عملية الموافقة في تطبيق دينغ تانغ: جعل التحول الرقمي في المكتب أكثر سهولة

هل تتذكّر تلك الأيام التي كنا نركض فيها وراء المدراء فقط للحصول على توقيع ورقي؟ كانت ردهات المكاتب تشهد "ماراثون الموافقات"، والأوراق تضيع من درج إلى آخر، وغالبًا ما كانت تُدمر في غرفة الاستراحة بفعل بقعة قهوة. إن الموافقة الورقية التقليدية ليست بطيئة فحسب، بل هي حفرة سوداء في الإنتاجية — فالبحث عن التوقيع يشبه رحلة الكنز، وفقدان المستندات أصبح أمرًا معتادًا، وتعديل التاريخ يتطلب إعادة طباعة ثلاث مرات، أما الصديقة للبيئة؟ ربما الطابعة فقط هي من تبكي بصمت.

لكن اليوم، أصبحت الموافقة الرقمية بطلة خارقة في المكتب: طلب واحد بنقرة، وإرسال فوري، وتتم الموافقة عبر تمرير إصبعك على الهاتف. لم يعد هناك حاجة لملاحقة أحد، لأن النظام يذكّر تلقائيًا، ولا داعٍ للطباعة، لأن الملفات الإلكترونية لا تضيع أبدًا، ولا داعٍ للقلق عند غياب المدير في يوم عاصف — يمكنه الموافقة من المنزل بسرعة أكبر من طلب وجبة خارجية.

إن الانتقال من الورق إلى الرقمي لا يعني فقط تقليل عدد أوراق A4، بل هو ترقية شاملة لمنطق العمل. لم تعد الموافقات عالقة في درج ما، بل تصل بدقة إلى هاتف كل شخص مثل الشحنة السريعة. هذا ليس مستقبلًا، بل ما تقوم به بالفعل عمليات الموافقة في DingTalk — جعل المستندات تتحرك وحدها، وتمكين البشر من التركيز على المهام الأهم، مثل... أخيرًا، القدرة على مغادرة المكتب في الوقت المحدد لتناول العشاء.

هل لا تزال تعاني من فقدان طلبات الإجازة، أو من نماذج المطالبات المالية التي تدمرها بقع القهوة؟ لا تقلق، فـ عمليات الموافقة في DingTalk تشبه مساعدًا رقميًا يعمل على مدار الساعة، يحول الكومة الفوضوية من الأوراق إلى خط إنتاج إلكتروني منظم. من التقديم إلى الموافقة، كل خطوة بسيطة مثل طلب وجبة — املأ النموذج، ارفق المستندات، أرسل بنقرة واحدة، تمام! لم يعد عليك ملاحقة المدير عبر ثلاث طوابق للحصول على الختم، فطلب الموافقة يصل تلقائيًا إلى الشخص المناسب، مع تنبيه لطيف يهتز: "يا مدير، هناك من ينتظر موافقتك~"

والأجمل من ذلك أن واجهة DingTalk بسيطة جدًا لدرجة أن جدك قد يتعلم استخدامها من المحاولة الأولى. أنواع الطلبات واضحة للعيان — إجازة، مطالبة مالية، سفر عمل، شراء — بمجرد الدخول، يكون الأمر كإكمال استبيان: اختر الخيارات، أدخل الأرقام، وخلال ثلاث دقائق تكون قد انتهيت. عند استلام المُوافِق للإشعار، يمكنه الموافقة أو الرفض بتمريرتين فقط، وتُحفظ جميع السجلات تلقائيًا، ويمكن العثور على أي سجل فورًا بالبحث، إنها أداة مثالية لما يشبه "التنقيب الرقمي".

والأهم أن الأمر لا يقتصر على "تحويل الورق إلى شاشة". فالعمليات قابلة للتخصيص، ويمكن تتبع كل مرحلة، ومن يُبطئ العملية ومن يؤخرها، يُسجّل النظام ذلك تلقائيًا، مما يجعل عذر "لم أستلم الطلب" غير مقبول بعد الآن. من الآن فصاعدًا، لن يكون هناك متاهات ورقية في المكتب، بل تعاون رقمي سلس — هذه هي الحقيقة وراء الترقية الحقيقية للعمل الخالي من الورق، أليس كذلك؟

1. هل تتذكر متى كان تقديم طلب إجازة يتطلب الجري عبر ثلاث طوابق ووضع خمسة خواتم؟ في الوقت الحالي، يضحك موظفو إحدى سلاسل المطاعم: "كنت في منزلي أعاني من الحمى، أرسلت طلب إجازة مرضية عبر DingTalk بلمسة إصبع، ووافق المدير فورًا، وسجّل قسم الموارد البشرية تلقائيًا، وقبل أن أكمل تناول دوائي، كانت راتبي قد حُسب بالفعل!" هذه ليست مشهدًا من فيلم خيال علمي، بل واقعهم اليومي بعد تبنيهم الكامل لـعمليات الموافقة في DingTalk.
2. إحدى شركات التصنيع الرائدة فعلت أكثر — في السابق، كانت أكوام المستندات الورقية للمطالبات المالية الشهرية تفوق ارتفاع مكتب المدير. بعد استخدام DingTalk، أصبح موظفو المبيعات يلتقطون صورة للفاتورة ويرفعونها، ويقوم النظام تلقائيًا باستخدام تقنية التعرف الضوئي على الحروف (OCR) لاستخراج المبلغ، ويُرسل طلب الموافقة مباشرة. لم يعد قسم المالية بحاجة لمطاردة الموظفين للحصول على المستندات. وفرت الشركة ما يقارب 200 ألف ورقة سنويًا، وارتفع أداؤها البيئي إلى الحد الأقصى، حتى أن مسابقة المكاتب الخضراء دعتهم للتحدث كضيوف شرف.
3. أما أغرب القصص فهي لشركة ناشئة تقنية حولت عمليات الموافقة في DingTalk إلى "لعبة تعاون": يرتبط طلب السفر تلقائيًا بحالة تأشيرة الدخول، وحجز الإقامة، وإدارة الميزانية، وحالما يتم الموافقة، يقوم النظام الإداري تلقائيًا بحجز تذكرة الطيران. يسخر الموظفون قائلين: "في الماضي كان طلب السفر يشبه مغامرة، أما الآن فهو كطلب وجبة — اطلب بنقرة واحدة، وانتظر وصول الخدمة."

هذه ليست حالات منعزلة، بل هي البداية الحقيقية لمكتب خالٍ من الورق. عندما تتوقف الموافقات عن العالق في الأدراج، ترتفع الكفاءة تلقائيًا من بين أصابعك.

تحديات التحوّل الرقمي والحلول المقترحة

قد يبدو التحوّل الرقمي فكرة رائعة، لكن عند التنفيذ، يشكو البعض: "أنا لا أعرف حتى مكان تطبيق DingTalk، فكيف أتحول رقميًا؟" بعض الموظفين الكبار يتمسكون بالتوقيعات الورقية كأنها كنز مقدس، بينما يتوتر الشباب، ويستقبل قسم تكنولوجيا المعلومات عشرات الرسائل يوميًا بعنوان "لماذا لا يحدث شيء عندما أنقر؟" هذا ليس مكتبًا، بل ميدان معركة بين الرقمي والتقليدي!

لكن لا داعي للقلق، فـ عمليات الموافقة في DingTalk هي "ثائر لطيف". فهي لا تجبرك على التخلي عن كل الورق دفعة واحدة، بل تستخدم الإدخال التدريجي لجعل الجميع يعتادون تدريجيًا. مثلًا، ابدأ بطلبات الإجازة، ثم انتقل إلى المطالبات المالية، والمشتريات، بحيث يعتاد الموظفون على متعة الإنجاز بلمسة واحدة في بيئة منخفضة المخاطر. ستلاحظ أنهم بمجرد تجربة عدم الحاجة للركض وراء المدير عبر الطوابق، سيقولون تلقائيًا: "ما التالي؟ نموذج ورقي؟ عذرًا، لقد وقعتُ في حب العالم الرقمي."

وماذا عن المشاكل التقنية؟ فإن القوالب الجاهزة والتذكيرات الآلية في DingTalk هي كأنها حارس شخصي للمبتدئين. "السيد وانغ، لديك طلب مطالبة مالية بانتظار الموافقة" — أسرع من انتشار الإشاعات في غرفة الاستراحة. ويمكن للشركة دعم ذلك بفيديوهات تدريبية، ونظام "مرشد رقمي" داخلي، ليصبح التحول ليس مسؤولية قسم تكنولوجيا المعلومات فقط، بل لعبة ترقية يلعبها الجميع معًا. في النهاية، بدلًا من مقاومة الموجة، من الأفضل تعلّم ركوب الأمواج، مع لمسة أنيقة من التحوّل الرقمي.

من الذي ما زال يحمل كومة من الأوراق وراء المدير ليحصل على ختم؟ لا تضحك، فقبل خمس سنوات كان هذا "سباق مئة متر" يومي في المكاتب. لكن اليوم، ومع التطور الشامل لعمليات الموافقة في DingTalk، نحن نقف عند نقطة تحوّل تاريخية: "رحيل الورق، وصعود البيانات". في المستقبل، لن تكون الموافقة انتظارًا للتوقيع، بل ستكون "تشغيلًا تلقائيًا". تخيل أنك بمجرد إرسال طلب المطالبة، يقوم النظام فورًا باستخدام الذكاء الاصطناعي للتحقق من صحة الفاتورة، ويقارن تلقائيًا مع سياسة السفر، بل ويتنبأ بما إذا كنت تتجاوز الميزانية بناءً على سلوكك السابق — قبل أن تنهي فنجان قهوتك، تكون نتيجة الموافقة قد ظهرت. هذا ليس خيالًا علميًا، بل سيكون واقعًا شائعًا قريبًا.

ستتولى الروبوتات الآلية المهام المتكررة، مثل الأرشفة التلقائية، وتحويل الطلبات بين الأقسام، وتذكير المتأخرين بالموافقة، وستعمل حتى أثناء نوم المدير. والأكثر إثارة، أن الذكاء الاصطناعي سيتعلم عادات موافقة كل مدير، ويقترح تلقائيًا "الموافقة" أو "الرفض"، مما يقلل التأخير البشري بشكل كبير. وفي الوقت نفسه، ستضمن تقنية البلوك تشين أن كل سجل موافقة لا يمكن التلاعب به، مما يجعل التدقيق والامتثال بسيطًا كفحص حالة الطقس.

عندما تتوقف الموافقة عن كونها "سباق تتابع بشري"، سيتمكن الموظفون أخيرًا من التركيز الحقيقي على خلق القيمة — ففي النهاية، لم تُخلق عقولنا لوضع الخواتم.

شركة دوم تك (DomTech) هي المزوّد الرسمي المعتمد لـ DingTalk في هونغ كونغ، ومتخصصة في تقديم خدمات DingTalk لقاعدة واسعة من العملاء. إذا كنت ترغب في معرفة المزيد حول تطبيقات منصة DingTalk، يمكنك التواصل مباشرة مع خدمة العملاء عبر الإنترنت، أو الاتصال بنا عبر الهاتف (852)4443-3144 أو البريد الإلكتروني عنوان البريد الإلكتروني هذا محمي من روبوتات السبام. يجب عليك تفعيل الجافاسكربت لرؤيته.. لدينا فريق تطوير وتشغيل متميز، وخبرة واسعة في السوق، ويمكننا تزويدك بحلول وخدمات DingTalk الاحترافية!