Google Workspace và Teams: Ai là vua văn phòng

Giới thiệu: Google Workspace và Teams là gì?

Khi nói đến "vũ khí kỹ thuật số" trong văn phòng hiện đại, Google Workspace và Microsoft Teams tựa như hai đội siêu anh hùng, mỗi bên đều có lượng người hâm mộ đông đảo, hàng ngày âm thầm chiến đấu trong những căn phòng làm việc. Google Workspace, trước đây gọi là G Suite, là bộ công cụ "toàn diện trên nền tảng đám mây" do Google phát triển, nổi bật với sự nhẹ nhàng, trực quan và đồng bộ hóa liền mạch. Gmail xử lý thư điện tử, Docs soạn thảo báo cáo tự do như viết nháp, Sheets tính toán dữ liệu nhanh hơn cả kế toán uống cà phê, còn Drive chính là kho dữ liệu số của bạn, tài liệu đi đâu cũng có thể mang theo, không sợ máy tính bị hỏng. Điểm quan trọng là mọi thứ đều hoạt động trong trình duyệt, không cần cài đặt hàng loạt phần mềm, phù hợp với những nhân viên văn phòng ghét các thông báo "đang cài đặt cập nhật".

Ngược lại, Microsoft Teams là "trung tâm xã hội" của Microsoft 365, ban đầu được tạo ra nhằm đánh bại Slack, nhưng không ngờ lại trở thành "trụ sở ảo" của văn phòng. Nó không chỉ đơn thuần là công cụ trò chuyện, mà giống như một nền tảng tích hợp — họp, gửi tập tin, cộng tác, thậm chí kết nối với Outlook và OneNote, tất cả đều được xử lý trên một bảng điều khiển duy nhất. Ưu điểm của Teams nằm ở khả năng tích hợp cấp doanh nghiệp, đặc biệt phù hợp với những công ty đã quá quen thuộc với hệ sinh thái Office, việc chuyển đổi giống như chuyển từ số tự động sang số sàn — tuy hơi mất thời gian làm quen nhưng lại mạnh mẽ hơn.

Dù hai bên có vẻ chức năng trùng lặp, nhưng triết lý cốt lõi hoàn toàn khác biệt: Google tin vào "đơn giản là vua", còn Microsoft chủ trương "tích hợp mới là vua".

Liên lạc và cộng tác: Ai vượt trội hơn?

Trong cuộc "đại chiến võ lâm văn phòng" về liên lạc và cộng tác, Google Workspace và Microsoft Teams đều tung ra tuyệt chiêu, chiến đấu giằng co không phân thắng bại. Google Workspace phái ra hai cao thủ Hangouts Chat và Meet, một người chuyên truyền tin tức thời, người kia chuyên về hội nghị video. Giao diện trò chuyện đơn giản như sân vườn thiền định, còn hội nghị video của Meet chỉ cần nhấn một cái là bắt đầu, ngay cả bà ngoại cũng có thể sử dụng trong ba giây. Nhưng điểm yếu là chức năng của Hangouts Chat tương đối đơn giản, quản lý nhóm giống như dùng dao nhỏ gọt bút chì — gọt được, nhưng không nhanh. Ngược lại, Microsoft Teams thực sự là "dao đa năng Thụy Sĩ" trong lĩnh vực liên lạc. Chức năng trò chuyện mạnh mẽ đến mức có thể chia kênh, thiết lập quyền riêng, thêm biểu tượng cảm xúc, gửi tập tin một cách liền mạch, đồng thời tích hợp liền với Outlook, Planner. Cuộc họp video của Teams hỗ trợ làm mờ nền, tự động lưu bản ghi vào OneDrive, thậm chí cho phép bạn vừa họp vừa đồng thời chỉnh sửa tài liệu Word, như thể cả nhóm cùng nhập hồn vào một bộ não. Nhưng đổi lại — chức năng quá nhiều, người mới dễ bị lạc trong mê cung menu. Ví dụ: khi đội marketing cần sửa văn bản khẩn cấp, dùng Google Meet kết hợp Docs quả thực nhanh như chớp; nhưng nếu liên quan đến cộng tác liên bộ phận, theo dõi nhiệm vụ, hệ sinh thái tích hợp của Teams giống như tên lửa có định vị, chính xác và ổn định. Ai vượt trội hơn? Còn tùy vào nhóm của bạn đang theo đuổi phong cách nhẹ nhàng như đi trên nước, hay khí thế như kiếm nặng không cần mài sắc.

Quản lý và chia sẻ tài liệu: Cái nào tiện lợi hơn?

Trong trận "đại chiến đám mây" về quản lý tài liệu, Google Workspace và Microsoft Teams đều lần lượt đưa ra "bộ ba lưu trữ" của mình: Google Drive, OneDrive và SharePoint. Đừng thấy tên đều có chữ "Drive" mà tưởng chúng giống nhau — dùng thực tế thì khác nhau như hai loài sinh vật: một bên là con lười nhẹ nhàng linh hoạt, thong thả treo mình trên cành cộng tác; bên kia giống như điệp viên mặc vest, tay nắm tài liệu mật, lúc nào cũng sẵn sàng triệu tập đồng đội hành động. Google Drive của Google Workspace đề cao triết lý "mở ra là sửa được" cho người lười. Tài liệu sinh ra đã mang tính chia sẻ, chỉ cần thiết lập quyền, đồng nghiệp lập tức trở thành cộng sự chỉnh sửa, ngay cả lịch sử phiên bản cũng tự động ghi lại ai đã sửa dòng nào. Rất phù hợp với đội sáng tạo cần nhanh chóng cập nhật đề xuất, hoặc bộ phận marketing cùng nhau sửa PPT đến sáng trước thời hạn. Ngược lại, bộ đôi OneDrive và SharePoint của Teams giống như nhân viên quản lý kho tài liệu cấp doanh nghiệp. SharePoint tuy độ dốc học tập cao như leo núi Ngọc Sơn, nhưng một khi đã thiết lập xong, quyền bộ phận, phân loại tài liệu, quy trình duyệt xét đều chính xác từng li, các đơn vị pháp chế hay nhân sự coi trọng quy trình sẽ cực kỳ yêu thích. Chỉ là, muốn chỉnh sửa đồng thời? Xin lỗi, đôi khi bạn phải xác nhận mình "có quyền", "ở trong kênh", "và đã được mời" — sau ba lớp xác thực, cảm hứng có thể đã bay sang Hawaii nghỉ mát rồi.

Tích hợp và mở rộng: Cái nào linh hoạt hơn?

Khi nói đến tích hợp và mở rộng, cuộc hỗn chiến văn phòng này giống như cuộc thi xem ai có "hậu cung" lớn hơn. Google Workspace và Microsoft Teams đều không phải dạng vừa, nhưng lại đi theo hai con đường "kết hôn" hoàn toàn khác biệt.

Google Workspace giống như một anh chàng cực kỳ thích dùng tiện ích, dựa vào G Suite Marketplace để thu hút hàng ngàn ứng dụng bên thứ ba. Từ công cụ tự động hóa chữ ký Yet Another Mail Merge đến thần binh quản lý dự án Asana, chỉ cần bạn nghĩ đến, gần như đều có thể nhúng vào Gmail, Calendar hoặc Docs để hoạt động. Chưa kể đến việc hợp tác liền mạch với Zapier, khiến các quy trình tự động hóa đơn giản như nấu mì gói.

Ngược lại, Microsoft Teams giống như một quý tộc doanh nghiệp, chủ trương "tích hợp toàn hệ sinh thái". Nó nhét Power BI, Dynamics 365, thậm chí cả Outlook và Planner vào cùng một cửa sổ trò chuyện, như thể đang nói: "Đừng đi lung tung, nhà tôi cái gì cũng có." Cửa hàng ứng dụng của Teams tuy không rộng lớn như Google, nhưng lại thắng ở sự liên kết sâu sắc với Office 365, API cấp doanh nghiệp cũng trưởng thành hơn, phù hợp với các nhóm lớn cần robot tùy chỉnh hoặc tích hợp hệ thống nội bộ.

Tóm lại, Google linh hoạt như cậu bé trượt ván đường phố, Teams thì giống điệp viên mặc vest — ai mạnh hơn? Còn tùy vào bạn muốn biểu diễn tự do hay lên kế hoạch tỉ mỉ.

Giá cả và gói dịch vụ: Cái nào tiết kiệm hơn?

Khi chúng ta vừa thở phào sau cuộc hỗn chiến tiện ích, chuẩn bị thanh toán, mới phát hiện "trường đấu văn phòng" thực sự lại ẩn trong chi tiết các gói đăng ký. Google Workspace và Microsoft Teams đều không dễ dãi, nhưng ai mới là người khiến ví tiền của bạn nở nụ cười?

Google Workspace bắt đầu từ gói Business Starter với mức giá 6 USD/người/tháng, cung cấp 30GB dung lượng đám mây và tính năng họp cơ bản, phù hợp với các nhóm nhỏ muốn "dùng thử trước khi mua". Gói nâng cao Business Standard (12 USD) nâng cấp lên 2TB dung lượng và hội nghị video ổn định hơn, còn gói cấp doanh nghiệp Enterprise có giá 18 USD, tập trung vào bảo mật nâng cao và lưu trữ không giới hạn — nghe như một đại gia bất động sản đám mây. Nhưng đừng quên, phiên bản "miễn phí" của họ chỉ dành cho cá nhân, doanh nghiệp muốn dùng miễn phí? Không cửa nào cả.

Ngược lại, Microsoft Teams thường bị "buộc kèm" trong các gói Microsoft 365. Microsoft 365 Business Basic với giá 6 USD/người/tháng đã bao gồm đầy đủ Teams, 1TB OneDrive và email Outlook, mức giá hợp lý đến mức khiến người ta nghi ngờ liệu có đang giảm giá khuyến mãi hay không. Nếu nhóm bạn đã dùng phần mềm Office, cảm giác giống như "được tặng kèm Teams". Các gói doanh nghiệp cao cấp hơn còn cung cấp công cụ phân tích AI và tuân thủ quy định, phù hợp với các công ty lớn có yêu cầu pháp lý nghiêm ngặt.

Tóm lại: nhóm nhỏ muốn nhẹ nhàng, Google có tính kiểm soát cao; nhưng nếu bạn đã ở trong hệ sinh thái Microsoft, Teams chắc chắn là "bữa tiệc thịnh soạn được tặng kèm".

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, hãy liên hệ trực tiếp với nhân viên hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc gọi điện theo số (852)4443-3144 hoặc gửi email đến This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ DingTalk chuyên nghiệp!