คู่มือการใช้ DingTalk พร้อมเคล็ดลับเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานให้เร็วขึ้นเท่าตัว

คืออะไรกันแน่ คำว่า "ตั้งพนักงานเพิ่มในติงตั้ง"

คุณเคยไหม ช่วงห้านาทีก่อนเลิกงาน เจ้านายส่งข้อความมาว่า "รายงานนี้พรุ่งนี้เช้าต้องส่งนะ~" ทันทีนั้นเสียงไซเรนในหัวก็ดังลั่น จิบกาแฟรวดเดียว พร้อมรับศึกวิ่งกับเวลา? อย่าเพิ่งตกใจ นี่คือช่วงเวลาที่ ตั้งพนักงานเพิ่มในติงตั้ง (DingTalk Jia Ren Gong) จะได้แสดงฝีมือ! ง่ายๆ ก็คือ "เพิ่มพนักงาน" ไม่ได้หมายถึงการขึ้นเงินเดือนให้คุณจริงๆ แต่เป็นการช่วยให้คุณรวบรวมเพื่อนร่วมงาน แบ่งงานอย่างรวดเร็วในติงตั้ง เหมือนการอัญเชิญมังกรหยกที่ดึงคนที่ใช่เข้ามาในสมรภูมิงานทันที

มันไม่ได้มีแค่การ @ ทุกคนเท่านั้น ลองนึกภาพดูว่า โครงการเกิดการเปลี่ยนแปลงกระทันหัน ทีมออกแบบ พัฒนา และการตลาด ต่างคนต่างทำงาน ข้อความจมหายอยู่ในกองข้อความของกลุ่มต่างๆ ตรงจุดนี้ ฟังก์ชัน "เพิ่มพนักงาน" สามารถดึงทีมข้ามแผนกมารวมกันได้อย่างแม่นยำ สร้างห้องสงครามชั่วคราว ทำให้เห็นความคืบหน้าของงานชัดเจน ใครติดปัญหา ใครล่าช้า ระบบจะแจ้งเตือนโดยอัตโนมัติ เจ้านายไม่จำเป็นต้องกลายเป็นนาฬิกาปลุกชีวิตอีกต่อไป

ที่เจ๋งกว่านั้นคือ ฟีเจอร์นี้สามารถเชื่อมต่อกับงานที่ต้องทำ กำหนดการ และกระบวนการอนุมัติในติงตั้งได้อย่างไร้รอยต่อ เช่น เมื่อลูกค้ามีความต้องการเร่งด่วน เพียงคลิกเดียวเพื่อตั้งทีมงาน ระบบจะสร้างรายการงานทันที ติดตามกำหนดส่งอัตโนมัติ แม้กระทั่งการขอค่าล่วงเวลา ก็สามารถดำเนินการตามขั้นตอนพร้อมกันได้ จากการจัดการวิกฤติไปจนถึงโครงการฉุกเฉิน นี่คือ "เครื่องอัญเชิญทีมตอบสนองเหตุการณ์ฉุกเฉิน" ขององค์กร ช่วยเปลี่ยนความยุ่งเหยิงให้เป็นระบบ และทำให้การล่วงเวลามีคุณค่ามากขึ้น — เพราะการล่วงเวลาที่มีประสิทธิภาพเท่านั้น จึงเรียกว่า "ทำงานอย่างตั้งใจ" ไม่ใช่แค่ "แสดงท่าทางว่าขยัน"

วิธีตั้งค่าตั้งพนักงานเพิ่มในติงตั้ง

อยากให้ทีมงานของคุณทำงานได้เร็วเหมือนจรวดพุ่งสู่ท้องฟ้าไหม? ขั้นตอนแรก ต้องมาจัดการตั้งค่า "ตั้งพนักงานเพิ่มในติงตั้ง" กันก่อน อย่ากังวล ไม่ได้ยากเหมือนฝึกวิชาเก้าอิ้นเจิ้งกง วิธีใช้ง่ายกว่าการต้มมาม่าอีก ขั้นตอนแรก เปิดติงตั้ง แล้วเข้าไปที่ "แผงงาน" ตามหาฟีเจอร์ "ตั้งพนักงานเพิ่ม" (ถ้าหาไม่เจอ ผู้ดูแลระบบควรรีบไปโหลดจากตลาดแอปพลิเคชัน ไม่งั้นก็เหมือนมีกุญแจแต่หาประตูไม่เจอ) จากนั้น คลิก "สร้างโครงการใหม่" ตั้งชื่อกลุ่มงานให้เท่ๆ สักหน่อย เช่น "ทีมโจมตีโครงการ" หรือ "ทีมไม่ล่วงเวลาเด็ดขาด" — ชื่อต้องมีพลัง ทีมถึงจะมีจิตวิญญาณ!

เมื่อตั้งชื่อเสร็จ ก็เริ่มเพิ่มสมาชิก คุณสามารถเชิญทีละคน หรือเลือกเพิ่มหลายคนพร้อมกันจากโครงสร้างแผนกได้ ขอเตือนนิดหนึ่ง อย่าเผลอเพิ่มคนขับรถของเจ้านายเข้ามาประชุม KPI ภาพนั้นคงจะดูแปลกตาเกินไป หลังจากที่สมาชิกเข้ามาแล้ว อย่าลืมตั้งสิทธิ์การเข้าถึง ว่าใครสามารถสร้างงานได้ ใครดูได้อย่างเดียว ผู้ดูแลระบบจะมี "โหมดพระเจ้า" ส่วนสมาชิกทั่วไปจะได้รับสิทธิ์ตามบทบาท เพื่อไม่ให้มีใครมาแก้ไขข้อมูลปั่นป่วนจนเหมือนแก้ไขเอกสาร Google ฉบับเดียวกันโดยไม่ได้เปิดโหมดร่วมมือกัน

สุดท้าย เปิดการแจ้งเตือน เพื่อให้ทุกคนไม่พลาดข้อความสำคัญ เมื่อตั้งค่าเสร็จสิ้น คลิก "เปิดใช้งาน" เท่านี้ก็สำเร็จ! ระบบตั้งพนักงานเพิ่มของคุณเปิดตัวอย่างเป็นทางการแล้ว เตรียมตัวก้าวสู่ยุคแห่งประสิทธิภาพได้เลย!

เทคนิคเล็กๆ ในการใช้ตั้งพนักงานเพิ่มในติงตั้งอย่างมีประสิทธิภาพ

• กระบวนการทำงานอัตโนมัติ ให้เครื่องจักรทำงานล่วงเวลาแทนคุณ：เลิกส่งต่อข้อความด้วยมือหรือกรอกแบบฟอร์มซ้ำๆ ได้แล้ว! ตั้งค่า "เวิร์กโฟลว์อัตโนมัติ" ภายในตั้งพนักงานเพิ่มในติงตั้ง ราวกับมีเลขาส่วนตัวเป็น AI ที่ไม่เคยเหน็ดเหนื่อย 24 ชั่วโมง เช่น เมื่อลูกค้าส่งแบบฟอร์ม ระบบจะแจ้งผู้รับผิดชอบโดยอัตโนมัติ สร้างงาน และซิงค์เข้าปฏิทินทันที ฉับไวและลื่นไหล จนเพื่อนร่วมงานที่ดูแลมุมกาแฟยังอดชมว่าคุณดูเป็นมืออาชีพ
• แบบฟอร์มอัจฉริยะ ปฏิเสธคำพูดว่า "ส่งข้อมูลเพิ่มอีกครั้ง"：อย่าให้เพื่อนร่วมงานต้องวนเวียนอยู่ระหว่าง "อ่านแล้วไม่ตอบ" กับ "กรอกข้อมูลซ้ำๆ" ใช้แบบฟอร์มอัจฉริยะที่ตั้งคำถามจำเป็น ระบุเงื่อนไขการข้ามคำถาม และคำนวณอัตโนมัติ ทำครั้งเดียวจบ ใครยังกล้าบอกว่าข้อมูลยุ่งเหยิง? ส่งลิงก์แบบฟอร์มไปเลย แล้วตอบกลับอย่างเท่ๆ ว่า "กรุณาทำตามขั้นตอน"
• การมอบหมายงานไม่ต้องตะโกน ไม่ต้อง @ จนเสียงแหบ：ใช้การ "มอบหมายงาน + เตือนกำหนดส่ง + ติดตามความคืบหน้า" พร้อมกัน ทำให้ทุกคนรู้ชัดว่าต้องทำอะไร และเมื่อไรต้องเสร็จ ที่ยอดเยี่ยมกว่านั้นคือ ถ้าส่งงานล่าช้า ระบบจะแจ้งหัวหน้าโดยอัตโนมัติ คุณไม่ต้องกลายเป็นคนตามหนี้อีกต่อไป
• ใช้แม่แบบให้เป็น ช่วยให้พนักงานใหม่กลายเป็นมือเก๋าในพริบตา：บันทึกขั้นตอนที่ใช้บ่อยเป็นแม่แบบ พนักงานใหม่เพิ่งเข้ากลุ่มก็สามารถทำตามได้ทันที เหมือนมีคู่มือในตัว แม้แต่นักศึกษาฝึกงานก็สามารถดำเนินโครงการได้อย่างสมบูรณ์ ส่วนพนักงานเก่าก็จะได้มีเวลาว่างเพื่อ "ขี้เกียจ"... ไม่ใช่ ขอโทษที "มีสมาธิกับนวัตกรรม!"

เทคนิคเล็กๆ เหล่านี้ไม่ใช่เวทมนตร์ แต่ใช้แล้วกลับเวิร์กจนเหมือนเวทมนตร์ — เพราะประสิทธิภาพที่แท้จริง คือการทำให้งาน "เกิดขึ้นเองโดยอัตโนมัติ" ไม่ใช่ให้คุณ "ต้องวุ่นวายอยู่ตลอด"

ตัวอย่างกรณีศึกษา: บริษัทชั้นนำใช้ตั้งพนักงานเพิ่มในติงตั้งอย่างไร

เมื่อพูดถึงพลังของฟีเจอร์ตั้งพนักงานเพิ่มในติงตั้ง ไม่ใช่แค่พูดลอยๆ เพราะมีบริษัทที่ใช้มันจนกลายเป็น "ชีทโค้ดด้านประสิทธิภาพ" แล้ว! เช่น แบรนด์ร้านอาหารชื่อดังแห่งหนึ่ง แต่ก่อนการจัดตารางงาน การขอเปลี่ยนวันหยุด และการเช็คชื่อ ต้องตรวจสอบด้วยมือทั้งหมด ทำให้ฝ่ายบุคคลต้องนั่งแก้ปัญหาเหมือนกำลังเล่นซูโดกุระดับสูง หลังจากนำตั้งพนักงานเพิ่มในติงตั้งมาใช้ พวกเขาใช้ระบบจัดตารางงานอัจฉริยะร่วมกับกระบวนการอนุมัติอัตโนมัติ พนักงานแค่แตะมือถือก็ขอเปลี่ยนกะงานได้ ระบบจะจับคู่ผู้มาแทนกะโดยอัตโนมัติ และซิงค์ข้อมูลการลงเวลาทำงานเข้าสู่ระบบเงินเดือนทันที — ตั้งแต่นั้นมา ฝ่ายบุคคลไม่ต้องนอนดึกอีกต่อไป เจ้าของบริษัทถึงกับพูดยิ้มๆ ว่า "เงินที่ประหยัดจากน้ำแดงไม่ต้องซื้อแล้ว ซื้อเครื่องชงกาแฟได้ทั้งเครื่อง!"

อีกบริษัทเทคโนโลยีแห่งหนึ่งยิ่งโหดใหญ่ นำการจัดการโครงการทั้งหมดขึ้นมาอยู่ในติงตั้ง ทั้งการแบ่งงาน ติดตามความคืบหน้า และแชร์ไฟล์ ทำได้รวดเร็วและต่อเนื่อง ผู้จัดการโครงการตั้งเป้าหมายสำคัญ ระบบจะแจกงานโดยอัตโนมัติ ติดตามความเสี่ยงหากงานล่าช้า แถมยังปรับการแบ่งงานตามภาระงานของแต่ละคนได้อัจฉริยะ ผลลัพธ์ที่ได้? เวลาในการส่งมอบโครงการโดยเฉลี่ยลดลง30% จำนวนการประชุมลดลง แต่ผลงานกลับเพิ่มขึ้น มีวิศวกรคนหนึ่งพูดติดตลกว่า "ก่อนหน้านี้ทุกวันประชุมเหมือนอยู่ในละครเรื่อง 'สายด่วนล่าคนร้าย' ตอนนี้เงียบเสียงจนสงสัยว่าเพื่อนร่วมงานลาออกกันหมดหรือเปล่า"

กุญแจสู่ความสำเร็จของบริษัทเหล่านี้ ไม่ได้อยู่ที่ฟีเจอร์จะต้องล้ำขนาดไหน แต่อยู่ที่ "การปลดปล่อยคนออกจากงานซ้ำซาก" พวกเขาไม่ได้แค่แปลงกระบวนการแบบกระดาษให้เป็นดิจิทัล แต่ได้ออกแบบเวิร์กโฟลว์ใหม่ทั้งหมด ทำให้ตั้งพนักงานเพิ่มในติงตั้งกลายเป็น "ตัวเร่งประสิทธิภาพ" ที่แท้จริงของทีมงาน

คำถามทั่วไปและวิธีแก้ปัญหา

การใช้ตั้งพนักงานเพิ่มในติงตั้งก็เหมือนการขับซูเปอร์คาร์ ขับแล้วลื่นไหลดีก็จริง แต่ถ้าไม่คุ้นเคยกับการใช้งาน ก็อาจเหยียบคันเร่งแรงเกินไป แล้วพุ่งเข้าใส่พงไม้ได้ ไม่ต้องกังวล เราได้รวบรวมปัญหาที่พบบ่อยมาช่วยคุณเติมเต็มทุกหลุมไว้แล้ว!

ก่อนอื่น เรื่องความปลอดภัยของข้อมูล มักทำให้เจ้านายนอนไม่หลับ อย่ากลัว ติงตั้งรองรับ "การเข้ารหัสข้อมูลขณะส่ง" และ "การจัดการสิทธิ์แบบชั้นบันได" คุณสามารถตั้งได้ว่าใครดูไฟล์ได้ ใครดูแค่การแจ้งเตือนอย่างเดียว อย่าลืมตรวจสอบสิทธิ์ของสมาชิกเป็นประจำ เพื่อป้องกันไม่ให้พนักงานเก่าที่ลาออกไปแล้วยังคง "แอบฟัง" การประชุมลับอยู่ หากบริษัทต้องการความปลอดภัยสูงกว่านี้ ก็สามารถเปิดใช้ "เวอร์ชันเฉพาะ" หรือ "การติดตั้งภายในองค์กร (Private Deployment)" ได้ ทำให้ข้อมูลอยู่ในมือคุณอย่างมั่นคง

ต่อมา อุปสรรคด้านการสื่อสาร มักเกิดจาก "ข้อความระเบิด" เช่น มีคนส่งเสียงพูดเยอะเกินไป หรือส่งบอทในกลุ่มจนหน้าจอเต็ม ทางแก้? ตั้ง "ข้อตกลงการสื่อสาร"! เช่น เรื่องสำคัญใช้ "DING + ข้อความ" เรื่องไม่เร่งด่วนใช้ "งานที่ต้องทำ" เป็นตัวช่วย หลังเลิกงาน ยกเว้นสำนักงานจะไฟไหม้ อย่าใช้ DING อีก ทั้งนี้ อย่าลืมใช้ฟังก์ชัน "อ่านแล้ว/ยังไม่อ่าน" อย่าถามซ้ำว่า "คุณเห็นข้อความฉันหรือยัง?" — มองไปที่ไอคอนของคุณ แล้วดูคำว่า "อ่านแล้ว" อยู่หรือเปล่า? ถ้าเห็นก็เลิกถามได้แล้ว!

สุดท้าย หาก บอทเกิดทำงานผิดพลาด ควรทำอย่างไร? ให้ตรวจสอบก่อนว่าการเชื่อมต่อ API ตัดหรือไม่ และตรวจสอบสิทธิ์ว่ามีการเปลี่ยนแปลงหรือไม่ แต่ถ้าบอทเริ่มเล่ามุกตลกเย็นๆ ล่ะก็... นั่นอาจจะเป็นวิศวกรที่กำลังทดสอบอยู่ รีบไปห้ามเขาทันท