Bí quyết để làm việc dễ dàng hơn với DingTalk và chuỗi cung ứng Yongyou

Muốn quản lý chuỗi cung ứng đơn giản như đặt đồ ăn mang về? Vậy thì đừng bỏ lỡ thao tác thần thánh tích hợp hệ thống chuỗi cung ứng YouYou vào DingTalk! Trước tiên, mở cửa hàng ứng dụng trên điện thoại, tìm kiếm từ khóa “DingTalk” rồi tải về và cài đặt – đúng vậy, chính là công cụ vạn năng dùng để điểm danh đi làm, họp trực tuyến, thậm chí còn có thể nhận phong bì đỏ. Sau khi cài đặt xong, đăng nhập tài khoản doanh nghiệp của bạn (nếu chưa có tài khoản, hãy nhanh chóng nhờ anh IT hỗ trợ đăng ký, nếu không bạn có thể bị đá ra khỏi nhóm, đến cả đặt cơm trưa cũng không được).

Vào màn hình chính DingTalk, nhấn vào biểu tượng “+” ở góc trên bên phải, chọn “Bảng tin”, sau đó nhấn “Thêm ứng dụng”. Lúc này, giống như đang chọn đồ trong siêu thị, hãy tìm kiếm “Hệ thống chuỗi cung ứng YouYou” tại chợ ứng dụng, sau khi tìm thấy thì ngay lập tức thêm vào bảng tin của bạn! Hệ thống sẽ tự động hướng dẫn bạn hoàn tất quá trình ủy quyền và liên kết, nhớ kiểm tra xem quyền doanh nghiệp đã được bật chưa, nếu không bạn có thể nhìn thấy đầy đủ các chức năng nhưng lại không thể nhấn vào, cảm giác lúc đó giống như đứng trước một mâm tiệc lớn nhưng lại bị khóa cửa bên ngoài.

Bước cuối cùng, tiến vào plugin chuỗi cung ứng YouYou để thực hiện thiết lập cơ bản: thiết lập tương ứng bộ phận, quy trình phê duyệt, phương thức nhắc nhở thông báo. Nên bật các thông báo quan trọng, nếu không khi sếp hỏi “tại sao không xử lý đơn mua hàng”, bạn chỉ có thể ngượng ngùng trả lời “em không nhận được tin nhắn gì cả”. Sau khi hoàn thành những bước này, coi như bạn đã nắm trong tay chiếc chìa khóa vàng dẫn đến hiệu suất làm việc cao, chương tiếp theo chúng ta sẽ khám phá ngay xem chiếc chìa khóa này có thể mở ra những điều bất ngờ nào!

Tinh tinh! Plugin chuỗi cung ứng YouYou của bạn đã chính thức “an cư lạc nghiệp” trong DingTalk, bây giờ là lúc để nó vận hành và làm việc thật sự! Đừng tiếp tục dựa dẫm vào Excel như cứu cánh nữa, ngay từ bây giờ, các công việc “tu luyện hằng ngày” như quản lý đơn hàng, tra cứu tồn kho, đề xuất mua sắm… đều có thể giải quyết chỉ bằng một cú chạm.

Muốn tra cứu tồn kho? Mở DingTalk, vào module chuỗi cung ứng YouYou, nhập mã vật tư, vèo một cái, số liệu tồn kho thực tế, số lượng đang trên đường, số lượng khả dụng lập tức hiện ra, nhanh hơn cả việc bạn tra cứu đơn hàng giao hàng. Từ nay chẳng cần phải đuổi theo Tiểu Vương thủ kho hỏi “còn hàng không?” — anh ấy cuối cùng cũng được thở phào nhẹ nhõm.

Xử lý đơn hàng còn thần kỳ hơn: khách hàng vừa xác nhận, bạn có thể tạo đơn bán hàng trực tiếp trong DingTalk, hệ thống tự động đồng bộ vào ERP YouYou, không cần copy-paste tới mười lần. Trường hợp dữ liệu sai sót? Đừng lo, mọi thao tác chỉnh sửa đều được lưu vết toàn bộ, truy nguồn trách nhiệm rõ ràng, không ai có thể đùn đẩy.

Còn về đề xuất mua sắm, đây đúng là phúc lành cho người lười. Chọn vật tư, điền số lượng, gửi duyệt, quy trình tự động chuyển tới cấp quản lý, còn có thể thúc giục khẩn cấp, “Sếp ơi, em không thúc giục sếp đâu, là hệ thống tự bật lên đấy!”. Sau khi được phê duyệt, đơn mua sắm được tạo ngay lập tức, liền mạch với các bước tiếp theo.

Những chức năng này tuy trông đơn giản, nhưng khi kết nối lại với nhau thì giống như打通任督二脉—chuyển từ bị động chữa cháy sang chủ động tấn công, nhịp độ làm việc thay đổi từ “gấp gáp” thành “ổn định”, nâng cao hiệu suất không còn là giấc mơ, mà là lợi ích thực tế mà DingTalk + YouYou mang lại cho bạn.

Kỹ năng nâng cao: Tự động hóa và tích hợp không phải là đặc quyền riêng của những tín đồ công nghệ, mà là vũ khí thần kỳ mà mọi chiến binh chuỗi cung ứng muốn tan ca đúng giờ đều nên nắm lấy! Nếu trong DingTalk xử lý nghiệp vụ chuỗi cung ứng YouYou mà vẫn dừng ở mức thao tác thủ công, từng mục một xác nhận, thì chẳng khác nào dùng bàn tính để xử lý đợt khuyến mãi thương mại điện tử – mệt chết người mà không ai thương.

Đừng lo, luồng làm việc tự động của DingTalk chính là “bản sao kỹ thuật số” của bạn. Hãy tưởng tượng: ngay khi đơn mua sắm được tạo, hệ thống tự động kích hoạt quy trình phê duyệt, đồng thời thông qua robot gửi nhắc nhở tới nhân viên liên quan, thậm chí đồng bộ cập nhật việc khấu trừ ngân sách vào hệ thống tài chính – đây không phải phim viễn tưởng, mà là cuộc sống thường ngày nhờ tích hợp sâu API. Chỉ cần thiết lập một lần, hàng ngàn lần thao tác sau đó đều được hoàn tất tự động, nhanh đến mức cà phê còn chưa kịp nguội.

Thậm chí còn kinh khủng hơn, bạn có thể kết nối hệ thống chuỗi cung ứng YouYou với ERP, CRM hoặc thậm chí là hệ thống báo cáo tự xây dựng. Nhờ nền tảng mở API của DingTalk, dữ liệu như dòng nước chảy tự nhiên xuyên suốt giữa các hệ thống, không còn cần mỗi ngày phải copy-paste tới ba mươi sáu lần nữa. Thiết lập nhắc nhở tự động? Quá dễ. Khi tồn kho xuống mức báo động, lập tức hiện cảnh báo màu đỏ trong nhóm, ngay cả đồng nghiệp thờ ơ nhất cũng phải bật dậy đi bổ sung hàng.

Cách mạng hiệu suất thực sự không nằm ở chỗ làm việc nhanh hơn, mà ở chỗ để hệ thống giúp bạn làm việc. Từ nay, bạn không còn là nhân viên thao tác, mà là chỉ huy.

“Này, Lão Vương, lô hàng của anh đến đâu rồi?” Câu nói này có vẻ quen tai không? Trong thế giới chuỗi cung ứng, thông tin chậm trễ giống như con muỗi lúc nghỉ trưa, vo ve khó chịu mà赶不走. Nhưng giờ đây, nhờ chat nhóm và họp video trên DingTalk, chúng ta cuối cùng cũng có thể đập chết con muỗi này dính chặt lên tường!

Hãy tưởng tượng: bộ phận mua sắm, thủ kho, logistics cùng tụ tập trong một nhóm DingTalk tên là “Phòng chỉ huy chiến dịch chuỗi cung ứng YouYou”, mỗi thay đổi đơn hàng đều được cập nhật tức thì như đăng bài lên mạng xã hội. Ai đã duyệt? Ai đang tắc nghẽn? Xe tải của ai giữa đường hỏng máy? Tất cả rõ như ban ngày. Thậm chí còn ngoạn hơn: bạn có thể thiết lập nhắc nhở theo từ khóa, chỉ cần xuất hiện từ “trễ” hay “hết hàng”, điện thoại lập tức hú vang như ma gào, còn nhạy hơn cả báo thức.

Đừng tiếp tục dùng email để chơi trò “truyền giấy nhắn” nữa! Mỗi tuần tổ chức một buổi họp ngắn 15 phút qua video, bật chia sẻ màn hình để trực tiếp theo dõi thao tác trên hệ thống YouYou, vấn đề giải quyết tại chỗ, quyết định đạt đồng thuận trong tích tắc. Có người trễ giờ? Hệ thống tự động ghi hình + tóm tắt văn bản gửi đi, đảm bảo không ai có thể装傻.

Còn có bí kíp: mời robot vào nhóm, để nó tự động tổng hợp báo cáo tồn kho hàng ngày, hoặc nhắc nhở hạn chót thanh toán. Như vậy, con người cuối cùng cũng có thể tập trung làm những việc mà con người nên làm – ví dụ như tranh luận xem rốt cuộc ai quên nhấn nút “xác nhận giao hàng”…

“Sao dữ liệu lại biến mất rồi?” Đừng hoảng, đây không phải hiện tượng tâm linh, mà là tình huống kinh điển bạn có thể gặp khi xử lý nghiệp vụ chuỗi cung ứng YouYou trên DingTalk – trễ đồng bộ dữ liệu. Đôi khi bạn rõ ràng đã cập nhật tồn kho trong YouYou, nhưng khi xem trên DingTalk vẫn là số liệu cũ, giống như hệ thống đang chơi trò “tìm điểm khác biệt” với bạn. Cách giải quyết rất đơn giản: trước tiên kiểm tra trạng thái mạng, sau đó xác nhận kết nối API hai đầu có bình thường không, khi cần có thể kích hoạt thủ công một lần đồng bộ. Hãy nhớ rằng, hệ thống cũng cần uống cà phê để tỉnh táo, thỉnh thoảng khởi động lại module tích hợp, nó sẽ ngoan ngoãn nghe lời ngay.

Một lỗi phổ biến khác là vấn đề thiết lập quyền hạn. Tiểu Vương muốn duyệt đơn mua sắm nhưng không thể mở được, hóa ra anh ấy bị xếp vào nhóm “chỉ đọc”. Điều này giống như đưa cho đầu bếp một con dao không thể cắt được, chỉ khiến người ta thêm thất vọng. Đề nghị quản trị viên phân quyền theo vai trò, định kỳ kiểm tra thay đổi trách nhiệm của thành viên. Bạn có thể sử dụng chức năng “Cơ cấu tổ chức” của DingTalk để điều chỉnh bộ phận và nhóm chức năng chỉ bằng một cú nhấp, đảm bảo mỗi người đều nhận được chiếc chìa khóa vừa đủ dùng mà không vượt quyền.

Cuối cùng xin nhắc nhở: nếu xảy ra tình trạng bỏ lỡ thông báo hoặc quy trình bị tắc, đừng vội đổ lỗi cho hệ thống, phần lớn là do quy tắc tự động hóa được thiết lập quá nghiêm ngặt hoặc quá lỏng lẻo. Hãy tận dụng mẫu phê duyệt và nhắc nhở robot của DingTalk, để phát hiện vấn đề trước khi nó bùng nổ, công việc tự nhiên sẽ trôi chảy như vuốt ve điện thoại xem video ngắn!

We dedicated to serving clients with professional DingTalk solutions. If you'd like to learn more about DingTalk platform applications, feel free to contact our online customer service, or reach us by phone at (852)4443-3144 or email at This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. With a skilled development and operations team and extensive market experience, we’re ready to deliver expert DingTalk services and solutions tailored to your needs!