Hội họp trên DingTalk: Hành trình kỳ diệu của sự lạc đề

Trải nghiệm đầu tiên dùng DingTalk họp

Lần đầu tiên mở cuộc họp DingTalk, cảm giác như bạn vô tình xâm nhập buổi tập dượt cho một vở kịch hài tức興. Bạn tự tin nhấn vào nút "Tham gia cuộc họp", nhưng hình ảnh đơ lại ở dòng chữ "Đang kết nối" suốt ba mươi giây, như thể hệ thống đang thì thầm ba lần giúp bạn: "Bình tĩnh, bình tĩnh, rồi lại bình tĩnh".

Vất vả lắm mới vào được phòng họp, bạn phát hiện mình vẫn để mái tóc ngủ lệch từ đêm hôm trước, lại còn mặc chiếc áo phông in dòng chữ "Tôi là con ốc sên bận rộn nhất vũ trụ", trong khi khuôn mặt đồng nghiệp thì mờ như bị ai đó dán mờ-xê-cơ. Đỉnh cao là khi bạn mở lời, cả phòng im lặng – hóa ra micro chưa bật, còn bạn đã hùng hồn diễn thuyết hai phút với nội dung đại loại: "Theo tôi, mục tiêu quý 3 có thể tăng thêm chút nữa, xét theo xu hướng thị trường... À? Các bạn có nghe thấy gì không?".

Có người nền sau là tiếng khoan bê tông, người lại bỗng dưng thành giọng vịt Donald, còn người khác thì màn hình liên tục hiện thông báo "Bạn đã tạm dừng video", như thể đang diễn một vở kịch điện ảnh công nghệ mang tên "Đời là một giấc mộng".

Nhưng kỳ lạ thay, chính những khoảnh khắc lệch pha này lại khiến cuộc họp bớt căng cứng, thêm phần gần gũi. Khi mọi người bật cười nói: "Nãy giờ tôi tưởng anh đang đi hát karaoke", bầu không khí nghiêm túc lập tức tan biến. Hóa ra, chuyện vô đầu vô đuôi không phải là trục trặc, mà là một dạng ăn ý đặc biệt – tìm được nhịp điệu giữa hỗn loạn, kết nối lại bằng tiếng cười khi bị mất mạng.

Những bất ngờ thú vị trong cuộc họp

Trong các cuộc họp DingTalk, điều hấp dẫn nhất thường không phải nội dung báo cáo, mà là những "phát trực tiếp" bất ngờ. Vừa mới thảo luận doanh thu quý 3, giây tiếp theo bỗng có con mèo lao vèo qua bên phải màn hình, để lại đồng nghiệp ngại ngùng cười nói: "Vừa rồi là CEO của chúng tôi". Trẻ con khóc đòi "Con muốn ăn gà rán", chó sủa theo tiết tấu bản thuyết trình, hay người phối ngẫu hét từ trong phòng: "Lại mặc áo sơ mi của tôi!" – những khoảnh khắc vô đầu vô đuôi này như một vở hài kịch tức thời, phá vỡ nhịp điệu, nhưng cũng làm ấm lên không khí họp lạnh lẽo.

Từng có đồng nghiệp đang nghiêm túc phân tích xu hướng thị trường, thì tiếng loa từ phía sau vang lên bản nhạc "Twinkle Twinkle Little Star" do trẻ nhỏ thổi, anh không ngắt quãng, mà liền nói luôn: "Đây chính là biến động thị trường không thể dự đoán mà chúng ta đang đối mặt". Cả nhóm cười đến mức phải tắt micro. Những tình huống bất ngờ này, thử thách không chỉ là độ ổn định mạng, mà còn là phản ứng nhanh và lòng bao dung. Thay vì vội vàng che đậy, chi bằng hãy thừa nhận thoải mái: "Cổ đông nhỏ của tôi vừa nãy đã phát biểu ý kiến".

Chuyên nghiệp không đồng nghĩa với môi trường vô trùng, mà sự hài hước mới là chất bôi trơn cho các cuộc họp từ xa. Khi thú cưng xông vào, con trẻ tranh spotlight, thay vì coi là phiền toái, hãy xem đó là phép thử cho sự ăn ý của nhóm. Dù sao thì, ai có thể cưỡng lại hình ảnh chú chuột lang đội tai nghe siêu nhỏ thò đầu ra nói "Tôi đồng ý" chứ?

Kỹ năng giao tiếp kiểu 'vô đầu vô đuôi'

Khi họp trên DingTalk, "vô đầu vô đuôi" không chỉ là chuyện thường, mà gần như là nghi thức hàng ngày. Khi giọng nói bạn bị nghẽn thành tiếng robot đọc kinh, hay hình đại diện đồng nghiệp bỗng dưng biến thành con mèo, thay vì cuống cuồng xử lý sự cố, chi bằng hãy học nghệ thuật giao tiếp "gà không thèm ăn thóc – thóc chẳng muốn ăn gà". Trước hết, khi sự cố kỹ thuật xảy ra, đừng vội giải thích dài dòng ba phút, một câu như "Dường như linh hồn tôi tạm thời mất kết nối" sẽ dễ gây cười hơn là nói "Mạng tôi không ổn". Bình tĩnh không có nghĩa là im lặng, mà là dùng sự hài hước làm lớp đệm. Thứ hai, khi cuộc họp rơi vào cảnh "người nói công nghệ, kẻ bàn tâm linh" như hai vũ trụ song song, đừng cố gượng ép logic, hãy thử nói: "Ý tưởng này rất tinh thần hậu hiện đại, chúng ta hay làm rõ trước là tối nay ai phải ở lại làm thêm?". Chuyển chủ đề khéo léo, không để lại dấu vết. Thứ ba, khi sự lúng túng tràn vào tai như cơn gió lạnh, một câu "Câu vừa rồi tôi tự động lọc luôn, đang cập nhật hệ thống" có thể xóa tan không khí ngượng ngập. Hãy nhớ, họp DingTalk không phải phiên tòa xét xử, không cần câu nào cũng nghiêm túc. Đôi khi, một câu "Cái tôi vừa nói coi như do AI đại diện phát biểu" lại giúp không khí thư giãn hơn. Những kỹ năng này không dạy bạn trốn tránh vấn đề, mà giúp biến sự hỗn loạn thành chất bôi trơn giao tiếp. Khi mọi người cùng bật cười, ai còn quan tâm nãy giờ ai đã nói gì?

Từ hỗn loạn đến sáng tạo

Trong một cuộc họp DingTalk, khi tất cả đang nghiêm túc thảo luận chiến lược vận hành quý 3, bỗng có người buông một câu: "Các bạn có bao giờ nghĩ rằng, thực ra loài chim cánh cụt mới là động vật phù hợp nhất làm việc từ xa không?". Nghe thì thấy vô lý, nhưng khoan đã – câu nói tưởng chừng điên rồ này lại bất ngờ khơi mào cho cả nhóm thảo luận về "Phương pháp làm việc kiểu vùng cực": mô phỏng môi trường Nam Cực, cứ làm việc bốn tiếng lại cùng nhau nhảy vào thùng nước đá để lấy lại sự tập trung (dĩ nhiên cuối cùng không thực hiện, nhưng cả nhóm cười đến chảy nước mắt). Đó chính là sức mạnh của sự hỗn loạn: nó không theo quy tắc, nhưng lại có thể đánh ra cây bài lớn.

Rất nhiều ý tưởng đột phá không phải đến từ việc vẽ vời trên bảng trắng, mà lại nảy ra khi ai đó chia sẻ tiếng ngáy của mèo như thể là âm thanh ASMR, từ đó bất ngờ khơi nguồn cho một dòng sản phẩm mới. Chìa khóa nằm ở chỗ, bạn có thể biến "lạc đề" thành bệ phóng sáng tạo hay không? Khi cuộc họp rơi vào hỗn loạn, đừng vội kéo lại đúng hướng, hãy thử hỏi: "Đằng sau sự vô lý này, có ẩn chứa nhu cầu nào mà chúng ta đã bỏ lỡ không?". Từng có nhóm vì trễ mạng mà lặp lại cùng một câu, kết quả cả nhóm bừng sáng, phát triển ra tính năng "Ghi chú thoại đồng bộ trễ".

Hỗn loạn không phải là kẻ thù, mà là bản đồ kho báu. Lần tới khi cuộc họp bay bổng đến mức không tưởng, đừng vội tắt micro, hãy thử nhảy theo vào hang thỏ – biết đâu ở đó có một căn nhà kẹo ngọt mà bạn hằng mơ ước.

Xây dựng văn hóa họp vui vẻ

Trong các cuộc họp DingTalk, đôi khi chủ đề cứ như chiếc diều đứt dây, bay đến nỗi định vị cũng không theo kịp – vừa nãy còn nói về mục tiêu quý, giây sau đã có người đề xuất tổ chức một cuộc thi hóa trang tại văn phòng. Nhưng đừng vội bấm nút tắt tiếng, chính những khoảnh khắc "vô đầu vô đuôi" này lại thường là lúc tâm hồn tập thể bộc lộ rõ nhất. Để biến sự hỗn loạn này từ thảm họa thành chất dinh dưỡng, chìa khóa nằm ở văn hóa – một văn hóa cho phép mọi người dám nói, dám cười, dám chia sẻ video chú mèo nhảy múa trên bàn làm việc.

Hãy tổ chức định kỳ những buổi "Chia sẻ vô dụng 5 phút", để đồng nghiệp kể về mì Ý nấu khét tối qua, hay chú chuột hamster nhà mình đã ăn vụng bánh quy thế nào. Những mảnh vụn tưởng như chẳng liên quan này thực ra là những viên gạch xây dựng niềm tin. Khi mọi người quen với việc thể hiện khía cạnh "không chuyên nghiệp" trước ống kính, phòng họp sẽ không còn là nơi xét hỏi, mà trở thành nơi ươm mầm sáng tạo. Khuyến khích dùng các sticker biểu cảm vui nhộn của DingTalk để phản hồi, một chú gấu trúc nhảy múa còn giá trị hơn mười câu "Tôi đồng ý".

Quan trọng hơn, người lãnh đạo cần là người đầu tiên nhảy khỏi bục giảng, tự chế về việc tuần trước đọc nhầm tên khách hàng. Khi quyền lực dám hài hước, số đông im lặng mới dám cất tiếng. Một tập thể không phải là cỗ máy, không cần từng con ốc vít đều khớp chính xác; đôi khi lệch một chút, lại vặn ra được hướng đi mới. Hãy để cuộc họp có khoảng trống để thở, để tiếng cười trở thành thành viên thường trực – như vậy, dù chủ đề có bay đến sao Hỏa, cả nhóm vẫn cùng nhau lên tên lửa đuổi theo.

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể liên hệ trực tiếp với dịch vụ chăm sóc khách hàng trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ DingTalk chuyên nghiệp!