Bí quyết tăng hiệu suất làm việc với DingTalk: Hướng dẫn sử dụng các tính năng nhân tạo

钉钉加人工 là gì

Bạn đã bao giờ thử trải nghiệm trước khi tan ca 5 phút, sếp đột nhiên nhắn tin: "Báo cáo này mai buổi sáng phải nộp rồi nhé~", lập tức còi báo động vang lên trong đầu, uống một ngụm cà phê, chuẩn bị chạy đua với thời gian? Đừng lo, đây chính là lúc điểm điểm gia nhân công phát huy tác dụng! Nói đơn giản, “gia nhân công” không phải là tăng lương thật sự cho bạn, mà là giúp bạn nhanh chóng tập hợp đồng nghiệp, phân công nhiệm vụ trên DingTalk, giống như triệu hồi rồng thần, lập tức kéo đúng người vào chiến trường.

Nó không đơn giản chỉ là "@tất cả mọi người". Hãy tưởng tượng, khi dự án bất ngờ thay đổi, ba nhóm thiết kế, phát triển và marketing hoạt động riêng rẽ, tin nhắn chìm nghỉm giữa hàng loạt nhóm. Lúc này, chức năng gia nhân công có thể chính xác kéo ra một đội ngũ liên bộ phận, tạo phòng chiến dịch tạm thời, tiến độ công việc rõ ràng từng chút một, ai đang gặp khó khăn, ai trì hoãn, hệ thống sẽ tự động nhắc nhở, sếp không còn phải đóng vai đồng hồ báo thức bằng thịt nữa.

Thậm chí còn tuyệt hơn, gia nhân công có thể kết nối liền mạch với danh sách việc cần làm, lịch trình, quy trình phê duyệt của DingTalk. Ví dụ như khi có yêu cầu đột xuất từ khách hàng, chỉ cần một thao tác thêm nhân sự để thành lập đội, lập tức tạo danh sách nhiệm vụ, tự động theo dõi ngày hết hạn, thậm chí việc xin thanh toán tiền làm thêm giờ cũng đồng thời được xử lý. Từ xử lý khủng hoảng đến các dự án đột xuất, nó chính là “bộ máy gọi đội ứng phó khẩn cấp” của doanh nghiệp, biến hỗn loạn thành trật tự, khiến việc tăng ca có giá trị hơn — dù sao thì, tăng ca hiệu quả mới xứng đáng gọi là “làm việc nghiêm túc”, còn không thì chỉ là “diễn trò chăm chỉ” mà thôi!

Cách thiết lập chức năng gia nhân công trên DingTalk

Muốn hiệu suất nhóm tăng vọt như tên lửa? Bước đầu tiên, hãy thiết lập xong chức năng “gia nhân công trên DingTalk”! Đừng lo, việc này không phải luyện Cửu Âm Chân Kinh, thao tác còn đơn giản hơn cả nấu mì gói. Trước tiên mở DingTalk, vào “Bảng công việc”, tìm chức năng “Gia nhân công” (nếu không thấy, quản trị viên hãy nhanh tay vào chợ ứng dụng để cài đặt, nếu không thì giống như có chìa khóa nhưng không tìm thấy cửa vậy). Sau đó, nhấn “Tạo dự án mới”, đặt cho nhóm làm việc của bạn một cái tên thật oai phong, ví dụ như “Đội đột kích dự án” hay “Tiểu đội không bao giờ tăng ca” — tên phải có tinh thần, đội nhóm mới có linh hồn!

Sau khi đặt tên xong, bắt đầu thêm thành viên. Bạn có thể mời từng người một, hoặc chọn trực tiếp từ cơ cấu tổ chức để thêm hàng loạt. Lưu ý một chút, đừng lỡ tay kéo cả tài xế của sếp vào thảo luận KPI, cảnh tượng đó quá đẹp khiến người ta không dám nhìn. Sau khi thành viên tham gia, nhớ thiết lập quyền hạn: ai có thể đăng nhiệm vụ? Ai chỉ được xem? Quản trị viên có “chế độ Thượng đế”, các thành viên bình thường được phân quyền theo vai trò, tránh tình trạng ai đó tự ý sửa dữ liệu, gây ra hỗn loạn như khi cả nhóm cùng chỉnh sửa một file Google mà không bật chế độ cộng tác.

Cuối cùng, bật chức năng nhắc nhở thông báo, đảm bảo mọi người không bỏ lỡ tin nhắn quan trọng. Sau khi hoàn tất thiết lập, nhấn “Kích hoạt”, xin chúc mừng! Hệ thống gia nhân công của bạn đã chính thức đi vào hoạt động, sẵn sàng bước vào kỷ nguyên làm việc hiệu quả mới!

Mẹo nhỏ sử dụng hiệu quả chức năng gia nhân công trên DingTalk

• Tự động hóa quy trình, để máy móc làm tăng ca thay bạn: Đừng thủ công chuyển tiếp tin nhắn hay điền biểu mẫu lặp đi lặp lại nữa! Trong chức năng gia nhân công trên DingTalk, hãy thiết lập “luồng công việc tự động”, giống như thuê một trợ lý ảo AI làm việc 24/7 không biết mệt. Ví dụ, khi khách hàng gửi biểu mẫu, hệ thống sẽ tự động thông báo người phụ trách, tạo nhiệm vụ, thậm chí đồng bộ vào lịch — liền mạch một mạch, đến cả cô nhân viên pha trà ở phòng nghỉ cũng phải thán phục bạn chuyên nghiệp.
• Biểu mẫu thông minh, từ chối “bổ sung dữ liệu thêm lần nữa”: Đừng để đồng nghiệp vật vờ giữa “đã đọc nhưng không hồi âm” và “phải điền lại nhiều lần”. Dùng biểu mẫu thông minh để thiết lập các trường bắt buộc, câu hỏi nhảy theo logic, tính toán tự động, một lần là xong. Ai còn dám nói dữ liệu lộn xộn? Chỉ cần gửi đường link biểu mẫu, tự tin trả lời: “Vui lòng làm theo quy trình.”
• Phân công nhiệm vụ không cần hét, không cần @ đến rách cổ: Nhờ vào “phân công nhiệm vụ + nhắc nhở hạn chót + theo dõi tiến độ” ba đòn liên hoàn, mỗi người đều rõ mình cần làm gì, khi nào hoàn thành. Tuyệt hơn nữa, nếu trễ hạn hệ thống sẽ tự động nhắc quản lý, bạn không còn phải đóng vai “người đòi nợ” nữa.
• Tận dụng mẫu có sẵn, giúp nhân viên mới biến thành lão làng ngay lập tức: Lưu các quy trình thường dùng thành mẫu, nhân viên mới vừa vào nhóm đã có thể làm theo, như thể có sẵn hướng dẫn bên trong. Ngay cả thực tập sinh cũng có thể thực hiện dự án hoàn hảo, nhân viên cũ cuối cùng cũng có thể yên tâm… à không, là tập trung sáng tạo!

Những mẹo nhỏ này không phải là phép thuật, nhưng khi sử dụng thì hiệu quả còn hơn cả phép thuật — vì thực chất, hiệu suất thật sự là để công việc “tự diễn ra”, chứ không phải bạn “liên tục phải chạy đôn chạy đáo”.

Phân tích trường hợp: Các doanh nghiệp thành công sử dụng DingTalk gia nhân công như thế nào

Khi nói đến sức mạnh của DingTalk gia nhân công, không phải chỉ nói suông, có những công ty thực sự biến nó thành “bộ tăng tốc hiệu suất”! Lấy ví dụ một thương hiệu chuỗi nhà hàng nổi tiếng, trước đây việc xếp ca, xin nghỉ bù, chấm công đều dựa vào kiểm tra thủ công, nhân viên HR mỗi ngày như đang giải câu đố Sudoku cấp cao. Sau khi áp dụng DingTalk gia nhân công, họ dùng hệ thống xếp ca thông minh kết hợp quy trình phê duyệt tự động, nhân viên chỉ cần chạm nhẹ trên điện thoại là có thể xin đổi ca, hệ thống tự động tìm người thay thế, đồng thời đồng bộ dữ liệu chấm công tức thì vào hệ thống lương — từ đó HR không còn phải thức khuya đối chiếu bảng biểu, sếp cười nói: “Tiền mua nước tăng lực tiết kiệm được đủ để mua một cái máy cà phê rồi!”

Một công ty công nghệ khác còn mạnh hơn, đưa toàn bộ quản lý dự án lên DingTalk, chia nhỏ nhiệm vụ, theo dõi tiến độ, chia sẻ tài liệu liền mạch. Quản lý dự án thiết lập các mốc quan trọng, hệ thống tự động phân nhiệm vụ và theo dõi rủi ro trễ hạn, thậm chí có thể thông minh điều chỉnh phân công theo khối lượng công việc của từng thành viên. Kết quả? Thời gian trung bình hoàn thành dự án rút ngắn 30%, số lượng cuộc họp giảm, nhưng đầu ra lại tăng. Một kỹ sư đùa: “Trước kia mỗi ngày họp như đang diễn ‘Đối đầu trên đường dây’, giờ yên tĩnh đến mức nghi ngờ đồng nghiệp có phải đã tập thể nghỉ việc không.”

Chìa khóa thành công của các doanh nghiệp này không nằm ở việc chức năng có bao nhiêu hiệu ứng hoa mỹ, mà ở việc “giải phóng con người khỏi lao động lặp đi lặp lại”. Họ không đơn thuần số hóa các quy trình giấy tờ, mà tái thiết kế luồng công việc, khiến DingTalk gia nhân công thực sự trở thành “bộ tăng tốc hiệu suất” cho cả đội.

Các câu hỏi thường gặp và giải pháp

Dùng DingTalk gia nhân công giống như lái một chiếc siêu xe, rất đã, nhưng nếu không quen thao tác, có thể một cú đạp ga sẽ lao thẳng vào bụi hoa. Đừng lo, những cái “bẫy” phổ biến dưới đây, chúng tôi sẽ giúp bạn từng bước lấp đầy!

Trước tiên, vấn đề bảo mật dữ liệu luôn khiến sếp trằn trọc không ngủ. Đừng sợ, DingTalk hỗ trợ “truyền dữ liệu mã hóa” và “quản lý phân cấp quyền hạn”, bạn có thể thiết lập ai được xem file, ai chỉ được xem thông báo. Nhớ định kỳ kiểm tra quyền hạn thành viên, tránh tình trạng nhân viên cũ vẫn còn “nghe lén” các cuộc họp mật. Nếu công ty có yêu cầu cao hơn, hãy trực tiếp kích hoạt phiên bản “riêng tư” hoặc “triển khai riêng”, dữ liệu sẽ nằm chắc trong tay bạn.

Thứ hai, rào cản giao tiếp thường đến từ “bão thông tin”. Có người liên tục gửi tin nhắn thoại, có người thích dùng robot nhóm DingTalk để spam. Giải pháp? Thiết lập “quy tắc giao tiếp”! Ví dụ: việc quan trọng dùng “DING” + văn bản, việc không khẩn cấp đánh dấu bằng “việc cần làm”, sau giờ làm trừ khi văn phòng cháy, nếu không đừng DING. Ngoài ra, tận dụng chức năng “đã đọc/chưa đọc”, đừng hỏi “bạn có thấy tin tôi không?” nữa — bạn đã thấy hai chữ “đã đọc” bên cạnh ảnh đại diện chưa? Thấy rồi thì đừng hỏi thêm!

Cuối cùng, robot bị lỗi thì sao? Trước tiên kiểm tra xem kết nối API có bị ngắt không, sau đó xác nhận quyền hạn có thay đổi hay không. Nếu robot đột nhiên bắt đầu kể chuyện cười nhạt, vậy… có thể là kỹ sư đang thử nghiệm, mau gọi anh ta dừng lại!

DomTech là nhà cung cấp dịch vụ chính thức của DingTalk tại Hồng Kông, chuyên cung cấp các dịch vụ DingTalk cho đông đảo khách hàng. Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về các ứng dụng trên nền tảng DingTalk, có thể trực tiếp tư vấn với nhân viên hỗ trợ trực tuyến của chúng tôi, hoặc liên hệ qua điện thoại (852)4443-3144 hoặc email This email address is being protected from spambots. You need JavaScript enabled to view it.. Chúng tôi sở hữu đội ngũ phát triển và vận hành xuất sắc, cùng kinh nghiệm phong phú trong dịch vụ thị trường, có thể cung cấp cho bạn các giải pháp và dịch vụ chuyên nghiệp về DingTalk!