hệ thống tài chính Hồng Kông, chia sẻ màn hình + đặt câu hỏi tức thì, còn thiết lập phần hỏi đáp, tỷ lệ tham gia cao ngất. Có nhân viên nội địa còn ghi nhận xét: "Hóa ra người Hồng Kông dùng Excel giỏi vậy!"

Ấn tượng nhất là tình huống xử lý sự cố khách hàng. Một lần, có khiếu nại từ khách VIP, bộ phận chăm sóc khách hàng Hồng Kông lập tức tổ chức cuộc họp khẩn cấp trên DingTalk, ba địa điểm, năm người, ba phút lên mạng, pháp chế, logistics, kỹ thuật cùng tụ họp, vấn đề được giải quyết trong hai giờ. DingTalk không chỉ xóa nhòa ranh giới địa lý, mà dường như còn "chốt chặt" luôn cả múi giờ.

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!